Tulevaisuuden toimisto, sitä saa mitä tilaa vai jotain parempaa?

TOIMISTON TULEVAISUUS

Olet suunnittelemassa ratkaisuesitystä tärkeälle asiakkuudelle. Tulevaisuuden toimistoympäristössä älykkäät järjestelmät löytävät ja kokoavat sinulle tarpeelliset dokumentit verkosta ja tarjoavat dokumenteista yhteenvedon ja analyysin.

Ihmiset, järjestelmät ja ympäristö ovat verkottuneet niin, että olemme siirtyneet tiedon kuluttamisesta tiedon hallintaan. Älykkäät ja oppivat järjestelmät auttavat sinua ja tiimiäsi rakentamaan asiakasesityksen ehdottamalla sisältöä, joka voisi olla projektiin liittyvää pohjautuen aiempaan ryhmän työskentelyyn. Myöhemmin järjestelmät auttavat sinua muodostamaan näkemyksen asiakkaan jatkokontaktointiin perustuen aiempaan viestintään ja dokumentointiin.

Järjestelmät varaavat kokoustilat tai virtuaalisen kokousympäristön ihmisten todelliseen sijaintiin perustuen ja tilojen saatavuuteen pohjautuen. Tiimin jäsenet saavat päivitettyä tietoa ennen kokousta ja järjestelmät muokkaavat agendan ja yhteenvedon kokouksen sisällöstä automaattisesti.

Toimiston sensorit ja tunnistimet huolehtivat tiimisi työntekijöiden hyvinvoinnista säätäen valaistusta ja ilmanvaihtoa ja mahdollistavat kulun rakennuksessa ilman kortteja.

Ei pelkästään läppärisi vaan toimistosi koko IT-infra kulkee mukanasi toimistosta lähdettyäsi mihin tahansa ja tarjoavat pääsyn tarpeellisin sovelluksiin.

POIS PILVESTÄ

Etenemmekö kohti tuon kaltaista ympäristöä vai onko futuristista toiveajattelua? Ehkä nykytrendit näyttävät kehitykselle suuntaa.

Arvellaan, että tiedon, sovellusten ja palveluiden räjähdysmäinen kasvu tekee kokonaisuudesta pilvelle mahdottoman hallita kaikkea luoden muutosta siirtyä keskitetyistä pilviarkkitehtuureista hajautettuihin paikallisempiin ratkaisuihin pilven ”reunalla”.

Tätä trendiä tukee myös palvelinympäristöjen hyperkonvergoitumisen murros. Ratkaisua voisi kuvata paikalliseksi vaihtoehdoksi pilvelle, joka on jopa edullisempi ja turvallisempi vaihtoehto kuin julkiset pilvi-infrastruktuurit.

Tietoturvan näkökulmasta yritykset ja organisaatiot pohtivat muutenkin vaihtoehtoja tiedon tallennukselle pilvipalveluihin. Lisäpainetta tälle keskustelulle on antanut ensi vuonna voimaan tuleva Euroopan tietosuoja-asetus (GDPR), joka edellyttää, että yritysten pitää tietää miten ja minne henkilötietoja on tallennettu.

“However, we do not believe the cloud will die. Rather, we predict that it will diverge and split; evolving into a pervasive layer of connectivity between different edge devices and central storage locations.”

Dennis Curry, Konica Minolta BIC, Whitepaper/Future of Work

ARTIFICIAL INTELLIGENCE (AI) VAI INTELLIGENCE AMPLIFICATION (IA)?

Tekoäly on tullut käytännössäkin tutuksi jo monille kuluttajille puhelimien henkilökohtaisena assistenttina. Lähitulevaisuudessa IT-jätit vyöryttävät kuluttajamarkkinaan uusia ratkaisuja, jotka tavoittelevat tekoälylle suurempaa ja arkipäiväisempää roolia purkkina olohuoneidemme pöydällä palvelemassa meitä puheen tunnistavana automaattina pizzan tilauksesta matkajärjestelyihin.

Keinoälyä tehokkaiden algoritmien muodossa on hyödynnetty jo pitkään isojen yritysten Big Datan käsittelyssä sekä vaikkapa automatisoidussa pörssikaupassa. Äskettäin vietettiin 30-vuotispäivää ensimmäisestä pörssinotkahduksesta, joissa robottimaisilla pörssialgoritmeilla oli merkittävä rooli.

Yllättävää on se, kuinka vähän noiden kahden esimerkin välissä on näkynyt esimerkiksi pieniä ja keskisuuria yrityksiä palvelevia ratkaisuja ja kehitystä.

Konica Minoltan näkemys tulevaisuuden toimiston älykkäästä järjestelmästä on Workplace Hubiksi kutsuttu kokonaisuus. Se on suunniteltu yhdistämään ihmiset, tieto, laitteet ja IT-ympäristö yhdeksi alustaksi, jossa tiedonkulku on tehostunut ja jonka IT-infran ja sovellusten hallinta olisi merkittävästi helpompaa. Tällainen ympäristö mahdollistaa myös järjestelmään liitettävän kannettavan toimiston, jota Konica Minolta demonstroi Spoke -konseptillaan.

Cognitive Hub on kehityksen seuraava vaihe, jonka tekoälypohjaisen käyttöjärjestelmän tavoitteena on oppia miten ihmiset keräävät tietoa, hyödyntävät sisältöä sekä tekevät tämän pohjalta päätöksiä. Käytännössä tällainen oppiva järjestelmä voisi tuottaa tarvitsemaamme tietoa pöydällemme yllättäen ja pyytämättä, kuten eräälle ministerille!

Tieteisvivahtavan keinoälyn (AI) sijasta voitaisiinkin puhua termillä IA (Intelligence Amplification), teknologian mahdollistamista keinoista tarjota käyttäjälle tietoähkyn seasta vain oleellista tietoa, joka parantaisi kykyä tekemään oikeita päätöksiä ja tehostaisi työryhmien yhteistyötä.

Futuristisilta kuulostavan kehityksen tavoitteet ovat lopulta hyvin yksinkertaisia ja konkreettisia, pyritään mahdollistamaan työntekijöille sellainen työympäristö, joka auttaa suoriutumaan päivästä paremmin. Sellaiselle on varmaan kaikilla meillä tilausta?

Lähteet ja linkit:


Tämä blogi on julkaistu myös Kauppalehden Vieraskynä-blogissa 15.11.2017. Kirjoittaja on Konica Minolta Business Solutions Oy:n markkinointipäällikkö Jarno Ahonen.

 

Tietoturvanäkemyksiä ICTexpo 2015 -messuilta

whitepaper_pic
ICT-trendien vuorovaikutus: Konica Minolta Whitepaper, The Evolution of our Industry

ICTexpo 2015 -esityksissä huhtikuun lopussa tietoturva oli keskeisesti esillä. Jatkuvan julkisen ajankohtaisuuden lisäksi tietoturva korostuu uusien trendien, kuten Big Data/Internet of Things/mobilisoituminen, kautta. Tiedon määrä kasvaa, hajautuu ja sitä käsitellään monilla alustoilla.

Ensimmäisen messupäivän tietoturvapaneelissa Markus Ekman (CIO VTT), Hannu Harjula (CIO Veho Group Oy Ab) ja Tuomas Otala (CIO Suomen Terveystalo Oy) valottivat yritysten uusia tietoturvauhkia. Toisen päivän paneelissa olivat mukana Jari Pirhonen (turvallisuusjohtaja Samlink Oy), Jukkapekka Risu (rikostarkastaja Helsingin poliisi), Arttu Lehmuskallio (tietoturvajohtaja Telia-Sonera) sekä Timo Tervo (teknologian strategiajohtaja Sanoma Oyj). Voidaan siis sanoa, että isojen yritysten ja organisaatioiden ammattilaiset olivat aika hyvin edustettuina.kuva1

Mikä sitten oli tiristettynä näiden ammattilaisten sanoma? Se oli, että tietoturvan merkitys yritysten riskinhallinnassa nousee. Ja että kyse ei ole uhkista sinänsä vaan toteutuneen uhan aiheuttamasta vahingosta yrityksen brandille ja imagolle. Maineriski on seurausta siitä, että mediaa on vaikeampi hallita kuin ennen, toisaalta lisää tuskanhikeä näyttää tuovan esimerkiksi Euroopan Unionin tuleva tietoturva-asetus, joka pakottaa yritykset varautumaan pahimmassa tapauksessa suuriinkin vahingonkorvauksiin tietoturvavahingoista.

Luottamus kaupallisessa kanssakäymisessä on sosiaalista valuuttaa myös ihmisten ja yritysten välillä, ja sen menettäminen on jatkossa yhä suurempi riski. Toisaalta juuri ihmisen sosiaalinen käyttäytyminen on yritysten näkökulmasta merkittävämpi tietoturvauhka. Hallituista IT-ympäristöistä ollaan tultu hallitsemattomiin, joissa käyttäjien omien laitteiden lisäksi esimerkiksi somen käyttöä ei voi enää täysin rajoittaa. Työntekijät ovat mieluummin valmiita rikkomaan tietoturvasääntöjä kuin hyväksymään some-rajoitukset, joten tilanteeseen yritetään sopeutua.

Yleistyksenä voidaan sanoa, että digitalisoituminen vie asioita yhä enemmän verkkoon. Tässä yhtälössä ihmiset, verkko ja mobiili ovat heikoimpia lenkkejä. Mobiililaitteiden tuoma uhka yrityksille oli ainakin minulle jonkinasteinen yllätys. Yhä enemmän palveluestohyökkäyksiä tulee mobiililaitteista – niiden sovelluksista ja toiminnasta verkossa ei yksinkertaisesti tiedetä tarpeeksi.

kuva2

Mitä keinoja uhkien hallitsemiseen tulevaisuudessa keskusteluissa nähtiin? Ylimmän johdon selkeät linjaukset ja ohjeet ovat tärkeitä ohjaamaan tietoturvaprosesseja. Tietoturvaan liittyviin sopimuksiin on kiinnitettävä erityistä huomiota. Tiedon määrän kasvaessa myös sopimuksia tarvitaan lisää. Kun tietoa siirretään yhä enemmän pilveen, saattavat hyödyt olla suuria, mutta vastuut hankalia, kun palvelut on hajautettu useisiin alihankkijoihin. Tästä johtuen voi olla, että pilvipalveluissa mennään globaaleista toimijoista regionaalisiin.

Yhtenä keinona uhkien hallintaan erottui etenkin tiedonhallinta. Yritysten pitää yksinkertaisesti tietää missä tieto on, ja asiakkaat myös edellyttävät sitä. Usein yritykset eivät tiedä mitä tietoa on viety ja mistä. Siksi salattavan tiedon tai muun arvokkaan informaation tunnistaminen nähtiin yhtenä keskeisenä varautumisen toimenpiteenä. Selkeä toteamus oli, että yritys ei voi eristäytyä enää ulkomaailmasta – verkko on kuin verenkierto, jota ei voi katkaista. Tästä syystä yritysten tietoturvaa ei voi koskaan rakentaa valmiiksi, vaan se on päättymätön kilpajuoksu. Pitää harjoitella, simuloida, varautua, ennakoida, reagoida – eli toimia kuin muissakin yritysprosesseissa.



Tämän blogin kirjoitti Konica Minoltan markkinointipäällikkö Jarno Ahonen

 

Tietotyöläisen kipupisteet – osa 3: arvostuksen puute ja muutoksen teon vaikeus

Tämä blogikirjoitus on jatkoa blogikirjoituksiin: Tietotyöläisen kipupisteet: osa 1: Intranetin heikot hakutoiminnot ja osa 2: käyttökokemus ja käyttöönotto. Kolmas blogikirjoitus käsittelee kahta viimeistä kipupistettä: ylimmän johdon arvostuksen puutetta ja haluttomuutta sitoutua muutosprojekteihin, sekä kuinka vaikeaa on tehdä muutoksia ja parannuksia.

Arvostuksen puute ja haluttomuus sitoutua toteutusprojektiin

Yritysjohto ei yleensä näe intranetiä strategisesti tärkeänä välineenä – se on vain välttämättömyys, kuten esimerkiksi vesi- ja viemäröintiputket rakennuksessa. Investoinnin arvoa ei ymmärretä, koska intranetin menestymistä on vaikea mitata ja usein käyttäjien lausunnotkin ovat lähinnä kielteisiä. Kiireinen ylin johto huomaa intranetin vain silloin, kun se ei toimi tai he tarvitsevat intranetiä tiedottamiseen. Johto kokee, että intranetillä on vain vähän vaikutusta alueilla, jotka vahvistavat kilpailuetua, kuten asiakaspalvelu, innovaatiot tai korkeampi työntekijöiden tyytyväisyys.

Alkuinnostuksen jälkeen intranet jää yleensä limboksi, jopa vuosiksi. Jos ylin johto ei näe arvoa intranetissä, niin he eivät myöskään myönnä varoja sen kehittämiseen. Ilman panostusta IT-osasto ei voi tehdä tarvittavia parannuksia ja siten osoittaa intranetin arvoa. Saadaan aikaan noidankehä, josta ei ole ulospääsyä. Jos intranetin kehittäminen aloitetaan järkevästi hankkimalla toimiva yritystason hakupalvelu, niin jokapäiväinen toimistotyöskentely tehostuu ja se voidaan myös osoittaa. Samalla johdon korviin kantautuu myönteisiä käyttökokemuksia, jonka jälkeen parannuksiinkin halutaankin panostaa.

Muutos ei ole kirosana

Muutosten ja parannusten tekeminen on usein hankalaa, koska muutokset vaativat resursseja, yrityskulttuurin muutosta, tai uuden teknologian käyttöönottoa nykyisen teknologian rajoitteiden takia. Teknologiset kysymykset rajoittavat usein intranetin toimintaa, käyttöä ja käytettävyyttä, esimerkiksi integraatiota muihin järjestelmiin tai pääsyä mobiililaitteilta. Tiukat budjetit ja resurssit rajoittavat kykyä toteuttaa tarvittavia muutoksia – joskus jopa välttämättömien peruskorjausten tekeminen on vaikeaa. Jos edes perustarpeita ei tyydytetä, niin intranetiä käytetään vain pakon edessä. Nuiva suhtautuminen johtaa alhaiseen hyväksyntään ja kiinnostuksen puutteeseen, jopa intranetin hylkäämiseen.

Intranetin kehittäminen on yleensä talon sisäinen projekti, joka ei saa suurta prioriteettia, jolloin kehitys pysähtyy ja käyttöä jatketaan kuten ennenkin – ilman suunnitelmallisuutta. Jos yritys ymmärtää oman tiedon hyödyntämisen merkityksen, on sillä mahdollisuus saavuttaa huomattava kilpailuetu. Tehokas keskitetty hakupalvelu tehostaa myös intranetin muuta käyttöä ja intranet saa vihdoin hyväksynnän koko yrityksen sisällä. Ylimmän johdon kannattaa siis kuunnella käyttökokemuksia ja suhtautua intranetin parannusehdotuksiin positiivisesti. Muutos ei ole kirosana, koska kehittämiseen myönnetty budjetti poikii takaisin tehokkaampana työskentelynä ja tyytyväisinä käyttäjinä.

Katso: video yritystason hakupalvelusta.

Kiinnostuitko? Lisätietoa löytyy täältä!


Otettu Lumia Selfie -sovelluksella
Tämän blogin kirjoitti toimistoratkaisuista vastaava tuotepäällikkö Kennet Westerdahl.

 

Tietotyöläisen kipupisteet – osa 2: käyttökokemus ja käyttöönotto

Tämä blogikirjoitus on jatkoa blogikirjoitukseen: Tietotyöläisen kipupisteet – osa 1: Intranetin heikot hakutoiminnot. Ensimmäisessä kirjoituksessa pureuduttiin intranetin heikkoihin hakutoimintoihin. Tässä blogikirjoituksessa käsitellään kahta kipupistettä: intranetin heikkoa ja hajanaista käyttökokemusta sekä heikosti toteutettua käyttöönottoa siitä johtuvaa tyytymättömyyttä. Kolmannessa osassa tulen läpikäymään kaksi viimeistä kipupistettä: ylimmän johdon arvostuksen puutetta ja haluttomuutta sitoutua muutosprojekteihin, sekä kuinka vaikeaa on tehdä muutoksia ja parannuksia.

Hyvä käyttökokemus vetää puoleensa

Intranetin hyvä käyttökokemus vetää puoleensa ja houkuttelee käyttämään palvelua uudelleen, kun taas heikko käyttökokemus johtaa turhautumiseen ja tarjotun palvelun torjuntaan. Huono ja epämieluisa käyttökokemus syntyy, jos käytetyn palvelun käyttö on monimutkaista, vaikeaa eikä palvelu vastaa käyttäjien tarpeisiin – käyttäjät eivät esimerkiksi löydä hakemaansa tietoa. Jakob Nielsen on määritellyt käytettävyyden laatumääreenä, jonka avulla voidaan arvioida kuinka helppoa ja mukavaa käyttöliittymää on käyttää. Nielsen tutkimuksen mukaan intranettien käytettävyys on laskenut 10 vuodessa samalla, kun taas verkkopalveluiden käytettävyys on samassa ajassa selkeästi parantunut. Yhtenä selittävänä tekijänä voidaan pitää sitä, että yrityksien eri järjestelmistä on tullut monimutkaisempia – tietoja tallennetaan eri paikkoihin, jolloin lopputulema on se, että kenelläkään ei ole varmuutta mistä kaikkein uusin tieto löytyy, tai mistä sitä pitäisi etsiä.

Yhdenmukaisuus intranetin palveluissa mahdollistaa paremman käyttökokemuksen. Jos yritys pystyy tarjoamaan pääsyn kaikkeen yrityksen tietoon yhdestä paikasta (intranetistä), niin silloin tiedonhaku on sujuvaa ja palkitsevaa. Työaikaa on motivoivampaa käyttää esimerkiksi haettujen tietojen hyödyntämiseen päätöksenteossa, kuin tuhlata sitä vaikeasti löydettävän tiedon loputtomaan etsimiseen. Myöskin turhautuneisuus tiedon etsimisestä häviää, kun käyttäjien ei enää tarvitse kirjautua eri järjestelmiin tiedonhakua varten. Intranetistä tulee tiedonhaun keskus, joka aikaansaa käyttäjissään johdonmukaisia ja hyviä käyttökokemuksia. Kerrankin yrityksen omat järjestelmät aiheuttavat WOW-efektin.

Suunniteltu ja sitouttava käyttöönotto edesauttaa palvelujen käyttöä

Yrityksen intranet otetaan yleensä käyttöön ilman (kokonaisvaltaista) suunnitelmaa. Intranettiin tallennetaan tietoja samalla tavalla kuin levyn kulmalle, jolloin hetken päästä tietoja ei enää löydy. Usein intranetin ulkoasuun ja yhdenmukaisuuteen ei kiinnitetä huomiota – osastot tai yksiköt saavat valita millaisen sivurakenteen he haluavat ilman suunnitelmallisuutta. Lopulta kasassa on sillisalaatti, joka ei palvele ketään – ei yritystä itseään eikä varsinkaan palvelun käyttäjiä. Ja sitten neuvotteluhuoneessa mietitään, että seuraavaan intranetin suunnitteluun sitten panostetaan kunnolla. Yhdenmukaistamisen voidaan aloittaa tarjoamalla tehokas hakupalvelu intraan. Kun tiedonhaku toimii, muuttuu intranetin käyttö miellyttäväksi, jonka jälkeen panostaminen intranet ulkoasuun ja yhdenmukaisuuteen on järkevää.

Kiinnostuitko? Lisätietoa löytyy täältä!


Otettu Lumia Selfie -sovelluksella
Tämän blogin kirjoitti toimistoratkaisuista vastaava tuotepäällikkö Kennet Westerdahl.

 

Tietotyöläisen kipupisteet – osa 1: Intranetin heikot hakutoiminnot

imageIntranet on yrityksen sisäinen julkaisujärjestelmä, jonka avulla jaetaan uutisia, ohjeita ja dokumentteja yrityksen työntekijöille.  Vain harvat yrityksien intranet-järjestelmät toteuttavat niille asetettuja tavoitteita (State of the Social Intranet, 2012). Intranet toimii usein vain ilmoitustauluna, jonka kehitys on unohtunut samalla, kun muu IT-maailma on muuttunut. Intranetin kolme keskeisintä roolia ovat tiedon jakamisen ja yhteistyön lisääminen, työntekijöiden sitouttaminen ja yrityksen sisäisien prosessien tehostaminen esimerkiksi tarjoamalla henkilöstöhallinnon palveluja itsepalveluna (The 2013 Appirio Employee Portal/Social Intranet Survey, Appirio, 2013).

Yrityksen tietoihin täytyy päästä käsiksi myös yrityksen ulkopuolelta ja vieläpä erilaisilla päätelaitteilla. Haetun informaation täytyy olla heti käsillä, mutta harvoin näin on. Viisi tyypillistä kipupistettä yritysten intraneteissä on:

1. Huonot hakuominaisuudet ja informaation löytyminen
2. Heikko ja hajanainen käyttökokemus
3. Heikko käyttöönotto ja tyytyväisyys yrityksen käyttäjien keskuudessa
4. Ylin johto ei arvosta
5. Vaikea tehdä muutoksia ja parannuksia

(Easy Knowledge access: Can Content integration revitalize corporate intranets, VirtualWorks, 2013. Tilaa Whitepaper sähköpostilla info(a)konicaminolta.fi)
Tässä blogikirjoituksessa pureudun kipupisteistä ensimmäiseen. Jatkoa seuraa!

Haku helpommaksi

Jos et löydä tarvitsemiasi tietoja, hommat eivät etene ja turhaudut. Intranetin omasta hakutoiminnosta on harvoin apua. Sen hakupalvelut eivät ole tehokkaita, haut on kohdistettu väärin tai hakupalvelulla ei ole pääsyä eri yrityksen järjestelmiin. Kuinka paljon vaivaa näet ja miten paljon aikaa menee hukkaan etsiessäsi tietoa eri järjestelmistä (verkkolevyt, pilvipalvelut, ryhmätyötilat, intranet), jotta saat kerättyä haluamasi informaation? Voitko olla varma, että käytössäsi ovat ajantasaiset dokumentit?

Entä jos pääsisit yhdellä haulla käsiksi kaikkeen tarvitsemaasi tietoon sen sijaintipaikasta riippumatta? Ratkaisu on yksinkertainen: haun voi laajentaa tehokkaasti koskemaan yrityksesi eri järjestelmiä ja tiedostomuotoja. Löydät hakemasi lisäksi aiheeseen liittyviä muuta informaatiota, joista et ehkä ole aiemmin edes tiennyt. Kun haku on toimiva, löydät heti oleellisen tiedon. Pääset heti työstämään materiaalia ja tekemään aineiston perusteella päätöksiä. Hakupalvelu noudattaa yrityksen tietoturvakäytäntöjä, joten löydät yrityksesi järjestelmistä sellaisen informaation, johon sinulla on käyttöoikeus.

Kiinnostuitko? Lisätietoa löytyy täältä!


Otettu Lumia Selfie -sovelluksella
Tämän blogin kirjoitti toimistoratkaisuista vastaava tuotepäällikkö Kennet Westerdahl.