Blogi: Varmista tietosi varmuuskopioinnilla

Mitä jos menisit huomenna töihin ja kaikki tiedot olisi pyyhitty pois? Asiakastiedot, kirjeenvaihto, tilit, konseptit, tekniset piirustukset, suunnitelmat – kaikki digitaalinen, mitä olet koskaan saanut aikaan, ylläpitänyt ja käyttänyt. Kuinka kalliiksi se tulisi? Selviäisikö yrityksesi tällaisesta iskusta, jos tiedot eivät olisi palautettavissa?

Jos et halua kokea edellä mainittua, tarvitset kattavan ratkaisun, jonka avulla voit varmuuskopioida ja palauttaa tietosi. Varmuuskopiointiratkaisut suojaavat yritystäsi kalliilta järjestelmävirheiden ja kyberhyökkäysten aiheuttamilta vahingoilta ja tarjoavat toipumissuunnitelman tietojen palauttamiseksi. Tietojen varmistaminen on nykyään monimutkaista, sillä sekä pienyritykset että suuremmat konsernit keräävät yritystietoa useille eri laitteille suurissa verkostoissa.

Mitä turvalliselta varmuuskopioinnilta vaaditaan

Nykyaikaiset varmuuskopiointiratkaisut hoitavat kolmea tehtävää:

1. Tiedon varmuuskopiointi pilveen tai paikallisesti
2. Tiedon synkronointi
3. Tiedon palautus

Sen lisäksi, että nämä tehtävät ovat elintärkeitä yrityksesi kannalta, ne ovat myös tärkeitä lain silmissä. Euroopan unionin tietosuoja-asetus (GDPR) säätelee tietosuojaan liittyviä oikeuksia ja velvollisuuksia Euroopassa mitä tulee henkilötietoihin, eli tiedostoihin, jotka sisältävät asiakkaita, työntekijöitä ja toimittajia koskevia tietoja. Laissa määritellään myös tietynlaisten liiketoimintatietojen arkistointivelvollisuuksia, jotka on täytettävä sekä digitaalisesti että fyysisesti. Salaus on yksi keino varmistaa henkilötietojen suojaus.

Toimiva varmuuskopiointistrategia huomioi kaiken

Digitaalisen ajan alussa ihmiset varmuuskopioivat tietonsa polttamalla ne levyille tietokoneilla iltaisin. Ennen sitä dokumentteja säilöttiin kansioihin, mikä vaati paljon fyysistä säilytystilaa. Nykyään yritykset kuitenkin käsittelevät niin suuria määriä dataa, että sen turvaamiseen vaaditaan ammattimaiset otteet: automaattinen, systemaattinen ja strateginen tärkeiden tiedostojen, kansioiden ja muun tiedon hallintajärjestelmä.

Oikeanlaisen varmuuskopiointiratkaisun löytämiseksi kannattaa ensin analysoida omat tarpeensa. Työntekopaikkojen, laitteiden ja tiedon määrän selvittäminen on vasta alkua. Muita tärkeitä kysymyksiä ovat: Mitkä olisivat tietojen menetyksen lailliset ja taloudelliset seuraamukset? Mikä on tallentamasi tiedon turvaluokitus? Minkälainen salaus tiedolle sopisi parhaiten?

Voit käyttää seuraavia kysymyksiä analysoinnin apuna:

• Mitä tietolähteitä käytämme?
• Minkälaisia tietoja on tallennettava?
• Kuinka usein tiedot kannattaa varmuuskopioida?
• Mitä varmuuskopiointivälineitä meillä on käytössämme?
• Minkätyyppinen varmuuskopiointi sopii meille parhaiten?
• Mitkä ovat sen vaikutukset kustannustehokkuuteen?
• Minkälaisia arkistointivelvoitteita meillä on?
• Kuka on vastuussa järjestelmän ylläpidosta?

Varmuuskopioinnin kultainen sääntö: 3-2-1

Tiedostoista tulisi tallentaa vähintään kolme kopiota vähintään kahdelle eri tallennusvälineelle niin, että vähintään yksi kopioista on eri paikassa.

Viisi tallennuspaikkaa

Voit luoda varmuuskopioita eri paikkoihin – joko paikallisesti tai pilveen. Ulkoinen kovalevy on helpoin ja pienikokoisin ratkaisu paikalliseen varmuuskopiointiin. Voit käyttää USB-muistia tiedonsiirtoon pienille määrille tietoa, tai kannettavaa kovalevyä, johon mahtuu enemmän dataa.

Jos tiedostoa käyttää useampi kuin yksi henkilö, suositellaan verkkokiintolevyä (NAS). Tallennusväline eli -laite integroidaan verkkoon ja ohjelmisto suorittaa varmuuskopioinnin automaattisesti.

Magneettinauhaa käytetään varmuuskopiointiin yhä edelleen. Sen varastointi on helppoa ja edullista, mutta tietojen lataaminen nauhalta on paljon hitaampaa kuin kovalevyltä.

Useat palveluntarjoajat tarjoavat varmuuskopiointia pilveen palveluna. Tiedonsiirto pilveen vaatii tasalaatuisen ja nopean internetyhteyden. Konesalit, joissa pilveen ladattua varmuuskopiota säilytetään, voivat sijaita missä päin maailmaa tahansa ja tarjota suuria määriä tallennustilaa.

Pilvipohjainen varmuuskopiointi voidaan toteuttaa myös yhdistelmäratkaisuna. Tällöin data varmuuskopioidaan sekä paikallisesti että pilveen. Paikallisen kopioinnin ja pilvipalvelun yhdistäminen nopeuttaa merkittävästi tietojen palauttamista. Pilveen tehty varmuuskopio pitää kuitenkin aina salata kunnolla, jotta se myös pysyy turvassa.

Viisi tapaa hallinnoida varmuuskopiointia

Jos pienyritys tarvitsee varmuuskopiot suuresta määrästä dataa, sen on hankittava lisätietoa erilaisista tiedon turvaamiskeinoista. Mikä on nopein ja tehokkain tapa varmuuskopioida dataa ohjelmistojen avulla? Alla on katsaus tyypillisimmistä tallennus- ja palautusmenetelmistä.

1. Täydellinen varmuuskopiointi: Tämä varmuuskopio tallentaa kaikki tietosi. Se vaatii eniten tallennustilaa ja tallennus kestää kaikkein pisimpään.
2. Lisäävä varmuuskopiointi: Vain uudet ja muuttuneet tiedot tallennetaan ja lisätään täydelliseen varmuuskopioon. Tämä säästää paljon aikaa työn aikana. Mutta palauttamisen yhteydessä on tärkeää, että kaikki päivitykset on tallennettu kopioon ja ne toimivat.
3. Eroavuusvarmuuskopiointi: Tässäkin mallissa tallennetaan vain uudet ja muuttuneet tiedostot täydelliseen kopioon, mutta ei sarjoittain. Tiedostot tallennetaan yksitellen. Tämä ratkaisu vaatii enemmän tallennustilaa, mutta on luotettavampi palautusvaiheessa.
4. Peilaava varmuuskopiointi: Peilatut varmuuskopiot ovat tietojesi klooneja. Ne vaativat paljon tallennustilaa, mutta tiedot on kaikkein nopein palauttaa niistä joissakin kriittisissä tilanteissa, jolloin vaaditaan nopeaa palautusta.
5. Virtuaalinen varmuuskopiointi: Virtuaalinen varmuuskopiointi on ainoa menetelmä, jossa tietoon ja sovelluksiin pääsee toimintahäiriön aikana käsiksi miltei keskeytyksittä virtuaalisen järjestelmän kautta. Se on myös saatavilla yhdistelmäversiona.

Varmuuskopiointistrategia: Mitä teet, jos jotakin kamalaa tapahtuu?

Teknisten seikkojen, kuten tallennustilan, -paikan, -tavan ja -ohjelmiston lisäksi yritysten on ajateltava myös henkilöstöä. Kuka työntekijöistä on vastuussa varmuuskopioiden hallinnasta ja ylläpidosta? Varmuuskopioiden toiminta paikallisesti ja pilvessä on tarkistettava säännöllisesti.

Vastuuhenkilön tulee laatia jatkuvuussuunnitelma (business continuity plan, BCP) siinä vaiheessa, kun varmuuskopiointitarpeita kartoitetaan. Suunnitelmassa tulee määritellä kuinka suuri riski tietojen menetykseen tai muuhun vahinkoon sisältyy yrityksen kannalta. Ylempi johto voi käyttää suunnitelmaa apunaan päättäessään minkä teknologian se valitsee selviytyäkseen kyberhyökkäyksistä.

Jatkuvuussuunnitelmaan kuuluu myös toipumissuunnitelma (disaster recovery plan, DRP). Se on ensiapupakkaus, johon sisältyvät kaikki ne keinot joilla verkko, tiedot ja sovellukset saadaan palautettua ja toimintakuntoon. Mitä nopeammin palautus onnistuu, sitä vähemmän tuottavuus kärsii.

Varmuuskopioinnin hallinta ei ole käsityötä

Automaattiset varmuuskopiointiratkaisut ovat hyvä vaihtoehto pienille yrityksille. Toimittajien tarjoamat ratkaisut ovat ensinnäkin erittäin luotettavia, ja lisäksi pienyritykset voivat skaalata niitä tallennustarpeen kasvaessa.

Konica Minolta tarjoaa edullisen varmuuskopiointityökalun palveluna. Se kuuluu hallittuihin IT-palveluihin ja sisältää palvelindatan varmuuskopioinnin sekä kaikkien toimipisteiden ja laitteiden päivittäisten varmuuskopioiden hallinnan ja tuen. Tutustu varmuuskopiointipalveluumme.