Tiedonhallinta

Johda tiedolla – varmista organisaation liiketoimintaan tarvittavan tiedon käytettävyys

Suunnitelmallisella tiedonhallinnalla tehokasta liiketoimintaa


Tiedon ja tietovarastojen määrä lisääntyy jatkuvasti ja kokonaisvaltaisen tiedonhallinnan merkitys kasvaa. Suunnitelmallisella tiedonhallinnalla varmistetaan, että kaikki yrityksen tärkeä tieto on käytettävissä liiketoiminnassa ajasta ja paikasta riippumatta. Lisäksi kiristyvä sääntely, EU:n tietosuoja-asetus (GDPR, General Data Protection Regulation), lait ja standardit asettavat tiedonhallinnalle omat vaatimukset, jotka yritysten tulee huomioida toiminnassaan.

Tiedolla johtaminen on mahdollista tehokkaalla tiedon elinkaaren hallinnalla


 

Tiedonhallinta on jatkuva prosessi, jossa huolehditaan tiedon elinkaaren hallinnasta. Yrityksessä olevan tiedon pitää olla löydettävissä, talteen otettavissa, jaettavissa ja käsiteltävissä, hallittavissa ja säilytettävissä. Tiedon määrän kasvaessa yritysten pitää huolehtia jatkuvasti tiedon ajantasaisuudesta, eheydestä ja saatavuudesta.

 

 

Kun tietoa hallitaan yrityksessä sovitun mukaisesti, pystytään jokaisessa toiminnassa ja päätöksenteossa käyttämään hyödyksi olemassa olevaa tietoa. Tiedon oikeanlaisella hallinnalla yritys pystyy varmistamaan kilpailukyvyn säilyvyyden ja paranemisen.

Tiedonhallinnan esite

Älykäs tiedonhallinta on suunniteltua tiedon käsittelyä ja kulkua. Se tukee tiedon elinkaaren hallintaa yrityksen prosesseissa yhdistämällä tiedonhallinnan parhaat menetelmät ja työkalut. Älykäs tiedonhallinta mahdollistaa tiedolla johtamisen.

Lataa esite
tiedonhallinta_esite_thumbnail

Tiedonhallinnan vaiheet

 

Löydettävyys  


Tuloksekas tiedonhallinta alkaa olemassa olevan tiedon löytämisellä. Olennaista tiedon löydettävyyden varmistamisessa on päättää, mikä tieto organisaatiolle on arvokasta. Organisaatio määrittää tämän jälkeen, millä rakenteella tieto halutaan talteen ottaa ja säilyttää. Talteen otettavan tiedon tulee olla ajantasaista ja eheää, ja sen seulonta on ensimmäisessä tiedonhallinnan vaiheessa tärkeää. Toisin sanoen – ennen talteenottoa eri versiot järjestetään aikajärjestykseen, koska samasta tiedosta on monesti useita eri versioita.  

 
Digitaalisessa muodossa olevaa tietoa on usein monissa eri tietovarastoissa useissa tiedostomuodoissa, minkä vuoksi liiketoiminnan kannalta arvokkaan tiedon löytäminen voi olla haastavaa ja aikaa vievää. Tämän vuoksi organisaatioissa on myös paljon tärkeää tietoa hukassa. Yhtä lailla paperisten asiakirjojen löydettävyys aiheuttaa monesti haasteita. Teknologia voi kuitenkin auttaa sähköisessä muodossa olevan, toiminnan kannalta merkityksellisen tiedon löytämisessä ja koostamisessa.  

 

Vinkit helppoon tiedon löydettävyyteen:  

  • Määritä, mikä olemassa olevasta tiedosta on organisaatiolle tärkeää  

  • Muuta paperiset organisaatiolle tärkeät dokumentit sähköiseen muotoon 

  • Lajittele ja validoi sähköisessä muodossa oleva tieto 

 

Näin olemassa oleva sähköinen tieto saadaan löydettävään muotoon.  

 
Lue lisää, miten löydät tietosi helposti ja tehokkaasti 
 
 

Talteenotto   


Tiedon talteenotto -vaiheessa otetaan talteen olemassa oleva, liiketoiminnan kannalta arvokas data. Tässä huomioidaan niin relevantti paperidokumentaatio kuin sähköisessä muodossa oleva jäsentelemätön data. Suunnittelussa on olennaista määrittää, miten tieto halutaan jatkossa löytää ja miten tietoa tullaan käsittelemään. Nämä vaikuttavat siihen, miten tieto kannattaa organisoida.  

  

Tiedon jatkokäsittelyn vuoksi talteenoton yhteydessä päätetään, millaista metadataa pitää ottaa talteen ja millaiseen asiayhteyteen tieto halutaan liittää. Talteenottoon tarvittavia metatietoja valittaessa tulee tunnistaa ne asiakokonaisuudet, joiden ympärillä organisaation tekeminen pyörii, esimerkiksi asiakkaat, toimittajat, tuotteet, projektit ja prosessit. Lisäksi on olennaista tunnistaa keskeisimmät tiedonkäsittelyprosessit, niiden vaiheet ja näissä vaiheissa tarvittavat keskeiset tiedot. Esimerkiksi ostosopimusten elinkaarenhallinnan kannalta olennaisia tietoja ovat toimittajan lisäksi muun muassa sopimuksen alkamispäivä, varsinaisen sopimuskauden pituus sekä irtisanomisehto. Oikeanlaisella talteenotolla varmistetaan, että eri muodossa oleva tieto (sähköpostit, tiedostot ja mediat) on liitettynä oikeisiin asiayhteyksiin ja näin myös helposti hyödynnettävissä. 

  

Tiedon talteenotto ja löydettävyys kulkevat vahvasti käsikädessä. Lue blogistamme, miten voit löytää tietoa, jota et tiennyt voivasi edes etsiä. 
 

 

Jaettavuus & käsittely 


Olemassa olevan tiedon lisäksi organisaatiot tuottavat ja vastaanottavat jatkuvasti uutta tietoa. Tämän vuoksi tiedon käsittelyä ja jaettavuutta kehitettäessä keskitytään varmistamaan toiminnan kannalta arvokkaan tiedon elinkaari: aina tiedon luomisesta sen turvalliseen hävittämiseen. 

  

Yksi tapa lähestyä tiedon käsittelyn ja jaettavuuden kehittämistä on tarkastella organisaation kokonaisarkkitehtuuria. Yksinkertaistettuna tämä tarkoittaa, että luodaan ymmärrys organisaation liiketoiminta-, tietojärjestelmä-, teknologia- ja tietoarkkitehtuureista ja niiden keskinäisestä yhteensopivuudesta. Kokonaisarkkitehtuuriin syventyminen auttaa havaitsemaan mahdolliset ongelmakohdat, joita poistamalla tekemisestä tulee sujuvampaa.  

  

Tiedon jaettavuudessa ja käsittelyssä kiinnitetään huomiota muun muassa käyttöoikeuksiin, versionhallintaan sekä päivittäistä tietojen käsittelyä ohjaaviin työnkulkuihin. Lisäksi tiedon elinkaaren hallitsemisessa hyödynnetään usein työnkulkuja ohjaamaan ja automatisoimaan tiedon käsittelyyn liittyviä prosesseja.  

  

Tiedon elinkaaren eri vaiheissa käyttöoikeudet vaihtelevat. Esimerkiksi asiakirjan luonnosteluvaiheessa siihen pääsee käsiksi vain sitä työstävät henkilöt ja julkaisun jälkeen koko organisaatio. Käyttöoikeuksilla varmistetaan, että oikeilla henkilöillä on pääsy vain tarvittaviin tietoihin eikä arkaluonteisia tietoja päädy vääriin käsiin. Näin yritys pystyy varmistamaan tietoturvan ja työntekijöiden pääsyn heille tärkeisiin tietoihin. Versionhallinnan avulla organisaatiolla on aina käytettävissä tuorein tieto sekä tarvittaessa myös aikaisemmat versiot ja muutoshistoria.  

 
Lisääntynyt etätyöskentely ja työntekijöiden liikkuvuus asettavat omat vaatimuksensa tiedon jaettavuudelle ja käsittelylle. Talteenotettua, liiketoiminnan kannalta arvokasta tietoa täytyy pystyä jakamaan tehokkaasti sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille ajasta ja paikasta riippumatta. Samaan aikaan täytyy huolehtia myös siitä, että jaettava tieto on käytettävissä päätelaiteriippumattomasti.  

  

Tänä päivänä on myös olennaista pystyä työstämään dokumentteja ja sisältöjä yhtäaikaisesti useamman henkilön toimesta. Parhaimmillaan henkilöt näkevät reaaliajassa toistensa tekemät muutokset dokumentissa. Tämä tuo työhön lisää tehokkuutta ja joustavuutta.  

  

Tärkeää on myös miettiä, miten erilaiset hyväksyntäkierrot ja vaikkapa dokumenttien allekirjoitus hoidetaan, kun henkilökohtainen kanssakäyminen on vähentynyt merkittävästi. Muuttuneessa maailmassa digitaalisten työnkulkujen ja sähköisen allekirjoituksen hyödyntäminen auttavat tekemään työnteosta sujuvaa.  

 

Tiedon jaettavuuteen ja käsittelyyn saadaan helppoutta ja sujuvuutta automatisoiduilla työnkuluilla, joita ovat esimerkiksi:  

  • automaattiset muistutukset sopimusten määräpäivistä   

  • dokumenttien sähköiset allekirjoitukset  

  • asiakirjojen tarkastusten automaattiset määräaikaismuistutukset  

  • työvaiheiden siirto työntekijältä toiselle  

  • tiedon hyväksymisprosessin automatisointi ja hyväksyntäkierrokset   


 

Hallittavuus 


Organisaation kannalta tärkeä tieto on nyt tallessa ja löydettävissä sekä sen käsittelyn ja jakamisen käytänteet on mietitty kuntoon tiedon elinkaaren varmistamiseksi. Organisaatio on miettinyt, miten tietoa käsitellään ja luonut toimintamallit, joiden kautta tieto saadaan liitettyä asiayhteyteensä.  

  

Miten organisaatiossa käsiteltävästä tiedosta sitten saadaan jalostettua viisautta päätöksenteon ja suunnittelun tueksi? Siihen auttaa, kun lähdetään kehittämään tiedon hallittavuutta. Käytännössä tämä tarkoittaa, että jäsenneltyä tietoa ja metatietojen avulla jäsenneltyyn muotoon tuotua jäsentelemätöntä tietoa yhdistellään ja tulkitaan käytännön ongelmien ratkaisemiseksi. Esimerkiksi asiakkuudenhallintajärjestelmästä saatavaa myyntihankkeisiin liittyvää historiatietoa yhdistetään dokumentinhallintajärjestelmästä saatavaan tietoon, ja näin todellisuuteen pohjautuvaa tietoa voidaan käyttää vaikka myynnin toimenpiteiden suunnitteluun.  

 

Edellisissä tiedonhallinnan vaiheissa tehty kova työ maksaa nyt itsensä takaisin. Niin yksittäinen työntekijä, tiimit kuin organisaation johtokin pystyy käyttämään tarvitsemaansa tärkeää tietoa kaikessa työssään - arjessa, suunnittelussa ja toteutuksessa.  

 

Säilyvyyden varmistaminen 


Tehokas tiedonhallinta vaatii suunnitelmallista tiedon elinkaaren hallintaa, joka on jatkuva prosessi. Tiedon elinkaaren hallinnassa huolehditaan tiedon ja tietovarastojen jatkuvasta ylläpitämisestä. 

Tiedon säilyvyydestä huolehdittaessa on huomioitava olemassa olevat lait, säädökset ja organisaation sisäisen politiikan mukaiset ohjeistukset, jotka määrittävät kauanko mitäkin tietoa saa tai pitää säilyttää. Suunnitelmalliseen tiedonhallintaan kuuluu myös tiedon säilyttämiseen liittyvistä määräajoista huolehtiminen osana tiedon elinkaaren hallintaa. Näiden määräaikojen muistamiseen ja niihin liittyvien tehtävien vastuuttamiseen kannattaa hyödyntää sähköisiä työnkulkuja. Näin varmistutaan siitä, että vanhenevat tiedot tulevat poistettua ajallaan vaatimustenmukaisesti.  

Säilyvyyden kannalta on tärkeää huolehtia myös asianmukaisista varmuuskopioinneista (backup) sekä tiedon palauttamisesta. Näin varmistetaan, että toiminnan kannalta kriittinen tieto on käytettävissä myös poikkeustilanteissa, kuten tietoturvahyökkäyksen tai tietokannan korruptoitumisen jälkeen. 
 
Käyttöoikeuksien hallinta on tiedon säilyvyyden kannalta tärkeässä roolissa. Käyttöoikeuksien avulla varmistetaan, että vain oikeutetuilla henkilöillä on oikeus poistaa tietoja lopullisesti. Oikeanlaiseen käyttöoikeuksien hallintaan kuuluu käyttäjien ajantasaisuuden varmistaminen. 

 

Tiedonhallinnan Facts&Figures

Tutustu tiedonhallinnan trendeihin - olemme koonneet ne kätevästi yhteen.

Lataa Facts&Figures
tiedonhallinta Facts&Figures

100 tajunnan räjäyttävää faktaa tiedonhallinnasta

Tiesitkö, että työntekijät käyttävät keskimäärin 50% ajastaan asiakirjojen luomiseen ja valmisteluun? Tai että he viettävät keskimäärin 18 minuuttia asiakirjan etsimiseen? Lue lisää mielenkiintoisia faktoja tiedonhallintaan liittyen M-filesin eBookista.

Lataa esite
 

Toimiva tiedonhallinta tarjoaa paljon etuja

 
  • Ajansäästö
    • tiedon etsimiseen ja löytämiseen menee vähemmän aikaa
    • tietoa ei tarvitse luoda uudelleen, kun olemassa oleva tieto on löydettävissä
    • tiedon käsittelyyn liittyviä työvaiheita voidaan automatisoida
    • tieto on nopeammin koostettavissa
  • Olemassa oleva tieto on saatavilla ajantasaisena ja eheänä. Näin liiketoimintapäätökset voidaan perustaa relevanttiin dataan.
  • Tapahtumalokeista (audit trail) voidaan todentaa alkuperäiset tapahtumat, tekijät ja tapahtuma-aika
  • Riskienhallinta paranee
    • oikeanlaisilla ratkaisuilla vastataan tiukentuvaan sääntelyyn
    • varmistetaan organisaation sisäisten tiedon käsittelyyn liittyvien prosessien noudattaminen
    • suojaudutaan tietoturvauhilta

 



Ratkaisut tehokkaaseen tiedonhallintaan

Tiedonmäärä organisaatioissa kasvaa jatkuvasti ja sen hallittavuus voi tuntua haasteelliselta. Tehokas tiedonhallinta varmistaa, että yrityksellä on kaikki liiketoimintaan tarvittava tieto käytettävissä. Tutustu tiedonhallinnan ratkaisuihin ja mahdollista tiedon helppo käytettävyys.
 

Asiakasreferenssit - tutustu toteuttamiimme asiakasratkaisuihin


 

Coreplast Laitila Oy

Coreplast Laitilan selkeä ja hallittu laadunhallintajärjestelmä varmistaa ja tehostaa toimintaa.

Tutustu asiakasreferenssiin
CoreplastLaitila sisäkuva

Pohjois-Suomen Koulutuskeskussäätiö

Sopimushallinta automaattiseksi ja ajantasalle

Tutustu asiakasreferenssiin
PSK header

Gronlund Palvelut Oy

Konica Minolta toimitti Gronlund Palvelut Oy:n verkkolevyihin kohdistetun nopean ja tehokkaan dokoni FIND -hakupalveluratkaisun

Tutustu asiakasreferenssiin
Gronlund palvelut

Sharkmed Oy

Konica Minoltan toimittama laadunhallintajärjestelmä tukee liiketoimintaa ja laatujohtamista.

Tutustu asiakasreferenssiin
Sharkmed Header

Kai Oksanen Ky

Konica Minolta toimitti vaatimusten mukaisen toiminnan todentamisen ja sopimushallinnan yhdellä tiedonhallintaratkaisulla. 

Tutustu asiakasreferenssiin
Kai Oksanen header

Muut IT-palvelumme:


 
ryhmä istuu kokoushuoneessa

IT-hallintapalvelut

IT-hallintapalvelut

Tehokas IT-infrastruktuuri varmistaa yrityksen liiketoiminnan häiriöttömän toiminnan ja nopean toipumisen häiriötilanteissa

Tehokas ja tietoturvallinen IT-infrastruktuuri varmistaa yrityksen liiketoiminnan häiriöttömän toiminnan ja nopean reagoinnin poikkeamiin. Yhtenäinen IT-ympäristö ja skaalautuvat IT-ratkaisut tekevät työympäristöstä helposti hallittavan ja työnteosta joustavaa. IT-ympäristön huolellinen suunnittelu ja toteuttaminen mahdollistavat tuottavan liiketoiminnan ja lisäävät tietoturvaa.

Workplace Hub

Workplace Hub: yhdistää IT-järjestelmät

IT-palvelualusta, joka yhdistää eri IT-ratkaisut

Workplace Hub on IT-työntekijä. Käytännössä se on IT-palvelualusta, joka yhdistää yrityksen eri IT-ratkaisut. Workplace Hub auttaa suomalaisia pieniä ja keskisuuria yrityksiä hallinnoimaan heidän päivittäisiä IT-haasteitaan. Kaikki tulostamisesta tietosi varmistamiseen ja tietoturvaan. Tervehdi uutta IT-osaajaasi, sano hyvästit kalliille ja monimutkaiselle IT:lle!

Ota yhteyttä

Ota yhteyttä

Ota yhteyttä

Konica Minolta saa kommunikoida minulle sähköpostitse:*
Huomaathan, että keräämme henkilötietojasi lähettäessäsi tämän lomakkeen. Konica Minolta Business Solutions Finland Oy käsittelee antamiasi tietoja tietosuojakäytäntömme mukaisesti.

Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia

Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings  

Konica Minoltan webinaarit

Osallistumalla webinaareihimme kerrytät vaivattomasti omaa tietotaitoasi ja opit uutta sekä päivität alan kehitykseen liittyviä tietoja työpäiväsi lomassa. Kaikki webinaarimme ovat ilmaisia ja voit katsoa ne myös jälkitallenteina. Tervetuloa linjoille!
Lue lisää ja ilmoittaudu
Ilmoittaudu mukaan webinaareihimme - johda tiedolla turvallisessa työympäristössä!