”Tietovarastopohjainen rakenne ja automatisoitu raportointi lisää näkyvyyttä toimintaan ja mahdollistaa tiedolla johtamisen”
Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymä (Kpedu) kouluttaa viitisen tuhatta opiskelijaa vuosittain satojen opettajien voimin. Se järjestää toisen asteen ammatillista perus- ja lisäkoulutusta, valmentavaa koulutusta, oppisopimuskoulutusta ja kansanopistokoulutusta. Kpedu on monialainen ja kehittää aktiivisesti toimintaansa. Se toimii alueen ja sen elinkeinojen kehittäjänä yhteistyössä kuntien, elinkeinoelämän ja muiden koulutus- ja kehittämistoimijoiden kanssa.
Ammatillinen koulutus on kehittynyt monella tavalla, muun muassa siinä, miten tietoa hallitaan ja käytetään hyödyksi. Näin ollen tiedolla johtaminen on ajankohtainen aihe Kpedun lisäksi kansallisella tasolla ammattikoulutuksen tiedosta puhuttaessa. Tavoitteena kansallisella tasolla on, että ammattikoulutuksen tieto kulkisi systemaattisesti ja sen avulla saataisiin parempaa vertailtavuutta eri organisaatioista. Pohja on hyvä, sillä kokonaisarkkitehtuurin ja tietojärjestelmien määrittelyä, tiedolla johtamisen prosessien parantamista, tiedon luokittelua ja hallinnan ymmärtämistä tehdään koko ajan. Kpedu on siirtynyt viimeisen viiden vuoden aikana pilvipohjaiseen rakenteeseen ja automatisointiin tiedon hallinnassa. Jo nyt tietoa siirtyy automaattisesti sähköisesti eteenpäin muun muassa viranomaistahoille.
Kpedu halusi ottaa seuraavan askeleen kohti tiedolla johtamista. Heillä on paljon tietoa muun muassa opiskelijoista ja heidän opintojen etenemisestä sekä omasta toiminnastaan. Tätä tietoa pitää osata kerätä ja jalostaa sekä raportoida se käytettävään muotoon. Jotta tiedolla johtaminen olisi mahdollista, pitää myös tietää, mitä tietoa käyttäjät tarvitsevat. Tämän pohjalta he kertoivat tarvitsevansa uuden tyyppisen tietovarastopohjaisen rakenteen ja nimenomaan uudenlaisen automatisoidun raportoinnin. Tällä hetkellä raportointi on tiettyjen henkilöiden takana, ja nyt he haluavat rakentaa sen siten, että taustalla on automaatio. Näin raportit eivät ole kiinni ihmisistä, ja kuka tahansa organisaatiossa voi katsella ja käyttää olemassa olevaa ja ajantasaista tietoa Kpedun toimintaan liittyen.
Heillä on erittäin ammattitaitoista IT-henkilöstöä, ja selkeä käsitys kehityshankkeesta ja mitä ollaan tekemässä. He ovat katsoneet ympärilleen ja tietävät, mitä ja miten muut ovat vastaavan projektin tehneet. Oman henkilöstön aika ei kuitenkaan riitä kaiken tarvittavan tekemiseen, eikä ole tietoa, mikä kaikki on mahdollista tehdä.
Se, että tämä tehdään Azure Power BI -ratkaisuna on ollut hyvä tapa kytkeä omat työntekijät mukaan tekemiseen. Konica Minolta kumppanina on auttanut, kun itse emme aina tiedä, mikä kaikki on mahdollista.
Jukka Ylikarjula, Talousjohtaja, Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymä
Kpedu ei tavoitellut pelkkää tuotosta vaan he halusivat projektin aikana kehittää myös omaa sisäistä tiedolla johtamisen kyvykkyyttä. Koko projektin lopputuloksena haluttiin saada tietomalli ja tietovarasto, jota Kpedu voi tulevaisuudessa hyödyntää muissa analytiikkaprojekteissa.
Kpedu halusi löytää toteutukseen kumppanin, jolla on kokemusta ja osaamista tietovarasto- ja Power BI-projekteista, ja kenen tekemiseen voi luottaa. Lisäksi he tiesivät haluavansa viedä projektin läpi ketterän kehittämisen menetelmällä. Tarjoajien joukosta Konica Minolta valikoitui kumppaniksi laajan arkkitehtuuriosaamisen, oikeanlaisen projektin toteutustavan ja vahvan Microsoft-kumppanuuden ja osaamisen ansiosta. Ennen toteutusta mietittiin yhdessä, mitä ollaan tekemässä, mikä voi olla mahdollista ja miten toteutus tehdään. Sekä Kpedu että Konica Minolta kumppanina olivat yhdessä etukäteen täysin tietoisia, mitä haluttiin saavuttaa.
Liikkeelle lähdettiin kolmen kuukauden sopimuksella saada tietty osio valmiiksi. Kokonaisuudessaan kyseessä oli kuuden kuukauden kehitysohjelma, jossa haluttiin sitoa Konica Minolta ja Kpedu lähelle toisiaan. Projekti tehtiin konsultoiden, ja jo sen alun määrittelyvaiheessa mukaan kytkettiin 5-6 Kpedun työntekijää. Tietovarastot ovat tyypillisesti isoja, jopa vuosien projekteja, ja tässä tapauksessa tuloksia haluttiin saavuttaa nopeammin. Projekti toteutettiin Konica Minoltan Agile-kehitysmallin mukaisesti, joka mahdollisti tietovaraston kehittämisen iteratiivisesti, jolloin Kpedulle voitiin toimittaa BI-raportointikyvykkyyksiä liiketoimintaprosessi kerrallaan. Projektissa edettiin neljän eri kehitysvaiheen kautta: kun yksi kehitysvaihe saatiin valmiiksi, se katselmoitiin ja sitten siirryttiin seuraavaan kehitysvaiheeseen. Tällä tavoin toteutus eteni tehokkaasti ja liiketoiminta-arvoa saatiin realisoitua perinteistä kehitysmallia nopeammin.
Yhteistyö Konica Minoltan kanssa on ollut mutkatonta ja välitöntä. Olemme saaneet monesti vastaukset kysymyksiimme ennen kuin olemme ehtineet niitä esittää. He ovat onnistuneet hyvin projektin johtamisessa ja dokumentoinnissa.
Niina Patrikainen, Tietohallintopäällikkö, Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymä
Ensimmäisessä kehitysvaiheessa mallinnettiin olemassa olevaa tietoa ja kartoitettiin raportointitarpeet, jotta suunniteltu tiedolla johtamisen ratkaisu palvelisi määrätietoisesti asiakkaan käytännön tarpeita. Tämän jälkeen edettiin toiseen kehitysvaiheeseen, jossa kehitettiin Azure-tietovarasto. Tiedon siirrot asiakkaan olemassa olevista järjestelmistä, datan jalostus ja mallinnus automatisoitiin hyödyntäen Azuren datapalveluita. Samalla Kpedun työntekijät oppivat, mikä data on sellaista, joka heidän kannattaa tietovarastoon tallentaa nykyisiä ja tulevaisuuden raportointitarpeita varten.
Kolmannessa vaiheessa keskityttiin raportoinnin kehittämiseen. Siinä kehitettiin asiakkaan kanssa yhdessä Power BI -raportointikerros tiedon visualisointiin ja analysointiin Kpedun laajan käyttäjäkunnan käytettäväksi. Tämän jälkeen siirryttiin viimeiseen, neljänteen kehitysvaiheeseen, jossa toteutettiin ympäristön testaus ja laadunvalvonta ennen ympäristön julkaisua operatiiviseen käyttöön. Näin yhdessä saatiin pystyyn haluttu ympäristö.
Jo projektin ensivaiheesta lähtien Kpedun työntekijöiden ymmärrys siitä, miten tällainen kokonaisuus saadaan tehtyä, kasvoi. Samalla heidän osaamistaan kasvatettiin tavoitteiden mukaisesti, kun Konica Minoltalla olevaa osaamista siirrettiin konsultoinnin aikana heille. Nyt he pystyvät itse ottamaan isompaa roolia vastaavissa projekteissa, tekemään tietomallinnusta ja luomaan haluamiaan raportteja.
Automatisoitu raportointi tuo opetustyötä tekeville ajantasaisen läpinäkyvyyden opiskelijoiden tilanteeseen ja opiskelujen etenemiseen. Tämä on tärkeää opetustyötä tekeville, sillä opiskelijoiden opiskelutilanne muuttuu jatkuvasti. Automatisointi myös vapauttaa aikaa raporttien manuaalisesta tiedonkeruusta sitä arvokkaampaan työhön, kuten raporttien sisällön tarkempaan miettimiseen ja määrittämiseen. Kpedu tekee myös kansainvälistä yhteistyötä. Sitä silmällä pitäen jatkossa tulee myös kansainvälisiä projekteja tiedolla johtamiseen liittyen. He toivovat, että tässä kehitysprojektissa rakennettu Azure Power BI -raportointijärjestelmä toimisi mallina myös muille vastaaville organisaatioille.
Toivomme, että tämä järjestelmä ja osaaminen, joka meille syntyy, levittäytyisi muuallekin.
Autamme organisaatioita rakentamaan tietoturvallisen digitaalisen työympäristön. Ota meihin yhteyttä, kun suunnittelet ja haluat apua:
Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings