Blogi: Tehokas, tietoturvallinen työympäristö ja tiedonhallinta vauhdittavat pk-yritysten bisnestä

PK-yritysten yksi ongelma on tietoturvaan kohdistuvat uhat. Haasteena on myös kasvavien sovelluksien, ratkaisuiden ja tiedon määrän hallinta sekä työntekijöiden ohjeistaminen näiden osalta. Lisäksi vain osassa yrityksiä on olemassa tai nimetty IT-vastaava, joka huolehtii toimivasta IT-ympäristöstä ja auttaa tiedonhallinnan haasteissa. Vaikka uhkia ja haasteita onkin niin myös pk-yrityksillä on mahdollisuus suojautua näiltä sekä kääntää asiat voitoksi.

Miten sitten reagoida jatkuvasti kasvavaan tiedon määrään? Yritykset tarvitsevat olemassa olevaa dataa liiketoiminnan pyörittämiseen ja päätöksen tekoon. Tiedon löytämiseen kuluu valtavasti päivittäin aikaa, joka laskee työn tehokkuutta. Unelmatilanteessa jokainen työntekijä löytää etsimänsä tiedon helposti, kaikki samaan aiheyhteyteen kuuluvat tiedot kerralla ja voivat olla varmoja, että käsissä on kaikkein tuorein ja viimeisin informaatio.

Yksinkertaisilla IT-ratkaisuilla tehoa ja turvaa työympäristöön

Työn tehokkuuteen ja liiketoiminnan kannattavuuteen vaikuttaa olemassa oleva työympäristö ja siihen liittyvä IT-infrastruktuuri. Yrityksen verkkoratkaisut niin sisä- kuin ulkoverkonkin osalta vaikuttavat yrityksen liiketoiminnan häiriöttömyyteen ja tietoturvalliseen työskentelyyn. Tietoturvaan liittyy verkkoratkaisujen lisäksi käytössä olevat päätelaitteet, identiteetinhallinta sekä etäyhteydet ja etätyöskentely. Kiristyvän sääntelyn ja lisääntyvien tietoturvariskien keskellä näihin halutaan kiinnittää yrityksissä yhä enemmän huomiota. Pk-yrityksetkään eivät ole riskeiltä turvassa, mutta niiltä voi onneksi suojautua.

Eri työtehtävissä käytetään useita sovelluksia, joiden hankinta, hallinta, valvonta ja ylläpito vaativat osaamista ja aikaa. Työntekijöillä itsellään ei monestikaan ole tähän osaamista tai aikaa, jolloin sovellusten päivitykset, tietoturvallinen käyttö sekä niiden uusiminen jää monesti heitteille. Nämä aiheuttavat tehottomuutta ja tietoturvariskejä.

Kun ajatellaan yrityksissä ja organisaatioissa olevan tiedon määrää sekä miten paljon sen käytettävyys vaikuttaa päivittäiseen liiketoimintaan nousee ensimmäisenä mieleen, miten voidaan varmistaa tiedon pysyminen tallessa. Varmuuskopioinnin sääntö 3-2-1: tallenna tiedoista kolme kopiota kahdelle eri tallennusvälineelle ja vähintään yksi kopioista eri paikkaan, antaa hyvän pohjan tiedon varmentamiselle. Tietojen menetys on mille tahansa yritykselle lamauttava tilanne. Varmuuskopioinnilla voidaan suojata tärkeät tiedot sekä palauttaa ne nopeasti häiriötilanteissa. Investointi, joka maksaa itsensä takaisin.

Tieto liiketoiminnan keskiössä

Tieto, se on kaiken keskiössä liiketoiminnassa ja työn tekemisessä. Tiedon määrä jatkaa kasvuaan ja sen hyödyntäminen liiketoiminnassa on mahdollista, kun sen löydettävyys, talteenotto, käyttöoikeudet ja hallinta ovat kunnossa. Tietoon pitää päästä käsiksi oikeiden henkilöiden toimesta, mistä ja milloin tahansa. Tietoa liittyy niin teollisiin prosesseihin, sopimuksiin, yritysten omaisuuteen, projekteihin kuin laatustandardien käyttöönkin. Mitä tahansa teetkin, tieto on aina läsnä – tehokkaasti tai hyödyntämättömästi.

Suunnitelmallisuus on kaiken a ja o tiedonhallinnassakin. Tarjolla on erilaisia ratkaisuja, joista älykkäällä tiedonhallinnalla pystyt hallinnoimaan tietoa ja hyödyntämään sitä työssäsi monipuolisemmin ja tehokkaammin. Arkipäivää on arvuutella, mistä minkäkin tiedon löytää ja missä on viimeisin tieto tai versio dokumentista.

Teholla vai puolivaloilla tehokkuuden maailmassa

Onko yrityksillä varaa toteuttaa liiketoimintaa hallitsemattomassa IT-ympäristössä ja hukkua tietomäärään? Jokaiseen organisaatioon kohdistuu paineita tehostaa toimintaa, jotta tuottavuus saadaan kasvamaan. Työntekijät arvostavat modernia työympäristöä, jossa työhön tarvittavat laitteet, ratkaisut ja palvelut toimivat. Kukapa nyt tehottomuudesta pitäisi. Kun yritys haluaa keskittyä liiketoimintaan eikä resursseja ole hoitamaan kaikkea itse, voi aina kääntyä ulkopuolisen asiantuntijan puoleen.