Sopimushallinta automaattiseksi ja ajantasalle
Pohjois-Suomen koulutuskeskussäätiö perustettiin Haapavedellä vuonna 1990 kehittämään alueellista aikuiskoulutusta. Säätiön tarkoituksena on edistää ensisijaisesti Suomen pohjoisten alueiden kehitystä parantamalla ja kehittämällä henkilöiden ammatillista osaamista ja pätevyyttä sekä yritysten ja julkisyhteisöjen toimintaedellytyksiä. Säätiö toteuttaa tarkoitustaan tarjoamalla pääosin aikuisille suunnattuja koulutuspalveluja PSK-Aikuisopisto ja PSK-Service Oy:n nimien alla. PSK-konserni on merkittävä aikuisten ammatilliseen koulutukseen erikoistunut koulutuspalvelujen tuottaja ja elinkeinoelämän kilpailukyvyn kehittämiseen keskittynyt palveluntarjoaja. PSK:n palveluksessa oli vuoden 2018 lopussa 26 henkilöä.
Konica Minolta toimitti ja toteutti erittäin hyvin toimivan järjestelmän. Toiminta tuntuu kehittyvän koko ajan ja on joissakin tapauksissa ylittänyt PSK:n odotukset.
Heikki Karppanen
ICT Manager, PSK
PSK:n pitkän aikavälin strategiassa oli mietitty jo pidemmän aikaa sopimushallinnan tehostamista ja automatisointia sekä jatkossa koko arkistoinnin digitalisointia. PSK:n asiakirjat ja sopimukset olivat tallessa useassa eripaikassa, mm. tallennettuina eri verkkolevyille. Tietojen löytäminen oli vaikeaa ja siihen kului aikaa. Erityisesti sopimusten hallinnassa haasteena oli, että maksettiin laskuja joihin liittyvät sopimukset olivat jo päättyneet, ja johon ei näin ollen olisi ollut enää tarvetta.
PSK:lla alettiin miettiä ja vertailla eri vaihtoehtoja, joilla sopimus- ja asiakirjojen hallinta pystytään toteuttamaan kustannustehokkaasti ja hallitusti. Tarvittiin sellainen ratkaisu, jonka käyttäminen olisi ajasta ja paikasta riippumaton ja joka samalla huomioisi myös GDPR:n vaatimukset.
Konica Minolta valikoitui toimittajaksi toimivan ehdotuksen pohjalta. Sovittiin, että projekti aloitetaan pienessä mittakaavassa ottamalla ensin käyttöön sopimushallintaratkaisu, ja perehdytetään avainhenkilöt M-Filesin ainutlaatuisen älykerroksen käyttöön. M-Filesin älykerros tuo vanhoilla verkkolevyillä olevan sisällön saataville M-Filesiin ilman mittavaa migraatioprojektia. PSK:lla oli jo ennestään hyviä kokemuksia Konica Minoltasta monitoimilaitteiden kautta tulostuksenhallinnan ja skannausratkaisuiden toimittajana.
Konica Minoltan toimittamassa ratkaisussa M-Filesin sopimushallintaan on tehty työnkulkuja, jotka huomauttavat vastuuhenkilölle sopimuksen päättymisestä / irtisanomisesta ajoissa, ja muistuttaa asiasta tietyin väliajoin. Jos vastuuhenkilö ei ole enää yrityksen palveluksessa, niin työnkulku ohjaa huomautuksen työnkulun viimeiselle hyväksyjälle, esimerkiksi operatiiviselle johtajalle. Tämä työkulku varmistaa, ettei vastaavia tapauksia enää ilmene. Sopimushallinnan avulla säästyy sekä aikaa että rahaa.
M-Filesin älykerros löytää kaikki vanhat asiakirjat ja dokumentit, joten ne eivät ole enää kadoksissa. M-Files huolehtii myös GDPR-vaatimuksista, joten henkilötietoja käsitellään vaatimusten mukaisesti. Kaiken kaikkiaan, ongelmatilanteisiin on löydetty ratkaisut todella nopeasti ja PSK:n järjestelmä toimii erittäin hyvin.
Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings