Blogi: Johda tiedolla - tehokas tiedonhallinta liiketoiminnan kumppanina

| 4 helmikuuta 2020

Johda tiedolla - tehokas tiedonhallinta liiketoiminnan kumppanina

Tiedonhallinta on jatkuva prosessi, jossa huolehditaan tiedon elinkaaren hallinnasta. Tietomäärät ovat edelleen kasvussa ja se asettaa yrityksille ja organisaatioille haasteita pitää tieto ajantasaisena, eheänä ja saatavilla.



Yrityksessä olevan tiedon pitää olla löydettävissä, talteen otettavissa, jaettavissa ja käsiteltävissä, hallittavissa ja säilytettävissä. Nämä varmistavat, että yrityksen liiketoiminnassa tarvittavat tiedot ovat oikeiden henkilöiden saatavilla, oikeaan aikaan, oikeassa paikassa. Oikeanlaisella tiedonhallinnalla yritys pystyy säilyttämään ja parantamaan kilpailukykyään.

 

Tutustu tästä, millaisia trendejä ja haasteita liittyy tiedonhallintaan.

 

Viisi vaihetta suunnitelmalliseen tiedonhallintaan

 

Yrityksen tehtyä päätös tiedon paremmasta hallinnasta, on hyvä edetä tiedonhallinnan osalta suunnitelmallisesti. Näissä vaiheissa on huomioitava myös tiedonhallintaan vaikuttavat lait, säädökset ja yrityksen sisäinen politiikka.   

  

  1. Löydettävyys 
     
    Sekä paperisen että digitaalisessa muodossa olevan tiedon löytäminen on monesti vaikeaa. Digitaalisessa muodossa oleva tietoa on usein tallennettuna monissa eri tietovarastoissa ja useissa tiedostomuodoissa. Myös paperidokumentteja voi löytyä mitä ihmeellisimmistä paikoista. Tiedon etsimiseen menee aikaa ja osaa tiedoista ei vaan löydetä. Siksi on varmistettava, että tieto saadaan löydettävään muotoon.  
     
    Ensimmäiseksi on päätettävä, mikä tieto organisaatiolle on arvokasta. Tämän jälkeen määritetään, millä rakenteella tieto halutaan ottaa talteen ja säilyttää. On tärkeää varmistaa, että talteen otettava tieto on ajantasaista ja eheää. Teknologiaa kannattaa hyödyntää sähköisessä muodossa olevan, toiminnan kannalta tärkeän tiedon löytämisessä ja koostamisessa.  
     
    Lue lisää, miten löydät tietosi helposti ja tehokkaasti 
      

  2. Talteenotto 
     
    Talteenotossa huomioidaan liiketoiminnalle merkityksellinen paperidokumentaatio ja sähköisessä muodossa oleva jäsentelemätön data. Suunnitelmallisuus on kaiken A ja O, joten ensin määritetään, miten tieto halutaan jatkossa löytää ja miten sitä tullaan käsittelemään. Nämä vaikuttavat siihen, miten tieto kannattaa organisoida.  

    Tiedon organisointia suunniteltaessa on  tunnistettava asiakokonaisuudet, joiden ympärillä liiketoiminta pyörii sekä keskeisimpien tiedonkäsittelyprosessin vaiheet ja niissä tarvittavat keskeiset tiedot. Näiden perusteella voidaan määrittää millaisia metatietoja talteen otettavan tiedon luokittelussa kannattaa hyödyntää. Oikeanlaisella talteenotolla varmistetaan, että eri muodossa oleva tieto on liitettynä oikeisiin asiayhteyksiin ja näin myös helposti hyödynnettävissä.  

    Lue blogistamme, miten voit löytää tietoa, jota et tiennyt voivasi edes etsiä.
     

  3. Jaettavuus ja käsittely 
     
    Tiedon käsittelyä ja jaettavuutta kehittämällä varmistetaan liiketoiminnan kannalta arvokkaan tiedon elinkaari aina tiedon luomisesta sen turvalliseen hävittämiseen. Tässä tiedonhallinnan vaiheessa kiinnitetään huomiota muun muassa käyttöoikeuksiin, versionhallintaan ja päivittäistä tietojen käsittelyä ohjaaviin työnkulkuihin. Tiedon elinkaaren hallinnassa hyödynnetään usein työnkulkuja ohjaamaan ja automatisoimaan tiedon käsittelyyn liittyviä prosesseja.  
     
    Mobiili- ja etätyön lisääntyminen asettaa omat vaatimuksensa tiedon jaettavuudelle ja käsittelylle. Tietoa pitää pystyä jakamaan sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille milloin ja missä tahansa. On myös varmistettava, että tieto on käytettävissä päätelaiteriippumattomasti. Tietoja pitää voida käsitellä yhtäaikaisesti useamman henkilön toimesta. Tämä kaikki tarjoaa työhön joustavuutta ja tuottavuutta.  
     

  4. Hallittavuus 
     
    Miten tästä merkityksellisestä tiedosta sitten saadaan jalostettua viisautta suunnittelun ja päätöksenteon tueksi? Tiedon hallittavuus tarkoittaa käytännössä sitä, että jäsenneltyä tietoa ja metatietojen avulla jäsenneltyyn muotoon tuotua jäsentelemätöntä tietoa yhdistellään ja tulkitaan käytännön ongelmien ratkaisemiseksi. Jotta tämä on mahdollista pitää aikaisemmat vaiheet olla toteutettuna – se maksaa itsensä tässä kohtaa takaisin. Tästä hyötyy niin yksittäinen työntekijä, tiimi kuin johtokin, kun tietoa pystytään hyödyntämään kaikessa työssä: arjessa, suunnittelussa ja toteutuksessa. 
     

  5. Säilyvyyden varmistaminen 
     
    Tiedon säilyvyydestä huolehdittaessa on huomioitava olemassa olevat lait, säädökset ja organisaation sisäisen politiikan mukaiset ohjeistukset, jotka määrittävät kauanko mitäkin tietoa saa tai pitää säilyttää. Näiden määräaikojen muistamiseen ja niihin liittyvien tehtävien vastuuttamiseen kannattaa hyödyntää sähköisiä työnkulkuja. Näin varmistutaan siitä, että vanhenevat tiedot tulevat poistettua ajallaan vaatimustenmukaisesti.  

    Säilyvyyden kannalta on tärkeää huolehtia myös asianmukaisista varmuuskopioinneista (backup) sekä tiedon palauttamisesta. Näin varmistetaan, että toiminnan kannalta kriittinen tieto on käytettävissä myös poikkeustilanteissa, kuten tietoturvahyökkäyksen tai tietokannan korruptoitumisen jälkeen. 
     

Tiedon elinkaaren hallinnassa huolehditaan tiedon ja tietovarastojen jatkuvasta ylläpitämisestä. Yllämainittuihin vaiheisiin paneutumalla ja niissä mainitut toimenpiteet toteuttamalla voidaan varmistaa tiedon tehokas hyödyntäminen liiketoiminnassa. Monet organisaatiot ovat kehittäneet tiedonhallintaansa saadakseen liiketoimintansa tuottavammaksi ja työnteon joustavammaksi. Esimerkiksi Coreplast Oy tehosti tiedonhallintaansa laatudokumentaation osalta.
 

Joukko työntekijöitä istuu digitaalisen postitushuoneen edessä

Tiedonhallinta

Suunnitelmallisella tiedonhallinnalla tehokasta liiketoimintaa

Johda tiedolla – varmista organisaation liiketoimintaan tarvittavan tiedon käytettävyys

Tiedon ja tietovarastojen määrä lisääntyy jatkuvasti ja kokonaisvaltaisen tiedonhallinnan merkitys kasvaa. Suunnitelmallisella tiedonhallinnalla varmistetaan, että kaikki yrityksen tärkeä tieto on käytettävissä liiketoiminnassa ajasta ja paikasta riippumatta. Lisäksi kiristyvä sääntely, EU:n tietosuoja-asetus (GDPR, General Data Protection Regulation), lait ja standardit asettavat tiedonhallinnalle omat vaatimukset, jotka yritysten tulee huomioida toiminnassaan.

Sharkmed Oy

Konica Minoltan toimittama laadunhallintajärjestelmä tukee liiketoimintaa ja laatujohtamista.

Tutustu asiakasreferenssiin
Sharkmed Header

100 tajunnan räjäyttävää faktaa tiedonhallinnasta

Tiesitkö, että työntekijät käyttävät keskimäärin 50% ajastaan asiakirjojen luomiseen ja valmisteluun? Tai että he viettävät keskimäärin 18 minuuttia asiakirjan etsimiseen? Lue lisää mielenkiintoisia faktoja tiedonhallintaan liittyen M-filesin eBookista.

Lataa esite

Haluatko kuulla lisää? Ota meihin yhteyttä!

Konica Minolta saa kommunikoida minulle sähköpostitse:*
Huomaathan, että keräämme henkilötietojasi lähettäessäsi tämän lomakkeen. Konica Minolta Business Solutions Finland Oy käsittelee antamiasi tietoja tietosuojakäytäntömme mukaisesti.

Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia

Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings  

Konica Minoltan webinaarit

Osallistumalla webinaareihimme kerrytät vaivattomasti omaa tietotaitoasi ja opit uutta sekä päivität alan kehitykseen liittyviä tietoja työpäiväsi lomassa. Kaikki webinaarimme ovat ilmaisia ja voit katsoa ne myös jälkitallenteina. Tervetuloa linjoille!
Lue lisää ja ilmoittaudu
Ilmoittaudu mukaan webinaareihimme - johda tiedolla turvallisessa työympäristössä!