Tiedon digitointi –ratkaisun avulla paperiset asiakirjat ja dokumentit muutetaan sähköiseen muotoon. Samalla näistä poimitaan liiketoiminnan sekä tiedon löydettävyyden ja käytettävyyden kannalta hyödylliset ja tärkeät tiedot. Esimerkiksi sopimuksista ja yhteystietolomakkeista pystytään poimimaan asiakastietoja, jotka voidaan viedä toisiin järjestelmiin. Kaikkia valittuja tietoja voidaan käyttää metadatana sekä yhdistää dokumentaatiot haluttuun asiayhteyteen.
Tiedon digitoinnissa asiakas saa joustavan tiedonhallintajärjestelmän, johon digitoitu tieto tuodaan suunnitellusti hallittavaksi. Suunnittelemme yhdessä asiakkaiden kanssa, mikä tieto on olennaista poimia metatiedoksi. Tämän jälkeen määritetään, mitä työkaluja tarvitaan dokumentaation siirtämiseksi sähköiseen muotoon. Kaiken suunnitelman perustana on liiketoiminnan kannalta tärkeän tiedon talteenotto.
Tiedon digitoinnissa dokumentaation käsittelyä pystytään ohjaamaan tiedonhallintajärjestelmän työnkulkujen avulla. Järjestelmä tunnistaa automaattisesti määrittelemämme dokumenttiluokat, esimerkiksi sopimukset ja projektidokumentit ja poimii näistä määritellyt metadatat. Tämän lisäksi voidaan luoda joko metatietoihin perustuen tai manuaalisesti automaattiset työnkulut erikseen kullekin dokumenttiluokalle. Työnkulkujen avulla esimerkiksi sopimuksiin tai laatudokumentaatioon liittyvät määräaikaistehtävät voidaan vastuuttaa automaattisesti oikeaan aikaan.