Blogi: 5 vinkkiä liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamiseen häiriötilanteessa

| 9 kesäkuuta 2020

5 vinkkiä liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamiseen häiriötilanteessa

Monet organisaatiot ovat viime aikoina yrittäneet pitää liiketoimintansa normaalina ja samalla henkilöstön ja asiakkaat turvassa. COVID-19 pandemia on testannut, kuinka hyvin yritysten IT-osastot ympäri maailman ovat onnistuneet suunnittelussa ja valmistautumisessa poikkeustilanteisiin.



Alla on kuvattuna viisi toimenpidettä, joiden avulla yritykset voivat varmistaa työntekijöiden tuottavuuden häiriö- ja poikkeustilanteissa. Nämä ovat toimenpiteitä, jotka jokaisen yritysjohtajan pitää huolehtia kuntoon.   


  1. Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma (Business Continuity Plan, BCP)   

    Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmassa määritellään, miten yritys jatkaa toimintaansa häiriötilanteissa, kuten suuronnettomuuden tai pandemian sattuessa. Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma on varautumissuunnitelma, joka kuvaa, millaisia toimenpiteitä ennen kriittistä tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen tarvitaan liiketoiminnan ylläpitämiseksi operatiivisesta ja taloudellisesta näkökulmasta. 

    Jos yritys ei ollut varautunut COVID-19 pandemiaan niin nyt on oikea aika varmistaa, että jatkossa yritys on valmistautunut erilaisiin häiriötilanteisiin. Kokoa tiimi ja valmistele yrityksellesi liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma.   

  2. Valitse hätävalmiustiimi   

    Kaikentyyppisten liiketoiminnan häiriöiden aikana, esimerkiksi nykyisen pandemian takia, organisaatioilla on oltava tiimi, joka on päätöksenteon ytimessä ja laatii varautumissuunnitelman. Vaikka jokainen riski on realisoituessaan ainutlaatuinen, antaa huolellisesti laadittu valmiussuunnitelma tiimillesi hyvät lähtökohdat.  Hätävalmiustiimisi tai jopa pandemian valmistautumisryhmän tulisi pitää silmällä hallituksen ja terveysviranomaisten virallisia suosituksia. Näitä suosituksia ja olemassa olevaa suunnitelmaa hyödyntämällä he voivat selvittää, millaisia vaikutuksia yritykseesi kohdistuu, sekä päättää tarvittavista lisätoimenpiteistä varmistaakseen henkilöstön turvallisuuden ja tuottavuuden hätätilanteessa. Hätävalmiustiimisi voi suunnitella katastrofivalmistelut siten, että kukaan ei jää ihmettelemään, mitkä seuraavat vaiheet ovat.   

  3. Tarjoa etätyövaihtoehtoja   

    ”Työ ei ole sitä, missä olet. Työ on, mitä saat aikaan. ”   

    Mahdollisuudesta etätyöskentelyyn on tullut välttämätöntä kaikille yrityksille. Yhä useammat organisaatiot hyväksyvät etätyöskentelyn edistääkseen parempaa työn ja vapaa-ajan tasapainoa ja kasvattaakseen tuottavuutta. Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman, pandemioiden ja yleisen hyvinvoinnin kannalta mahdollisuus etätyöskentelyyn tulee yhä arvokkaammaksi.  

    Monet suuret organisaatiot, kuten esimerkiksi Twitter, ovat ilmoittaneet työskentelevänsä etänä COVID-19 –pandemiasta johtuen. Yritysten etätyökäytännöt ja ohjeet varmistavat yrityksen ja liiketoiminnan jatkuvuuden pahoissakin tilanteissa, kuten maailmanlaajuisen pandemian sulkiessa valtioiden rajoja. 

    Muutamia tärkeitä asioita mietittäväksi:    
    - Onko työntekijöidesi kannattavien tietokoneiden tietosuojasta huolehdittu? 
    - Riittääkö verkkoyhteyksien ja VPN:n tehokkuus, kun etätyöläisten määrä kasvaa? 
    - Onko teillä tarvittavat ratkaisut, joiden avulla työntekijät voivat olla helposti vuorovaikutuksessa keskenään ja asiakkaiden kanssa? Esimerkiksi MS Teams on monipuolinen yhteistyöskentelysovellus, josta löytyy videoneuvotteluratkaisut ja tiimien väliseen yhteistyöhön tarkoitetut työkalut. 

  4. Valmiutta pilvipohjaisella varmuuskopioinnilla 

    Kaikissa tilanteissa - olipa kyse sitten paikallisesta luonnonkatastrofista, joka tekee toimistostasi saavuttamattoman, tai pandemiasta, jonka vuoksi tarvitset sosiaalista etäisyyttä henkilöstölle - sinun on oltava tietoinen siitä, minne tietoja luodaan, tallennetaan ja varmuuskopioidaan. Etätyöskentelyn myötä tiedonhallinnan merkitys kasvaa, koska tietoja luodaan ja mahdollisesti tallennetaan yrityksen verkon ulkopuolella oleviin laitteisiin tai pilveen. Informaation käsittely ja tallentaminen päätelaitteilla, pilvisovelluksissa ja jaetuilla verkkoasemilla pitää ottaa osaksi liiketoiminnan jatkuvuussuunitelmaa.

    Suojataksesi työntekijöidesi työpanosta, heidän tuottamaansa tietoa ja tuottavuutta, olennaista on ottaa käyttöön hallittava varmuuskopiointiratkaisu. Työntekijät ovat etä- ja mobiilityöskennellessään alttiimpia tietoturvauhille, laitevarkauksille ja inhimillisille virheille. Suojaa yrityksesi tuottavuus, tiedon eheys ja liiketoiminnan jatkuvuus ottamalla käyttöön kokonaisvaltainen varmuuskopiointiratkaisu, joka koskee paitsi palvelimia, myös päätelaitteita, pilvisovelluksia ja tietoja. 

  5. Testaa prosessit   

    Miten voit huolehtia, että olet mahdollisimman valmis katastrofin sattuessa? Olennaista on testata näitä tilanteita varten suunniteltu prosessi säännöllisesti. Kun sinulla on laadittuna liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma ja hätätilanteisiin valmistautunut tiimi koottuna, testatkaa, että kaikki toimii. Viimeinen asia, jota tarvitset keskellä liiketoimintariskiä, on havaita, että suunniteltu prosessi ja toimenpiteet eivät toimi. 


Tietoturvallisuus on jatkuva prosessi ja riskien siirtyminen entistä enemmän mobiililaitteisiin sekä etätyöskentelyyn tuo kokonaan uudenlaisen haasteen organisaatioille varsinkin poikkeustilanteissa liittyen tietoverkkojen käyttöön ja tallennuskäytäntöihin sekä näkyvyyden ja valvonnan osalta. Tilannetta voidaan parantaa ottamalla mobiililaitteet osaksi organisaation tietoturvakäytäntöjä samalla tavalla kuin muutkin verkkolaitteet. Lisäksi yrityksen kannattaa varmistaa, että käytössä olevat tekniset suojausratkaisut ovat ajan tasalla sekä jatkuvan valvonnan piirissä. 


Yrityksen liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta on tärkeää jalkauttaa tietoturvapolitiikka ymmärrettävästi koko henkilöstölle. Myös yrityksessä vallitseva kulttuuri vaikuttaa siihen, miten hyvin poikkeustilanteista selvitään. Avoimessa ja luottavaisessa kulttuurissa voi virheistä ottaa oppia ilman pelkoa sanktioista ja henkilöstöä voi kannustaa tuomaan esille päivittäisessä toiminnassa havaitut haasteet. Nämä edes auttavat “kuivin jaloin” selviämistä haastavissa tilanteissa.


About Konica Minolta Business Solutions Europe

 

Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH, based in Langenhagen, Germany, is a wholly owned subsidiary of Konica Minolta Inc., Tokyo, Japan. Konica Minolta enables its clients to champion the digital era: with its unique imaging expertise and data processing capabilities, Konica Minolta creates relevant solutions for its customers and solves issues faced by society. As a provider of comprehensive IT services, Konica Minolta delivers consultancy and services to optimise business processes with workflow automation. The company further offers its customers solutions and managed services in the field of IT infrastructure and IT security as well as cloud environments. With regard to its office printing solutions, "IDC MarketScape: Worldwide Print Transformation 2020 Vendor Assessment" stated that Konica Minolta is "recognised globally as a leader in print transformation". As a strong partner for the professional printing market, Konica Minolta offers business consulting, state-of-the-art technology and software and has established itself as the production printing market leader for more than a decade in Europe (InfoSource). Its Business Innovation Centre in London and four R & D laboratories in Europe enable Konica Minolta to bring innovation forward by collaborating with its customers as well as academic, industrial and entrepreneurial partners. For its innovative service approach that complements their devices perfectly, Konica Minolta was awarded the prestigious ‘"Buyers Lab PaceSetter Award for Serviceability and Support 2020/2021" by Keypoint Intelligence. Konica Minolta Business Solutions Europe is represented by subsidiaries and distributors in more than 80 countries in Europe, Central Asia, the Middle East and Africa. With approximately 10,000 employees (as of April 2020), Konica Minolta Europe earned net sales of over 2.34 billion in financial year 2019/2020.

 

For more information, please visit http://newsroom.konicaminolta.eu and follow Konica Minolta on Facebook, YouTube and Twitter @KonicaMinoltaEU

 

Terms and product names may be trademarks or registered trademarks of their respective holders and are hereby acknowledged.

Yritysten tietoturvariskit

Yritysten IT-maailma on muuttunut nopeasti viime vuosina ja tiedon määrä jatkaa kasvuaan. Nämä aiheuttavat suuria haasteita tietoturvallisuuteen. Yritykset pystyvät parantamaan tietoturvaa, kun siihen kohdistuvat uhat on tunnistettu.

Lue blogista, miten yritykset voivat turvata tietonsa ja toimintansa
PK-yritysten tietoturva

Haluatko kuulla lisää? Ota meihin yhteyttä!

Konica Minolta saa kommunikoida minulle sähköpostitse:*
Huomaathan, että keräämme henkilötietojasi lähettäessäsi tämän lomakkeen. Konica Minolta Business Solutions Finland Oy käsittelee antamiasi tietoja tietosuojakäytäntömme mukaisesti.

Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia

Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings  

Konica Minoltan webinaarit

Osallistumalla webinaareihimme kerrytät vaivattomasti omaa tietotaitoasi ja opit uutta sekä päivität alan kehitykseen liittyviä tietoja työpäiväsi lomassa. Kaikki webinaarimme ovat ilmaisia ja voit katsoa ne myös jälkitallenteina. Tervetuloa linjoille!
Lue lisää ja ilmoittaudu
Ilmoittaudu mukaan webinaareihimme - johda tiedolla turvallisessa työympäristössä!