Parempi näkyvyys, hallinta ja ennakoitavuus yrityksenne sopimuskantaan
Workplace Contracts auttaa yritystänne hallitsemaan sopimuksia helposti, turvallisesti ja hallitusti koko niiden elinkaaren ajan yhdestä paikasta. Ratkaisu kokoaa sopimuksiin liittyvät dokumentit, vastuuhenkilöt, määräajat ja keskeiset tiedot selkeäksi kokonaisuudeksi Microsoft 365 -ympäristössä. Sopimukset eivät jää yksittäisiksi tiedostoiksi eri kansioihin, vaan niiden tila, omistajuus ja sisältö ovat helposti löydettävissä silloin, kun niitä tarvitaan.
Ratkaisu perustuu sopimusten metatietoihin, elinkaaren hallintaan ja käyttöoikeuksien selkeään hallintaan SharePoint Online -ympäristössä. Se tuo sopimusten hallintaan rakennetta, läpinäkyvyyttä ja ennakoitavuutta. Kun sopimukset ovat helposti löydettävissä ja niiden tilanne näkyy yhdellä silmäyksellä, yrityksenne saa paremman näkyvyyden sopimuskantaan, voi ennakoida tulevia toimenpiteitä ja vähentää sopimusten hallintaan liittyvää manuaalista työtä.
Mitä hyötyä Workplace Contractsista on yrityksellenne?
Workplace Contracts tukee sopimusten hallinnan arkea silloin, kun sopimuksia on paljon, niihin liittyy useita vastuuhenkilöitä tai niiden seuranta vaatii järjestelmällisyyttä. Ratkaisu auttaa tekemään sopimusten käsittelystä selkeämpää, yhtenäisempää ja vähemmän henkilöriippuvaista.
Löydä oikea sopimus nopeasti
Workplace Contracts kokoaa sopimukset yhteen hallittuun näkymään, josta löytyvät sopimukseen liittyvät dokumentit, keskeiset tiedot, kommentit ja historia. Kun sopimukset eivät ole hajallaan eri kansioissa ja sähköposteissa, niiden löytäminen on nopeampaa ja työn tekeminen sujuvampaa. Ratkaisun taustalla on sopimuskohtainen työtila, joka kokoaa kaikki sopimukseen liittyvät tiedot yhteen paikkaan.
Selkeä kokonaiskuva sopimuksista ja vastuista
Sopimusten omistajuus, vastuut ja tila ovat näkyvissä koko organisaatiolle määriteltyjen käyttöoikeuksien puitteissa. Tämä helpottaa yhteistyötä ja vähentää tilannetta, jossa tärkeä sopimustieto on vain yhden henkilön varassa. Samalla yrityksenne saa paremman kokonaiskuvan sopimuskannastaan ja siihen liittyvistä vastuista. Ratkaisussa metatiedot ohjaavat muun muassa omistajuutta, raportointia ja sopimusten seurantaa.
Ennakoi päättyvät sopimukset ajoissa
Sopimusten määräaikojen ja uusimistarpeiden seuraaminen on helpompaa, kun sopimusten elinkaari ja tilanne ovat näkyvissä yhdessä paikassa. Ratkaisu sisältää sopimusten päättymisen seurantaa ja ennakoivia muistutuksia tukevia toiminnallisuuksia, joiden avulla tärkeät määräajat eivät jää huomaamatta.
Vähennä sopimuksiin liittyviä riskejä ja vahvista hallintaa
Sopimuksiin liittyvät käyttöoikeudet, muutokset ja historiatiedot voidaan hallita osana samaa kokonaisuutta. Sopimusten käsittelyyn saadaan enemmän läpinäkyvyyttä, ja sopimuksiin liittyvät tiedot pysyvät paremmin hallinnassa koko niiden elinkaaren ajan. Ratkaisu sisältää sopimus- ja dokumenttitason jäljitettävyyden sekä käyttöoikeuksien hallinnan Microsoft 365 -ympäristössä.
Miten Workplace Contracts toimii?
Workplace Contracts tuo sopimusten käsittelyyn selkeän toimintamallin Microsoft 365 -ympäristössä. SharePointiin pohjautuva ratkaisu auttaa kokoamaan, luokittelemaan ja seuraamaan yrityksenne sopimuksia yhdenmukaisesti riippumatta siitä, mistä sopimus on peräisin tai kenen kanssa se on solmittu.
1. Sopimukset muodostavat hallitun kokonaisuuden
Workplace Contractsissa sopimus ei ole vain yksittäinen dokumentti, vaan siihen voidaan liittää kaikki hallinnan kannalta olennaiset tiedot. Sopimukselle voidaan määrittää esimerkiksi sopimustyyppi, vastuuhenkilö, voimassaoloaika, tila ja muut yrityksellenne tärkeät tiedot.
Tämä auttaa käsittelemään erilaisia sopimuksia samalla selkeällä tavalla. Kun sopimuksiin liittyvät tiedot tallennetaan yhdenmukaisesti, niitä on helpompi hakea, seurata ja hyödyntää arjen päätöksenteossa.
2. Sopimuksen tilanne ja seuraavat toimet ovat selkeästi nähtävissä
Workplace Contracts auttaa seuraamaan, missä vaiheessa sopimus on ja mitä sille seuraavaksi tarvitaan. Sopimus voi olla esimerkiksi valmistelussa, voimassa, päättymässä, päättynyt tai irtisanottu. Näin sopimuksen tilanne ei jää arvailun tai yksittäisten henkilöiden muistin varaan.
Selkeä tilatieto tukee sopimusten hallintaa koko niiden voimassaolon ajan. Yrityksenne voi helpommin seurata, mitkä sopimukset vaativat huomiota, mitkä ovat aktiivisia ja mitkä ovat jo päättyneet.
3. Sopimusnäkymä kokoaa tiedot, dokumentit ja historian yhteen
Jokaiselle sopimukselle voidaan muodostaa oma näkymä, josta löytyvät sopimukseen liittyvät dokumentit, perustiedot, kommentit ja käsittelyhistoria. Tämä helpottaa kokonaisuuden hahmottamista erityisesti silloin, kun samaan sopimukseen liittyy useita liitteitä, vastuuhenkilöitä tai jatkotoimenpiteitä.
Kun tieto löytyy sopimuksen yhteydestä, sitä ei tarvitse etsiä erillisistä kansioista, sähköposteista tai keskusteluista. Tämä säästää aikaa ja vähentää riskiä, että päätöksiä tehdään puutteellisen tiedon perusteella.
4. Käyttöoikeudet ja muutokset pysyvät hallinnassa
Workplace Contracts hyödyntää Microsoft 365- ja SharePoint-ympäristön mahdollisuuksia käyttöoikeuksien hallintaan ja tiedon jäljitettävyyteen. Sopimuksiin liittyvää pääsyä voidaan hallita tarkoituksenmukaisesti, ja sopimusten käsittelystä jää historia sekä sopimus- että dokumenttitasolla.
Tämä tukee hallittua yhteistyötä ja auttaa varmistamaan, että sopimustietoja käsitellään yrityksenne toimintatapojen mukaisesti.
Enemmän arvoa Microsoft 365 -lisensseistä
Moni yritys käyttää Microsoft 365:tä päivittäin viestintään, dokumenttien hallintaan ja yhteistyöhön. Workplace Contracts vie ympäristön hyödyntämisen askeleen pidemmälle: se tuo sopimusten hallinnan osaksi samaa tuttua työympäristöä ilman erillistä, irrallista järjestelmää.
SharePointiin pohjautuva ratkaisu auttaa rakentamaan Microsoft 365:stä yrityksellenne käytännönläheisen alustan myös liiketoimintakriittisten sisältöjen hallintaan. Samalla nykyiset lisenssit tukevat paremmin arjen prosesseja, tiedon hallittavuutta ja työn sujuvuutta.
Kun sopimusten hallinta kytkeytyy osaksi Microsoft 365 -kokonaisuutta, yrityksenne voi kehittää toimintatapojaan vaiheittain ja hyödyntää samaa perustaa myös tuleviin tarpeisiin, kuten automaatioon, raportointiin ja tekoälyvalmiuden vahvistamiseen.
Olemme saavuttaneet kaikki kuusi Microsoft Cloud Solutions Partner -tunnustusta ja kumppaninasi autamme sinua hyödyntämään kattavasti Microsoft 365 -ympäristön mahdollisuudet.
Workplace Contracts toimii itsenäisesti tai osana Workplace Connect -työympäristöä
Workplace Contracts voidaan ottaa käyttöön itsenäisenä ratkaisuna tai osana laajempaa Workplace Connect -työympäristöä. Itsenäisenä ratkaisuna se auttaa yritystänne kehittämään sopimusten hallintaa siellä, missä tarve on suurin: sopimustiedon, vastuiden ja sopimusten käsittelyn selkeyttämisessä.
Osana Workplace Connectia se voidaan liittää luontevaksi osaksi yrityksenne digitaalista työympäristöä. Tällöin sopimusten hallinta ei jää erilliseksi ratkaisuksi, vaan se tukee samaa kokonaisuutta, jossa yrityksenne viestintä, yhteistyö, dokumentit ja muut keskeiset sisällöt ovat työntekijöiden käytettävissä.
Workplace Connect tarjoaa SharePointiin pohjautuvan perustan modernille työympäristölle. Workplace Contracts täydentää tätä kokonaisuutta tuomalla mukaan sopimusten hallintaan tarkoitetun sisältöratkaisun. Näin yrityksenne voi kehittää Microsoft 365 -ympäristöään vaiheittain: ensin ratkaista yksittäisen liiketoimintatarpeen ja myöhemmin laajentaa kokonaisuutta muiden Workplace-sisältöratkaisujen avulla.
Usein kysyttyä Workplace Contractsista
Sopimusten hallintaan liittyy usein kysymyksiä niin toimintatavoista, vastuista kuin Microsoft 365 -ympäristön hyödyntämisestä. Kokosimme alle vastauksia yleisiin kysymyksiin, jotka auttavat arvioimaan, sopiiko Workplace Contracts yrityksenne tarpeisiin.
