Kun skannaus muuttuu osaksi yrityksenne tiedonhallintaa
Workplace ScanHub auttaa yritystänne viemään skannauksen luontevaksi osaksi Microsoft 365 -pohjaista tiedonhallintaa. Voitte tarkistaa, nimetä ja ohjata skannatut dokumentit oikeaan paikkaan jo ennen tallennusta, jolloin tieto saadaan sujuvammin osaksi arjen työtä.
Ratkaisun avulla voitte liittää skannatut dokumentit osaksi yrityksenne olemassa olevia työtiloja, dokumenttikirjastoja ja yhteistyön käytäntöjä. Näin paperilta digitoitu tieto on helpommin löydettävissä, jaettavissa ja hyödynnettävissä oikeassa yhteydessä.
Mitä hyötyä Workplace ScanHubista on yrityksellenne?
Workplace ScanHub tuo yrityksenne skannattujen dokumenttien käsittelyyn hallittavuutta, sujuvuutta ja parempaa käytettävyyttä. Kun skannattu tieto saadaan oikeaan paikkaan ja oikeaan yhteyteen jo käsittelyn alkuvaiheessa, se palvelee paremmin arjen työtä, yhteistyötä ja päätöksentekoa.
Skannattu tieto löytyy helpommin
Kun skannatut dokumentit ohjataan oikeaan työtilaan, dokumenttikirjastoon tai tiimille jo käsittelyn yhteydessä, ne eivät jää yksittäisten kansioiden varaan. Voitte parantaa tiedon löydettävyyttä ja varmistaa, että tärkeät dokumentit ovat helpommin niiden henkilöiden käytettävissä, jotka niitä työssään tarvitsevat.
Dokumenttien käsittely sujuvoituu
Workplace ScanHub tekee skannattujen dokumenttien käsittelystä selkeämpää ja sujuvampaa heti työn alkuvaiheessa. Voitte tarkistaa, nimetä ja ohjata tiedostot oikeaan paikkaan hallitusti, jolloin dokumenttien käsittely etenee luontevasti osana arjen työtä.
Tiedonhallinnan käytännöt yhtenäistyvät
Kun skannattujen dokumenttien käsittelylle on selkeä toimintatapa, yrityksenne tiedonhallinta pysyy yhdenmukaisempana. Dokumentit voidaan ohjata sovittuihin paikkoihin ja liittää osaksi yhteisiä työskentelytapoja, jolloin tieto ei hajaudu käyttäjäkohtaisiin ratkaisuihin.
Skannattu tieto palvelee paremmin jatkokäyttöä
Skannattu dokumentti tuottaa enemmän arvoa, kun se on oikeassa paikassa ja oikeassa yhteydessä heti alusta lähtien. Voitte hyödyntää paperilta digitoitua tietoa sujuvammin muun muassa yhteistyössä, asian käsittelyssä, dokumenttien hallinnassa, tiedonhaussa ja yrityksenne prosesseissa.
Miten Workplace ScanHub toimii?
Workplace ScanHub tuo skannattujen dokumenttien käsittelyyn selkeän välivaiheen ennen lopullista tallennusta tai jakamista. Voitte tarkistaa dokumentit, täydentää tarvittavat tiedot ja ohjata ne oikeaan kohteeseen hallitusti osana arjen työtä.
1. Skannatut dokumentit tulevat ScanHubin käsiteltäväksi
Dokumentit skannataan monitoimilaitteella tai skannerilla, ja ne tallentuvat ennalta määriteltyyn OneDrive- tai SharePoint-sijaintiin. Tämä sijainti toimii ScanHubin käsittelypaikkana, johon skannatut dokumentit saapuvat ennen niiden varsinaista jatkokäsittelyä.
2. Käyttäjä tarkistaa dokumentit yhdessä näkymässä
Workplace ScanHub kokoaa käsiteltävät dokumentit selkeään näkymään, jossa käyttäjä voi tarkistaa, mistä tiedostoista on kyse. Esikatselun avulla dokumentin sisällön voi varmistaa ilman erillistä lataamista, mikä tekee käsittelystä sujuvaa myös silloin, kun skannattavia dokumentteja on useita.
3. Dokumentit viimeistellään ennen tallennusta
Ennen lopullista tallennusta käyttäjä voi nimetä dokumentin ja täydentää siihen liittyviä tietoja. SharePointiin vietäville dokumenteille voidaan valita sisältötyyppi ja lisätä tarvittavat metatiedot, mikä tukee dokumenttien yhdenmukaista käsittelyä ja myöhempää löydettävyyttä.
4. Dokumentit ohjataan oikeaan kohteeseen
Kun dokumentti on valmis jatkokäyttöön, se voidaan ohjata yrityksenne tarpeen mukaan esimerkiksi OneDrive-kansioon, SharePoint-dokumenttikirjastoon, Teams-kanavaan tai sähköpostiin. Näin skannattu tieto saadaan siihen työtilaan, tiimille tai käsittelyprosessiin, jossa sitä seuraavaksi tarvitaan.
Enemmän arvoa Microsoft 365 -lisensseistä
Workplace ScanHub auttaa yritystänne hyödyntämään Microsoft 365 -ympäristöä laajemmin myös skannattujen dokumenttien käsittelyssä. Kun skannaus liitetään osaksi samoja työtiloja, dokumenttikirjastoja ja yhteistyön kanavia, joissa työntekijät muutenkin työskentelevät, Microsoft 365:stä tulee entistä kattavampi alusta tiedon hallintaan ja hyödyntämiseen.
Ratkaisu rakentuu yrityksenne olemassa olevan Microsoft 365 -ympäristön päälle. Skannattuja dokumentteja voidaan käsitellä tutussa digitaalisessa työympäristössä, jolloin erillisten järjestelmien tarve vähenee ja työnkulku pysyy lähellä käyttäjien arkea. Samalla voitte hyödyntää Microsoft 365:n tuttuja rakenteita, kuten SharePointin dokumenttikirjastoja, Teams-yhteistyötä sekä käyttöoikeuksiin ja hallintaan liittyviä käytäntöjä.
Yrityksenne saa enemmän irti jo käytössä olevista Microsoft 365 -investoinneista, kun myös paperilta digitoitu tieto tuodaan osaksi yhteistä tiedonhallinnan kokonaisuutta. ScanHub tukee hallittua ja yhtenäistä tapaa käsitellä skannattuja dokumentteja, jolloin Microsoft 365 ei ole vain tiedostojen tallennuspaikka, vaan aktiivinen osa sujuvampaa ja tuottavampaa työskentelyä.
Olemme saavuttaneet kaikki kuusi Microsoft Cloud Solutions Partner -tunnustusta ja kumppaninasi autamme sinua hyödyntämään kattavasti Microsoft 365 -ympäristön mahdollisuudet.
Workplace Contracts toimii itsenäisesti tai osana Workplace Connect -työympäristöä
Workplace ScanHub voidaan ottaa käyttöön itsenäisenä ratkaisuna, kun yrityksenne haluaa kehittää skannattujen dokumenttien käsittelyä omana kokonaisuutenaan. Se tuo selkeän tavan tarkistaa, valmistella ja ohjata skannatut dokumentit oikeaan paikkaan Microsoft 365 -ympäristössä.
ScanHub sopii myös osaksi Workplace Connect -työympäristöä. Workplace Connect on Microsoft SharePoint Onlineen perustuva digitaalisen työympäristö, joka kokoaa yrityksenne viestintää, yhteistyötä, tiedonhallintaa ja arjen työskentelyä yhteen paikkaan. Kun ScanHub liitetään osaksi tätä kokonaisuutta, myös skannatut dokumentit saadaan luontevaksi osaksi yrityksenne yhteisiä työtiloja ja tiedonhallinnan käytäntöjä.
Voitte hankkia Workplace ScanHubin omana ratkaisunaan tai osana laajempaa Workplace Connect -kokonaisuutta. Näin yrityksenne voi edetä tarpeenne mukaan: kehittää ensin yhtä tärkeää tiedonhallinnan osa-aluetta tai rakentaa samalla laajempaa, Microsoft 365 -pohjaista työympäristöä.
Usein kysyttyä Workplace ScanHubista
Workplace ScanHub auttaa yritystänne tuomaan skannatut dokumentit hallitummin osaksi Microsoft 365 -pohjaista tiedonhallintaa. Kokosimme alle vastaukset yleisimpiin kysymyksiin ratkaisun käytöstä, käyttöönotosta ja soveltuvuudesta.
