Löydätkö aina etsimäsi tiedon?

Kuinka kauan jaksat etsiä kadonnutta dokumenttia? Kuinka monesta eri järjestelmästä tai kansiosta dokumentteja täytyy hakea? Paljonko aikaa kuluu viikossa tai kuukaudessa dokumenttien hakuun?

Tiesitkö, että se on turhaa?

Tiedot haetaan tietosisällön eikä sijainnin perusteella

Enterprise Search eli yritystason hakupalvelu pystyy hakemaan dokumentin tietosisällön perusteella. Näin tiedonhakijan ei tarvitse tietää minne tiedostot on tallennettu tai mikä versio on viimeisin. Hakuratkaisu löytää oikean tiedon puolestasi. Lisäksi se tarjoaa hakuehtoja lähellä olevia tuloksia, jolloin löydät omaa hakuasi täydentävää tietoa, jonka joku muu yksikkö on yrityksessänne tuottanut. Haku toimii kuin yrityksen sisäinen Googlen hakupalvelu. Tarjolla on myös pikatoiminto, joka tarjoaa nopean pääsyn sinulla juuri työn alla oleviin dokumentteihin. Haut voidaan kohdistaa sähköposteihin, verkkolevyjen kansioihin, eri yritysjärjestelmiin, kuten CRM- ja ERP-järjestelmiin sekä teknisiin dokumentteihin – käytännössä kaikkiin niihin yrityksen kansioihin ja järjestelmiin, joihin käyttäjällä on käyttöoikeus.

Uuden järjestelmän aiheuttaman muutosvastuksen tuska – voiko se olla historiaa?

Työntekijät omaksuvat uuden järjestelmän käytön helposti omasta halustaan, koska tiedon hakeminen on nopeaa, helppoa ja tehokasta. ECM-hakupalvelun käyttö ei vaadi ”Big Bang” -tyyppistä tiedonsiirtoa (datamigraatiota), vaan tiedostot ja tiedot säilyvät olemassa olevissa järjestelmissä ja muutoksia työskentelytapoihin ei tule. Uusi hakupalvelu ei aiheuta muutosvastarintaa ja hakupalvelun käytön omaksuu nopeasti normaalin työn ohessa. Avainsanoja, dokumenttityyppejä, metatietoja, dokumenttien liiketoimintakriittisyyttä ja päivitysjärjestystä priorisointia ei tarvitse miettiä. Työskentelet kuten aiemmin, mutta löydät etsimäsi tiedot hetkessä.


Otettu Lumia Selfie -sovelluksellaKirjoittaja on Konica Minoltan toimistoratkaisuista vastaava tuotepäällikkö Kennet Westerdahl.