Miksi tiedonhallinnan ratkaisut ja IT-infrastruktuurin uudistaminen on ajankohtaista juuri nyt?

You&WeParas uutinen pitkään aikaan yrityksille on, että useimmat toimiston prosessit VOIDAAN digitalisoida! Digitalisaation edetessä ja muutoksen ulottuessa aivan kaikille alueille liike-elämässä unohdamme usein miten välttämätöntä kehitys on. Ja kuinka hyviä asioita se pitää sisällään.

Lähes jokaisessa yrityksen toimistoprosessissa on tehostettavaa, automatisoitavaa ja mahdollisuus saavuttaa säästöjä. Voimme jopa ajatella, että pidemmän päälle emme mitenkään muuten selviäsi räjähdysmäisen datan määrän ja jäsentymättömän tiedon kasvusta sekä niiden vaatimasta käsittelystä ja hyödyntämisestä työympäristössämme.

studio_tiedonhallinta_2Tiedonhallinnan palvelut

Pelkästään päivittäisten dokumenttien etsimiseen käytämme tietotulvan keskellä yrityksissä nykyisin niin paljon aikaa, että numeroiksi ja euroiksi muutettuna puhutaan pienissäkin työryhmissä helposti tuhansien eurojen säästömahdollisuuksista kuukaudessa. Jos mukaan lasketaan kokonaisten dokumentointiin liittyvien työnkulkujen automatisointi ja optimointi, kuten laskujen käsittely tai vaikkapa sopimusten hallinnointi, puhutaan helposti moninkertaisista säästöistä. On vaikea kuvitella, miten yritykset voisivat tulevaisuudessa pysyä kilpailukykyisinä pidemmällä tähtäimellä huomioimatta näiden hyötyjen merkitystä.

hours wastedDigitalisointi on Konica Minoltan liiketoiminnan ytimessä. Muuttuvat tarpeet toimistossa antavat yrityksellemme mahdollisuuden palvella paremmin asiakkaitamme toimiston prosessien optimoinneissa. Konica Minolta on mukana tässä muutoksessa muuntautumassa yhdestä maailman johtavista tulostuksenhallinnan ratkaisuja tarjoavasta yrityksestä keskeiseksi tiedonhallinnan asiantuntijaksi sekä IT-infrastruktuurin palvelujen toimittajaksi. Eräs ajankohtaisimmista palveluista on EU:n tietoturva-asetukseen (GDPR) liittyvät ratkaisut ja sovellukset. Moni yritys hyödyntää juuri nyt asiantuntijapalveluitamme täyttääkseen jatkossa säännösten mukaisuuden toiminnassaan (lue tästä lisää edellistä kirjoituksestamme).

IT-infrastruktuurin palvelut

Tietosuoja-asetukseen liittyvien prosessien käyttöönotossa moni yritys joutuu huomioimaan samalla IT-infrastruktuurin uudistamisen tarpeen. EU:n tietosuoja-asetuksen vaikutukset ulottuvat tulostavien laitteiden tietoturvallisesta käytöstä tiedonhallinnan välineiden käyttöönottoon sekä yrityksen palvelimien, tietoturvamenetelmien ja henkilöstön tietoturvakäytäntöjen parantamiseen.

Kumppanuus ja IT-infraan liittyvien prosessien ulkoistaminen on kasvava trendi, ja yli puolet yrityksistä odottaa IT-palvelukumppaneiltaan niin säästöjä kuin parempaa tuottavuuden nousua prosessien uudistamisen ohessa.

IT infraYksi keskeisistä tekijöistä IT-infran uudistamiseen ovat arviot erilaisten hyökkäysten ja haittaohjelmien yleistymisestä. Mikään ei viittaa siihen, että nämä olisivat vähenemään päin. Pikemminkin on odotettavissa lisää ja vaarallisempia keinoja aiheuttaa vahinkoja yritysten verkoista tuotantoon asti. Erilaisten katkosten aiheuttamien menetyksien arvo liiketoiminnalle loppuun asti laskettuna voi olla hämmästyttävän suuri verrattuna esimerkiksi laitteiden ja sovelluksien suoriin investointeihin, joten päivitetyn, vakaan ja turvallisen IT-ympäristön tavoitteleminen kannattaa.

internet attacks, virusesKonica Minoltalle on luonnollista laajentaa palvelujaan IT-ympäristöön osana toimiston työympäristön kokonaisuutta. Näillä kustannustehokkailla palveluilla tavoitellaan niin pienille kuin isommille yrityksille säästöjen ja turvallisuuden ohella joustavuutta järjestelmien käytössä.

Pilviratkaisut jyräävät pitkään, joidenkin arvioiden mukaan 73 % yritysten IT-palveluista toimii pilvessä vuoteen 2026 mennessä. Tämän rinnalle on nousemassa merkittävänä trendinä edge devices, ”pilven reunalla” toimivien älykkäiden järjestelmien murros. Nämä keinoälyä hyödyntävät semanttiset järjestelmät ja niihin verkottuneet laitteet viimeistään mullistavat toimistoympäristön sellaisena kuin olemme sen oppineet näkemään. Kurkistamme tähän mielenkiintoiseen tulevaisuuteen seuraavassa kirjoituksessamme.

Tutustu Konica Minoltan tarjoamiin M-Filesin ratkaisuihin ja miten niiden avulla voidaan varmistaa GDPR-vaatimusten mukaisuus.

GDRP M-Files


Tämä blogi on julkaistu myös Kauppalehden kaupallisessa yhteisössä Studiossa 11.12.2017. Kirjoittaja on Konica Minolta Business Solutions Oy:n markkinointipäällikkö Jarno Ahonen.

Tulevaisuuden toimisto, sitä saa mitä tilaa vai jotain parempaa?

TOIMISTON TULEVAISUUS

Olet suunnittelemassa ratkaisuesitystä tärkeälle asiakkuudelle. Tulevaisuuden toimistoympäristössä älykkäät järjestelmät löytävät ja kokoavat sinulle tarpeelliset dokumentit verkosta ja tarjoavat dokumenteista yhteenvedon ja analyysin.

Ihmiset, järjestelmät ja ympäristö ovat verkottuneet niin, että olemme siirtyneet tiedon kuluttamisesta tiedon hallintaan. Älykkäät ja oppivat järjestelmät auttavat sinua ja tiimiäsi rakentamaan asiakasesityksen ehdottamalla sisältöä, joka voisi olla projektiin liittyvää pohjautuen aiempaan ryhmän työskentelyyn. Myöhemmin järjestelmät auttavat sinua muodostamaan näkemyksen asiakkaan jatkokontaktointiin perustuen aiempaan viestintään ja dokumentointiin.

Järjestelmät varaavat kokoustilat tai virtuaalisen kokousympäristön ihmisten todelliseen sijaintiin perustuen ja tilojen saatavuuteen pohjautuen. Tiimin jäsenet saavat päivitettyä tietoa ennen kokousta ja järjestelmät muokkaavat agendan ja yhteenvedon kokouksen sisällöstä automaattisesti.

Toimiston sensorit ja tunnistimet huolehtivat tiimisi työntekijöiden hyvinvoinnista säätäen valaistusta ja ilmanvaihtoa ja mahdollistavat kulun rakennuksessa ilman kortteja.

Ei pelkästään läppärisi vaan toimistosi koko IT-infra kulkee mukanasi toimistosta lähdettyäsi mihin tahansa ja tarjoavat pääsyn tarpeellisin sovelluksiin.

POIS PILVESTÄ

Etenemmekö kohti tuon kaltaista ympäristöä vai onko futuristista toiveajattelua? Ehkä nykytrendit näyttävät kehitykselle suuntaa.

Arvellaan, että tiedon, sovellusten ja palveluiden räjähdysmäinen kasvu tekee kokonaisuudesta pilvelle mahdottoman hallita kaikkea luoden muutosta siirtyä keskitetyistä pilviarkkitehtuureista hajautettuihin paikallisempiin ratkaisuihin pilven ”reunalla”.

Tätä trendiä tukee myös palvelinympäristöjen hyperkonvergoitumisen murros. Ratkaisua voisi kuvata paikalliseksi vaihtoehdoksi pilvelle, joka on jopa edullisempi ja turvallisempi vaihtoehto kuin julkiset pilvi-infrastruktuurit.

Tietoturvan näkökulmasta yritykset ja organisaatiot pohtivat muutenkin vaihtoehtoja tiedon tallennukselle pilvipalveluihin. Lisäpainetta tälle keskustelulle on antanut ensi vuonna voimaan tuleva Euroopan tietosuoja-asetus (GDPR), joka edellyttää, että yritysten pitää tietää miten ja minne henkilötietoja on tallennettu.

“However, we do not believe the cloud will die. Rather, we predict that it will diverge and split; evolving into a pervasive layer of connectivity between different edge devices and central storage locations.”

Dennis Curry, Konica Minolta BIC, Whitepaper/Future of Work

ARTIFICIAL INTELLIGENCE (AI) VAI INTELLIGENCE AMPLIFICATION (IA)?

Tekoäly on tullut käytännössäkin tutuksi jo monille kuluttajille puhelimien henkilökohtaisena assistenttina. Lähitulevaisuudessa IT-jätit vyöryttävät kuluttajamarkkinaan uusia ratkaisuja, jotka tavoittelevat tekoälylle suurempaa ja arkipäiväisempää roolia purkkina olohuoneidemme pöydällä palvelemassa meitä puheen tunnistavana automaattina pizzan tilauksesta matkajärjestelyihin.

Keinoälyä tehokkaiden algoritmien muodossa on hyödynnetty jo pitkään isojen yritysten Big Datan käsittelyssä sekä vaikkapa automatisoidussa pörssikaupassa. Äskettäin vietettiin 30-vuotispäivää ensimmäisestä pörssinotkahduksesta, joissa robottimaisilla pörssialgoritmeilla oli merkittävä rooli.

Yllättävää on se, kuinka vähän noiden kahden esimerkin välissä on näkynyt esimerkiksi pieniä ja keskisuuria yrityksiä palvelevia ratkaisuja ja kehitystä.

Konica Minoltan näkemys tulevaisuuden toimiston älykkäästä järjestelmästä on Workplace Hubiksi kutsuttu kokonaisuus. Se on suunniteltu yhdistämään ihmiset, tieto, laitteet ja IT-ympäristö yhdeksi alustaksi, jossa tiedonkulku on tehostunut ja jonka IT-infran ja sovellusten hallinta olisi merkittävästi helpompaa. Tällainen ympäristö mahdollistaa myös järjestelmään liitettävän kannettavan toimiston, jota Konica Minolta demonstroi Spoke -konseptillaan.

Cognitive Hub on kehityksen seuraava vaihe, jonka tekoälypohjaisen käyttöjärjestelmän tavoitteena on oppia miten ihmiset keräävät tietoa, hyödyntävät sisältöä sekä tekevät tämän pohjalta päätöksiä. Käytännössä tällainen oppiva järjestelmä voisi tuottaa tarvitsemaamme tietoa pöydällemme yllättäen ja pyytämättä, kuten eräälle ministerille!

Tieteisvivahtavan keinoälyn (AI) sijasta voitaisiinkin puhua termillä IA (Intelligence Amplification), teknologian mahdollistamista keinoista tarjota käyttäjälle tietoähkyn seasta vain oleellista tietoa, joka parantaisi kykyä tekemään oikeita päätöksiä ja tehostaisi työryhmien yhteistyötä.

Futuristisilta kuulostavan kehityksen tavoitteet ovat lopulta hyvin yksinkertaisia ja konkreettisia, pyritään mahdollistamaan työntekijöille sellainen työympäristö, joka auttaa suoriutumaan päivästä paremmin. Sellaiselle on varmaan kaikilla meillä tilausta?

Lähteet ja linkit:


Tämä blogi on julkaistu myös Kauppalehden Vieraskynä-blogissa 15.11.2017. Kirjoittaja on Konica Minolta Business Solutions Oy:n markkinointipäällikkö Jarno Ahonen.

 

Paperista digitaaliseen tiedonhallintaan

Yritykset etsivät keinoja säilyttää kilpailukykynsä. Keinoja ovat esimerkiksi parempi asiakasuskollisuus, kustannusten vähentäminen ja prosessien tehostaminen. Monet organisaatiot kokevat, että merkittävää kilpailuetua voidaan saavuttaa digitalisoimalla laajasti prosesseja. Dokumenttien digitalisointi on ollut monelle yritykselle hyvä aloitus.

Tuoreessa tutkimuksessa (Quocirca, Digital transformation: Bridging the paper and digital gap, 2016) arvioitiin yli 200 eurooppalaista ja amerikkalaista merkittävän kokoista yritystä. Näistä yli 70 % katsoi, että paperiin perustuvien prosessien digitalisointi on yksi keskeisistä tiedonhallinnan kehittämisen kohteista. Vaikka digitalisoinnin edut ovat selkeät, vain 44 % yrityksistä oli vienyt prosesseja kattavasti käytäntöön, ja vain 15 % yrityksistä oli sitä mieltä, että paperisten sekä digitaalisten dokumenttien prosessit olivat tähän mennessä merkittävästi tehostuneet

Tutkimuksen mukaan yllättävän monet yritykset luottavat paperiin monissa keskeisissä prosesseissaan. Sopimuksiin liittyvät hyväksynnät allekirjoituksineen, laskujen ja kuittien käsittely, sekä totutut käytännöt tulostamisessa ja skannauksessa puoltavat paperipohjaisia prosesseja. Jokatapauksessa kaikki paperisia ja sähköisiä dokumentteja hyödyntävät prosessit ovat mahdollista automatisoida. Tulostus- ja skannausympäristön optimoinnista painopiste on siirtymässä pikkuhiljaa dokumentinhallinnan palveluihin sekä näitä tukevan infran palveluihin. Aiemmin yrityksissä korostettiin paperin vähentämistä skannaustyönkulkujen tehostamisella yksittäisenä digiprojektina. Nykyisin digitalisointi nähdään laajempana liiketoimintaprosessien automaationa, joka auttaa esimerkiksi asiakaspalvelua ja markkinointia, parantaa työntekijöiden tuottavuutta, ja tehostaa ajantasaisen tiedon jakamista ja löytämistä.

 

 

Laajenevassa verkottuvassa työympäristössä ajantasaisesta tarpeellisen tiedon nopeasta saannista tulee kriittinen kilpailutekijä kaikille organisaatioille. Sisäisen tehokkuuden parantamisen lisäksi yritykset, jotka onnistuvat digitaalisessa muutoksessa, saavuttavat hyötyjä usein myös asiakasuskollisuudessa. Uusilla välineillä voidaan mahdollistaa huomattavasti parantunut asiakaskokemus esimerkiksi monikanavaisen viestinnän avulla. Markkinointiosastot ovat jo yksi merkittävimpiä IT-ratkaisujen hyödyntäjiä yritysten sisällä.

 

 

Yhtä kaikille sopivaa ratkaisua digitaalisen työympäristön kehittämisessä ei ole, ja yritysten tulisi huomioida useita tiedonhallinnan alueita hyötyjen optimoimiseksi. Tämän kaltainen loikka ei ole helppoa organisaatiolle, joten yksittäisen projektin sijaan monet yritykset tavoittelevat pidempää strategista kumppanuutta ratkaisutarjoajaa etsiessään.

Monet yrityksistä tulevat kääntymään jatkossa yhä useammin perinteisten tulostintoimittajien puoleen, joilla on asiantuntemusta sekä paperipohjaisia sekä sähköisiä työnkulkuja tehostavista palveluista. Alan toimijoiden joukossa mm. Konica Minolta on noussut vähitellen toimittajien palvelukykyä kuvaavassa nelikentässä johtavaan kategoriaan onnistuttuaan kehittämään menestyksekkäästi tulostavien laitteiden ympäristön optimointiin liittyviä palvelujaan.

Lue aiheesta laajemmin: Whitepaper, Konica Minolta/Quocirca, Digital transformation: Bridging the paper and digital gap, Whitepaper, Quocirca, Managed Print Services Landscape, 2016

Katso lisää: Kampanjasivumme


Tämä blogi on julkaistu myös Kauppalehden Vieraskynä-blogissa 10.10.2016. Kirjoittaja on Konica Minolta Business Solutions Oy:n markkinointipäällikkö Jarno Ahonen

Pokémoneista digitaaliseen työympäristöön

Viimeistään kesällä 2016 lisätty todellisuus tunki konkreettisesti näkökenttäämme, kun Pokemon Go-pelaajat säntäilivät puhelimet kädessään virtuaalihahmojen perässä ympäri taajamia. Viihdyttävän puistonäytelmän ja hypen taustalla on tosielämän kuumottava trendi: oikeaa ja digitaalista näkymää sekoittelevan mobiilipelin suosio havainnollisti häivähdyksen siitä, miten mullistava vaikutus lisätyn todellisuuden ratkaisuilla saattaa olla myös työympäristöömme tulevaisuudessa.

 

Yhä hienostuneemmat keinot yhdistää todellista ja keinotekoista näkymää voi tarjota kiinnostavia mahdollisuuksia tuoda oikeaa ja ajankohtaista tietoa ulottuvillemme. Sellaista yritystä ei olemassakaan, jossa ei etsittäisi keinoja automatisoida prosesseja ja tehostaa tiedonhallintaa. Tyypillisiä keinoja ovat olleet tulostusympäristön optimointi, sekä dokumentinhallinnan ratkaisujen käyttöönotto. Nämä ovat myös keskeisiä elementtejä Konica Minoltan tarjoamissa palveluissa. Entäpä yritysprosessien tehostaminen yhdistämällä ihmiset, laitteet sekä informaatio yhdeksi saumattomaksi kokonaisuudeksi ja näiden muodostamaksi visuaaliseksi digitaaliseksi työympäristöksi? Vaikka ollaan vielä visioasteella, käytännön sovellukset eivät ole välttämättä kaukana.

 

 

Esimerkiksi teollisissa ympäristöissä lisätty todellisuus antaa valmiuksia tehostaa ja ennakoida tulevaa tekemistä sekä poistaa inhimillisiä virheitä. Huoltohenkilön taidot voidaan optimoida, jos päätä ei tarvitse nostaa työn tuoksinassa putkea korjatessa tai muun teknisen haasteen kimpussa, koska työhön liittyvä tarpeellinen informaatio ja tulevat vaiheet näkyvät suoraan näkökentässä lasien kautta. Vastaavasti tuotantolinjalla olevien henkilöiden perehdyttämiseen käytettyä aikaa voidaan vähentää huomattavasti, kun vaadittavat työvaiheet ilmestyvät suoraan näkökenttään. Konica Minolta hyödyntää tätä mallia tehtaillaan tulostavien monitoimijärjestelmien tuotantolinjalla. Vastaavanlaisia mahdollisuuksia on rajattomasti eri toimialoilla. Lisättyä todellisuutta alkaa hiipiä myös kuluttajatuotteisiin, etenkin etiketteihin ja pakkauksiin. Konica Minoltan AR–sovelluksella voit testata mitä allaolevaan etikettiin upotettua lisätyn todellisuuden viestiä saat esiin, kun tarkastelet sitä puhelimen tai tabletin kautta?

 

 

Siinä missä älypuhelin on mukautunut lähes tietokonetta vastaavaksi työvälineeksi sujuvasti, älylasit eivät välttämättä tule saamaan yhtä varauksetonta suhtautumista. Teknologian kehittyessä lisätty todellisuus yhdistettynä puettaviin laseihin muuttanee silti melkoisella varmuudella niin vapaa-aikaamme kuin työympäristöämme. Tämä toteutuu jos ihminen ja ihmisen taidot kehittyvät teknologian ansiosta eikä toisinpäin. Ja se seuraava pelihitti on kuulemma Harry Potter Go, joten lisätyn todellisuuden hahmojen perässä juoksijoita riittää ympäristössämme jatkossakin!

Lue lisää: Whitepaper, Konica Minolta Augmented Reality, Whitepaper, Konica Minolta, Revolution in the workplace

Käy tutustumassa: Kampanjasivumme


Tämä blogi on julkaistu myös Kauppalehden Vieraskynä-blogissa 3.10.2016. Kirjoittaja on Konica Minolta Business Solutions Oy:n markkinointipäällikkö Jarno Ahonen.