Miksi tiedonhallinnan ratkaisut ja IT-infrastruktuurin uudistaminen on ajankohtaista juuri nyt?

You&WeParas uutinen pitkään aikaan yrityksille on, että useimmat toimiston prosessit VOIDAAN digitalisoida! Digitalisaation edetessä ja muutoksen ulottuessa aivan kaikille alueille liike-elämässä unohdamme usein miten välttämätöntä kehitys on. Ja kuinka hyviä asioita se pitää sisällään.

Lähes jokaisessa yrityksen toimistoprosessissa on tehostettavaa, automatisoitavaa ja mahdollisuus saavuttaa säästöjä. Voimme jopa ajatella, että pidemmän päälle emme mitenkään muuten selviäsi räjähdysmäisen datan määrän ja jäsentymättömän tiedon kasvusta sekä niiden vaatimasta käsittelystä ja hyödyntämisestä työympäristössämme.

studio_tiedonhallinta_2Tiedonhallinnan palvelut

Pelkästään päivittäisten dokumenttien etsimiseen käytämme tietotulvan keskellä yrityksissä nykyisin niin paljon aikaa, että numeroiksi ja euroiksi muutettuna puhutaan pienissäkin työryhmissä helposti tuhansien eurojen säästömahdollisuuksista kuukaudessa. Jos mukaan lasketaan kokonaisten dokumentointiin liittyvien työnkulkujen automatisointi ja optimointi, kuten laskujen käsittely tai vaikkapa sopimusten hallinnointi, puhutaan helposti moninkertaisista säästöistä. On vaikea kuvitella, miten yritykset voisivat tulevaisuudessa pysyä kilpailukykyisinä pidemmällä tähtäimellä huomioimatta näiden hyötyjen merkitystä.

hours wastedDigitalisointi on Konica Minoltan liiketoiminnan ytimessä. Muuttuvat tarpeet toimistossa antavat yrityksellemme mahdollisuuden palvella paremmin asiakkaitamme toimiston prosessien optimoinneissa. Konica Minolta on mukana tässä muutoksessa muuntautumassa yhdestä maailman johtavista tulostuksenhallinnan ratkaisuja tarjoavasta yrityksestä keskeiseksi tiedonhallinnan asiantuntijaksi sekä IT-infrastruktuurin palvelujen toimittajaksi. Eräs ajankohtaisimmista palveluista on EU:n tietoturva-asetukseen (GDPR) liittyvät ratkaisut ja sovellukset. Moni yritys hyödyntää juuri nyt asiantuntijapalveluitamme täyttääkseen jatkossa säännösten mukaisuuden toiminnassaan (lue tästä lisää edellistä kirjoituksestamme).

IT-infrastruktuurin palvelut

Tietosuoja-asetukseen liittyvien prosessien käyttöönotossa moni yritys joutuu huomioimaan samalla IT-infrastruktuurin uudistamisen tarpeen. EU:n tietosuoja-asetuksen vaikutukset ulottuvat tulostavien laitteiden tietoturvallisesta käytöstä tiedonhallinnan välineiden käyttöönottoon sekä yrityksen palvelimien, tietoturvamenetelmien ja henkilöstön tietoturvakäytäntöjen parantamiseen.

Kumppanuus ja IT-infraan liittyvien prosessien ulkoistaminen on kasvava trendi, ja yli puolet yrityksistä odottaa IT-palvelukumppaneiltaan niin säästöjä kuin parempaa tuottavuuden nousua prosessien uudistamisen ohessa.

IT infraYksi keskeisistä tekijöistä IT-infran uudistamiseen ovat arviot erilaisten hyökkäysten ja haittaohjelmien yleistymisestä. Mikään ei viittaa siihen, että nämä olisivat vähenemään päin. Pikemminkin on odotettavissa lisää ja vaarallisempia keinoja aiheuttaa vahinkoja yritysten verkoista tuotantoon asti. Erilaisten katkosten aiheuttamien menetyksien arvo liiketoiminnalle loppuun asti laskettuna voi olla hämmästyttävän suuri verrattuna esimerkiksi laitteiden ja sovelluksien suoriin investointeihin, joten päivitetyn, vakaan ja turvallisen IT-ympäristön tavoitteleminen kannattaa.

internet attacks, virusesKonica Minoltalle on luonnollista laajentaa palvelujaan IT-ympäristöön osana toimiston työympäristön kokonaisuutta. Näillä kustannustehokkailla palveluilla tavoitellaan niin pienille kuin isommille yrityksille säästöjen ja turvallisuuden ohella joustavuutta järjestelmien käytössä.

Pilviratkaisut jyräävät pitkään, joidenkin arvioiden mukaan 73 % yritysten IT-palveluista toimii pilvessä vuoteen 2026 mennessä. Tämän rinnalle on nousemassa merkittävänä trendinä edge devices, ”pilven reunalla” toimivien älykkäiden järjestelmien murros. Nämä keinoälyä hyödyntävät semanttiset järjestelmät ja niihin verkottuneet laitteet viimeistään mullistavat toimistoympäristön sellaisena kuin olemme sen oppineet näkemään. Kurkistamme tähän mielenkiintoiseen tulevaisuuteen seuraavassa kirjoituksessamme.

Tutustu Konica Minoltan tarjoamiin M-Filesin ratkaisuihin ja miten niiden avulla voidaan varmistaa GDPR-vaatimusten mukaisuus.

GDRP M-Files


Tämä blogi on julkaistu myös Kauppalehden kaupallisessa yhteisössä Studiossa 11.12.2017. Kirjoittaja on Konica Minolta Business Solutions Oy:n markkinointipäällikkö Jarno Ahonen.

GDPR ja tiedonhallinta – näillä askelmerkeillä maaliin

You&WeTässä vaiheessa vuotta varmasti sinä lukijana sekä useimmat yritykset ovat kuulleet tulevasta Euroopan Unionin tietosuoja-asetuksesta (GDPR). Jos et ole, niin tutustu oheiseen infograafiin, jossa GDPR on visualisoitu kiteytettynä.

EU:n tietosuoja-asetus astuu voimaan toukokuussa 2018. Valmista tuskin tulee tuolloinkaan, tuosta eteenpäin on odotettavissa lisää päätöksiä ja linjauksia, jotka määrittelevät minkä muodon EU:n tietosuoja-asetus lopulta ottaa. Asetusta voidaan tämän jälkeen vieläpä päivittää yksipuolisesti (EU) jatkossa.

GDPR penaltiesNiinpä monelle yritykselle on hyödyllistä hakea kumppaneita, joiden ammattitaidolla voidaan varmistaa, että tarvittavat toimenpiteet, tiedot ja järjestelmät ovat ajan tasalla ja vastaavat asetuksen linjauksia. Tässä Konica Minolta voi auttaa kokemuksellaan toimiston tulostus-, sovellus- ja tiedonhallinnan ratkaisuillaan. Alla vinkkejä miten esimerkiksi voitte edetä oman GDPR-prosessinne kanssa.

Tilannearvio

Ensimmäinen askel on määrittää nykytilanne. Ajasta jälkeen jäänyt IT- infrastruktuuri voi asettaa haasteita, joten pitää arvioida voidaanko toimenpiteitä rakentaa nykyiseen IT-infrastruktuuriin tai missä määrin uusiin järjestelmiin ja sovelluksiin pitää investoida? Mitä aikaisemmassa vaiheessa tietosuoja-asetus voidaan huomioida hankinnoissa, sen parempi kokonaisuuden kannalta.

Hyvänä muistisääntönä etenemiselle toimii 4S-malli:

  1. ”Selvitä” nykytila, missä yritykselläsi on tietosuojan piirissä olevaa materiaalia
  2. ”Suorita” muutokset tiedon käsittelyn prosesseihin asetuksen noudattamiseksi
  3. ”Seuraa” tietojen oikeanmukaista käsittelyä ja reagoi poikkeamiin (ilmoitusvelvollisuus)
  4. ”Säilytä” asetuksen mukainen tila (Compliance)

GDPR on osa yrityksen tietoturvastrategiaa

Merkittävää GDPR-asetuksessa on, että se oikeastaan kuvaa korkean tason tietoturvatoimenpiteet yritykselle. Siihen sisältyy niin kattavat virustorjunnat kuin järjestelmällisesti toteutetut kirjautumiset sekä tunnistautumiset työnkulkuihin ja järjestelmiin. Yritykset voivat hyödyntää jo käyttöön otettuja tietoturvakäytäntöjä ja sertifiointeja.

Konica Minoltan ratkaisut, kumppanina M-Files!

Konica Minolta tarjoaa laajasti niin tulostusympäristön tietoturvan kuin tiedonhallinnan ratkaisuja sekä asiantuntijapalveluja, joilla voidaan toteuttaa asiakkaille parhaiten soveltuvat keinot tiedonhallinnan tehostamiseen ja GDPR-asetusten täyttämiseen. Ratkaisutarjontaamme on merkittävästi laajentanut pohjoismainen M-Files –kumppanuus, joka mahdollistaa markkinoiden johtavat tiedonhallinnan välineet.

Tutustu M-Filesin ratkaisuihin ja miten niiden avulla voidaan varmistaa GDPR-vaatimusten mukaisuus.

GDPR & M-FilesSeuraavassa artikkelissamme kerromme tarkemmin Konica Minoltan tarjoamista IT-infrastruktuuriin liittyvistä palveluista.

Lue myös Konica Minoltan viimeisimmät Kauppalehden Vieraskynäblogit!


Tämä blogi on julkaistu myös Kauppalehden kaupallisessa yhteisössä Studiossa 4.12.2017. Kirjoittaja on Konica Minolta Business Solutions Oy:n markkinointipäällikkö Jarno Ahonen.

Ratkaisuja GDPR-vaatimusten täyttämiseen

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on tärkein eurooppalaisia tietosuojasäädöksiä koskeva muutos 20 vuoteen. Sen tavoitteena on yksinkertaistaa ja yhdenmukaistaa eurooppalaista tietosuojalainsäädäntöä sekä palauttaa EU-kansalaisille määräysvalta omista henkilötiedoistaan. Uusi asetus astuu voimaan toukokuussa 2018.

Uusi tietosuoja-asetus vaatii yrityksiltä selkeää strategiaa henkilötietojen hyödyntämisessä. Tiukempi sääntely lisää yrityksissä valvontaa ja byrokratiaa, mutta samalla syntyy uusia liiketoimintamahdollisuuksia ja tilaisuus omien prosessien selkiyttämiseen. Liiketoiminnassa henkilöön liittyviä tietoja pyritään hyödyntämään mahdollisimman laaja-alaisesti. Esimerkiksi tietoja voidaan hyödyntää teollisessa internetissä ja erilaisissa kuluttajasovelluksissa evästeiden profiloinnilla ja kohdennetulla markkinoinnilla.

EU:n yhteiset tietoturvasäännöt mahdollistavat sen, että tuotteita ja palveluita voidaan myydä samoilla ehdoilla maasta toiseen, jolloin ovet aukeavat erilaisille digitaalisille EU:n sisämarkkinapalveluille. Henkilötiedot, luottokorttitiedot ja salasanat on tietenkin suojattava hyvin, jotta ne eivät joudu kyberhyökkääjien käsiin.

GDPR-vaatimukset tiedonhallintastrategian pohjaksi

dokoniFIND_search_320Yritysten kannattaa ottaa GDPR-vaatimukset oman tiedonhallintastrategiansa pohjaksi. Tietosuoja-asetuksen vaatimukset tiedonkäsittelyssä ja tietosuojassa tulisi olla osa yrityskäytäntöjä. Kaikki henkilötietoja käsittelevät työntekijät tulee kouluttaa noudattamaan uusia menettelytapoja. Lisäksi pitää huomioida kolmansien osapuolien henkilötietojen käsittely siten, että yritykseen kohdistuvissa auditoinneissa tai mahdollisissa tietoturvarikkomuksissa, kaikki tiedot ja sopimukset ovat helposti saatavilla.

Tietosuoja-asetuksen osoittamisvelvollisuuden mukaan yritysten tulee pystyä selvittämään auditoijille nopeasti dokumentit ja prosessikuvaukset, joista velvoitteiden noudattaminen selviää. Jotta toiminta on jouhevaa, pitää yrityksen sisäinen työnjako ja prosessit olla kunnossa.

Uusi tietosuoja-asetus koskee kaikkea henkilötietojen käsittelyä – tietosisältöä, käsittelyä ja miten asiasta tiedotetaan rekisteröityneelle henkilölle. Asetuksen velvoitteiden rikkomisesta voi saada sakon, joka voi nousta jopa 20 miljoonaan euroon tai neljään prosenttiin tilikauden liikevaihdosta. Puhutaan siis erittäin suurista sanktioista, joten monet yritykset ja organisaatiot ovatkin jo aloittaneet valmistelut täyttääkseen uudet vaatimukset.

Tiedonhallintajärjestelmä varmistaa tietosuojavelvoitteiden täyttämisen

Tietosuoja-asetus velvoittaa nopeat todennettavat selvitykset asetusten noudattamisesta. Esimerkiksi Konica Minoltan tarjoamien M-Filesin tiedonhallintajärjestelmien avulla voit helposti arvioida järjestelmät, prosessit ja sopimukset sekä hallinnoida auditointeja, riskien arviointia, tietoturva-arvioita ja muita kolmannen osapuolen tiedonkäsittelijöihin liittyviä tietoja. Näin saat tilanteesta hyvän kokonaiskuvan, jonka perusteella tietoa on helppo etsiä, analysoida, hallita ja auditoida.

M-Filesin tiedonhallintaratkaisu auttaa yrityksiä hallinnoimaan järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä, käytäntöjä ja prosesseja, joiden avulla varmistutaan vaatimustenmukaisuudesta ja velvoitteiden täyttämisestä. Lisäksi Active Directory -integraation ansiosta organisaatiossa tapahtuvat muutokset roolien ja tehtävien osalta siirtyvät automaattisesti yksittäisten käyttäjien tietoihin.

Konica Minoltalla on tarjolla myös tehokas tiedonhallinnan hakuratkaisu dokoni FIND, joka mukautuu yrityksen tietosuojakäytäntöihin ja varmistaa käyttöoikeuksiin perustuvan pääsyn vain sallittuun tietoon yrityksen verkossa. EU:n tietosuoja-asetuksen kannalta dokoni FIND -hakuratkaisu pystyy löytämään halutun tiedon eri järjestelmistä ilman raskaita tiedonsiirtoja ja migraatioprojekteja. Tehdyt haut tallentuvat tietosuojavaatimusten mukaisesti. Uuden dokoni FIND Reporting -moduulin avulla voidaan luoda helposti raportit tarkistuksia ja auditointeja varten.

 

Lähteitä ja linkkejä:


Otettu Lumia Selfie -sovelluksellaKirjoittaja on Konica Minoltan toimistoratkaisuista vastaava tuotepäällikkö Kennet Westerdahl.