Gronlund Palvelut Oy

Gronlund Palvelut Oy

Gronlund Palvelut Oy

Konica Minoltalta löytyi kustannustehokas ratkaisu yritystason tiedonhakupalveluun

Gronlund Palvelut Oy on yli 130 siivous- ja tukipalveluiden ammattilaista työllistävä siivousyritys, joka on toiminut Pirkanmaan seudulla jo 25 vuoden ajan. Yritys tarjoaa lisäarvoa yrityksille joustavilla, kustannustehokkailla sekä laadukkailla siivous- ja tukipalveluilla. 

quotation marks

Meillä on dokoni FIND jokapäiväisessä ahkerassa käytössä ja olemme erittäin tyytyväisiä lopputulokseen.

Tiina Holopainen

Toimitusjohtaja, Gronlund Palvelut Oy

Lähtötilanne


Gronlund Palvelut Oy halusi parantaa yrityksen eri dokumenttien löytämistä verkkolevyltä, sillä käyttäjät pystyivät hakemaan dokumentteja vain niiden tiedostonimien perusteella. Tämä oli ongelmallista siksi, että hakutulokset jäivät puutteellisiksi, jos käyttäjä ei tiennyt tiedoston nimeä. Dokumenttien hakeminen haluttiin tehokkaammaksi ja käyttöön lähdettiin etsimään hakupalveluratkaisua, joka hyödyntäisi haussa myös dokumenttien tekstisisältöjä ja metatietoja. 


Yritys kartoitti dokumentinhallintaratkaisujen tarjonnan ja päätyi Konica Minoltan dokoni FIND -ratkaisuun, sillä se vastasi yrityksen tarpeisiin parhaiten. 


Ratkaisu


Konica Minolta toimitti Gronlund Palvelut Oy:n verkkolevyihin kohdistetun nopean ja tehokkaan dokoni FIND -hakupalveluratkaisun. Aluksi asiakkaan ympäristö kartoitettiin perusteellisesti ja toteutettavaa hakuratkaisua pilotoitiin erilaisilla toteutusmalleilla. 


Aiemmin ainoastaan dokumentin nimellä haetut dokumentit pystyttiin nyt löytämään esimerkiksi dokumentin sisällön ja metatietojen perusteella. Ratkaisu mahdollisti erilaisten dokumenttien löytymisen myös samantyyppisen hakusanan perusteella – tämä ei ollut aiemmin mahdollista. 


Onnistunut käyttöönotto ja oikea ratkaisu antoivat yrityksen työntekijöillle tehokkaan hakuratkaisun. Keskitetyn hakuratkaisun käyttö on nopeaa ja helppoa sekä kaikkien käyttäjien hyödynnettävissä käyttäjäoikeuksien mukaan. Konica Minolta toimitti asiakkaalle myös palvelimen, johon hakupalvelu asennettiin. Palvelin liitettiin Konica Minoltan etävalvontaan ja ylläpitoon.


”Tämä on juuri se mitä me halusimme”, toteaa toimitusjohtaja Tiina Holopainen. Yritys arvosti erityisesti Konica Minoltan ratkaisukeskeistä lähestymistapaa ja juuri asiakastarpeeseen sopivan ratkaisun esittämistä. Kokonaiskustannus ja oikeanlainen ratkaisu olivat ratkaisivat sen, että Gronlund Palvelut valitsi Konica Minoltan ratkaisun.


Toimitusjohtaja Holopainen jatkaa: ”Tämän kaltaisella ratkaisulla Konica Minoltalla on erinomaiset edellytykset menestyä myös jatkossa ja varsinkin pk-sektorilla. Olen saanut palautetta työntekijöiltämme, että työnteko on ollut paljon helpompaa dokoni FIND -ratkaisun käyttöönoton jälkeen. Vanhatkin dokumentit löytyvät helposti ja nopeasti, eikä enää tarvitse yrittää arvailla erilaisia hakusanayhdistelmiä, joilla mahdollisesti etsittävä dokumentti löytyisi. Meillä on dokoni FIND jokapäiväisessä ahkerassa käytössä ja olemme erittäin tyytyväisiä lopputulokseen.”


ryhmä ihmisiä katsoo kannettavaa tietokonetta

Älykäs tiedonhaku

Usein tarvittavat tiedostot ovat hukassa – nyt voit helpottaa ja nopeuttaa niiden löytämistä

Löydä tietosi tehokkaasti ja helposti

Tiedon määrä organisaatioissa jatkaa merkittävää kasvuaan. Vuonna 2018 pidetyn Radar Conferencen mukaan työntekijät käyttävät 1,8 tuntia päivittäin dokumenttien etsimiseen ja hallittavuuteen. Monesti tiettyä tietoa etsittäessä työntekijä joutuu käymään läpi useat eri paikat, joihin tietoa on tallennettu, eikä tarvittavaa tietoa välttämättä löydy.

Joukko työntekijöitä istuu digitaalisen postitushuoneen edessä

Tiedonhallinta

Suunnitelmallisella tiedonhallinnalla tehokasta liiketoimintaa

Johda tiedolla – varmista organisaation liiketoimintaan tarvittavan tiedon käytettävyys

Tiedon ja tietovarastojen määrä lisääntyy jatkuvasti ja kokonaisvaltaisen tiedonhallinnan merkitys kasvaa. Suunnitelmallisella tiedonhallinnalla varmistetaan, että kaikki yrityksen tärkeä tieto on käytettävissä liiketoiminnassa ajasta ja paikasta riippumatta. Lisäksi kiristyvä sääntely, EU:n tietosuoja-asetus (GDPR, General Data Protection Regulation), lait ja standardit asettavat tiedonhallinnalle omat vaatimukset, jotka yritysten tulee huomioida toiminnassaan.

Haluatko kuulla lisää? Ota meihin yhteyttä!

Tilaa uutiskirje:

Huomaathan, että keräämme henkilötietojasi lähettäessäsi tämän lomakkeen. Konica Minolta Business Solutions Finland Oy käsittelee antamiasi tietoja tietosuojakäytäntömme mukaisesti.

Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia

Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings