Laadunhallinta

Yhä useammassa yrityksessä harkitaan laatustandardien käyttöönottoa tai niitä on jo käytössä liiketoiminnassa. Laatustandardien käyttöönoton taustalla on muun muassa markkinoille pääsyn helpottuminen, tarjooman laadun parantaminen sekä liiketoimintariskien hallinnoiminen ja pienentäminen. Laatustandardien käyttöönotto vaatii standardien sisältöjen omaksumista ja yrityksen oman toiminnan säätämistä vastaamaan standardien vaatimuksia. 

Laatustandardeihin liittyy olennaisena osana laatukäsikirja, johon kootaan laatujärjestelmä, siihen liittyvä laatupolitiikka, prosessit ja menettelytavat. Laatujärjestelmän dokumentaatio koostuu neljästä tasosta:

1. Laatukäsikirja
   Laatukäsikirja on laatujärjestelmän ylin taso, joka kuvaa organisaation toiminnot, niiden välisen yhteyden ja laatujärjestelmän soveltamisalan.
   
   
2. Prosessikuvaukset ja menettelyohjeet
   Toinen taso koostuu organisaation prosessikuvauksista ja niiden ohjaamiseksi laadituista yleisistä menettelyohjeista.
   
   
3. Työohjeet
   Työohjeissa kuvataan, missä ja miten tietty työ tai työvaihe tulee suorittaa. Työohjeiden tarkoitus on ohjata päivittäistä tekemistä prosessien sisällä siten, että yrityksen asettamat tavoitteet saavutetaan.
   
   
4. Kontrolliasiakirjat
   Prosessien aikana suoritettavista laaduntarkastuksista kerätyt havainnot ja ulkopuolelta laatuun liittyvät ilmoitukset kootaan kontrolliasiakirjoihin. Kerättyjen kontrollitietojen avulla yritys pystyy analysoimaan toimintansa laatua tavoitteisiin nähden ja tekemään korjaavia toimenpidesuunnitelmia.

Sähköinen laatujärjestelmä auttaa laadun hallinnassa

Paperisessa muodossa olevista laatujärjestelmistä ollaan siirtymässä yhä enemmän sähköiseen laatujärjestelmään laatutiedon paremman hallittavuuden vuoksi. Päivittäisten rutiinien hoitaminen sähköisesti nopeuttaa työntekemistä, prosessien seurantaa ja toiminnan kehittämistä. Sähköisessä järjestelmässä kaikki laatudokumentaation tasot pystytään hallitsemaan yhtenä, toisiinsa kytkeytyvinä kokonaisuuksina, jolloin standardin mukaisen toimintamallin omaksuminen ja osoittaminen on vaivatonta. Päivittäinen tekeminen organisaation prosesseissa tehostuu, koska relevantti ja aina ajantasainen tieto on aina helposti saatavilla. Toisaalta laatukontrollin kautta järjestelmään raportoitu tieto on myös vaivattomasti koostettavissa katselmointia ja auditointeja varten.