Blogi: Kuinka löydät sen, mitä et tiennyt voivasi etsiä?

Olemme päivittäin tiedon kanssa piilosilla, yrittäen etsiä kaikista ajateltavissa olevista säilytyspaikoista löytääksemme tiedon, yksittäisen asiakirjan tai edes pienen vihjeen siitä, olemmeko ylipäätään hakemassa oikeasta paikasta. Matkalla törmäämme usein turhaan tietoon, väärään asiakirjaan, vanhaan versioon tai sellaiseen tietoon, jonka käsittely tai pelkästään validointi vie aikaa sen oikean tiedon löytämiseltä. Joskus käy jopa niin, että helpompi tie onkin itse asiassa luoda haettava tieto tai asiakirja uudestaan kuin käyttää aikaa olemassa olevan löytämiseen. Tämä kaikki vain sen takia, ettemme löydä kymmenien järjestelmien ja satojen sijaintien viidakosta haluamaamme. 

Usean tietovaraston tuomat ongelmat 

Tiedon säilyttäminen on oma taiteenlajinsa. Jossain vaiheessa kerran niin selkeästi ja järkeenkäyvästi rakennetusta kansiorakenteesta on vuosikymmenien saatossa muodostunut kaatopaikka, johon kukaan ei enää uskalla koskeakaan tallentaakseen tai poistaakseen sieltä jotain. Samalla tieto on pirstaloitunut useisiin järjestelmiin, joista kokonaisuuden hahmottaminen on vaikeaa, ellei jopa mahdotonta. Asiakastieto on CRM:ssä, tuotetieto PDM:ssä, vahvistukset sähköpostissa, asiakirjat verkkolevyllä, SharePointissa, Teamsissa tai sitten ihan yleispätevästi pilvessä. HR:llä, projektitoimistolla, servicedeskillä, sopimushallinnalla ja muilla osastoilla on omat työkalunsa, jotka toimivat omalla logiikallaan ja joiden kesken ei ole yhteyttä. Täsmäratkaisu siellä toinen täällä, jotka yksittäin saattavat toimia hienosti ja ajaa asiansa, mutta kokonaisuuden kannalta ovat hallitsemattomia tietovarastoja, jotka muodostavat kukin omat piilopaikkansa sille tiedolle, jonka pitäisi olla löydettävissä, saatavilla ja hallittavissa. Pohjimmiltaan tiedon tallentamisessa ja löytämisessä toistuu hyvin usein sama kaava. Kaiken keskiössä on sijainti. Täytyy tietää, minne tieto missäkin tilanteessa tallennetaan ja mistä sitä kannattaa lähteä etsimään.  

Sisältö sijaintia tärkeämpää 

Yrityksissä tiedon sijainti on edelleen keskeisessä roolissa, kun sen merkitys monissa kuluttajille suunnatuissa palveluissa on onnistuttu jo kauan sitten tehokkaasti häivyttämään ja sisältö nostettu keskiöön. Tiedon luokitteluun perustuva löytäminen on niin arkipäiväistä, toimivaa ja sujuvaa, että emme tule sitä edes välttämättä huomanneeksi. Etsimme kuitenkin päivittäin kuunneltavaa, uutisia, luettavaa ja katsottavaa tyylilajin, artistin, kirjoittajan, näyttelijän, julkaisuajankohdan ja toisten kuluttajien suositusten perusteella. Metallimusiikin harrastaja ei joudu kahlaaman läpi 30-luvun jazz-osastoa löytääkseen mieleistään kuunneltavaa eikä kauhuelokuvien ystävälle perjantai-illan elokuvaksi valikoidu vahingossa romanttista komediaa.  

Luokittelu toimii myös silloin, kun olemme itse sisällön tuottajia. Puhelimella ottamamme kuvat tallentuvat kalenteri- ja karttanäkymään aika- ja paikkatiedolla rikastettuna ja kuvissa esiintyvät henkilöt tunnistetaan automaattisesti. Aiemmin lähes käyttämättömäksi jäänyt, sujuvasti nimetty, risuaita-merkki on saanut sosiaalisessa mediassa kokonaan uuden merkityksen tiedon luokittelun työkaluna, kun lisäämme somepostauksiimme aihetunnisteita liittääksemme niitä osaksi isompaa kokonaisuutta.  

Samankaltainen sisältöön perustuva etsiminen ja tiedon luokittelu ei toki ole täysin vierasta työpaikoillammekaan, mutta silti isossa kuvassa ei usein osata nähdä niitä hyötyjä, mitä siirtyminen tiedon sijaintikeskeisyydestä sisältökeskeisyyteen tuo mukanaan. Jopa paperisen asiakirjan skannausvaiheessa voidaan tiedostoon liittää mukaan kuvailutietoa, joka helpottaa löydettävyyttä ja linkittää sen osaksi muuta jo olemassa olevaa tietoa.  

Kokonaiskuva rakentuu pienistä paloista 

Miksi tiedon luokittelu on sitten niin tärkeää? Luokittelu paitsi helpottaa asian myöhempää löydettävyyttä ja tuo sen kautta mukanaan säästöjä, se lisäksi avaa mahdollisuuden hahmottaa asiat kokonaisuuksina. Data alkaa muuttua tiedoksi ja sitä kautta päätöksenteon välineeksi, kun huolehdimme talteenottovaiheessa tiedon luokittelusta.  

Käytännössä tämä tarkoittaa, että yhdellä haulla voidaan tietoa hakea kerralla kaikista tietovarastoista. Yksittäinen projektiraportti, joka löytyy sähköpostista SharePointista tai verkkolevyn kulmalta voidaan luokitella ja liittää projektiin, josta puolestaan löytyy yhteys asiakkaaseen, henkilöihin, määräpäiviin ja projektin vaiheisiin. Äkkiä meillä onkin näkymä kaikkiin projekteihin ja kaikkeen niihin liittyvään tietoon. Näin pääsemme etsimään uutta tietoa, kysymään niitä kysymyksiä, joita emme aiemmin tienneet voivamme edes kysyä. Kuinka kauan keskimäärin projektimme kestävät? Kuinka paljon ne työllistävät ja miten olemme onnistuneet jonkin tietyn asiakkaan projekteissa? Kuinka meidän pitää resursoida projektimme ensi vuonna tai mitkä näkymämme ovat seuraavalla 5-vuotiskaudella?  

Kuulostaa jo pidemmälle viedyltä analytiikalta, mutta voi olla tosiasiassa suunnittelun ja yksinkertaistenkin talteenotto- ja luokittelutoimenpiteiden kautta arkipäivää ja myös pienempien organisaatioiden saavutettavissa. Löydettävyyden ja talteenoton huolellinen suunnittelu ja varmistaminen ovat ensimmäiset askeleet kohti älykästä tiedonhallintaa. 

Kirjoittaja on Konica Minoltan IT-asiantuntija Markus Päivärinta