Pandemian laidalla: Kuinka valmistautua odottamattomaan

"On olemassa ulkoisia uhkia, jotka voit nähdä etukäteen ja jotka mahdollistavat viimehetken valmistautumisen – mutta muut uhat tulevat täysin yllättäen”, sanoo Olaf Lorenz, Senior General Manager Digital Transformation Division, Konica Minolta Business Solutions Europe. "Kummassakin tapauksessa IT:n näkökulmasta yleinen varautuminen mahdollisiin uhkiin on paras tapa varmistaa mahdollisimman suotuisa lopputulos. Joustavien toimintojen toteuttaminen, mahdollisten häiriöiden ennakointi ja joustavien järjestelmien käyttö voi vaikuttaa ratkaisevasti lopputulokseen organisaation joutuessa ulkoisen kriisin kohteeksi. IT:llä on yllättävän suuri rooli tällaisten tapausten riskien lieventämisessä”, jatkaa Lorenz.  

Tällaisten uhkien skenaarioilla voi olla myös laajat maantieteelliset vaikutukset, esimerkiksi luonnonkatastrofit, kuten maanjäristykset, tulvat, metsäpalot – tai kuten viimeaikainen pandemia. Ne voivat ilmetä myös poliittisina levottomuuksia tai palveluiden keskeytymisinä, kuten laajoina sähkökatkoina. Näiden skenaarioiden yhteinen tekijä on se, että ne voivat häiritä koko arvoketjua sen sijaan, että vaikuttaisivat vain yhteen tiettyyn liiketoimintaan. Muut ulkoiset kriisit voivat rajoittua tiettyyn alueeseen tai liiketoimintaan: näitä ovat esimerkiksi onnettomuudet kuten tulipalot, verkon keskeytykset ja rikolliset toimet, kuten varkaudet, verkkohyökkäykset, ilkivalta tai kiristykset. Häiriöt voivat johtua myös henkilökohtaisista, yksilöllisistä kriiseistä, esimerkiksi päätöksentekijän aiheuttamasta onnettomuudesta tai työntekijän äkillisestä tarpeesta muuttaa toimintatapaansa sairaan läheisen hoidon vuoksi.  

Pessimistisen fatalismin vastustaminen ja optimismin omaksuminen 
"Tieto ja ymmärrys kaikista mahdollisista liiketoimintaasi vaikuttavista uhista voi olla masentavaa – varsinkin pienille ja keskisuurille yrityksille”, sanoo Yoann Fortini, IT Services Go-To-Market Senior Manager, Konica Minolta Business Solutions Europe. ”Silti on välttämätöntä analysoida riskit, määrittää mahdolliset lopputulemat ja sitten löytää ratkaisut valmistautua niihin sopivimmalla ja älykkäimmällä tavalla. Pessimistinen fatalismi ei ole hyödyllistä eikä tarpeellista”, jatkaa Fortini. IT-asiantuntijoille näiden ulkoisten kriisien mahdollisten vaikutusten tunnistaminen on seuraava kriittinen askel.  

Yksi näiden tapausten yleisimmistä haittavaikutuksista on tilapäinen tai pysyvä tietojen menetys. Muita vaikutuksia ovat muun muassa pääsemättömyys fyysisiin toimistoihin, työpaikkoihin tai verkkoihin, laitteiden tuhoutumiset tai varkaudet, tietosuojan tai yksityisyyden loukkaukset, ammattitaitoisten (IT) tiimiläisten poissaolot tai työntekijän odottamaton tarve työskennellä etänä. ”Tällä analyysitasolla monet skeptisemmätkin asiakkaat ymmärtävät valmistautumisen potentiaalin ja vaikutukset: vaikket ehkä pysty estämään kaikkia katastrofeja tapahtumasta, voit helposti varmistaa, ettei jotkut kielteiset seuraukset toteudu – tai ainakin ne ovat mahdollisimman lieviä. Tämä mahdollistaa optimistisemman lähestymistavan, se näyttää, että kontrolli ja hallinta pysyvät itselläsi”, sanoo Fortini.  

Valmistautuminen: tehokkaan ja iskuja kestävän IT:n käyttöönotto 
"Oikeanlainen IT-ympäristö on vahva perusta turvata organisaatio erilaisilta uhilta”, kertoo Fortini ennen kuin korostaa, että tämä edellyttää ylimääräisiä investointeja. Suorituskyky ja tehokkuus ovat avainasemassa, jotta organisaatiota ei rasiteta tarpeettomasti. Monissa tapauksissa synergiat ovat saavutettavissa käyttämällä moderneja digitaalisia prosesseja helpottamaan organisaation tehokkuuden parantamista ja valmistautumaan samaan aikaan mahdollisiin kriiseihin.   

Varautuminen etätyöhön on loistava esimerkki: se ei ainoastaan mahdollista työntekijöiden joustavaa työskentelyä ulkoisessa sijainnissa, kuten kotona tai asiakkaan tiloissa vaan se mahdollistaa heille työn jatkuvuuden myös silloin, kun toimistoon ei jostain syystä ole pääsyä.  

"Jos nykyinen pandemia olisi iskenyt vain kymmenen vuotta aikaisemmin, sen vaikutus yrityksiin ympäri maailmaa olisi ollut paljon tuhoisampi”, sanoo Olaf Lorenz. Onneksi monilla organisaatioilla, kuten Konica Minoltallakin, oli jo etätyöratkaisut, jotka mahdollistivat tietotyöläisten saumattoman työskentelyn jatkuvuuden kotoa ilman minkäänlaisia häiriöitä tai vain pienillä keskeytyksillä. Ei tarvita maailmanlaajuista pandemiaa, jotta organisaatiot näkevät etätyön arvon ulkoisten uhkien sattuessa – esimerkkeinä toimii yhtä hyvin arkipäiväiset lumimyrskyt tai joukkoliikennelakot. Lisäksi mahdollisuus etätyöhön voi tarjota erittäin arvokasta joustavuutta, jos henkilökohtaiset olosuhteet vaativat työntekijää muuttamaan työtapojaan. Jos työntekijä joutuu esimerkiksi äkillisesti huolehtimaan läheisestään, etätyömahdollisuus auttaa häntä sovittamaan paremmin yhteen henkilökohtaiset velvollisuudet ja työnteon. ”Valitettavasti tällainen skenaario ei ole harvinainen, ja se voi itse asiassa aiheuttaa merkittävän häiriön liiketoimintaan. Tällaisessa tapauksessa etätyömahdollisuus voi olla valtava helpotus sekä työntekijälle että yritykselle. Koska ammattitaitoisesta työvoimasta on jatkuva pula, tämä hyödyttää yritystä antamalla sen pitää arvokas työntekijä työssä”, sanoo Lorenz.  



Samalla tavalla kuin etätyö, myös pilvipohjaiset ratkaisut tiedon tallentamiseen ja tiedonhallintaan voivat tarjota organisaatioille hyötyjä tehokkuuteen ja tietoturvaan. Ne voivat korvata kalliit ja joustamattomat paikalliset palvelimet käytön mukaan skaalautuvilla palveluilla. Näin varmistetaan parempi joustavuus kapasiteetin osalta sekä taloudellisesti.  

Se myös tekee organisaation arvokkaasta tiedosta vähemmän altista paikallisille uhille, kuten tulipaloille, tulville ja laitevarkaille. Konica Minoltan kaltaisilla palveluntarjoajilla on käytössä kattavat suojausmekanismit ja työkalut asiakkaiden tiedon turvaamiseen, joita pienet yritykset eivät pysty toteuttamaan omilla palvelimillaan. Jos tietoja pitää kuitenkin säilyttää paikan päällä, hybridi IT-ratkaisut tai automatisoidut ja hallinnoidut varmuuskopiointiratkaisut auttavat suojaamaan liiketoimintaa katastrofisilta tietojen menetyksiltä. Näin voi olla esimerkiksi tapauksessa, jossa paikallinen tallennustila tuo etuja käsittelynopeuteen tai lakisääteisten vaatimusten noudattamiseen. Nämä toimenpiteet varmistavat liiketoiminnalle kriittisen tiedon nopean palauttamisen ja saatavuuden hyvin vähäisillä prosessien keskeytyksillä.  

Valmistautuminen on myös avaintekijä vähentämään rikollisten hyökkäysten tai muiden haitallisten, niin virtuaalisten kuin fyysisten, toimintojen riskejä. Hakkerit kohdistavat kiristysohjelmahyökkäyksensä yhä useammin sekä suuriin että pieniin yrityksiin. Kiristysohjelma salaa ”saastuneiden” laitteiden tallennustilan. Tämän jälkeen verkkorikolliset vaativat rahaa salauksen purkamisesta. Tällaisten hyökkäysten määrä on kasvanut hälyttävästi. Sophoksen tutkimuksen mukaan vuonna 2020 51 prosenttia yrityksistä ilmoitti olleensa tällaisten hyökkäysten kohteena.1 ”Hyökkääjät käyttävät hyväkseen sitä tosiasiaa, että tiedolla on yrityksille valtava rahallinen arvo, toisin kuin henkilökohtaisella tiedolla on henkilölle usein sentimentaalisempi arvo. Tämän vuoksi on usein helpompi kiristää yrityksiä siirtämään pyydetty summa, joka tekee niistä lupaavampia kohteita”, selittää Yoann Fortini. ”Onpa kyse sopimustiedoista, rahtikirjoista tai laskuista, tietojen saatavuuden estäminen voi aiheuttaa yrityksille merkittäviä taloudellisia tappioita. Pienemmät yritykset ovat erityisen haavoittuvia, koska monilla niistä ei ole riittäviä varotoimenpiteitä, jotka ovat yleisempiä isoissa organisaatioissa”, jatkaa Fortini. Monet hyökkäykset voidaan kuitenkin estää edullisilla IT-tietoturvaratkaisuilla. ”Itse asiassa monet pienet ja keskisuuret asiakkaamme ovat yllättyneitä nähdessään, kuinka isoja vaikutuksia voidaan saada aikaan pienillä ratkaisuilla IT-tietoturvan osalta”, kertoo Fortini PK-asiakkuuskokemuksistaan.   

Toinen pk-yrityksissä unohdettu tietoturvanäkökulma on fyysisten toimitilojen turvallisuus – tämä on erityisen yleistä, jos liiketoiminta ei keskity asiakkaille suunnattuun vähittäiskauppaan. Murrot ja varkaudet aiheuttavat kahdentyyppisiä kustannuksia. Toiset kustannukset tulevat suoraan varastetun omaisuuden arvosta. Toiset kustannukset ovat epäsuoria, jotka koostuvat korkeista vakuutuskustannuksista ja prosessihäiriöistä, jotka johtuvat kadonneista laitteista ja niiden korvauskustannuksista. Epäsuorat kustannukset ovat usein suoria kustannuksia korkeammat. Näihin voi sisältyä muun muassa aikaa vieviä tarjouskierroksia ja asennuskustannuksia. ”Näin muutaman sadan euron arvoinen varastettu laite voi äkkiseltään aiheuttaa neljä- tai viisinumeroiset kustannukset”, sanoo Shintaro Inoue, Senior Manager Video Solution Service, Konica Minolta Business Solutions Europe. Toimitiloja voi kuitenkin suojata tehokkaasti luvattomilta vierailta ja luvattomalta käytöltä modernien, huippuälykkäiden videovalvontaratkaisujen avulla. ”Meillä oli Konica Minolta Supplies Manufacturing, S.A.S, väriaineiden tuotantopaikassa Ranskassa usein ongelmia varkaiden kanssa. Ratkaisimme nämä ongelmat tehokkaasti älykkään videovalvontaratkaisumme, Mobotixin, avulla. Näillä toimenpiteillä kehitettiin merkittävästi paikallista turvallisuutta. Tämä on esimerkki siitä, ettei yritysten ja organisaatioiden tarvitse hyväksyä murtoriskejä – on olemassa tehokkaita vastatoimia kohtuuhintaan”, jatkaa Inoue.  

Ratkaisu: mitä tehdään, kun ulkoinen kriisi iskee PK-yrityksiin 
Ulkoisiin kriiseihin ja niiden vaikutusten pienentämiseksi voidaan tehdä paljon asioita. Silti tämän kaltaiset kriiseille on ominaista iskeä odottamattomaan aikaan tai ennakoimattomassa muodossa. Tämän hetkinen pandemia on kenties paras esimerkki tällaisesta kriisistä. Jopa toimivalle IT:lle nopea reagointi on avain onnistuneeseen ulospääsyyn tällaisista häiriö- ja ongelmatilanteista. Tapahtumasta riippuen, ulkoinen IT-tuki voi olla kätevä apu ongelman nopeaan ratkaisemiseen. ”Mietitään esimerkiksi hätätilanteesta toipumista”, sanoo Yoann Fortini. ”Kun yksi asiakas esimerkiksi tulipalosta johtuen menettää pääsyn liiketoimintaan tarvittaviin tietoihin, varmuuskopioratkaisu mahdollistaa tiedon palauttamisen saman tien ja työn nopean jatkumisen toisessa sijainnissa vähäisillä prosessin keskeytymisillä. Paikalliset tukitiimimme ovat valmiina toimimaan välittömästi”, kertoo Fortini.   

Pitkäaikainen luotettava IT-palvelukumppani on arvokas voimavara myös normaalissa arjessa. Kriisitilanteissa asiantuntijakumppani, jolla on syvällinen käsitys yrityksestä, sen prosesseista ja IT-ympäristöstä, voi kuitenkin vaikuttaa ratkaisevasti koko liiketoiminnan kohtaloon. ”Suosittelen lämpimästi löytämään tällaisen kumppanin itselleen jo varhaisessa vaiheessa. Vaikka palvelukumppani, kuten Konica Minolta, tarjoaa mielellään nopeaa tukea apua tarvitsevalle uudelle asiakkaalle, tällaisessa tilanteessa aika on ehdottoman välttämätöntä. Uskallan väittää, että tämä on ehkä kaikkein tärkein valmisteluvaihe kaikista: ongelmatilanteiden sattuessa voit kääntyä tällaisen kumppanin puoleen”, sanoo Fortini.  

Näin voi käydä myös tilanteessa, jossa yrityksen IT-ratkaisuista vastaava työntekijä on yhtäkkiä tavoittamattomissa esimerkiksi äkillisen sairastumisen vuoksi tai hänen lähtiessä yrityksestä. Ammattitaitoisen IT-työvoiman puute voi äkkiä johtaa merkittäviin ongelmiin pk-yrityksissä, kun heillä on tyypillisesti yksi tai kaksi työntekijää vastaamassa koko yrityksen IT-ympäristöstä. Konica Minoltan kaltainen palvelukumppani voi nopeasti ottaa vastuun esimerkiksi liiketoimintakriittisistä IT-tehtävistä ja tarjota IT-tukea työntekijöille.  

Vahvempia yhdessä: tehdään paras mahdollinen vaikeissa tilanteissa 
Nykyinen pandemia on osoittanut, että kaikkien niiden vaikeuksien vuoksi, joita yritysten on erityisesti pitänyt kestää siitä johtuen, joustava ja ketterä IT on arvokas kaikenkokoisille yrityksille. Se pystyy pitämään liiketoiminnan käynnissä vaikeissakin olosuhteissa. Vieläkin tärkeämpää on, että se on osoittanut joustava IT ja modernit työnkulut kulkevat käsikädessä. Itse asiassa yritykset, jotka olivat päättäneet varhaisessa vaiheessa tarjota työntekijöilleen moderneja, digitaalisia työpaikkaratkaisuja, olivat niitä, jotka sopeutuivat parhaiten pandemian aikana muuttuneisiin olosuhteisiin.   

Tämä on vahva esimerkki siitä, miten kriisiin varautumista ei pidä nähdä pelkkänä kustannuksena vaan kokonaisvaltaisena varautumisena tulevaisuuteen, jossa organisaation kriisiturvallinen IT on paras tapa edetä. Pk-yritykset hyötyvät eniten yhteistyöstä Konica Minoltan kaltaisen vahvan IT-kumppanin kanssa. ”Tehokas IT ja luotettava kumppani voi mahdollistaa pienille organisaatioille valtavan harppauksen eteenpäin”, toteaa Olaf Lorenz.  

 

[1] Sophos, State of the ransomware Report (2020): https://secure2.sophos.com/en-us/content/state-of-ransomware.aspx#formFrame