iDOC-prosessi
Yritysratkaisut
iDOC-projektin vaiheet
1. Esittely
iDOC-konsultin kanssa käytävä keskustelu on henkilökohtainen eikä se velvoita asiakasta mihinkään jatkotoimiin. Asiantuntijamme esittelee iDOC-konseptia useiden malliesimerkkien ja käytännön kokemusten avulla. Sen jälkeen hän tutustuu pikaisesti organisaationne dokumenttituotantoon ja saa näin käsityksen vallitsevasta tilanteesta.
2. Neuvonantosopimus
Jos konseptimme esittely vakuutti mahdollisuuksista luoda dokumenttituotannollenne tehokkaammat puitteet, voimme siirtyä sopimusvaiheeseen. Siinä kirjataan neuvonantotehtävän kohteet, palvelut ja vastuualueet. Vaihtoehtoisesti asiantuntijapalkkioksemme voidaan määrittää tietty osuus uudistuksen tuomista säästöistä.
3. Selvitys nykytilanteesta
Tehtävän lähtökohtana on nykyisen dokumenttituotannon työnkulun ja prosessien sekä niihin sitoutuvan ajan ja kustannusten huolellinen selvitys. Työssä käytämme monella tapaa edistyksellisiä ja ainutlaatuisia menetelmiä kuten elektronista mittausta, perinteistä tilastointia, työpaikka-analyysejä ja henkilöstön haastatteluja. Työn laajuus, siihen kuluva aika ja kustannukset riippuvat selvityksen tarkkuudesta, jonka asiakas itse määrittelee.
4. Väliraportti
Kun tiedot on koottu ja arvioitu, laadimme väliraportin, josta ilmenevät nykyisen työnkulun vaiheet ja niistä koituvat kustannukset.
5. Toimintasuunnitelman laatiminen
Tässä vaiheessa olemme suoraan yhteydessä valitsemiinne osastoihin ja henkilöihin. iDOC-konsultoinnin tarkoitus on järkeistää ja vähentää dokumenttituotantoon nykyisin kuluvaa aikaa ja kustannuksia. Tehtävämme on ainoastaan optimoida työnkulkua eikä lakkauttaa vallitsevia käytäntöjä. Työpöydällä sijaitseva tulostin jää tarvittaessa edelleen paikalleen.
6. Loppuraportti
Yksityiskohtainen iDOC-yhteenveto osoittaa – selvityksen laajuudesta riippuen – miten dokumenttien käsittelyprosessit voitaisiin hoitaa tehokkaammin ja taloudellisemmin.
7. Suunnitelman toteutus
iDOC-loppuraporttiin sisältyy ehdotus optimaalisista perusedellytyksistä, joita dokumenttituotannon tehokas hallinta vaatii. Teemme myös tarjouksen järjestelmäkokoonpanosta, ohjelmasovelluksista ja muista palveluista. Tarvittaessa laskemme sivukohtaiset kustannukset, joihin sisältyy järjestelmän hankinta, huolto, korjaukset ja tarvikkeet – mitään lisäämättä tai pois jättämättä.