Blogi: Mitä yhteistä on projektinhallinnalla ja tutkimusmatkailulla? Yllätys!

| 22 heinäkuuta 2020

Mitä yhteistä on projektinhallinnalla ja tutkimusmatkailulla? Yllätys!

Projektin läpivieminen on kuin tutkimusmatka. Huolellisesta etukäteissuunnittelusta huolimatta matkan aikana ilmenee joka kerta yllätyksiä, joihin on kyettävä mukautumaan nopeasti. Luonnonilmiöiden ja pusikosta hyppäävien petoeläinten sijaan projektipäällikön päänvaivana ovat myöhästyneet tavarantoimitukset, suunnittelijan tekemät viime hetken muutokset tai vaikkapa kriittisen työvälineen hajoaminen.



Olipa kyseessä sitten tutkimusretki tai läpivietävä projekti, yllättävä tilanne asettaa hankkeen johtajan reagointi- ja viestintäkyvyn yhtä lailla koetukselle. Tällaisissa tilanteissa johtajalta vaaditaan johtajuutta: kykyä auttaa tiimiä löytämään vaihtoehtoinen tapa edetä tavoitetta kohti. Sillä miten johtaja onnistuu tehtävässään voi olla hyvinkin kauaskantoiset seuraukset koko hankkeen onnistumisen kannalta. Tämän vuoksi on ensiarvoisen tärkeää heti hankkeen alkumetreillä sopia tarkoin käytettävistä viestintäkäytänteistä sekä viestintä- ja tiedonjakokanavista.  


Myös projektidokumentaation hallinnalla on projektin onnistumisessa iso rooli. Miten projektidokumentaation hallinta sitten voi auttaa näiden hankkeiden johtamista? Projektidokumentaation hallintaan suunnitellut ohjelmistot on luotu mahdollistamaan kitkaton tiedonjakaminen ja viestintä osapuolten välillä. Tämän vuoksi ne ovatkin oivallisia työkaluja tukemaan projektipäällikköä tehtävässään onnistumisessa.  


Miksi virheitä sattuu ja mikä on niiden hinta?  


Halusimmepa myöntää tai emme, vielä tänä päivänäkin merkittävä osa projekteissa tehdyistä virheistä ja niiden viivästymisistä johtuu kommunikaatiokatkoksista. Kun viestintä ja tiedonjakaminen eivät toimi kunnolla, syntyy väärinkäsityksiä ja työvaiheita suoritetaan pahimmillaan vanhentuneeseen tietoon perustuen. Nämä puolestaan aiheuttavat ylimääräisiä kustannuksia ja pahimmillaan koko hankkeen viivästymisen. On inhimillistä, että virheitä sattuu ja projekteja viivästyy sen takia. Mutta mitä harvemmin näin tapahtuu sen parempi, vai mitä?  


Muistan hyvin, kun erään rakennusliikkeen johtaja totesi keskustelussamme, että työvaiheen uudelleentekemisen kustannukset ovat kymmenkertaiset verrattuna kerralla oikein suoritettuun. Kyseisen yhtiön johtoryhmä oli kiinnostunut vähentämään yksittäisissä projekteissa tehtyjen virheiden määrää paitsi kasvattaakseen toiminnan kannattavuutta myös vaikuttaakseen positiivisesti yritykseen liitettyihin mielikuviin. Tiedän, että vastaavia ajatuksia pyöritellään myös monessa muussa projektiorganisaatiossa.  


Tiedonjakamista ja viestintää voidaan tehostaa teknologian avulla 


Projektiviestintään ja tiedon jakamiseen soveltuva projektidokumenttien hallinta tuo helpotusta näihin haasteisiin ja tukee projektien onnistumista. Verkkolevyjen, sähköpostin ja pilvipalveluiden sijaan kaikki projektiin liittyvä tieto voidaan hallita tällä alustalla ja tarjota näin reaaliajassa kaikki informaatio sidosryhmien käyttöön. Tällä tavalla hankkeisiin saadaan tuotua asiakkaiden edellyttämää läpinäkyvyyttä ja samalla vähennettyä projektijohdolta tilannekatsausten pitämiseen ja tiedottamiseen kuluvaa aikaa.  


Samaan aikaan alusta auttaa varmistamaan, että ajantasainen tieto on välittömästä kaikkien osapuolten saatavilla. Muutoksista sovittaessa päivitykset voidaan tehdä suoraan dokumentaatioon, jolloin sovitut muutokset ovat heti kaikkien saatavilla. Tieto tehdyistä muutoksista voidaan jakaa automaattisesti asianosaisille, jolloin osapuolet osaavat ottaa muutokset välittömästi huomioon.  


Toisaalta järjestelmä tarjoaa kaikille osapuolille selkeän koontinäkymän tuleviin työvaiheisiin, niihin liittyvään dokumentaatioon sekä vastuisiin. Näin kokonaisuuden hahmottaminen on kaikille helpompaa.  


Projektidokumenttien hallinta tarjoaa tietoturvallisen alustan, joka on käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta. Tämän ansiosta projektiryhmän jäsenille tiedon löytäminen on helppoa, dokumenttien päivittäminen ja muistiinpanojen tekeminen vaivatonta, sekä tehtyjen muutosten jäljittäminen sujuvaa.  


Projektejakin voi ja on hyvä johtaa tiedolla 


Aivan kuten tutkimusmatkalla olevan retkikunnan johtajan, myös projektipäällikön kyky viestiä ja varmistaa ryhmän käytössä olevan tiedon ajantasaisuus ovat keskeisessä roolissa hankkeen onnistuneen läpiviennin kannalta. Vielä tänä päivänäkin monissa projekteissa joudutaan jo tehtyjä työvaiheita tekemään uudestaan, koska tuorein tieto ei ole tavoittanut kaikkia asianosaisia ajoissa. Projektidokumenttien hallintaohjelmistot on suunniteltu tukemaan sujuvampaa viestintää ja tarjoamaan läpinäkyvyyttä projekteissa. Ne mahdollistavat organisaatioille kannattavamman liiketoiminnan, kun yksittäisten hankkeiden kannattavuus kasvaa ja organisaation imago paranee.  

 

Projektidokumentaation hallinta onkin avain pyrittäessä vähentämään kalliiksi käyviä väärinkäsityksiä ja niistä seuraavia virheitä projektin työvaiheissa. Samaan aikaan läpinäkyvyyden lisääntyminen auttaa varmistamaan, että projekti saadaan toteutettua asetettujen tavoitteiden mukaisesti.  


Kirjoittaja: Niko Hiltunen 


About Konica Minolta Business Solutions Europe

 

Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH, based in Langenhagen, Germany, is a wholly owned subsidiary of Konica Minolta Inc., Tokyo, Japan. Konica Minolta enables its clients to champion the digital era: with its unique imaging expertise and data processing capabilities, Konica Minolta creates relevant solutions for its customers and solves issues faced by society. As a provider of comprehensive IT services, Konica Minolta delivers consultancy and services to optimise business processes with workflow automation. The company further offers its customers solutions and managed services in the field of IT infrastructure and IT security as well as cloud environments. With regard to its office printing solutions, "IDC MarketScape: Worldwide Print Transformation 2020 Vendor Assessment" stated that Konica Minolta is "recognised globally as a leader in print transformation". As a strong partner for the professional printing market, Konica Minolta offers business consulting, state-of-the-art technology and software and has established itself as the production printing market leader for more than a decade in Europe (InfoSource). Its Business Innovation Centre in London and four R & D laboratories in Europe enable Konica Minolta to bring innovation forward by collaborating with its customers as well as academic, industrial and entrepreneurial partners. For its innovative service approach that complements their devices perfectly, Konica Minolta was awarded the prestigious ‘"Buyers Lab PaceSetter Award for Serviceability and Support 2020/2021" by Keypoint Intelligence. Konica Minolta Business Solutions Europe is represented by subsidiaries and distributors in more than 80 countries in Europe, Central Asia, the Middle East and Africa. With approximately 10,000 employees (as of April 2020), Konica Minolta Europe earned net sales of over 2.34 billion in financial year 2019/2020.

 

For more information, please visit http://newsroom.konicaminolta.eu and follow Konica Minolta on Facebook, YouTube and Twitter @KonicaMinoltaEU

 

Terms and product names may be trademarks or registered trademarks of their respective holders and are hereby acknowledged.

Opas onnistuneeseen projektiin


Projektinhallinta on vaativa tehtävä. Meillä on vuosien varrella kertynyt kokemusta lukuisista sisäisistä ja ulkoisista projekteista. Teimme oppaan, jossa annamme viisi vinkkä onnistuneeseen projektiin.

Jätä yhteystietosi, niin pääset lataamaan sen!
 

Huomaathan, että keräämme henkilötietojasi lähettäessäsi tämän lomakkeen. Konica Minolta Business Solutions Finland Oy käsittelee antamiasi tietoja tietosuojakäytäntömme mukaisesti.

Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia

Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings  

ryhmä ihmisiä puhumassa ipadilla

Projektidokumentaation hallinta

Projektidokumentaation hallinta varmistaa tiedon käytettävyyden ja auttaa projektien hallinnassa

Hallittava projektidokumentaatio tuo tehokkuutta projekteihin

Projektidokumentaation hallinta –ratkaisu tukee projekteihin liittyvien toimenpiteiden suunnittelua, aikataulutusta ja vastuuttamista sekä muistuttaa näistä automaattisesti.

Haluatko kuulla lisää? Ota meihin yhteyttä!

Konica Minolta saa kommunikoida minulle sähköpostitse:*
Huomaathan, että keräämme henkilötietojasi lähettäessäsi tämän lomakkeen. Konica Minolta Business Solutions Finland Oy käsittelee antamiasi tietoja tietosuojakäytäntömme mukaisesti.

Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia

Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings  

Konica Minoltan webinaarit

Osallistumalla webinaareihimme kerrytät vaivattomasti omaa tietotaitoasi ja opit uutta sekä päivität alan kehitykseen liittyviä tietoja työpäiväsi lomassa. Kaikki webinaarimme ovat ilmaisia ja voit katsoa ne myös jälkitallenteina. Tervetuloa linjoille!
Lue lisää ja ilmoittaudu
Ilmoittaudu mukaan webinaareihimme - johda tiedolla turvallisessa työympäristössä!