Tiedon digitointi

Paranna olemassa olevan tiedon käsittelyä muuttamalla paperilla oleva tieto sähköiseen muotoon

Tiedon digitointi tehostaa tiedon käytettävyyttä ja hallintaa


Asiakirjojen ja dokumenttien digitointi poistaa tarpeen paperisen dokumentaation käsittelyyn. Tiedon määrän kasvaessa sen hallittavuus ja käytettävyys paranee, kun tieto saadaan digitaaliseen muotoon.

Tiedon digitointi –ratkaisun avulla paperiset asiakirjat ja dokumentit muutetaan sähköiseen muotoon. Samalla näistä poimitaan liiketoiminnan sekä tiedon löydettävyyden ja käytettävyyden kannalta hyödylliset ja tärkeät tiedot. Esimerkiksi sopimuksista ja yhteystietolomakkeista pystytään poimimaan asiakastietoja, jotka voidaan viedä toisiin järjestelmiin. Kaikkia valittuja tietoja voidaan käyttää metadatana sekä yhdistää dokumentaatiot haluttuun asiayhteyteen. 


Tiedon digitoinnissa asiakas saa joustavan tiedonhallintajärjestelmän, johon digitoitu tieto tuodaan suunnitellusti hallittavaksi. Suunnittelemme yhdessä asiakkaiden kanssa, mikä tieto on olennaista poimia metatiedoksi. Tämän jälkeen määritetään, mitä työkaluja tarvitaan dokumentaation siirtämiseksi sähköiseen muotoon. Kaiken suunnitelman perustana on liiketoiminnan kannalta tärkeän tiedon talteenotto.  


Tiedon digitoinnissa dokumentaation käsittelyä pystytään ohjaamaan tiedonhallintajärjestelmän työnkulkujen avulla. Järjestelmä tunnistaa automaattisesti määrittelemämme dokumenttiluokat, esimerkiksi sopimukset ja projektidokumentit ja poimii näistä määritellyt metadatat. Tämän lisäksi voidaan luoda joko metatietoihin perustuen tai manuaalisesti automaattiset työnkulut erikseen kullekin dokumenttiluokalle. Työnkulkujen avulla esimerkiksi sopimuksiin tai laatudokumentaatioon liittyvät määräaikaistehtävät voidaan vastuuttaa automaattisesti oikeaan aikaan.  

Tiedonhallinnan viisi vaihetta

Tiedonhallinta koostuu viidestä vaiheesta. Tiedon digitointi on keskeinen osa tiedonhallintaa ja vaikuttaa jokaiseen tiedonhallinnan vaiheeseen. Tutustu vaiheisiin tarkemmin ja saat kokonaiskuvan, mitä suunnitelmallinen tiedonhallinta pitää sisällään.

Lue suunnitelmallisen tiedonhallinnan vaiheista ja eduista
Johda tiedolla header

Tiedon digitointi

Tiedon digitointi

Edut:


  • Paperisen dokumentaation vähentyessä fyysinen tilantarve pienenee. Tämä mahdollistaa pienemmät tilat ja alhaisemmat kustannukset.
  • Tieto on nopeasti ja helposti löydettävissä ja saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta.
  • Liiketoiminnan tietoturva paranee, koska digitaalinen tieto voidaan suojata tehokkaammin kuin paperinen tieto. Käyttöoikeuksien hallinnan myötä tieto on vain määriteltyjen henkilöiden saatavilla.
  • Tiedon säilyvyys on helpompi varmistaa ja riskitilanteet pystytään ennakoimaan paremmin. Digitaalinen tieto voidaan varmistaa useampaan paikkaan, jolloin tieto on turvattu esimerkiksi tulipalon sattuessa.

Varmista tietosi ja niiden käytettävyys

Tehokkaalla tiedonhallinnalla varmistat organisaation toiminnalle tärkeiden tietojen löydettävyyden, talteenoton, jaettavuuden ja käytettävyyden, hallittavuuden ja säilymisen. Tutustu tiedonhallinnan monipuolisiin ratkaisuihin, jotka helpottavat organisaatiosi tiedon käsittelyä.
 

Ota yhteyttä

Ota yhteyttä

Yhteydenottotapa:

Huomaathan, että keräämme henkilötietojasi lähettäessäsi tämän lomakkeen. Konica Minolta Business Solutions Finland Oy käsittelee antamiasi tietoja tietosuojakäytäntömme mukaisesti.

Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia