Dokumenttien skannaus ja hallinta

Digitoi asiakirjat ja dokumentit helposti automaattisilla skannaustyönkuluilla  

 

Siirry sähköiseen tiedonhallintaan älykkäiden skannausratkaisujen avulla  

Yrityksissä käsitellään edelleen paljon paperisia asiakirjoja ja dokumentteja. Näiden käsittely, niistä tiedon löytäminen ja niiden hallinta vie paljon aikaa ja lisää tehottomuutta. Helppokäyttöisten skannausratkaisujen avulla voit automatisoida työnkulkuja ja skannata suoraan haluamaasi tallennuspaikkaan sekä varmistaa, että dokumentit ovat jatkossa digitaalisessa muodossa helpommin käytettävissäsi.  

 

Skannauksen avulla paperiset asiakirjat ja dokumentit muutetaan digitaaliseen muotoon.  Älykkäissä skannausratkaisuissa työnkulkujen avulla niistä poimitaan halutut tiedot ja skannattu dokumentti viedään kohdejärjestelmään poimittuja tietoja hyödyttäen. Esimerkiksi allekirjoitettu myyntisopimus menee suoraan sopimushallintajärjestelmään siten, että siihen liittyviin määräpäiviin lisätään automaattimuistutukset.  

 

Skannauksesta voidaan myös poistaa usein toistuvia työvaiheita skannaamalla suoraan haluttuun tallennuspaikkaan. Esimerkiksi ostolaskut skannataan suoraan verkkolevyn Ostolaskut-kansioon tai allekirjoitettu työsopimus HR-järjestelmään. Skannatessaan käyttäjä voi selata tallennussijainnin, kuten HR-järjestelmän rakennetta, suoraan monitoimilaitteen näytöltä ja valita halutun tallennuspaikan sekä valita tai syöttää metatiedot.
 

YSoft – SafeQ-ratkaisulla tehoa dokumenttien hallintaan ja turvaa tulostamiseen

Tutustu tehokkaisiin turvatulostus- ja skannaustyönkulkuratkaisuihin

Lue lisää SafeQ:n mahdollisuuksista
ysoft safeq logo

Skannausratkaisu poimii älykkäästi tietoa dokumenteista  


Skannausratkaisut ovat älykkäitä ja niitä voidaan opettaa tunnistamaan ja keräämään skannatusta dokumentista halutut tiedot. Tietoa voidaan poimia muun muassa tekstisisällöstä, viivakoodeista ja QR-koodeista. Esimerkiksi tekstintunnistusta voidaan hyödyntää vakiomuotoisten lomakkeiden, kuten sopimusten, skannauksessa. Näissä tietyt tiedot lukevat tietyissä kohtaa dokumenttia, kuten yrityksen nimi, yhteyshenkilön tiedot ja sopimuksen päivämäärä, ja ohjelmisto poimii nämä tiedot määritellyn mukaisesti.  

 

Poimittujen tietojen hyödyntäminen riippuu siitä, mihin skannattu dokumentti tallennetaan. Verkkolevylle tallennettaessa poimittuja tietoja voidaan hyödyntää esimerkiksi tiedoston automaattisessa nimeämisessä. Liiketoimintajärjestelmään vietäessä poimittuja tietoja voidaan hyödyntää monipuolisemmin, muun muassa dokumentin tallennuksen automaattisessa ohjauksessa ja siihen mahdollisesti liittyvien tehtävien automaattisessa luomisessa.  

 

Esimerkki case: Myyjä skannaa asiakkaan allekirjoittaman sopimuksen CRM:ään. Poimittuja tietoja hyödyntäen dokumentti tallentuu oikean asiakkaan alle ja sopimuksen päättymiseen liittyvä muistutus ajastetaan automaattisesti. Näin myyjä saa muistutuksen sopimuskauden lopun lähestymisestä.  


 

Älykkäät skannausratkaisut tarjoavat useita etuja 

 
  • Manuaaliset toistuvat työvaiheet jäävät pois automatisoinnin avulla  

  • Dokumentista on vain yksi kopio usean sijaan: tieto on eheämpää ja tietoturva kasvaa 

  • Tiedonhallinnan vaiheet - löydettävyys, talteenotto, jaettavuus ja käsittely, hallittavuus ja säilyvyyden varmistaminen – helpottuvat 

  • Skannauksen yhteydessä poimittua dataa voidaan hyödyntää muun muassa metadatana: tiedon löydettävyys ja käsittely helpottuvat 

  • Tiedon digitalisointi helpottaa tiedon elinkaaren hallintaa  

     

Haluatko kuulla lisää älykkäistä skannausratkaisuista? Jätä yhteystietosi niin otamme yhteyttä.

Tilaa uutiskirje:*

Huomaathan, että keräämme henkilötietojasi lähettäessäsi tämän lomakkeen. Konica Minolta Business Solutions Finland Oy käsittelee antamiasi tietoja tietosuojakäytäntömme mukaisesti.

Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia