Ratkaisuja GDPR-vaatimusten täyttämiseen

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on tärkein eurooppalaisia tietosuojasäädöksiä koskeva muutos 20 vuoteen. Sen tavoitteena on yksinkertaistaa ja yhdenmukaistaa eurooppalaista tietosuojalainsäädäntöä sekä palauttaa EU-kansalaisille määräysvalta omista henkilötiedoistaan. Uusi asetus astuu voimaan toukokuussa 2018.

Uusi tietosuoja-asetus vaatii yrityksiltä selkeää strategiaa henkilötietojen hyödyntämisessä. Tiukempi sääntely lisää yrityksissä valvontaa ja byrokratiaa, mutta samalla syntyy uusia liiketoimintamahdollisuuksia ja tilaisuus omien prosessien selkiyttämiseen. Liiketoiminnassa henkilöön liittyviä tietoja pyritään hyödyntämään mahdollisimman laaja-alaisesti. Esimerkiksi tietoja voidaan hyödyntää teollisessa internetissä ja erilaisissa kuluttajasovelluksissa evästeiden profiloinnilla ja kohdennetulla markkinoinnilla.

EU:n yhteiset tietoturvasäännöt mahdollistavat sen, että tuotteita ja palveluita voidaan myydä samoilla ehdoilla maasta toiseen, jolloin ovet aukeavat erilaisille digitaalisille EU:n sisämarkkinapalveluille. Henkilötiedot, luottokorttitiedot ja salasanat on tietenkin suojattava hyvin, jotta ne eivät joudu kyberhyökkääjien käsiin.

GDPR-vaatimukset tiedonhallintastrategian pohjaksi

dokoniFIND_search_320Yritysten kannattaa ottaa GDPR-vaatimukset oman tiedonhallintastrategiansa pohjaksi. Tietosuoja-asetuksen vaatimukset tiedonkäsittelyssä ja tietosuojassa tulisi olla osa yrityskäytäntöjä. Kaikki henkilötietoja käsittelevät työntekijät tulee kouluttaa noudattamaan uusia menettelytapoja. Lisäksi pitää huomioida kolmansien osapuolien henkilötietojen käsittely siten, että yritykseen kohdistuvissa auditoinneissa tai mahdollisissa tietoturvarikkomuksissa, kaikki tiedot ja sopimukset ovat helposti saatavilla.

Tietosuoja-asetuksen osoittamisvelvollisuuden mukaan yritysten tulee pystyä selvittämään auditoijille nopeasti dokumentit ja prosessikuvaukset, joista velvoitteiden noudattaminen selviää. Jotta toiminta on jouhevaa, pitää yrityksen sisäinen työnjako ja prosessit olla kunnossa.

Uusi tietosuoja-asetus koskee kaikkea henkilötietojen käsittelyä – tietosisältöä, käsittelyä ja miten asiasta tiedotetaan rekisteröityneelle henkilölle. Asetuksen velvoitteiden rikkomisesta voi saada sakon, joka voi nousta jopa 20 miljoonaan euroon tai neljään prosenttiin tilikauden liikevaihdosta. Puhutaan siis erittäin suurista sanktioista, joten monet yritykset ja organisaatiot ovatkin jo aloittaneet valmistelut täyttääkseen uudet vaatimukset.

Tiedonhallintajärjestelmä varmistaa tietosuojavelvoitteiden täyttämisen

Tietosuoja-asetus velvoittaa nopeat todennettavat selvitykset asetusten noudattamisesta. Esimerkiksi Konica Minoltan tarjoamien M-Filesin tiedonhallintajärjestelmien avulla voit helposti arvioida järjestelmät, prosessit ja sopimukset sekä hallinnoida auditointeja, riskien arviointia, tietoturva-arvioita ja muita kolmannen osapuolen tiedonkäsittelijöihin liittyviä tietoja. Näin saat tilanteesta hyvän kokonaiskuvan, jonka perusteella tietoa on helppo etsiä, analysoida, hallita ja auditoida.

M-Filesin tiedonhallintaratkaisu auttaa yrityksiä hallinnoimaan järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä, käytäntöjä ja prosesseja, joiden avulla varmistutaan vaatimustenmukaisuudesta ja velvoitteiden täyttämisestä. Lisäksi Active Directory -integraation ansiosta organisaatiossa tapahtuvat muutokset roolien ja tehtävien osalta siirtyvät automaattisesti yksittäisten käyttäjien tietoihin.

Konica Minoltalla on tarjolla myös tehokas tiedonhallinnan hakuratkaisu dokoni FIND, joka mukautuu yrityksen tietosuojakäytäntöihin ja varmistaa käyttöoikeuksiin perustuvan pääsyn vain sallittuun tietoon yrityksen verkossa. EU:n tietosuoja-asetuksen kannalta dokoni FIND -hakuratkaisu pystyy löytämään halutun tiedon eri järjestelmistä ilman raskaita tiedonsiirtoja ja migraatioprojekteja. Tehdyt haut tallentuvat tietosuojavaatimusten mukaisesti. Uuden dokoni FIND Reporting -moduulin avulla voidaan luoda helposti raportit tarkistuksia ja auditointeja varten.

 

Lähteitä ja linkkejä:


Otettu Lumia Selfie -sovelluksellaKirjoittaja on Konica Minoltan toimistoratkaisuista vastaava tuotepäällikkö Kennet Westerdahl.

Löydätkö aina etsimäsi tiedon?

Kuinka kauan jaksat etsiä kadonnutta dokumenttia? Kuinka monesta eri järjestelmästä tai kansiosta dokumentteja täytyy hakea? Paljonko aikaa kuluu viikossa tai kuukaudessa dokumenttien hakuun?

Tiesitkö, että se on turhaa?

Tiedot haetaan tietosisällön eikä sijainnin perusteella

Enterprise Search eli yritystason hakupalvelu pystyy hakemaan dokumentin tietosisällön perusteella. Näin tiedonhakijan ei tarvitse tietää minne tiedostot on tallennettu tai mikä versio on viimeisin. Hakuratkaisu löytää oikean tiedon puolestasi. Lisäksi se tarjoaa hakuehtoja lähellä olevia tuloksia, jolloin löydät omaa hakuasi täydentävää tietoa, jonka joku muu yksikkö on yrityksessänne tuottanut. Haku toimii kuin yrityksen sisäinen Googlen hakupalvelu. Tarjolla on myös pikatoiminto, joka tarjoaa nopean pääsyn sinulla juuri työn alla oleviin dokumentteihin. Haut voidaan kohdistaa sähköposteihin, verkkolevyjen kansioihin, eri yritysjärjestelmiin, kuten CRM- ja ERP-järjestelmiin sekä teknisiin dokumentteihin – käytännössä kaikkiin niihin yrityksen kansioihin ja järjestelmiin, joihin käyttäjällä on käyttöoikeus.

Uuden järjestelmän aiheuttaman muutosvastuksen tuska – voiko se olla historiaa?

Työntekijät omaksuvat uuden järjestelmän käytön helposti omasta halustaan, koska tiedon hakeminen on nopeaa, helppoa ja tehokasta. ECM-hakupalvelun käyttö ei vaadi ”Big Bang” -tyyppistä tiedonsiirtoa (datamigraatiota), vaan tiedostot ja tiedot säilyvät olemassa olevissa järjestelmissä ja muutoksia työskentelytapoihin ei tule. Uusi hakupalvelu ei aiheuta muutosvastarintaa ja hakupalvelun käytön omaksuu nopeasti normaalin työn ohessa. Avainsanoja, dokumenttityyppejä, metatietoja, dokumenttien liiketoimintakriittisyyttä ja päivitysjärjestystä priorisointia ei tarvitse miettiä. Työskentelet kuten aiemmin, mutta löydät etsimäsi tiedot hetkessä.


Otettu Lumia Selfie -sovelluksellaKirjoittaja on Konica Minoltan toimistoratkaisuista vastaava tuotepäällikkö Kennet Westerdahl.

Tietotyöläisen kipupisteet – osa 3: arvostuksen puute ja muutoksen teon vaikeus

Tämä blogikirjoitus on jatkoa blogikirjoituksiin: Tietotyöläisen kipupisteet: osa 1: Intranetin heikot hakutoiminnot ja osa 2: käyttökokemus ja käyttöönotto. Kolmas blogikirjoitus käsittelee kahta viimeistä kipupistettä: ylimmän johdon arvostuksen puutetta ja haluttomuutta sitoutua muutosprojekteihin, sekä kuinka vaikeaa on tehdä muutoksia ja parannuksia.

Arvostuksen puute ja haluttomuus sitoutua toteutusprojektiin

Yritysjohto ei yleensä näe intranetiä strategisesti tärkeänä välineenä – se on vain välttämättömyys, kuten esimerkiksi vesi- ja viemäröintiputket rakennuksessa. Investoinnin arvoa ei ymmärretä, koska intranetin menestymistä on vaikea mitata ja usein käyttäjien lausunnotkin ovat lähinnä kielteisiä. Kiireinen ylin johto huomaa intranetin vain silloin, kun se ei toimi tai he tarvitsevat intranetiä tiedottamiseen. Johto kokee, että intranetillä on vain vähän vaikutusta alueilla, jotka vahvistavat kilpailuetua, kuten asiakaspalvelu, innovaatiot tai korkeampi työntekijöiden tyytyväisyys.

Alkuinnostuksen jälkeen intranet jää yleensä limboksi, jopa vuosiksi. Jos ylin johto ei näe arvoa intranetissä, niin he eivät myöskään myönnä varoja sen kehittämiseen. Ilman panostusta IT-osasto ei voi tehdä tarvittavia parannuksia ja siten osoittaa intranetin arvoa. Saadaan aikaan noidankehä, josta ei ole ulospääsyä. Jos intranetin kehittäminen aloitetaan järkevästi hankkimalla toimiva yritystason hakupalvelu, niin jokapäiväinen toimistotyöskentely tehostuu ja se voidaan myös osoittaa. Samalla johdon korviin kantautuu myönteisiä käyttökokemuksia, jonka jälkeen parannuksiinkin halutaankin panostaa.

Muutos ei ole kirosana

Muutosten ja parannusten tekeminen on usein hankalaa, koska muutokset vaativat resursseja, yrityskulttuurin muutosta, tai uuden teknologian käyttöönottoa nykyisen teknologian rajoitteiden takia. Teknologiset kysymykset rajoittavat usein intranetin toimintaa, käyttöä ja käytettävyyttä, esimerkiksi integraatiota muihin järjestelmiin tai pääsyä mobiililaitteilta. Tiukat budjetit ja resurssit rajoittavat kykyä toteuttaa tarvittavia muutoksia – joskus jopa välttämättömien peruskorjausten tekeminen on vaikeaa. Jos edes perustarpeita ei tyydytetä, niin intranetiä käytetään vain pakon edessä. Nuiva suhtautuminen johtaa alhaiseen hyväksyntään ja kiinnostuksen puutteeseen, jopa intranetin hylkäämiseen.

Intranetin kehittäminen on yleensä talon sisäinen projekti, joka ei saa suurta prioriteettia, jolloin kehitys pysähtyy ja käyttöä jatketaan kuten ennenkin – ilman suunnitelmallisuutta. Jos yritys ymmärtää oman tiedon hyödyntämisen merkityksen, on sillä mahdollisuus saavuttaa huomattava kilpailuetu. Tehokas keskitetty hakupalvelu tehostaa myös intranetin muuta käyttöä ja intranet saa vihdoin hyväksynnän koko yrityksen sisällä. Ylimmän johdon kannattaa siis kuunnella käyttökokemuksia ja suhtautua intranetin parannusehdotuksiin positiivisesti. Muutos ei ole kirosana, koska kehittämiseen myönnetty budjetti poikii takaisin tehokkaampana työskentelynä ja tyytyväisinä käyttäjinä.

Katso: video yritystason hakupalvelusta.

Kiinnostuitko? Lisätietoa löytyy täältä!


Otettu Lumia Selfie -sovelluksella
Tämän blogin kirjoitti toimistoratkaisuista vastaava tuotepäällikkö Kennet Westerdahl.

 

Tietotyöläisen kipupisteet – osa 2: käyttökokemus ja käyttöönotto

Tämä blogikirjoitus on jatkoa blogikirjoitukseen: Tietotyöläisen kipupisteet – osa 1: Intranetin heikot hakutoiminnot. Ensimmäisessä kirjoituksessa pureuduttiin intranetin heikkoihin hakutoimintoihin. Tässä blogikirjoituksessa käsitellään kahta kipupistettä: intranetin heikkoa ja hajanaista käyttökokemusta sekä heikosti toteutettua käyttöönottoa siitä johtuvaa tyytymättömyyttä. Kolmannessa osassa tulen läpikäymään kaksi viimeistä kipupistettä: ylimmän johdon arvostuksen puutetta ja haluttomuutta sitoutua muutosprojekteihin, sekä kuinka vaikeaa on tehdä muutoksia ja parannuksia.

Hyvä käyttökokemus vetää puoleensa

Intranetin hyvä käyttökokemus vetää puoleensa ja houkuttelee käyttämään palvelua uudelleen, kun taas heikko käyttökokemus johtaa turhautumiseen ja tarjotun palvelun torjuntaan. Huono ja epämieluisa käyttökokemus syntyy, jos käytetyn palvelun käyttö on monimutkaista, vaikeaa eikä palvelu vastaa käyttäjien tarpeisiin – käyttäjät eivät esimerkiksi löydä hakemaansa tietoa. Jakob Nielsen on määritellyt käytettävyyden laatumääreenä, jonka avulla voidaan arvioida kuinka helppoa ja mukavaa käyttöliittymää on käyttää. Nielsen tutkimuksen mukaan intranettien käytettävyys on laskenut 10 vuodessa samalla, kun taas verkkopalveluiden käytettävyys on samassa ajassa selkeästi parantunut. Yhtenä selittävänä tekijänä voidaan pitää sitä, että yrityksien eri järjestelmistä on tullut monimutkaisempia – tietoja tallennetaan eri paikkoihin, jolloin lopputulema on se, että kenelläkään ei ole varmuutta mistä kaikkein uusin tieto löytyy, tai mistä sitä pitäisi etsiä.

Yhdenmukaisuus intranetin palveluissa mahdollistaa paremman käyttökokemuksen. Jos yritys pystyy tarjoamaan pääsyn kaikkeen yrityksen tietoon yhdestä paikasta (intranetistä), niin silloin tiedonhaku on sujuvaa ja palkitsevaa. Työaikaa on motivoivampaa käyttää esimerkiksi haettujen tietojen hyödyntämiseen päätöksenteossa, kuin tuhlata sitä vaikeasti löydettävän tiedon loputtomaan etsimiseen. Myöskin turhautuneisuus tiedon etsimisestä häviää, kun käyttäjien ei enää tarvitse kirjautua eri järjestelmiin tiedonhakua varten. Intranetistä tulee tiedonhaun keskus, joka aikaansaa käyttäjissään johdonmukaisia ja hyviä käyttökokemuksia. Kerrankin yrityksen omat järjestelmät aiheuttavat WOW-efektin.

Suunniteltu ja sitouttava käyttöönotto edesauttaa palvelujen käyttöä

Yrityksen intranet otetaan yleensä käyttöön ilman (kokonaisvaltaista) suunnitelmaa. Intranettiin tallennetaan tietoja samalla tavalla kuin levyn kulmalle, jolloin hetken päästä tietoja ei enää löydy. Usein intranetin ulkoasuun ja yhdenmukaisuuteen ei kiinnitetä huomiota – osastot tai yksiköt saavat valita millaisen sivurakenteen he haluavat ilman suunnitelmallisuutta. Lopulta kasassa on sillisalaatti, joka ei palvele ketään – ei yritystä itseään eikä varsinkaan palvelun käyttäjiä. Ja sitten neuvotteluhuoneessa mietitään, että seuraavaan intranetin suunnitteluun sitten panostetaan kunnolla. Yhdenmukaistamisen voidaan aloittaa tarjoamalla tehokas hakupalvelu intraan. Kun tiedonhaku toimii, muuttuu intranetin käyttö miellyttäväksi, jonka jälkeen panostaminen intranet ulkoasuun ja yhdenmukaisuuteen on järkevää.

Kiinnostuitko? Lisätietoa löytyy täältä!


Otettu Lumia Selfie -sovelluksella
Tämän blogin kirjoitti toimistoratkaisuista vastaava tuotepäällikkö Kennet Westerdahl.

 

Tietotyöläisen kipupisteet – osa 1: Intranetin heikot hakutoiminnot

imageIntranet on yrityksen sisäinen julkaisujärjestelmä, jonka avulla jaetaan uutisia, ohjeita ja dokumentteja yrityksen työntekijöille.  Vain harvat yrityksien intranet-järjestelmät toteuttavat niille asetettuja tavoitteita (State of the Social Intranet, 2012). Intranet toimii usein vain ilmoitustauluna, jonka kehitys on unohtunut samalla, kun muu IT-maailma on muuttunut. Intranetin kolme keskeisintä roolia ovat tiedon jakamisen ja yhteistyön lisääminen, työntekijöiden sitouttaminen ja yrityksen sisäisien prosessien tehostaminen esimerkiksi tarjoamalla henkilöstöhallinnon palveluja itsepalveluna (The 2013 Appirio Employee Portal/Social Intranet Survey, Appirio, 2013).

Yrityksen tietoihin täytyy päästä käsiksi myös yrityksen ulkopuolelta ja vieläpä erilaisilla päätelaitteilla. Haetun informaation täytyy olla heti käsillä, mutta harvoin näin on. Viisi tyypillistä kipupistettä yritysten intraneteissä on:

1. Huonot hakuominaisuudet ja informaation löytyminen
2. Heikko ja hajanainen käyttökokemus
3. Heikko käyttöönotto ja tyytyväisyys yrityksen käyttäjien keskuudessa
4. Ylin johto ei arvosta
5. Vaikea tehdä muutoksia ja parannuksia

(Easy Knowledge access: Can Content integration revitalize corporate intranets, VirtualWorks, 2013. Tilaa Whitepaper sähköpostilla info(a)konicaminolta.fi)
Tässä blogikirjoituksessa pureudun kipupisteistä ensimmäiseen. Jatkoa seuraa!

Haku helpommaksi

Jos et löydä tarvitsemiasi tietoja, hommat eivät etene ja turhaudut. Intranetin omasta hakutoiminnosta on harvoin apua. Sen hakupalvelut eivät ole tehokkaita, haut on kohdistettu väärin tai hakupalvelulla ei ole pääsyä eri yrityksen järjestelmiin. Kuinka paljon vaivaa näet ja miten paljon aikaa menee hukkaan etsiessäsi tietoa eri järjestelmistä (verkkolevyt, pilvipalvelut, ryhmätyötilat, intranet), jotta saat kerättyä haluamasi informaation? Voitko olla varma, että käytössäsi ovat ajantasaiset dokumentit?

Entä jos pääsisit yhdellä haulla käsiksi kaikkeen tarvitsemaasi tietoon sen sijaintipaikasta riippumatta? Ratkaisu on yksinkertainen: haun voi laajentaa tehokkaasti koskemaan yrityksesi eri järjestelmiä ja tiedostomuotoja. Löydät hakemasi lisäksi aiheeseen liittyviä muuta informaatiota, joista et ehkä ole aiemmin edes tiennyt. Kun haku on toimiva, löydät heti oleellisen tiedon. Pääset heti työstämään materiaalia ja tekemään aineiston perusteella päätöksiä. Hakupalvelu noudattaa yrityksen tietoturvakäytäntöjä, joten löydät yrityksesi järjestelmistä sellaisen informaation, johon sinulla on käyttöoikeus.

Kiinnostuitko? Lisätietoa löytyy täältä!


Otettu Lumia Selfie -sovelluksella
Tämän blogin kirjoitti toimistoratkaisuista vastaava tuotepäällikkö Kennet Westerdahl.