Kemin kaupunki

Lähtötilanne

Kemin kaupungin monitoimilaitteet oli hankittu yksikkökohtaisesti laite kerrallaan. Näin ollen laite- ja sopimuskannat olivat kirjavia. Henkilökohtaisten tulostimien osalta käytössä olevien laitteiden määrä oli noussut jo rasitteeksi kaupungille - henkilökohtaisia tulostimia oli 450 ja monitoimilaitteita 100. Monitoimilaitteilla tulostetaan noin 300 000 sivua/kk. Hajautetun järjestelmän kustannukseksi arvioitiin noin 400 000 - 450 000 euroa/vuosi. Summaan sisältyivät paperit, värikasetit, leasing- ja palvelusopimukset sekä henkilökohtaisiin tulostimiin sidottu pääoma.

Tulostuksen ja kopioinnin kustannusten hallitsemiseksi tarvittiin koko kaupungin kattava tulostuksenhallintajärjestelmä, jonka avulla tulostamista pystyttiin hallinnoimaan ja seuraamaan sekä jatkossa kilpailuttamaan kokonaisuutena. Tulostuksen hallintajärjestelmän toivottiin mahdollistavan mm. tulostuksen ohjauksen edullisimmalle laitteelle, turvatulostuksen, erilaiset käyttäjäkohtaiset asetukset, kopiokeskuksen käytön tehostamisen ja säännöllisen raportoinnin. Tulostuksen hallintajärjestelmän ja turvatulostuksen avulla henkilökohtaisia tulostimia vähennettiin nykyisestä. Käytännössä henkilökohtaisia tulostimia jäi vain niille paikoille, joihin ei ole järkevää asentaa monitoimilaitetta (esim. pienet yksiköt ja asiakaspalvelu).

Ratkaisu

Konica Minolta kartoitti, analysoi ja optimoi Kemin kaupungin tulostusympäristön. Analyysissä selvitettiin oikeat laitemallit käyttötarpeen mukaan ja laitteiden optimaalinen sijoittelu. Laitehallintaa ja -hankintaa helpotettiin vakioiduilla laitemalleilla, oheistulostimien vähentämisellä ja kustannusseurannan mahdollistamisella.

Konica Minolta toimitti tulostuksen hallintapalvelun kahdessa vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa Kemin tietohallintokeskuskukseen asennettiin SafeQ -tulostuksen hallintaratkaisu, ja koulutettiin IT-henkilöstö (mm. raportoinnin osalta). Kaupungintalo otettiin pilottikohteeksi ja  kaupungintalon tilat optimoitiin laitteiden osalta. Tarvittaessa uusittiin esim. verkkopistokkeita. Toisessa vaiheessa laitteet asennettiin kerros kerrallaan. 

Tulostuksenhallintaratkaisu mahdollistaa keskitetyn laite- ja käyttäjähallinnan sekä turvatulostuksen. Käyttäjätiedot synkronoidaan Active Directorysta ja LDAP:sta, ja käyttäjäkohtaiset korttitiedot tallennetaan sovelluksen tietokantaan. Käyttäjänimen lisäksi synkronoidaan käyttäjän sähköpostiosoite ja kotikansio, mikäli ne järjestelmän puolelta on määritelty. Järjestelmä mahdollistaa tulostusmäärien ja -kustannusten kattavan raportoinnin, sisältäen erittelyt mm. mustavalko- ja väritulosteista (A4 ja A3).

Tulostavia laitteita ja oheistulostimia saatiin vähennettyä keskittämällä tulostus suuremmille laitteille ja samalla voitiin tarjota yhdenmukainen käyttökokemus tulostamiseen ja laitteiden käyttöön. Tulostusympäristön hallintaa helpotti keskitetty laitehallinta ja laiteasetusten määritys, keskitetty raportointi ja tiliöinti sekä turvatulostus. Turvatulostus vähensi huomattavasti turhia tulosteita ja se varmistaa, että tulosteet eivät joudu vääriin käsiin. Erillisiä tulostinajureita ei tarvita, kun käytössä on yksi turvatulostusjono, josta tulostustyöt voi vapauttaa miltä tahansa laitteelta.