Blogi: 5 vinkkiä liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamiseen häiriötilanteessa

Alla on kuvattuna viisi toimenpidettä, joiden avulla yritykset voivat varmistaa työntekijöiden tuottavuuden häiriö- ja poikkeustilanteissa. Nämä ovat toimenpiteitä, jotka jokaisen yritysjohtajan pitää huolehtia kuntoon.   

1. Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma (Business Continuity Plan, BCP)   
   
   Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmassa määritellään, miten yritys jatkaa toimintaansa häiriötilanteissa, kuten suuronnettomuuden tai pandemian sattuessa. Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma on varautumissuunnitelma, joka kuvaa, millaisia toimenpiteitä ennen kriittistä tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen tarvitaan liiketoiminnan ylläpitämiseksi operatiivisesta ja taloudellisesta näkökulmasta. 
   
   Jos yritys ei ollut varautunut COVID-19 pandemiaan niin nyt on oikea aika varmistaa, että jatkossa yritys on valmistautunut erilaisiin häiriötilanteisiin. Kokoa tiimi ja valmistele yrityksellesi liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma.   
   
   
2. Valitse hätävalmiustiimi   
   
   Kaikentyyppisten liiketoiminnan häiriöiden aikana, esimerkiksi nykyisen pandemian takia, organisaatioilla on oltava tiimi, joka on päätöksenteon ytimessä ja laatii varautumissuunnitelman. Vaikka jokainen riski on realisoituessaan ainutlaatuinen, antaa huolellisesti laadittu valmiussuunnitelma tiimillesi hyvät lähtökohdat.  Hätävalmiustiimisi tai jopa pandemian valmistautumisryhmän tulisi pitää silmällä hallituksen ja terveysviranomaisten virallisia suosituksia. Näitä suosituksia ja olemassa olevaa suunnitelmaa hyödyntämällä he voivat selvittää, millaisia vaikutuksia yritykseesi kohdistuu, sekä päättää tarvittavista lisätoimenpiteistä varmistaakseen henkilöstön turvallisuuden ja tuottavuuden hätätilanteessa. Hätävalmiustiimisi voi suunnitella katastrofivalmistelut siten, että kukaan ei jää ihmettelemään, mitkä seuraavat vaiheet ovat.   
   
   
3. Tarjoa etätyövaihtoehtoja   
   
   ”Työ ei ole sitä, missä olet. Työ on, mitä saat aikaan. ”   
   
   Mahdollisuudesta etätyöskentelyyn on tullut välttämätöntä kaikille yrityksille. Yhä useammat organisaatiot hyväksyvät etätyöskentelyn edistääkseen parempaa työn ja vapaa-ajan tasapainoa ja kasvattaakseen tuottavuutta. Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman, pandemioiden ja yleisen hyvinvoinnin kannalta mahdollisuus etätyöskentelyyn tulee yhä arvokkaammaksi.  
   
   Monet suuret organisaatiot, kuten esimerkiksi Twitter, ovat ilmoittaneet työskentelevänsä etänä COVID-19 –pandemiasta johtuen. Yritysten etätyökäytännöt ja ohjeet varmistavat yrityksen ja liiketoiminnan jatkuvuuden pahoissakin tilanteissa, kuten maailmanlaajuisen pandemian sulkiessa valtioiden rajoja. 
   
   Muutamia tärkeitä asioita mietittäväksi:    
   - Onko työntekijöidesi kannattavien tietokoneiden tietosuojasta huolehdittu? 
   - Riittääkö verkkoyhteyksien ja VPN:n tehokkuus, kun etätyöläisten määrä kasvaa? 
   - Onko teillä tarvittavat ratkaisut, joiden avulla työntekijät voivat olla helposti vuorovaikutuksessa keskenään ja asiakkaiden kanssa? Esimerkiksi MS Teams on monipuolinen yhteistyöskentelysovellus, josta löytyy videoneuvotteluratkaisut ja tiimien väliseen yhteistyöhön tarkoitetut työkalut. 
   
   
4. Valmiutta pilvipohjaisella varmuuskopioinnilla 
   
   Kaikissa tilanteissa - olipa kyse sitten paikallisesta luonnonkatastrofista, joka tekee toimistostasi saavuttamattoman, tai pandemiasta, jonka vuoksi tarvitset sosiaalista etäisyyttä henkilöstölle - sinun on oltava tietoinen siitä, minne tietoja luodaan, tallennetaan ja varmuuskopioidaan. Etätyöskentelyn myötä tiedonhallinnan merkitys kasvaa, koska tietoja luodaan ja mahdollisesti tallennetaan yrityksen verkon ulkopuolella oleviin laitteisiin tai pilveen. Informaation käsittely ja tallentaminen päätelaitteilla, pilvisovelluksissa ja jaetuilla verkkoasemilla pitää ottaa osaksi liiketoiminnan jatkuvuussuunitelmaa.
   
   Suojataksesi työntekijöidesi työpanosta, heidän tuottamaansa tietoa ja tuottavuutta, olennaista on ottaa käyttöön hallittava varmuuskopiointiratkaisu. Työntekijät ovat etä- ja mobiilityöskennellessään alttiimpia tietoturvauhille, laitevarkauksille ja inhimillisille virheille. Suojaa yrityksesi tuottavuus, tiedon eheys ja liiketoiminnan jatkuvuus ottamalla käyttöön kokonaisvaltainen varmuuskopiointiratkaisu, joka koskee paitsi palvelimia, myös päätelaitteita, pilvisovelluksia ja tietoja. 
   
   
5. Testaa prosessit   
   
   Miten voit huolehtia, että olet mahdollisimman valmis katastrofin sattuessa? Olennaista on testata näitä tilanteita varten suunniteltu prosessi säännöllisesti. Kun sinulla on laadittuna liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma ja hätätilanteisiin valmistautunut tiimi koottuna, testatkaa, että kaikki toimii. Viimeinen asia, jota tarvitset keskellä liiketoimintariskiä, on havaita, että suunniteltu prosessi ja toimenpiteet eivät toimi. 

Tietoturvallisuus on jatkuva prosessi ja riskien siirtyminen entistä enemmän mobiililaitteisiin sekä etätyöskentelyyn tuo kokonaan uudenlaisen haasteen organisaatioille varsinkin poikkeustilanteissa liittyen tietoverkkojen käyttöön ja tallennuskäytäntöihin sekä näkyvyyden ja valvonnan osalta. Tilannetta voidaan parantaa ottamalla mobiililaitteet osaksi organisaation tietoturvakäytäntöjä samalla tavalla kuin muutkin verkkolaitteet. Lisäksi yrityksen kannattaa varmistaa, että käytössä olevat tekniset suojausratkaisut ovat ajan tasalla sekä jatkuvan valvonnan piirissä. 

Yrityksen liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta on tärkeää jalkauttaa tietoturvapolitiikka ymmärrettävästi koko henkilöstölle. Myös yrityksessä vallitseva kulttuuri vaikuttaa siihen, miten hyvin poikkeustilanteista selvitään. Avoimessa ja luottavaisessa kulttuurissa voi virheistä ottaa oppia ilman pelkoa sanktioista ja henkilöstöä voi kannustaa tuomaan esille päivittäisessä toiminnassa havaitut haasteet. Nämä edes auttavat “kuivin jaloin” selviämistä haastavissa tilanteissa.