Coreplast Laitila Oy

coreplast logo

Coreplast Laitila Oy

Coreplast Laitila Oy

Coreplast Laitilan selkeä ja hallittu laadunhallintajärjestelmä varmistaa ja tehostaa toimintaa

Konica Minolta toimitti Coreplastille M-Files -tiedonhallintaratkaisun, jonka avulla hallitaan yrityksen laatujärjestelmiä tehokkaasti. 

quotation marks

Olemme tyytyväisiä alkaneeseen yhteistyöhön ja ratkaisun kautta saatuihin hyötyihin, minkä vuoksi haluamme laajentaa ratkaisua myös muun liiketoiminnan tarpeisiin.

Mikko Toivonen

Toimitusjohtaja, Coreplast Laitila Oy

Ruiskuvalettuja muovituotteita laadukkaasti

Varsinaissuomalainen Coreplast Laitila Oy on merkittävä muoviteollisuuden sopimusvalmistaja, jonka toiminta perustuu sertifioituihin laatu- ja ympäristöjärjestelmiin. Näitä sertifioituja laatu- ja ympäristöjärjestelmiä auditoivat niin asiakkaat kuin viralliset auditoijatkin. Auditoijat edellyttävät, että toimintakäsikirjan koko muutosketju on kyettävä osoittamaan uuden ohjeen laadinnasta sen hyväksyntään saakka. Tiedot tulee olla koostettavissa ja näytettävissä sähköisessä muodossa, minkä vuoksi lokitietojen ja sähköisen audit trailin (kirjausketjun) keräämisen suunnittelu ja toteutus on ensiarvoisen tärkeää. Jotta tämä pystyttiin toteuttamaan, Coreplast Laitila haki keskitettyä ratkaisua tukemaan laatu- ja ympäristöjärjestelmien dokumenttienhallintaa.


Laatudokumentaation päivitys etenee vakioidun hyväksyntä-prosessin mukaan: laatija - tarkastaja - hyväksyjä. Yrityksen laadunhallinnan dokumentaatiota hallittiin aiemmin verkkolevyn kansiorakenteissa. Laatudokumenttien hyväksyntäkierron kulkua ei voitu todentaa jälkikäteen eli audit trail puuttui. Hyväksyntäkierron kustakin vaiheesta puuttui sähköinen allekirjoitus, lisäksi hyväksyntäkierroksen manuaalisuus vaati asioiden muistamista ja jatkuvaa valvontaa. 


Yksi ratkaisu – useita hyötyjä

Konica Minolta toimitti Coreplastille M-Files -tiedonhallintaratkaisun, jonka avulla laadunhallinta pystytään hoitamaan nyt yhdestä järjestelmästä. Toimintakäsikirja kaikkine tasoineen tuotiin M-Filesin järjestelmään, ja tasojen välille luotiin käsikirjan mukainen hierarkia. Näin laatudokumentaatiota on helppo hyödyntää. Tuotenimikkeet tuotiin toiminnanohjausjärjestelmästä omiksi kohdetyypeikseen, joten kaikki tuotteisiin liittyvä dokumentaatio on helposti löydettävissä tuotenimikekohtaisesti. Myös asiakkaat tuotiin järjestelmään omiksi kohdetyypeikseen, joten tuotenimikkeet voidaan kytkeä suoraan asiakkaisiin, jolloin asiakaskohtainen dokumentaatio löytyy heti.

 

Nyt selkeä ja hallittu toimintamalli laadunhallinnassa varmistaa säännöstenmukaisen toiminnan, tehostaa työskentelyä, vähentää riskejä ja tarjoaa kyvykkyyden vastata päämiesten sekä auditoijien odotuksiin turvaten näin jatkumon yhteistyölle ja parantaen samalla kilpailukykyä. 


Laadunhallinnassa on käytössä yksi kokonaisratkaisu laatudokumenttien, kuten vakioitujen toiminta-, työ- ja tarkastusohjeiden laatimiseen, hyväksyntäkiertoon ja hallinnointiin. Ratkaisu kerää ja ylläpitää sähköistä käyttölokia laatuvaatimusten mukaisesti, joten tietojen poistaminen tai muuttaminen ei ole mahdollista ilman selviä jälkiä. Laatudokumenttien käyttöoikeuksia voidaan hallita useammalla tavalla. Käyttöoikeuksilla voidaan määrittää käyttäjien tiedostojen luku-, muokkaus- ja poistamisoikeudet. Lisäksi käyttöoikeuksilla hallitaan laatudokumenttien elinkaaren eri vaiheet, esimerkiksi tuotannon työntekijöillä työohjeet näkyvät vasta julkaistuina. Ratkaisussa on myös versiointi ja aukoton audit trail. Hyväksyntäkierroksen viimeisessä vaiheessa – lopullisessa hyväksynnässä - on käytössä sähköinen allekirjoitus, joka on myös vahvistus siitä, että valmisteilla ollut versio laatudokumentista voidaan julkaista organisaation käyttöön. Hyväksyntäkierron työnkulkuun on sisäänrakennettu tehtävänannot ja sähköpostimuistutukset vastuuhenkilöille. Toteutetussa ratkaisussa automatisoitiin asiakastietojen, tuotenimikkeiden ja tuotekoodien sekä muun relevantin tuotetiedon tuominen M-Filesiin, siltä osin kuin se oli mahdollista. Ratkaisu toteutettiin SaaS-palveluna. 


Onnistunut lopputulos yhteistoimin

Ratkaisun suunnittelun ja toteutuksen aikana keskeisessä asemassa on ollut yhteisen ymmärryksen muodostuminen. Epäselvissä tilanteissa molemmat osapuolet varmistivat omalla toiminnallaan, että yhteisymmärrys saavutetaan. Coreplastin laatupäällikkö Sari Suomistoinen toteaa: "Alkuun tuntui, että käyttämissämme termeissä oli niin suuria eroja, että ne vaikeuttivat keskustelua. Oli kuitenkin hienoa huomata, että Konica Minoltalla oli aito halu ymmärtää toimintaamme ja he tekivät töitä sen eteen. Liikkeelle päästyämme minulle tuli 

vahva tunne siitä, että teimme oikean valinnan. Muutos perinteisestä verkkokansiorakenteeseen perustuvasta laatudokumenttien hallinnasta metatietoihin pohjautuvaan M-Filesiin oli suuri. Alun haasteista huolimatta, hommaan pääsi nopeasti kiinni, kun pääsi itse tekemään ja käyttämään ratkaisua", jatkaa Suomistoinen. 


Coreplast Laitila kartoitti laadunhallintaan liittyvien haasteiden ratkaisemiseen soveltuvia vaihtoehtoja kevään 2018 aikana. "M-Files tarjosi käyttöömme monipuolisuutensa ansiosta sen mitä haettiin, eivätkä muut mukana olleet järjestelmät kyenneet samaan", toteaa Coreplast Laitila Oy:n toimitusjohtaja Mikko Toivonen. Coreplast otti käyttöön laadunhallintaratkaisun kesän 2018 aikana. Molemmat osapuolet ovat yhtä mieltä siitä, että yhteistyössä on vasta päästy alkuun. "Olemme tyytyväisiä alkaneeseen yhteistyöhön ja ratkaisun kautta saatuihin hyötyihin, minkä vuoksi tulemme laajentamaan ratkaisua myös muun liiketoiminnan tarpeisiin", summaa toimitusjohtaja Toivonen.  Vuoden 2019 aikana on tarkoitus käynnistää Konica Minoltan kanssa seuraava vaihe, joka on mittakaavaltaan laadunhallintaa suurempi.