Kotisivu Uutishuone Blogi: Ammatillisen koulutuksen tietovarastot ja raportointi

Tietovarastojen avulla automatisoidut ja visualisoidut raportit opintojen kehittymisen seurantaan

| 4 marraskuuta 2024

Ammatillisessa koulutuksessa tärkeä osa opettajien työtä on reaaliaikainen oppilaiden opintojen kehittymisen seuranta. Opintojen seurantaan tarvitaan erilaisia raportteja, jotka kuitenkin ovat usein puutteellisia tai niiden koostaminen eri järjestelmistä vie paljon aikaa. Raportointi on mahdollista automatisoida, joka tuo paljon hyötyjä arkeen.



Haasteena aikaa vievät, erilaiset ja vertailukelvottomat vanhentuneet raportit

Ammatillisessa koulutuksessa opettajien vastuulla on seurata opiskelijoiden opintojen kehittymistä tiettyjen mittareiden mukaan, muun muassa opinnoista suoriutuminen aikataulun ja vaatimusten mukaisesti sekä poissaolot. Useimmiten opettajat työstävät opintojen seurantaraportit manuaalisesti keräämällä siihen tarvittavat tiedot useista eri tietolähteistä. Tämä työ toistuu opettajilla säännöllisesti ja raportin tekeminen alkaa aina alusta. Eri opettajien kerätessä tiedot itse eri paikoista, eivät data ja raportit ole yhdenmukaisia, ajantasaisia eivätkä vertailukelpoisia keskenään. Oikeanlaisella osaamisella ja työkaluilla raportointi voidaan automatisoida.

 

Tietovarastojen ja Power BI:n avulla automatisoidut ajantasaiset raportit

Jotta raportit luonti saadaan automatisoitua, tarvitaan helppo pääsy haluttuun ja valittuun dataan. Siihen rakennetaan avuksi tietovarasto, johon eri tietolähteissä oleva data tuodaan. Tietovaraston rakentaminen halutaan useimmiten ulkoistaa, sillä se vaatii syvemmän osaamisen, aiempaa kokemusta ja aikaa, jotta tiedon haku saadaan automatisoitua parhaan käytänteen mukaan.

Microsoftin Power BI -raportointityökalulla data visualisoidaan raporttiin helposti ymmärrettävään muotoon. Raportti on dynaaminen, jossa data vaihtuu käyttäjän ja tilanteen mukaan. Se on myös interaktiivinen: käyttäjä voi suoraan raportilta käyttää erilaisia suodattimia ja nähdä siten esimerkiksi ryhmä-, opiskelija- ja suuntautumisalakohtaista tietoa.  

Raportissa on kaikki opettajien tarvitsema tieto ajantasaisena, helposti ja nopeasti aina saatavilla sekä vertailukelpoisena. Raportit voidaan julkaista opettajien käyttöön juuri siellä, minne he sen haluavat, esimerkiksi SharePointiin tai Teamsiin. Näin varmistetaan raporttien helppo saatavuus ja tehokas käytettävyys, ja että opettajat voivat käyttää aikansa raporttien luomisen sijaan merkityksellisempiin tehtäviin.

 

Onnistuneen projektin kolme kulmakiveä

1. Luo ymmärrys tavoitteista ja omasta osaamisesta

Ensimmäiseksi on tärkeää luoda ymmärrys nykytilanteesta ja määrittää mihin halutaan päästä. Tässä vaiheessa teidän on hyvä listata ongelmakohdat, joihin halutaan vastaukset.

On myös tärkeää pohtia, mitä voidaan tai on järkevää tehdä itse ja mihin on järkevämpää hankkia kumppani. Oppilaitoksen henkilöstöllä voi olla itsellään Power BI -osaamista eikä kompastuskivenä ole sen lisääminen. Tällaisessa raportoinnin automatisointiprojektissa Power BI -kehittäjän on hyvä olla lähellä käyttäjiä ja ymmärtää heidän arkeansa, jotta heille tärkeät datapisteet voidaan tuoda käytettäväksi. Tässä kohtaa voidaan havaita, että on alueita, jotka halutaan tehdä itse, mutta jossa omaa osaamista ja tietämystä pitää kehittää ulkopuolisen kumppanin avulla.

 

2. Kehitä osaamista ja löydä teille sopiva kumppani

Jokainen organisaatio ja projekti ovat erilaisia. Sen vuoksi on tärkeää löytää ja valita kumppani, joka ymmärtää ja haluaa toimia teidän organisaation tilanteen ja toimintatavan mukaan. Kumppani, joka auttaa ymmärtämään, miten projekti kannattaa toteuttaa tavoitetilanteenne huomioiden.

Saumattomalla kumppanuudella ja yhteistyöllä saadaan kasvatettua teidän oman henkilöstönne osaamista ja sitoutumista projektiin sekä päästään nopeammin asetettuihin tavoitteisiin. Kun loppukäyttäjien tarpeiden ymmärtäjät ja tietovaraston rakentajat työskentelevät yhdessä, on se samalla hyödyllinen oppipolku teille. Projektin aikana kumppani sparraa ja kouluttaa työntekijöitänne, joka auttaa teitä projektin jälkeisessä kehitystyössä.

Oikeanlainen kumppani ymmärtää teidän tilanteenne, rakentaa teille sopivan toimintamallin ja toimii henkilöstönne tukena ja osaamisenne kehittäjänä koko projektin ajan.

3. Luo toimintamalli tiedolla johtamiseen

Organisaatiollanne on kannattavaa olla jonkinlainen tapa tai menetelmä tiedolla johtamisen kehittämiseen. Agile-malli on yksi toimivaksi havaittu menetelmä, jossa isot projektit toteutetaan osissa ja ne otetaan arkikäyttöön pala kerrallaan. Näin kokonaisuus saadaan helpommin hallittavaksi ja kehityskohteet nopeammin korjattua ja toteutettua. Henkilöstönne osaamisen ja ymmärryksen lisääntyessä projektin myötä, on helpompi tuoda edellisen osa-alueen opit ja hyödyt seuraaviin vaiheisiin.

Tietotyön automatisoinnissa on kyse koko ajan kehittyvistä työskentelytavoista ja työympäristöstä. Mitä enemmän osataan ottaa oikeita asioita huomioon sitä helpompaa on ryhtyä seuraaviin kehitysprojekteihin ja saattaa ne onnistuneesti maaliin. Jatkossa liiketoimintapäätösten tekeminen on helpompaa ja perustuu todelliseen dataan, kun liiketoiminnalle tärkeät tiedot saadaan ymmärrettävään muotoon.

Ketterän raportoinnin hyödyt opettajille ja oppilaille

Reaaliaikainen raportointi hyödyntää sekä oppilaitosta, opettajia että oppilaita. Tässä muutamia ketterän raportoinnin tarjoamia hyötyjä:

  • Reaaliaikaiset raportit nopeasti ja helposti kaikkien opettajien saataville
  • Visualisoidut, helppolukuiset, dynaamiset ja interaktiiviset raportit
  • Yhteneväiset raportit tarjoavat vertailukelpoisen datan
  • Nopeampi reagointi oppilaan opintojen edistymiseen ja ongelmatilanteisiin
  • Opintojen aikataulussa pysymisen varmistaminen

Asiakastarina: Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymä (Kpedu)

Kpedu siirtyi tietovarastopohjaiseen rakenteeseen ja automatisoituun raportointiin Konica Minolta kumppaninaan.

Lue lisää, miten se toteutettiin ja minkälaisia hyötyjä he ovat siitä saaneet. 

Tutustu Kpedu-asiakastarinaan

Haluatko tietää lisää tietovarastoista ja raporttien automatisoinnista?

Ota yhteyttä asiantuntijoihimme, he kertovat ja näyttävät sinulle lisää.