Tietovarastoissa olevan tiedon määrä kasvaa jatkuvasti yrityksissä. Tiedon hallittavuuden kannalta on tärkeää pystyä yhdistämään ja kokoamaan yhteen aihealueeseen kuuluva tieto asiayhteyteen. Yrityksissä on erilaisia projekteja aina hankekohtaisista projekteista tuotekohtaisiin projekteihin. Näihin projekteihin liittyy useimmiten niin sisäisiä kuin ulkoisiakin sidosryhmiä, joiden tulee päästä käsiksi tiettyyn projektidokumentaatioon. Käyttöoikeudet voidaan määritellä projektikohtaisesti ja näin varmistaa, että henkilöt pääsevät käsiksi omien työtehtäviensä kannalta oleelliseen tietoon ajasta ja paikasta riippumatta.
Projektidokumentaation hallinta varmistaa projektien sujuvan etenemisen ja hallinnoinnin. Hallittavan projektidokumentaation kannalta on tärkeää, että kaikki dokumentaatio on digitaalisessa muodossa.