Kai Oksanen Ky

Kai Oksanen Ky on Neste-huoltoasema, jossa asiakkaat voivat tankata ja huoltaa ajoneuvonsa ja itsensä. He panostavat monipuolisiin laadukkaisiin palveluihin ja korostavat asiakastyytyväisyyttä, luotettavuutta ja vastuullisuutta. 

Paperilla oleva tieto tuottaa haasteita monessa mielessä

Kai Oksanen Ky havaitsi haasteita, jotka liittyivät paperilla olevaan tietoon ja dokumentointiin. Ensinnäkin paperilla olevan tiedon saatavuus, käytettävyys ja eheys on heikkoa verrattuna digitaalisessa muodossa olevaan tietoon. Toiseksi yritystä säätelevät lait ja säädökset asettavat yrityksen toiminnalle tiettyjä vaatimuksia, joiden mukaan toimiminen on pystyttävä todentamaan. Näiden lisäksi yrityksen pitää pystyä hoitamaan laatimiensa sopimusten vastuut ja velvoitteet sovitun mukaisesti. 

Kai Oksanen Ky:n pitää lakien ja säädösten mukaisesti tiedottaa henkilöstöään tietyistä asioista. Näiden toteuttamisen todisteeksi työntekijöiltä on kerätty aikaisemmin kirjalliset allekirjoitukset. Haasteena tässä toimintatavassa on saada kaikilta ajoissa allekirjoitukset sekä muistuttaa työntekijöitä, jos nämä puuttuvat. Lisäksi paperisen dokumentaation säilyvyyden varmistaminen ja vaatimusten mukaisen toiminnan todentaminen ei ole ollut helppoa eikä luotettavaa.

Yrityksellä on paljon sopimuksia, jotka sitovat yritystä tietyksi ajaksi. Paperisessa muodossa olevat sopimukset ja niiden ehdot unohtuvat helposti ja tämä voi aiheuttaa yritykselle koviakin kustannuksia. Kai Oksanen Ky on unohtanut sopimusten määräaikoja, jolloin sopimukset ovat menneet ehtojen mukaisesti automaattisesti uusintakaudelle, joka voi joissain tapauksissa olla pitkäkin. Tästä on syntynyt yritykselle turhaan merkittävät kustannukset. Lisäksi paperiset sopimukset rajaavat niiden saatavuuden ja käytettävyyden, kun niihin ei pääse käsiksi ajasta ja paikasta riippumatta.

Asiakas toivoi löytävänsä IT-kumppanin ja ratkaisun, joka toisi varmuutta, sujuvuutta ja automaatiota liiketoimintaan. Samalla asiakas halusi, että yrityksen tieto on tallessa ja käytettävissä kaikkialla. “Käyttöönoton sujuvuus yllätti isosti. Luulin sen vaativan meiltä enemmän ja kestävän paljon pidempään. Konica Minoltan konsultoiva ja ammattimainen tapa varmisti tehokkaan toteutuksen“, toteaa kauppias Kai Oksanen.

Yhdellä tiedonhallintaratkaisulla varmuutta liiketoimintaan

Konica Minoltan asiantuntemus ja pitkäaikainen luottamussuhde tekivät yhteistyön aloittamisesta helppoa. Alkupalaverien jälkeen asiakkaan haasteet olivat hyvin selvillä, jonka perusteella tehtiin ratkaisuehdotus. Se sisälsi vaatimusten mukaisen toiminnan todentamisen ja sopimushallinnan yhdellä tiedonhallintaratkaisulla. 

Konica Minolta ehdotti uutta toimintamallia lakien ja säädösten alaisten asioiden tiedottamiseen. Tiedottaminen toteutetaan dokumenttien muodossa. Käytännössä tämä toteutettiin M-Files -tiedonhallintajärjestelmän avulla, jossa tiedotettavista asioista lähetetään tehtävänanto kaikille työntekijöille kerralla järjestelmän kautta. Näihin saadaan tarvittavat lukukuittaukset järjestelmän avulla ja tämä tieto on jälkikäteen todennettavissa. Järjestelmä huolehtii myös muistutuksista niiden työntekijöiden kohdalla, joilta kuittausta ei ole saatu.

Sopimushallintaan luotiin uusi prosessi Konica Minoltan ehdotuksen mukaisesti. Sopimusten siirtämiseksi sähköiseen muotoon valittiin asiakkaan käyttöön soveltuva monitoimilaite, jonka avulla sopimusten digitointi sujuu vaivattomasti. Jatkossa sopimushallinta toteutetaan sähköisesti ja sopimukset skannataan heti allekirjoittamisen jälkeen sähköiseen muotoon. Tämän jälkeen sopimukset tallennetaan tiedonhallintajärjestelmään, jonka yhteydessä käyttäjältä kysytään olennaiset metatiedot, kuten alkamis- ja päättymispäivämäärä ja irtisanomisaika. Kun sopimus on tallennettu, se siirtyy automaattisesti työnkulkuun, joka varmistaa tiedon elinkaaren hallinnan. Työnkulku varmistaa, että vastuuhenkilö muistaa reagoida lähestyvään määräpäivään luomalla vastuuhenkilölle tehtävänannon sekä muistuttamalla tätä sähköpostitse aiheesta. Ratkaisun ansiosta yksikään määräpäivä ei pääse jatkossa unohtumaan. Kun sopimus päättyy, se siirretään arkistoon ja päättynyt -tilaan.

Asiakkaan ollessa valmis muuttamaan prosessejaan syntyy heille merkittäviä hyötyjä uusista ratkaisuista

Kauppias Oksanen oli käyttöönottoprojektiin todella tyytyväinen. Konica Minolta toi uudenlaisia ideoita toimintatapoihin ja prosesseihin. Kokonaisuuden käyttöönotto eteni sujuvasti tehden asiakkaan arjesta helpompaa.

Asiakas sai ratkaisuista useita hyötyjä:

• Kustannussäästöt ja kulujen ennakointi:
  Turhia kuluja ei aiheudu, kun sopimusten mukaiset velvoitteet tulee hoidettua ajallaan työnkulun ansiosta
  
• Ajansäästö ja parempi riskien hallinta:
  Tiedonhallintajärjestelmän ansiosta voidaan lainsäädännön edellyttämän tiedotusvelvollisuuden asianmukainen hoitaminen todentaa valvoville tahoille yhden sähköisen järjestelmän kautta
  
• Tiedolla johtaminen:
  Tieto on eheää ja kaikki toimintamalleihin liittyvä dokumentaatio on yhdessä paikassa helposti saatavilla missä ja milloin tahansa.