Tiedonhallinta

Johda tiedolla – varmista organisaation liiketoimintaan tarvittavan tiedon käytettävyys

Suunnitelmallisella tiedonhallinnalla tehokasta liiketoimintaa


Tiedon ja tietovarastojen määrä lisääntyy jatkuvasti ja kokonaisvaltaisen tiedonhallinnan merkitys kasvaa. Suunnitelmallisella tiedonhallinnalla varmistetaan, että kaikki yrityksen tärkeä tieto on käytettävissä liiketoiminnassa ajasta ja paikasta riippumatta. Lisäksi kiristyvä sääntely, EU:n tietosuoja-asetus (GDPR, General Data Protection Regulation), lait ja standardit asettavat tiedonhallinnalle omat vaatimukset, jotka yritysten tulee huomioida toiminnassaan.

   Tiedolla johtaminen on mahdollista tehokkaalla tiedon elinkaaren
   hallinnalla


 

Tiedonhallinta on jatkuva prosessi, jossa huolehditaan tiedon elinkaaren hallinnasta. Yrityksessä olevan tiedon pitää olla löydettävissä, talteen otettavissa, jaettavissa ja käsiteltävissä, hallittavissa ja säilytettävissä. Tiedon määrän kasvaessa yritysten pitää huolehtia jatkuvasti tiedon ajantasaisuudesta, eheydestä ja saatavuudesta.


Kun tietoa hallitaan yrityksessä sovitun mukaisesti, pystytään jokaisessa toiminnassa ja päätöksenteossa käyttämään hyödyksi olemassa olevaa tietoa. Tiedon oikeanlaisella hallinnalla yritys pystyy varmistamaan kilpailukyvyn säilyvyyden ja paranemisen.

Blogi: Sähköinen toimintajärjestelmä tukee yrityksen kasvua

Sähköinen toimintajärjestelmä tarjoaa yritykselle työkalun, joka tukee kasvuun ja kannattavuuteen liittyvien tavoitteiden saavuttamista.

Näin hyödynnät sähköistä toimintajärjestelmää monipuolisesti
teknologiakuva

Tiedonhallinnan vaiheet


1. Löydettävyys:  

Tuloksekas tiedonhallinta alkaa siitä, että yrityksessä oleva tieto löydetään ja valitaan säilytettävä data. Digitaalisessa muodossa olevaa tietoa on usein monissa eri tietovarastoissa eri tiedostomuodoissa, jolloin tarvitaan tehokas työkalu, jonka avulla kaikki olemassa oleva tieto löydetään.  Organisaatiossa päätetään, mitä tietoa halutaan säilyttää ja millä rakenteella se halutaan talteen ottaa ja säilyttää. Talteen otettavan tiedon tulee olla ajantasaista ja eheää, ja sen seulonta on ensimmäisessä tiedonhallinnan vaiheessa tärkeää.

Lue lisää, miten löydät tietosi helposti ja tehokkaasti

2. Talteenotto:  

Tiedon talteenottovaiheessa huomioidaan myös olemassa oleva paperidokumentaatio ja sen  oikeanlainen talteenotto ja mahdollinen digitointi. Talteenotossa mietimme ja ratkaisemme asiakkaan kanssa yhdessä, miten tieto jatkossa löydetään, käsitellään ja säilötään. Tiedonhallinnan rakenteeseen vaikuttaa, millaista metadataa halutaan ottaa talteen ja millaiseen asiayhteyteen tieto halutaan liittää. Oikeanlaisella talteenotolla varmistetaan, että eri muodossa oleva tieto (sähköpostit, tiedostot ja mediat) ovat tallessa yhdessä paikassa ja liitettynä oikeaan asiayhteyteen. Näin tieto on jatkossa helposti löydettävissä ja käytettävissä.  

3. Jaettavuus & käsittely: 

Kun valittu tieto on saatu hallintaan, yritysten pitää pystyä käsittelemään ja jakamaan sitä tarvittavien yhteistyötahojen kanssa. Tiedon käsiteltävyyteen vaikuttaa muun muassa käyttöoikeudet ja versionhallinta. Versiohallinnan avulla organisaatiolla on aina käytettävissä tuorein tieto ja tarvittaessa myös aikaisemmat versiot sekä muutostieto. Käyttöoikeuksilla varmistetaan, että oikeilla henkilöillä on pääsy vain tarvittaviin tietoihin eikä arkaluonteisia tietoja päädy vääriin käsiin. Näin yritys huolehtii oikeanlaisesta tietoturvasta.
Lisäksi joustava tiedonhallinta tarjoaa mahdollisuuden käsitellä ja muokata jaettua dokumenttia yhtäaikaisesti useamman henkilön toimesta. Parhaimmillaan henkilöt näkevät reaaliajassa toistensa tekemät muutokset dokumentissa.

4. Hallittavuus: 

Organisaation kannalta tärkeä tieto on nyt tallessa ja löydettävissä. Tiedon hallittavuus tehostuu aina tiedon luomisesta sen turvalliseen hävittämiseen automatisoimalla prosessit työnkulkujen avulla.  
Eri dokumentit ja asiakirjat vaativat lakien, säädösten ja organisaation sisäisen politiikan mukaisen käsittelyn ja hallinnan, joka voidaan varmistaa automatisoiduilla työnkuluilla. Näitä ovat esimerkiksi:

  • automaattiset muistutukset sopimusten määräpäivistä  
  • dokumenttien sähköiset allekirjoitukset 
  • asiakirjojen tarkastusten automaattiset määräaikaismuistutukset 
  • työvaiheiden siirto työntekijältä toiselle 
  • tiedon hyväksymisprosessin automatisointi ja hyväksyntäkierrokset  


Tiedon hallittavuuteen liittyy myös käyttöoikeuksien hallinta. Asiakirjojen elinkaaren eri vaiheissa käyttöoikeudet vaihtelevat. Esimerkiksi asiakirjan luonnosteluvaiheessa siihen pääsee käsiksi vain sitä työstävät henkilöt ja julkaisun jälkeen koko organisaatio.

5. Säilyvyyden varmistaminen: 

Tiedon säilyvyydessä pitää huomioida olemassa olevat lait, säädökset ja organisaation sisäisen politiikan mukaiset ohjeistukset, jotka määrittävät kauanko mitäkin tietoa saa tai pitää säilyttää. Tehokas tiedonhallintaratkaisu huolehtii määräajoista ja ilmoittaa, milloin tiedot vanhenevat tai jokin tieto pitää poistaa. Säilyvyyden kannalta on tärkeää huolehtia myös varmuuskopioinneista (backup) sekä tiedon palauttamisesta, jotka suunnitellaan ja toteutetaan asiakkaan tarpeiden mukaan.

Käyttöoikeuksien hallinta on tiedon säilyvyyden kannalta tärkeässä roolissa. Käyttöoikeuksien avulla varmistetaan, että vain oikeutetuilla henkilöillä on oikeus poistaa tietoja lopullisesti. Oikeanlaiseen käyttöoikeuksien hallintaan kuuluu käyttäjien ajantasaisuuden varmistaminen.


Tehokas tiedonhallinta vaatii suunnitelmallista tiedon elinkaaren hallintaa, joka on jatkuva prosessi. Tiedon elinkaaren hallinnassa huolehditaan tiedon ja tietovarastojen jatkuvasta ylläpitämisestä.


Tiedonhallinnan Facts&Figures

Tutustu tiedonhallinnan trendeihin - olemme koonneet ne kätevästi yhteen.

Lataa Facts&Figures
tiedonhallinta Facts&Figures
 

Toimiva tiedonhallinta tarjoaa paljon etuja

 
  • Ajansäästö
    • tiedon etsimiseen ja löytämiseen menee vähemmän aikaa
    • tietoa ei tarvitse luoda uudelleen, kun olemassa oleva tieto on löydettävissä
    • tiedon käsittelyyn liittyviä työvaiheita voidaan automatisoida
    • tieto on nopeammin koostettavissa
  • Olemassa oleva tieto on saatavilla ajantasaisena ja eheänä. Näin liiketoimintapäätökset voidaan perustaa relevanttiin dataan.
  • Tapahtumalokeista (audit trail) voidaan todentaa alkuperäiset tapahtumat, tekijät ja tapahtuma-aika
  • Riskienhallinta paranee
    • oikeanlaisilla ratkaisuilla vastataan tiukentuvaan sääntelyyn
    • varmistetaan organisaation sisäisten tiedon käsittelyyn liittyvien prosessien noudattaminen
    • suojaudutaan tietoturvauhilta

 

Ratkaisut tehokkaaseen tiedonhallintaan

Tiedonmäärä organisaatioissa kasvaa jatkuvasti ja sen hallittavuus voi tuntua haasteelliselta. Tehokas tiedonhallinta varmistaa, että yrityksellä on kaikki liiketoimintaan tarvittava tieto käytettävissä. Tutustu tiedonhallinnan ratkaisuihin ja mahdollista tiedon helppo käytettävyys.
 

Asiakasreferenssit - tutustu toteuttamiimme asiakasratkaisuihin

Coreplast Laitila Oy

Coreplast Laitilan selkeä ja hallittu laadunhallintajärjestelmä varmistaa ja tehostaa toimintaa.

Tutustu asiakasreferenssiin
CoreplastLaitila sisäkuva

Pohjois-Suomen Koulutuskeskussäätiö

Sopimushallinta automaattiseksi ja ajantasalle

Tutustu asiakasreferenssiin
PSK header

Gronlund Palvelut Oy

Konica Minolta toimitti Gronlund Palvelut Oy:n verkkolevyihin kohdistetun nopean ja tehokkaan dokoni FIND -hakupalveluratkaisun

Tutustu asiakasreferenssiin
Gronlund palvelut

Muut IT-palvelumme:

ryhmä istuu kokoushuoneessa

IT-hallintapalvelut

Tehokas IT-infrastruktuuri varmistaa yrityksen liiketoiminnan häiriöttömän toiminnan ja nopean toipumisen häiriötilanteissa

Tehokas ja tietoturvallinen IT-infrastruktuuri varmistaa yrityksen liiketoiminnan häiriöttömän toiminnan ja nopean reagoinnin poikkeamiin. Yhtenäinen IT-ympäristö ja skaalautuvat IT-ratkaisut tekevät työympäristöstä helposti hallittavan ja työnteosta joustavaa. IT-ympäristön huolellinen suunnittelu ja toteuttaminen mahdollistavat tuottavan liiketoiminnan ja lisäävät tietoturvaa.

Workplace Hub

IT-palvelualusta, joka yhdistää eri IT-ratkaisut

Workplace Hub on IT-työntekijä. Käytännössä se on IT-palvelualusta, joka yhdistää yrityksen eri IT-ratkaisut. Workplace Hub auttaa suomalaisia pieniä ja keskisuuria yrityksiä hallinnoimaan heidän päivittäisiä IT-haasteitaan. Kaikki tulostamisesta tietosi varmistamiseen ja tietoturvaan. Tervehdi uutta IT-osaajaasi, sano hyvästit kalliille ja monimutkaiselle IT:lle!

työntekijäryhmä työskentelee toimistossa ja taustalla on WorkplaceHub

Ota yhteyttä

Ota yhteyttä

Ota yhteyttä

Yhteydenottotapa:

Huomaathan, että keräämme henkilötietojasi lähettäessäsi tämän lomakkeen. Konica Minolta Business Solutions Finland Oy käsittelee antamiasi tietoja tietosuojakäytäntömme mukaisesti.

Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia