Blogi: Sähköisen laatujärjestelmän mahdollisuudet laatusertifiointia suunnittelevalle

| 18. maalis 2019

Yhä useammat organisaatiot ovat siirtyneet tai pohtivat siirtymistä käyttämään laatustandardeja omassa toiminnassaan. Standardit antavat organisaatioille tietoa hyvistä käytännöistä, auttaen soveltamaan näitä käytäntöjä omaan toimintaan, ja tätä kautta edistäen talouskasvua. Laatustandardien omaksumisen taustalla vaikuttavia keskeisiä syitä ovat muun muassa markkinoille pääsyn helpottuminen, tarjooman laadun parantaminen, sekä liiketoimintaan liittyvien riskien pienentäminen. (SFS, 2019.)




Laatustandardin omaksuminen edellyttää organisaation oman toiminnan säätämistä vastaamaan tarvittavilta osin standardin vaatimuksia. Tyypillisesti yrityksen laatujärjestelmä ja siihen liittyvä laatupolitiikka, prosessit ja menettelytavat kootaan laatukäsikirjaan. Käytännössä standardin omaksuminen alkaa tyypillisesti organisaation prosessien tarkastelusta. Tässä vaiheessa organisaation prosessit kuvataan ja niistä laaditaan kaaviot, kartoitetaan prosesseihin liittyvät ongelmat ja tämän jälkeen verrataan prosesseja standardin vaatimuksiin. Vertailussa havaittujen eroavaisuuksien ja puutteiden korjaamiseksi suoritetaan toimintatapojen kehittämisen toimenpiteet, jotta standardin hyvät käytänteet saadaan siirrettyä toimintaan.


Laatujärjestelmän dokumentointi sisältää tyypillisesti neljä tasoa


Ylin taso on laatukäsikirja, joka keskittyy kuvaamaan organisaation kaikki toiminnot sekä niiden välisen yhteyden ja laatujärjestelmän soveltamisalan.


Laatudokumentaation toinen taso koostuu puolestaan organisaation prosessikuvauksista ja niiden ohjaamiseksi laaditut yleiset menettelyohjeet. Nämä menettelyohjeet kuvaavat kuka tekee, mitä tekee, milloin tekee ja miksi tekee. Menettelyohjeiden jalkauttamisesta ovat tyypillisesti vastuussa prosessista vastuuta kantavat esimiehet.


Kolmannen tason dokumentaatio puolestaan koostuu työohjeista, joissa kuvataan missä ja miten tietty työ tai työvaihe tulee suorittaa. Työohjeiden tarkoitus on ohjata päivittäistä tekemistä prosessin sisällä niin, että yrityksen asettamat tavoitteet saavutetaan. Työohjeiden jalkauttamisesta ovat tyypillisesti vastuussa työnjohtajat.


Neljänneltä tasolta löytyvät kontrolliasiakirjat, joihin prosessien aikana suoritettavat laaduntarkastuksessa kerätyt havainnot tai ulkopuolelta laatuun liittyvät ilmoitukset kirjataan työohjeissa määritellyllä tavalla. Kontrollitiedon avulla organisaatio pystyy analysoimaan toimintansa laatua suhteessa asetettuihin tavoitteisiin ja tätä tietoa hyödyntämällä suunnitella sekä toteuttaa laadunkehittämiseen liittyviä toimenpiteitä. Kehitystoimenpiteet puolestaan edellyttävät dokumentaation päivittämistä, jotta uudet toimintamallit saadaan jalkautettua päivittäiseen tekemiseen.


Laatujärjestelmän sähköinen hallinta


Siinä missä standardien omaksumisen alkuaikoina dokumentoitua laatujärjestelmää on ylläpidetty paperimuodossa mapeissa, tätä dokumentaatiota jaeltu organisaatiossa myös fyysisesti paperilla ja laatukontrolliin liittyvät tiedot kirjattu fyysisille lomakkeille, on sittemmin siirrytty entistä enemmän hyödyntämään sähköisiä työkaluja tämän laatutiedon hallinnassa. Vaikka laatutiedon sähköinen hallinta onkin voinut lisätä tehokkuutta ja auttaa parantamaan laadunhallinnan tekemistä paperiseen toimintamalliin verrattuna, antaa resurssienhallinnan kansiorakenteiden, excelien sekä sähköpostiviestiketjujen kanssa laadunhallinnan toimenpiteitä pyörittävä organisaatio aivan turhaan etumatkaa kilpailijoille jättämällä hyödyntämättä teknologian kehittymisen kehityksen tuomat mahdollisuudet. Näin arvokkaita henkilöresursseja hukataan, altistetaan organisaatio turhaan inhimillisille erehdyksille ja kadotetaan jatkuvan kehitykseen tähtäävät toimenpiteet laadunhallinnan päivittäisen rutiinien hoitamiseen liittyvien kiireiden keskellä.


Esitetyn väitteen taustalla on useita syitä, joista muutamia keskeisimpiä käsitellään seuraavaksi. Sähköinen laatujärjestelmä auttaa vapauttamaan arvokasta aikaa toisaalle, samalla parantaen laadunhallintaan liittyvän tekemisen laatua poistamalla inhimillisten virheiden mahdollisuuden laatujärjestelmän ylläpidosta. Kun laadunhallinta järjestetään sähköisen laatujärjestelmän kautta, kokonaiskuvan hallinta muuttuu vaivattomaksi, sillä kaikki laatujärjestelmään liittyvä tieto on hallittavissa, jaeltavissa, saatavissa sekä koostettavissa yhdestä sijainnista vaivattomasti. Näin laadunhallinnan toimenpiteisiin käytettävä työaika pienenee merkittävästi koko organisaatiossa.


Sähköisessä järjestelmässä kaikki laatudokumentaation tasot pystytään hallitsemaan yhtenä, toisiinsa kytkeytyvinä kokonaisuuksina, jolloin standardin mukaisen toimintamallin omaksuminen ja osoittaminen käy vaivattomasti. Näin päivittäinen tekeminen organisaation prosesseissa tehostuu, koska relevantti ja aina ajantasainen tieto on aina helposti saatavilla. Toisaalta laatukontrollin kautta järjestelmään raportoitu tieto on myös vaivattomasti koostettavissa katselmointia ja auditointeja varten. Näin aiemmin aikaa vieneet rutiininomaiset raportointitehtävät saadaan hoidettua käden käänteessä. Sähköinen laatujärjestelmä tarjoaa myös organisaatiolle alustan, joka skaalautuu organisaation toiminnan kasvaessa. Järjestelmän automaatiota ja sen ohjaavuutta voidaan lisätä sitä mukaa, kun toiminta laajenee ja omaksuttujen standardien määrä kasvaa. Näin laatujärjestelmän hallinta pysyy järjestelmän ansiosta vaatimusten mukaisena. Sähköinen järjestelmä auttaa myös hallitsemaan henkilöstövaihdoksiin liittyviä haasteita, sillä järjestelmässä tekeminen on määrämuotoista. Näin avainhenkilöiden vaihtumisen tilanteessa hiljaisen tiedon merkitys pienenee, koska järjestelmässä toimintamallit on vakioitu ja helposti todennettavissa uusille vastuuhenkilöille.


Pohdittaessa standardin omaksumista tai oman laatujärjestelmän edelleen kehittämistä, kannattaa pohtia, miten laatujärjestelmää ja siihen liittyvää dokumentoitua tietoa on järkevää pyörittää. Halutaanko henkilöresursseja uhrata rutiininomaisten tehtävien hoitamiseen, vai hyödynnetäänkö resursseja kenties liiketoiminnan kannalta kannattavampiin asioihin? Entä, jos hyödynnettäisiin näitä organisaation arvokkaimpia resursseja siellä, missä heidän osaamisestaan on merkittävin hyöty liiketoiminnalle, ja rutiininomaiset tehtävät, kuten laadunhallinta automatisoitaisiin mahdollisimman pitkälle teknologian avulla? Näin henkilöstön energia voidaan keskittää esimerkiksi liiketoimintaan liittyvien riskien pienentämiseen, tarjooman laadun parantamiseen tai vaikka uusille markkinoille laajentumisen valmisteluun liittyviin aktiviteetteihin.




LÄHTEET

SFS, 2019. Standardit luovat kasvua ja auttavat yrityksiä menestymään. <https://www.sfs.fi/ajankohtaista/pohjoismainen_tutkimus_standardien_hyodyista>


Kirjoittaja on Konica Minolta Business Solutions Oy:n Key Account Manager Niko Hiltunen

two guys in lighblue shirt looking in a tablet

Laadunhallinta

Sähköisellä laadunhallintajärjestelmällä tehokkuutta laadun hallintaan

Laadunhallinta auttaa yrityksiä laatudokumentaation sähköistämisessä ja hallinnassa. Sen avulla yrityksen on helppo ohjata toimintaansa laatustandardien vaatimusten mukaisesti.

Haluatko kuulla lisää? Ota meihin yhteyttä!

Yhteydenottotapa:

Huomaathan, että keräämme henkilötietojasi lähettäessäsi tämän lomakkeen. Konica Minolta Business Solutions Finland Oy käsittelee antamiasi tietoja tietosuojakäytäntömme mukaisesti.

Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia