Blogi: Vieläkö teillä käsitellään tietoa 1990-luvun välineillä ja käytänteillä?

| 22 tammikuuta 2020

Vieläkö teillä käsitellään tietoa 1990-luvun välineillä ja käytänteillä?

Yrityksissä on 1990-luvulta lähtien hallittu dokumentteja useilla eri työkaluilla, muun muassa verkkolevyillä, työasemilla ja sähköpostissa. Tyypillisesti näitä tietovarastoja hyödynnettäessä yksittäiselle asiakokonaisuudelle luodaan kansio ja mahdollisia alikansioita, joihin asiaan liittyvät dokumentit tallennetaan. Tuotetuissa sisällöissä, kuten dokumenteissa on usein viittauksia toisiin dokumentteihin. Näiden toisiinsa liittyvien dokumenttien välisten yhteyksien ylläpitämisessä on hyödynnetty hyperlinkkejä.



1990-luvulta 2010-luvulle: elektronisista dokumentinhallintajärjestelmistä tiedonhallintaohjelmistoihin


1990-luvun puolessa välissä dokumentinhallinta- ja työnkulkujärjestelmät alkoivat kasvattaa suosiotaan, erityisesti suuryrityksissä. Ensimmäiset ohjelmistot olivat suhteellisen vaikeita käyttää, minkä vuoksi niiden käyttöä varten koulutettiin yrityksissä erityisasiantuntijoita. Tuossa vaiheessa keskityttiin automatisoimaan osastokohtaisia prosesseja, joissa käsiteltiin suuria määriä sisältöä. Teknologisesti ohjelmistot olivat monimutkaisia ja tyypillisesti räätälöitiin kunkin organisaation tarpeeseen. Tämän seurauksena toteutukset olivat suhteellisen arvokkaita ja niiden hankinnasta vastasivat ammattiostajat.


2000-luvulle siirryttäessä sisällönhallinnassa tapahtui mullistus, kun Microsoft julkaisi Sharepointin vuonna 2001. Tämä johti perinteisten sisällönhallintajärjestelmien tarpeellisuuden kyseenalaistamiseen suuremmissa yrityksissä ja toi sisällönhallintaohjelmistot myös pienten ja keskisuurten yritysten saataville. Sisällönhallinta-alustat tekivät tiedonhallinnasta riittävän helppoa, minkä vuoksi tietotyöläiset kykenivät itse käyttämään näitä ratkaisuja eikä spesialisteja enää tarvittu. Näin sisällönhallinta tuli kaikkien osastojen saataville, jolloin tiedon siiloutumista pystyttiin poistamaan.


2010-luvulle tultaessa teknologian kehittyminen johti siihen, että ohjelmistojen käytettävyydestä muodostui keskeinen tekijä. Tätä kehitystä joudutti kuluttajateknologian vahva kehitys, jonka myötä helppokäyttöinen teknologia on tullut kaikkien saataville. Vuoden 2015 tietämillä liiketoimintaprosessien hallintaohjelmistot ja tiedonhallinnan ratkaisut ovat kaikenkokoisten yritysten saatavilla. Teknologian kehityksen myötä nämä sovellukset ovat suhteellisen vaivattomasti mukautettavissa, integroitavissa sekä mobiilisti saatavilla. Samaan aikaan nämä ratkaisut ovat siirtyneet saataville pilveen.


Tulevaisuuden älykkäät tiedonhallintaohjelmistot


2020-luku lähestyy kovaa vauhtia ja yrityksissä ollaan siirtymässä kohti älykästä informaation hallintaa. Modernit tiedonhallintasovellukset tarjoavat kolme keskeistä kyvykkyyttä:

  1. sisältöpalvelut
  2. prosessipalvelut
  3. analytiikkapalvelut


Sisältöpalveluiden ansiosta tiedonhallintajärjestelmä koostuu moduuleista, jotka ovat joustavasti käyttöönotettavissa ja mahdollistavat sisällön sekä informaation hyödyntämisen ajasta ja paikasta riippumatta. Prosessipalvelut puolestaan tarjoavat kyvykkyyden yhdistää tiedonhallinta-alusta organisaation prosesseihin ja muihin sovelluksiin siten, että kontrolli ja vaatimustenmukaisuus pystytään varmistamaan. Analytiikkapalvelut puolestaan valjastavat teköälyn informaation käsittelyn tueksi.


Yksinkertaisimmillaan analytiikkapalveluita hyödynnetään esimerkiksi automaattisessa tiedon luokittelussa sekä tiedon etsimisessä ja kaappaamisessa. Parhaimmillaan analytiikkapalveluiden hyödyntäminen kykenee tuottamaan organisaation johdolle relevanttia tietämystä päätöksenteon tueksi, eli tukee tiedolla johtamisen kulttuurin syntymistä. Analytiikkapalvelut auttavat niin jäsennellyn kuin jäsentelemättömän liiketoimintatiedon analysoinnissa ja käsittelyssä. Näin sovellettuna voidaan esimerkiksi havaita poikkeavia tapahtumia, sekä havaita säännönmukaisuuksia ja trendejä.


Tiedonhallinta suomalaisissa organisaatioissa


Vaikka älykäs tiedonhallinta on tänä päivänä yhä useamman organisaation ulottuvilla, suhteellisen harva pieni tai keskisuuri organisaatio on ensiaskeleita pidemmällä näiden teknologioiden hyödyntämisessä. Kokemuksemme mukaan näissä organisaatioissa keskitytään edelleen pääasiassa jäsennellyn tiedon hyödyntämiseen ja analysointiin. Valtaosalla pk-yrityksiä onkin käytössä liiketoimintajärjestelmä sekä siihen kytketyt analytiikkapalvelut.

Sen sijaan jäsentelemättömän tiedon hallintaan, käsittelyyn ja analysointiin tehdyt panostukset ovat vielä toistaiseksi vähäisiä. Tästä löytyy valtava potentiaali, sillä jopa 80-90 % kaikesta organisaation käsittelemästä tiedosta on jäsentelemätöntä. Jopa puolet tästä tiedosta on sellaista, jolla olisi arvoa organisaation liiketoiminnalle. Tämä mahdollisuus jää kuitenkin hyödyntämättä, koska jäsentelemättömän tiedon hallitsemiseen ei ole olemassa kunnon työkaluja, joiden avulla tämä tieto pystytään muuttamaan jäsenneltyyn muotoon. Näiden työkalujen puuttuessa:

  • Päivittäisessä tiedonkäsittelyssä esiintyy turhaa tehottomuutta tiedon pirstaloitumisen vuoksi.
  • Tiedon käsittelyn vaatimuksenmukaisuutta voi olla hankala varmistaa liiketoimintaprosesseissa.
  • Jäsentelemätöntä ja jäsenneltyä tietoa ei kyetä hallitsemaan yhtenä kokonaisuutena, minkä vuoksi jäsentelemätön tiedon jalostaminen tietämykseksi ei onnistu analytiikkapalveluiden avulla.


Teknologian kehittymisen tarjoamat mahdollisuudet ovat valtavat. Joko te olette lähteneet liikkeelle digitaalisella polulla vai vieläkö käsittelette tietoa 1990-luvun välinein ja käytäntein?



______________________________________________________________________________________________________________

Kirjoittaja on Konica Minolta Business Solutions Oy:n Key Account Manager Niko Hiltunen


About Konica Minolta Business Solutions Europe

 

Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH, based in Langenhagen, Germany, is a wholly owned subsidiary of Konica Minolta Inc., Tokyo, Japan. Konica Minolta enables its clients to champion the digital era: with its unique imaging expertise and data processing capabilities, Konica Minolta creates relevant solutions for its customers and solves issues faced by society. As a provider of comprehensive IT services, Konica Minolta delivers consultancy and services to optimise business processes with workflow automation. The company further offers its customers solutions and managed services in the field of IT infrastructure and IT security as well as cloud environments. With regard to its office printing solutions, "IDC MarketScape: Worldwide Print Transformation 2020 Vendor Assessment" stated that Konica Minolta is "recognised globally as a leader in print transformation". As a strong partner for the professional printing market, Konica Minolta offers business consulting, state-of-the-art technology and software and has established itself as the production printing market leader for more than a decade in Europe (InfoSource). Its Business Innovation Centre in London and four R & D laboratories in Europe enable Konica Minolta to bring innovation forward by collaborating with its customers as well as academic, industrial and entrepreneurial partners. For its innovative service approach that complements their devices perfectly, Konica Minolta was awarded the prestigious ‘"Buyers Lab PaceSetter Award for Serviceability and Support 2020/2021" by Keypoint Intelligence. Konica Minolta Business Solutions Europe is represented by subsidiaries and distributors in more than 80 countries in Europe, Central Asia, the Middle East and Africa. With approximately 10,000 employees (as of April 2020), Konica Minolta Europe earned net sales of over 2.34 billion in financial year 2019/2020.

 

For more information, please visit http://newsroom.konicaminolta.eu and follow Konica Minolta on Facebook, YouTube and Twitter @KonicaMinoltaEU

 

Terms and product names may be trademarks or registered trademarks of their respective holders and are hereby acknowledged.

Joukko työntekijöitä istuu digitaalisen postitushuoneen edessä

Tiedonhallinta

Suunnitelmallisella tiedonhallinnalla tehokasta liiketoimintaa

Johda tiedolla – varmista organisaation liiketoimintaan tarvittavan tiedon käytettävyys

Tiedon ja tietovarastojen määrä lisääntyy jatkuvasti ja kokonaisvaltaisen tiedonhallinnan merkitys kasvaa. Suunnitelmallisella tiedonhallinnalla varmistetaan, että kaikki yrityksen tärkeä tieto on käytettävissä liiketoiminnassa ajasta ja paikasta riippumatta. Lisäksi kiristyvä sääntely, EU:n tietosuoja-asetus (GDPR, General Data Protection Regulation), lait ja standardit asettavat tiedonhallinnalle omat vaatimukset, jotka yritysten tulee huomioida toiminnassaan.

Haluatko kuulla lisää? Ota meihin yhteyttä!

Konica Minolta saa kommunikoida minulle sähköpostitse:*
Huomaathan, että keräämme henkilötietojasi lähettäessäsi tämän lomakkeen. Konica Minolta Business Solutions Finland Oy käsittelee antamiasi tietoja tietosuojakäytäntömme mukaisesti.

Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia

Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings  

Konica Minoltan webinaarit

Osallistumalla webinaareihimme kerrytät vaivattomasti omaa tietotaitoasi ja opit uutta sekä päivität alan kehitykseen liittyviä tietoja työpäiväsi lomassa. Kaikki webinaarimme ovat ilmaisia ja voit katsoa ne myös jälkitallenteina. Tervetuloa linjoille!
Lue lisää ja ilmoittaudu
Ilmoittaudu mukaan webinaareihimme - johda tiedolla turvallisessa työympäristössä!