”Moderni intranet ja tiedonhallintaratkaisu tarjoaa tietoturvallisen ja nopean pääsyn tietoon.”
Leppäkoski Group Oy (jäljempänä Leppäkoski) tarjoaa kestäviä energiaratkaisuja kuluttajille, yrityksille ja taloyhtiöille. He tarjoavat sähkö-, kaukolämpö- ja maakaasupalveluja sekä energiaratkaisuja erilaisiin tarpeisiin. Yhdessä, noin 70 työntekijän voimin, he valjastavat energiansa siihen, että voivat tuoda asiakkailleen entistä enemmän iloa ja eteenpäin vievää voimaa. Voimme omasta puolestamme sanoa, että leppäkoskelaisten energiaa riittää asiakkaiden lisäksi myös sisäisiin projekteihin. He haluavat kehittää sisäisiä toimintojaan, jotka heijastuvat työntekijöiden tehokkuuden ja työtyytyväisyyden kautta aina asiakkaisiin asti. Leppäkoski on panostanut viime vuosien aikana paljon uusiin nykyaikaisiin ratkaisuihin. Samalla he ovat uusineet toimittajasalkkunsa luomalla itselleen sopivan monitoimittajamallin, joka tukee heidän liiketoimintaansa ja muutoksia. Heille on tärkeää, että toimittajat sopivat juuri heidän tarpeisiinsa ja auttavat saaman projektit onnistuneesti maaliin yhdessä heidän kanssaan.
Uskomme Best Practice -käytäntöön ja haluamme tehdä asiantuntijoita kuunnellen päätöksiä, jotka tuntuvat hyviltä. Haluamme pitää asiat mahdollisimman yksinkertaisina, ja päätöksenteon nopeana. Näin aika ei aja ohitse vaan saadaan uusia asioita nopeastikin käyttöön. Kun tämä toimintamalli kuvastaa sekä meitä asiakkaana että Konica Minoltaa toimittajakumppanina niin siksi yhteinen hommamme toimii hyvin.
Juha Koponen, ICT Manager, Leppäkoski Group Oy
Leppäkoski halusi ratkaista useamman tiedonhallintaan ja viestintään liittyvän haasteen samaan aikaan. Heille on tärkeää pysyä digitalisaation kärkivauhdissa mukana ja siten siirtyä on-premise-ratkaisusta pilvimaailmaan. Leppäkosken tavoitteet tiedonhallintaprojektille:
Ratkaisua pohtiessaan Leppäkoski keskusteli useamman toimittajan kanssa eri vaihtoehdoista ja teknologioista. Keskusteluissamme toimme esiin, että yksi vaihtoehto on hyödyntää paremmin heillä jo olemassa olevia Microsoft 365-lisenssejä ja niiden tarjoamia mahdollisuuksia. Yksi näistä mahdollisuuksista oli SharePointin tehokkaampi hyödyntäminen sisäisessä viestinnässä, ja dokumenttien ja tiedon hallinnassa. Heille oli tärkeä pitää projekti kohtuullisen kokoisena, jotta käyttöönotto olisi mahdollisimman helppoa ja hyödyt saataisiin toimintaan ilman monen vuoden odottelua. Projektissa tuli huomioida myös alaa koskevat säädökset, jotka tuovat tiedonhallintaan omat vaatimuksensa. Meillä on Leppäkosken kanssa takana pidempi kumppanuus toimistotulostusratkaisujen parissa. Säännöllisissä kehityspalavereissa nousi esiin heidän ajatuksensa tiedonhallinnan ja viestinnän tarpeista. Eri ryhmien kanssa pidettyjen workshopien avulla saimme luotua yhdessä Leppäkosken kanssa tarkemmat vaatimukset ja raamit SharePoint-projektille.
Konica Minolta ymmärsi tarpeemme ja esitteli heti ajatuksemme kuultuaan selkeän ratkaisukokonaisuuden sekä ajatuksen POC (Proof Of Concept) -mallista. Tämä tuki ajatustamme järkevän kokoisesta projektista ja käyttöönotosta. Lisäksi ratkaisuehdotus nojautui Microsoft 365:n päälle ja sen mahdollisuuksien parempaan hyödyntämiseen. Tämä oli meille kaikin tavoin järkevä ja kustannustehokas ratkaisu.
Projekti polkaistiin käyntiin POC-mallin mukaisesti, jossa ratkaisuehdotusta lähdettiin toteuttamaan kolmelle osastolle. Rakensimme Leppäkosken brändiohjeita ja visuaalista ilmettä noudattaen modernin intranetin, SharePoint viestintäsivuston koko yrityksen käyttöön. Lisäksi loimme omat viestintäsivustot kolmelle ensimmäiselle osastolle heidän tarpeisiinsa perustuen. Samalla viestintäsivustoille luotiin selkeä rakenne tiedon hallintaan dokumentteja ja muita tietoja varten. Ratkaisun avulla tietoja on helppo jakaa osaston sisällä sekä myös eri osastojen kesken. Tietojen jakaminen myös ulkopuolisille tahoille, kuten tilintarkastajille on helppoa. Ratkaisun myötä sähköpostilla jaettava tieto on vähentynyt ja ennemminkin jaetaan linkki, josta tieto löytyy. Nyt jokainen tarvittava henkilö pystyy työstämään samaa dokumenttia yhtä aikaa reaaliajassa. Näin versionhallinta on fiksua eikä samasta dokumentista löydy enää useita eri versioita. Leppäkoski pääsee käsiksi historiatietoihin ja voi tarvittaessa palauttaa käyttöönsä vanhemmankin version. POC-vaihe onnistui hyvin. Sen pohjalta projektia jatkettiin useiden osastojen kanssa. Nyt yli kymmenellä osastolla on omanlaisensa viestintäsivustot, jotka tehostavat osastojen sisäistä työskentelyä ja tiedonhallintaa sekä tiedon jakamista useamman osaston kesken.
Olemme saaneet poistettua järjestelmien tuomia monimutkaisuuksia. Näin työntekijöillä on helposti käytettävissä se tieto, mitä he työssään tarvitsevat. Lisäksi nyt viestintämme keskittyy intraan, jossa yhdestä paikasta jokainen löytää helposti tarvittavat uutiset ja tiedot. Tiedotuskanavien monipuolisuudesta siirtyminen nykyaikaiseen, visuaaliseen intraan on saanut hyvän vastaanoton. Kysymys on yksinkertaisista kanavista, joita kaikki tykkäävät käyttää. Näin saadaan haluttu viesti paremmin perille.
Leppäkoskella työntekijät odottivat projektin valmistumista innoissaan. Se kuvastaa, miten tärkeässä roolissa tiedon helppo jakaminen ja löytäminen on. Projektissa ei ole unohdettu käyttäjiä ja heidän kouluttamistaan. Osa työntekijöistä oli mukana suunnittelemassa ja toteuttamassa projektia ja opetimme heitä siinä samalla käyttämään uutta ratkaisua. Leppäkoski tarjoaa loppukäyttäjille erilaisia koulutuksia ja ohjeita, jotka helpottavat uuden järjestelmän onnistunutta käyttöönottoa. Työntekijät ovat antaneet hyvää palautetta viestintäkanavista, joissa yritys voi jakaa kaikille uutisia, yrityskäsikirjoja ja parhaita käytänteitä. Samalla tiimit voivat jakaa omia uutisiaan, joita kollegat pääsevät katsomaan ja kommentoimaan.
Ratkaisumalli on mahdollistanut leppäkoskelaisille modernin työntekemisen - tietoturvallisesti ja paikasta riippumatta. Intranetin nykyaikainen ilme ja käytettävyys fiksun rakenteen myötä on saanut kiitosta työntekijöiltä. Ratkaisu on ollut myös kustannustehokas, kun on siirrytty on-premise-ratkaisusta pilveen ja hyödynnetty jo olemassa olevia Microsoft-lisenssejä. Ratkaisu myös mahdollistaa jatkokehittämisen ja tiedonhallinnan lisäominaisuuksien hyödyntämisen tulevaisuudessa.
Se, että kännykästäkin voi selata asioita, ei tarvita VPN-yhteyttä, ja tieto on saatavilla kaksivaiheisen tunnistautumisen avulla, jolloin sitä on turvallista käyttää. Se, että jokainen löytää etsimänsä tiedon helpommin ja nopeammin. Tässä olemme onnistuneet Konica Minoltan kanssa yhdessä ja toimintamalli on otettu hyvin vastaan.
Autamme organisaatioita rakentamaan tietoturvallisen digitaalisen työympäristön. Ota meihin yhteyttä, kun suunnittelet ja haluat apua:
Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings