Yrityksenne ohjeiden hallinta ja jalkauttaminen selkeästi yhdessä paikassa
Workplace Comply on Microsoft 365 -ympäristöön toteutettava ratkaisu, joka auttaa yrityksenne sisäisten ohjeiden, toimintatapojen ja vaatimusten hallinnassa, jakamisessa ja seurannassa. Sen avulla voitte jalkauttaa esimerkiksi HR-, IT-, tietoturva-, laatu- ja muut tärkeät ohjeistukset työntekijöillenne helposti, yhdenmukaisesti ja dokumentoidusti.
Workplace Comply tukee laadunhallintaa, vähentää manuaalista seurantaa ja auttaa seuraamaan, että oikeat ihmiset ovat lukeneet ja hyväksyneet heille kuuluvat ohjeet. Samalla saatte kattavamman hyödyn jo käytössä olevista Microsoft 365 -lisensseistä.
Workplace Complyn tuomat hyödyt yrityksellenne
Kun ohjeet, vastuut ja hyväksynnät ovat hallitussa kokonaisuudessa, yrityksenne arki selkeytyy. Workplace Comply auttaa vähentämään hajallaan olevia dokumentteja, manuaalista seurantaa ja epäselvyyttä siitä, mitkä ohjeet koskevat ketäkin.
Ohjeiden hallinta ja jakaminen helpottuvat
Workplace Comply auttaa kokoamaan yrityksenne tärkeät ohjeistukset ja toimintatavat selkeään, hallittuun kokonaisuuteen. Ohjeista vastaavat henkilöt voivat ylläpitää ja päivittää sisältöjä keskitetysti, jolloin versiot pysyvät paremmin hallinnassa.
Kun ohjeet julkaistaan ja jaetaan SharePoint-ympäristössä, työntekijöiden on helpompi löytää ajantasainen tieto yhdestä tutusta paikasta. Näin tärkeät ohjeistukset eivät jää hajallaan olevien dokumenttien, sähköpostien tai vanhentuneiden tiedostoversioiden varaan.
Ohjeet voidaan kohdistaa oikeille työntekijöille
Kun ohjeet voidaan kohdistaa oikeille henkilöille tai ryhmille, työntekijöille on selkeämpää, mitä sisältöjä heidän tulee lukea ja käsitellä.
Tämä helpottaa esimerkiksi HR-ohjeiden, IT- ja tietoturvaohjeiden, laadunhallinnan käytäntöjen sekä muiden sisäisten toimintatapojen viemistä osaksi arkea.
Ohjeiden hyväksyntää on helppo seurata
Workplace Comply antaa selkeän näkymän siihen, ketkä ovat hyväksyneet heille kuuluvat ohjeet ja keneltä käsittely vielä puuttuu.
Tämä vähentää epäselvyyksiä ja helpottaa seurantaa erityisesti silloin, kun ohjeistus koskee useita tiimejä, rooleja tai toimipisteitä.
Hyväksynnöistä jää selkeä dokumentaatio
Kun työntekijä hyväksyy ohjeen, hyväksynnästä jää tieto käyttäjästä, ajankohdasta ja hyväksytystä versiosta.
Tämä helpottaa sisäistä seurantaa ja tukee tarvittaessa auditointeihin, laadunhallintaan, tietoturvaan tai tietosuojaan liittyvää dokumentointia.
Miten Workplace Comply toimii?
Workplace Comply tuo ohjeiden hallinnan, jakamisen ja hyväksyntöjen seurannan osaksi yrityksenne Microsoft 365 -ympäristöä ja SharePointia. Ohjeet voidaan julkaista, kohdistaa ja hyväksyttää samassa digitaalisessa työympäristössä, jota työntekijät jo arjessaan käyttävät.
1. Julkaise ja hallinnoi ohjeita SharePointissa
Yrityksenne ohjeistukset ja toimintatavat julkaistaan SharePointissa selkeinä, helposti luettavina ja hallittavina sisältöinä.
Ohjeita voidaan ylläpitää ja päivittää keskitetysti, ja automaattinen versiohistoria tukee muutosten seurantaa.
2. Määritä, kenelle ohje kuuluu
Jokaiselle ohjeelle voidaan määrittää kohderyhmä sen mukaan, ketä sisältö koskee. Ohje voidaan osoittaa esimerkiksi tietylle tiimille, osastolle, roolille tai käyttäjäryhmälle. Näin työntekijöille muodostuu selkeä näkymä juuri heille kuuluviin ohjeisiin.
3. Tee ohjeen käsittelystä osa arkea
Työntekijä voi lukea hänelle osoitetun ohjeen ja hyväksyä sen suoraan tutussa Microsoft 365 -ympäristössä. Prosessi pysyy selkeänä riippumatta siitä, työskenteleekö työntekijä toimistolla, etänä vai liikkuvassa työssä.
4. Seuraa käsittelyn etenemistä
Hyväksynnöistä tallentuu tieto käyttäjästä, ajankohdasta ja hyväksytystä ohjeversiosta. Näin voitte seurata, mitkä ohjeet on käsitelty, keneltä hyväksyntä vielä puuttuu ja mihin ohjeversioon hyväksyntä liittyy.
Enemmän arvoa Microsoft 365 -lisensseistä
Workplace Comply auttaa hyödyntämään yrityksenne Microsoft 365 -ympäristöä entistä kattavammin. Ohjeiden hallinta, jakaminen, hyväksyntä ja seuranta voidaan tuoda osaksi SharePointia ja työntekijöille tuttuja digitaalisia työvälineitä.
Näin saatte tärkeille ohjeistuksille ja toimintatavoille selkeän hallintamallin ilman erillistä järjestelmää – ja samalla enemmän hyötyä jo käytössä olevista Microsoft 365 -lisensseistä.
Olemme saavuttaneet kaikki kuusi Microsoft Cloud Solutions Partner -tunnustusta ja kumppaninasi autamme sinua hyödyntämään kattavasti Microsoft 365 -ympäristön mahdollisuudet.
Workplace Comply toimii itsenäisesti tai osana Workplace Connect -työympäristöä
Workplace Comply voidaan ottaa käyttöön yrityksenne tarpeiden mukaan joko omana ohjeiden, toimintatapojen ja kuittausten hallinnan ratkaisunaan tai osana Workplace Connect -kokonaisuutta. Itsenäisenä ratkaisuna se auttaa hallitsemaan yrityksenne tärkeitä ohjeistuksia selkeästi, varmistamaan niiden ymmärtämistä ja seuraamaan kuittauksia. Osana Workplace Connectia se tuo ohjeiden hallinnan luontevaksi osaksi yrityksenne intranetiä ja digitaalista työympäristöä.
Näin työntekijänne löytävät tärkeät ohjeet samasta ympäristöstä, jossa he jo seuraavat ajankohtaisia sisältöjä, etsivät tietoa ja tekevät yhteistyötä. Yrityksenne saa joustavan tavan parantaa ohjeiden hallintaa ja jalkauttamista – joko omana kokonaisuutenaan tai osana laajempaa digitaalisen työn ratkaisua.
Usein kysyttyä Workplace Complysta
Kokosimme vastaukset yleisiin kysymyksiin Workplace Complysta, ohjeiden hallinnasta, hyväksyntöjen seurannasta ja Microsoft 365 -ympäristön hyödyntämisestä.
