Blogi: Tiedonhakuratkaisu löytää hukassa ja hajallaan olevan datan ja tiedot

| 27. tammi 2021

dokoni FIND –tiedonhakuratkaisu löytää hukassa ja hajallaan olevan datan ja tiedot

Työntekijät käyttävät kuudesta kahteentoista tietovarastoa tietojensa tallentamiseen. Se tekee tarvittavan tiedon löytämisen ja hyödyntämisen vaikeaksi ja etsintä vie paljon aikaa. Puhutaanko tästä vain siksi, että tiedonhallinta on kasvaneen etätyön kautta noussut entistä kriittisempään rooliin? Vai onko tämä ohimenevä ilmiö? Big data ei tarkoita vain käsittämättömän suuria määriä dataa vaan se viittaa myös datan koostamiseen ja arviointiin. Tänä päivänä yhdelläkään organisaatiolla ei ole aidosti varaa olla hyödyntämättä dataa ja siitä jalostettavissa olevaa tietämystä.


Mutta miten voimme hallitusti käsitellä kaikkea sitä dataa, joka virtaa yritykseen lukuisten kanavien kautta? Entäpä sitä dataa, jota yrityksessä päivittäin tuotetaan? Tietotulvan hallitsemista tukevia ratkaisuja todellakin tarvitaan, jotta organisaatiolla olisi liiketoimintaa tukeva tiedonhallinta. Tietotulvan hallitseminen alkaa tiedon löydettävyydestä. Miten löydät tietyn informaation esimerkiksi skannatuista dokumenteista, sähköposteista, kiintolevyiltä, esityksistä, taulukoista, videoista tai pakatuista kansioista?  
 

Tiedätkö mistä datasi löytyy?  


Jos olet ollut tilanteessa, jossa et muista, mistä kanavasta sait tietyn informaation, ymmärrät mistä on kysymys. Tuliko se tekstiviestillä? Sähköpostilla? WhatsAppissa? Oliko se Instagramissa? Työntekijöillä on monesti vaikeuksia muistaa, mistä tietty data löytyy. Kun et löydä dataa, et voi myöskään käsitellä ja hyödyntää sitä haluamassasi tilanteessa.  Työntekijät käyttävät keskimäärin kuudesta kahteentoista säilytyspaikkaa datalleen:  
 

  • Yhteiset verkkolevyt 
  • Henkilökohtainen verkkolevy 
  • Yrityksen intranet 
  • Yrityksen sosiaalinen alusta, kuten Yammer tai Slack 
  • Yrityksen pilvipalvelu, kuten Onedrive for Business 
  • Henkilökohtainen pilvipalvelu, kuten Dropbox 
  • Sosiaalisen median alustat, kuten LinkedIn tai Facebook 
  • Työaseman työpöytä 
  • Henkilökohtaisen tietokoneen työpöytä 
  • Sähköposti 
  • Pikaviestisovellukset, kuten Whatsapp tai Messenger 
  • Yrityksen liiketoimintasovellukset, kuten ERP tai CRM 

 

Miksi tarvitset tiedonhakuratkaisun? 


Tarjoamme älykkään työkalun - dokoni FINDin - jota voidaan kutsua ”yrityksen sisäiseksi Googleksi”.  Todellisuudessa se toimii aivan kuten hakukoneet: haettavan tiedon hakusanat kirjoitetaan hakukenttään. Kaikenlainen data on dokoni FINDin avulla helposti saatavilla riippumatta siitä, missä muodossa se on tai mihin sijaintiin se on tallennettu. Lyhyesti sanottuna, se toimii aivan kuten Internetin tekstihaku.  

 

Paljon hyötyjä työntekijän arkeen ja organisaation liiketoimintaan 


Tiedonhakutyökalu tuo paljon hyötyä niin yksittäisen työntekijän arkeen kuin helpottaen koko liiketoiminnan päätöksenteon prosessia, kun tarvittavat tiedot ovat löydettävissä ja hyödynnettävissä.  
 

  • Älä tuhlaa aikaasi datan siirtämiseen 
    dokoni FINDin ansiosta voit jättää kaikki tiedostosi ja dokumenttisi niiden alkuperäiseen sijaintiin. dokoni FIND löytää, poimii ja indeksoi jokaisen tiedoston reaaliajassa kaikista tietovarastoista. Miten sitten määritteletkin datan, dokoni FIND soveltuu sinulle, sillä se tukee yli kolmeasataa suosituinta tiedostomuotoa.  
     

  • Pääsy kaikkeen tietoon yhdestä pisteestä 
    dokoni FIND indeksoi automaattisesti kaiken sähköisen datan tarjoten käyttäjille yhden, keskitetyn hakukanavan. Tämän haun kautta käyttäjillä näytetään ne hakutulokset, joihin käyttäjillä on käyttöoikeus. Käyttäjät voivat käynnistää haun esimerkiksi selaimensa kautta, omalta työasemaltaan, mobiiliapplikaatiosta tai vaikkapa suoraan Sharepointista.   
     

  • Sisältö muunnetaan automaattisesti haettavaan muotoon 
    dokoni FIND on enemmän kuin laadukas yrityksen tiedonhakuratkaisu, jota voit hyödyntää metatiedon ja tekstisisällön hakemiseen. Se hyödyntää optista tekstintunnistusta (OCR, optical character recognition) tehden tekstisisällöstä haettavaa tiedostomuodosta riippumatta. Sen avulla kuvamuotoisten tiedostojen, kuten kuvamuotoinen PDF tai JPEG -kuvatiedosto, sisältämä teksti on jatkossa löydettävissä haun avulla. Tämän lisäksi dokoni FIND indeksoi eli tarkastelee kaiken olemassa olevan tiedon sisältöä ja luetteloi metadatan. Tämän jälkeen hakutulosten saaminen on nopeaa. Näin tieto on hetkessä työntekijöiden käytettävissä, mikä lisää työtehokkuutta sekä työntekijöiden ja asiakkaiden tyytyväisyyttä yritystä kohtaan. 
     

  • Taatusti tietoturvallista 
    Voit hyödyntää dokoni FINDia monien identiteetinhallintasovellusten kanssa. Tällä tavalla varmistat, että käyttäjillä on pääsy vain niihin tiedostoihin, joihin heille on myönnetty valtuudet. Itse indeksointi alkaa, kun työkalu otetaan käyttöön ja kestää muutamista päivistä viikkoihin. Tämä tapahtuu kuitenkin taustalla työntekijöiden huomaamatta, jolloin se ei vaikeuta tai hidasta yrityksen päivittäistä tekemistä millään lailla. Työntekijöiltä säästyy paljon aikaa ydintehtävien suorittamiseen ja työtehokkuus kasvaa työkalun ansiosta.  

 

Jäsentelemättömästä datasta jäsenneltyyn dataan 


Organisaatiossa oleva data voi olla jäsentelemätöntä tai jäsenneltyä, ja kummallakin muodolla on omanlaisensa vaikutus liiketoimintaan. Mikä on näiden ero? Kuten jo nimikin ilmaisee, jäsennelty data omaa jonkinlaisen rakenteen eli sen voidaan sanoa olevan jäsennellyssä muodossa. Toisin sanoen jäsennelty data koostuu selkeästi määritellyistä datatyypeistä, jotka on järjestelty tietyn mallin mukaan. Jäsennellystä datasta voidaan vaivattomasti etsiä ja poimia tietoa ja siitä voidaan jatkojalostaa informaatiota. Tyypillinen esimerkki jäsennellystä datasta on relaatiotietokanta tai taulukko, jossa data on järjestetty riveihin ja sarakkeisiin. Esimerkiksi pohdittaessa uuden myyntikonttorin avaamista Ouluun voimme olla kiinnostuneita tekemään markkinakartoitusta selvittämällä, minkälaisia teollisuusyrityksiä alueella toimii. Tämä informaatio on helposti selvitettävissä rakenteellisen datan perusteella, koska pystymme hakemaan datamassoista nämä yritykset toimialan (valmistava teollisuus) ja paikkakunnan (Oulu) mukaan. Yhdistämällä tämä informaatio muuhun relevanttiin dataan, voidaan päätös myyntikonttorin perustamisesta tehdä todelliseen tietoon perustuen.  


Vastaavasti jäsentelemättömällä datalla ei ole tunnistettavissa olevaa rakennetta. Se koostuu pääasiassa tekstistä, kuvista, objekteista ja muista datatyypeistä, jotka eivät ole osa tietokantaa. Tämän vuoksi esimerkiksi sähköpostit ovat rakenteetonta dataa. Sähköpostit itsessään ovat kyllä tietyssä järjestyksessä sähköpostityökalussa, mutta sähköpostin tekstisisältö on jäsentelemättömässä muodossa. Myös dokumentit ovat jäsentelemätöntä dataa. Vaikka esimerkiksi Word- tiedostot voivat perustua tiettyyn dokumenttirakenteeseen, niiden sisältö voi vaihdella paljonkin. Nykyäänkin valtaosa yritysten käytössä olevasta datasta on jäsentelemätöntä. Tietyn datatyypin etsiminen on työlästä ja kustannusintensiivistä. Yritysten tiedonhakuratkaisut, kuten dokoni FIND tarjoavatkin yrityksille aiempaa paremmat edellytykset ohjata resursseja liiketoiminnan kannalta relevantimpiin tehtäviin.  

 

Kaikki tietolähteet – yksi ratkaisu tiedon löytämiseen 


Kun haluat säästää aikaa ja rahaa, kohentaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja ennen kaikkea luoda tehokkuutta työpäivään ja liiketoimintaan, dokoni FIND on sinulle soveltuva ratkaisu.  Kaikki tarvitsemasi tiedostot ovat saatavillasi yhdellä napin painalluksella. Keskustellessasi asiakkaidesi kanssa, sinulla on kaikki tieto käytettävissäsi käden käänteessä. Tiedonhallinnan tunnelin päässä on sittenkin valoa. Työntekijät voivat keskittyä ydintehtäviensä suorittamiseen. Jäsentelemätön data ei enää jatkossa aiheuta huolta eikä turhautumista.  
 

Tämä tarkoittaa myös sitä, että big datan hyödyntämisen esteenä toimii kykenemättömyys jäsentelemättömän datan löytämiseen. dokoni FINDin avulla yrityksesi datan hallinta saa rakenteen, jolloin löydät haluamasi tiedon kaikissa tilanteissa.  
 

Kirjoittaja: Niko Hiltunen


Blogi: Kuinka löydät sen, mitä et tiennyt voivasi etsiä?

Matka kohti tuloksellista tiedonhallintaa alkaa usein tiedon löytämisellä. Meidän täytyy tehokkaasti pystyä löytämään luotettava, ajantasainen ja asiaankuuluva tieto sillä hetkellä, kun sitä tarvitsemme. Toisaalta jo tiedon luonti- tai talteenottovaiheessa meidän tulee varmistua myöhemmästä löydettävyydestä ja saatavuudesta.

Lue blogi

Tiedonhallinta

Suunnitelmallisella tiedonhallinnalla tehokasta liiketoimintaa

Johda tiedolla – varmista organisaation liiketoimintaan tarvittavan tiedon käytettävyys

Tiedon ja tietovarastojen määrä lisääntyy jatkuvasti ja kokonaisvaltaisen tiedonhallinnan merkitys kasvaa. Suunnitelmallisella tiedonhallinnalla varmistetaan, että kaikki yrityksen tärkeä tieto on käytettävissä liiketoiminnassa ajasta ja paikasta riippumatta. Lisäksi kiristyvä sääntely, EU:n tietosuoja-asetus (GDPR, General Data Protection Regulation), lait ja standardit asettavat tiedonhallinnalle omat vaatimukset, jotka yritysten tulee huomioida toiminnassaan.

Haluatko kuulla lisää? Ota meihin yhteyttä!

Konica Minolta saa kommunikoida minulle sähköpostitse:*
Huomaathan, että keräämme henkilötietojasi lähettäessäsi tämän lomakkeen. Konica Minolta Business Solutions Finland Oy käsittelee antamiasi tietoja tietosuojakäytäntömme mukaisesti.

Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia

Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings  

Konica Minoltan webinaarit

Osallistumalla webinaareihimme kerrytät vaivattomasti omaa tietotaitoasi ja opit uutta sekä päivität alan kehitykseen liittyviä tietoja työpäiväsi lomassa. Kaikki webinaarimme ovat ilmaisia ja voit katsoa ne myös jälkitallenteina. Tervetuloa linjoille!
Lue lisää ja ilmoittaudu
Ilmoittaudu mukaan webinaareihimme - johda tiedolla turvallisessa työympäristössä!