Raahen kaupunki

Lähtötilanne

On hyvin todennäköistä, että kuntien talouden haasteet tulevat enemmänkin lisääntymään kuin vähentymään tulevaisuudessa. Tämän kehityksen johdosta kuntien on sopeutettava omaa toimintaansa.

Raahen kaupunginjohtaja Kari Karjalainen puhui vuoden 2013 marraskuussa Raahen kaupunginvaltuuston kokouksessa, jossa käsiteltiin talousarvio 2014 ja taloussuunnitelma vuosille 2015 – 2016, mm. seuraavaa: ”Suomessa kuntien taloustilanne on edelleen vaikea, eikä vähiten 2000-luvulla kunnille säädettyjen uusien palveluvelvoitteiden vuoksi. Hallituksen rakennepoliittisella ohjelmalla näitä velvoitteita pyritään vähentämään, mutta kuntien tulee etsiä säästöjä myös omilla toimillaan. Säästöjä etsitään parasta aikaa myös Raahessa, ja on selvää, että niitä on löydettävä. Kaupungissa on työskennellyt erityinen tasapainottamistoimikunta, joka on laatinut toimenpideohjelman talouden tasapainottamiseksi. Toimenpideohjelman avulla pyritään etsimään kaupungille lisätuloja ja vähentämään menoja.”

Säästöjä on haettu Raahen kaupungissa useista toiminnoista ja yhtenä säästökohteena kaupunginjohtaja Karjalainen nostaa esille vuoden 2014 budjettiasiakirjassa tulostuksen ja kopioinnin: ”Asiakirjojen tulostamisesta aiheutuvat kustannukset otetaan paremmin hallintaan luopumalla tietokoneiden oheiskirjoittimista, jolloin yhteiskäytössä olevilla verkkotulostimilla jää tulostettavaksi ainoastaan välttämätön aineisto.”

Hankintatoimessa oltiin tehty jo vuonna 2011 havaintoja suuresta paperinkulutuksesta ja mitä erilaisimpien tulostinten värikasettien kulutuksesta kaupungin toimipisteissä. Lähtötilanteessa voitiin todeta, että:

• Tulostimien, monitoimilaitteiden, skannereiden ja faksilaitteiden hankinnat tehtiin yksikkökohtaisesti.
• Käytössä ei ollut keskitettyä hallintaa tai seurantaa tulostusympäristöstä.
• Tietoa tulostemääristä tai niiden jakautumisesta eri laitteille ei tunnettu (verkko- ja oheistulostimet)
• Tietoa tulostuskustannuksista tai siitä mistä kustannukset koostuvat ei tunnettu.
• Pitkäjänteistä toimintasuunnitelmaa ei ollut tehty.

Hankintapäällikkö Pekka Similä kutsui yhdessä kehittämispäällikkö Raija Eskelisen kanssa koolle kokouksen aiheesta. Tavoitteiksi kokouksessa asetettiin:

• Paperinkulutuksen vähentäminen.
• Tulostuskustannusten pienentäminen.
• Tulosteiden keskittäminen isommille laitteille.
• Turvatulostuksen tarpeen selvitys ja nykytila.
• Tulostuskäytäntöjen selvittäminen ja määritys (mm. kaksipuolisuus ja väritulostus).

Ratkaisu

Raahen kaupunki päätti edetä yhteistyössä Konica Minoltan kanssa tulostuskustannusten säästötavoitteisiin tähtäävin toimenpitein. Konica Minoltan tulostuksen optimointi -konseptissa (OPS - Optimized Print Services) on tarkoitukseen tarkkaan määritelty toimintajärjestys ja rahan säästöjen lisäksi vähennetään samalla huomattavasti myös ympäristön kuormitusta. OPS-konseptiin perustuva toimintasuunnitelma määriteltiin ja aikataulutettiin yhdessä asiakkaan kanssa.

Kartoitusprojekti (3 kk)

Raahen kaupungin tulostusympäristöä seurattiin kolmen kuukauden ajan jatkuvalla seurannalla ympäri vuoro-kauden 24/7. Kartoituksessa oli mukana myös oheistulostimet.

Tiedon keruu

Useiden toimipaikkojen henkilökuntaa haastateltiin heidän tulostamiseen, kopiointiin ja skannaamiseen liittyvien työtarpeidensa suhteen. Toiveet, kehitysehdotukset ja epäkohdat silloisessa tilanteessa kirjattiin ylös. Tulostavien laitteiden sijainnit kirjattiin rakennusten pohjakarttoihin malleittain. Tulostusmäärätiedot seurantajaksolta kerättiin tarkasti laitteittain. Tulostinten käyttökustannukset laskettiin perustuen Raahen kaupungin todellisiin värikasettien hankintahintoihin. Lisäksi laskettiin monitoimilaitteiden leasing- ja huoltosopimuskustannukset. Myös paperin hankintakustannukset otettiin mukaan laskelmaan.

Analysointi

Analysoinnissa tarkasteltiin laitekohtaisia tulostusmääriä ja käyttökustannuksia sekä laitteiden sijainteja rakennuksissa. Lisäksi käyttäjien kommentit käytiin huolella läpi ja otettiin tarkasti huomioon optimointisuunnitelmaa laadittaessa.

Optimointisuunnitelma (maaliskuu 2012)

Optimointisuunnitelmaan tehtiin vaihtoehtoinen laitesijoittelu keskittämällä useiden tulostinten, skannereiden ja kopiokoneiden käyttö pienemmälle monitoimilaitemäärälle huomioiden laitteiden etäisyys käyttäjäryhmistä. Raahen kaupungin ATK-palvelut, hallintopalvelukeskus ja hankintatoimisto määrittelivät lopullisen optimointisuunnitelman laitesijoittelun vähentäen vielä tulostinten määrää Konica Minoltan alkuperäisestä esityksestä. Optimointisuunni-telman mukaan Raahen kaupunki saavuttaisi 24 % eli peräti 45 000 € kustannussäästön vuodessa aiempaan tilanteeseen verrattuna! Suunnitelman mukaan myös hiilidioksidipäästöt vähentyvät 35 % lähtötilanteesta.

Optimointiprojekti

Kaupunginhallituksen puheenjohtaja, kaupunginjohtaja ja palvelukeskusten esimiehet sitoutuivat suunnitelman käyttöönottoon ja vaadittuihin toimenpiteisiin. Henkilökohtaiset tulostimet, joiden käyttökustannus oli korkea, poistettiin käytöstä kokonaan. Monitoimilaitteille otettiin käyttöön tunnistautuminen (Follow Me), jotta käyttäjät voivat vapauttaa tulostustyönsä miltä tahansa kaupungin verkossa olevalta monitoimilaitteelta. Arkaluontoisetkin asiakirjat voidaan tulostaa keskitetylle laitteelle, koska ne eivät tulostu ennen kuin käyttäjä itse vapauttaa työt tulostusjonosta. Näin huolehditaan myös tietoturvasta. Samalla paperin kulutus pienenee, turha tulostus vähenee ja tulostuskustannukset laskevat kokonaisuudessaan.

Tulokset

Säästöjen toteutumista on seurattu koko optimointi-projektin ajan. Kun jatkuvaa tulostusympäristön optimointia oli toteutettu vuoden ajan asiakkaan kanssa:

• Tulostusmäärä oli laskenut 10 % aiempaan verrattuna tulostuskustannukset olivat vähentyneet peräti 30 %, noin 54 000 € /v!

Uusimman raportin (30.3.2014) mukaan:

• Tulostemäärä on vähentynyt 12 % lähtötilanteesta ja todelliset vuosisäästöt ovat peräti 58 000 €!

Pekka Similä, Raahen kaupungin hankintapäällikkö totesi jo optimointisuunnitelman alkuvaiheessa: ”Nämä säästyvät eurot kaupunki voisi kohdentaa parempiin palveluihin kaupunkilaisille!”