Blogi: Aikaa projektiohjaukseen teknologian avulla

Yllätyksiltä voidaan harvemmin välttyä, mutta teknologia voi auttaa projektiin liittyvän tiedon jakamisessa ja seurannan järjestämisessä. Projektidokumentaation hallinnan alustat tukevat projektinhallintaa auttaen vakioimaan projektiin liittyviä prosesseja. Näin aikaa vapautuu rutiininomaisista dokumentinhallinnan sekä tiedon keräämisen ja jakamisen tehtävistä kokonaisuuden onnistumisen kannalta merkityksellisempiin tehtäviin. Kiteytettynä: projektidokumentaation hallinnan alustat tarjoavat keskitetyn näkymän projektiin liittyvään tietoon mahdollistaen projektin reaaliaikaisen seurannan ja tiedolla johtamisen.    

Projektipäällikön isot vastuut 

Projektipäällikön tehtävä on kaikkea muuta kuin helppo. Projektipäällikön vastuulle kuuluu useasti projektisuunnitelman laatiminen ja kommunikointi, projektin seuranta ja ohjaus, sekä kaikkien osapuolten sitouttaminen ja ajan tasalla pitäminen projektiin liittyvistä asioista. Tämän lisäksi projektipäällikkö aikatauluttaa projektipalaverit sekä hallitsee projektiin osallistuvien henkilöiden välisiä suhteita.  

Käytännössä projektipäällikön arki koostuu ihmisten johtamisen ja motivoinnin lisäksi projektiin liittyvien tehtävien, resurssien ja aikataulujen hallinnasta – tiedolla johtaen. Koska tehtävää on paljon, kokonaiskuvan hallinta on äärimmäisen keskeisessä osassa projektin onnistumisen kannalta.  

Projektin seuranta ja ajankäyttö 

Projektiohjauksen kannalta on tärkeää tietää, miten työvaiheet etenevät, millaisia mahdollisia poikkeamia on ilmennyt sekä mitä muutoksia laadittuun suunnitelmaan pitää mahdollisesti tehdä. Lisäksi projektin edetessä seurataan projektiin käytettyjä resursseja ja työtunteja. Käynnissä olevien työvaiheiden lisäksi myös seuraavien työvaiheiden keskeisimpien toimenpiteiden ennakoiva läpikäynti on olennaista sujuvan etenemisen varmistamiseksi.   

Projektihallinnan ammattilaisilla tämän kokonaisuuden hallinta sujuu monesti hyvinkin rutiininomaisesti. Projektiin liittyvä dokumentaation järjestäminen kansiorakenteeseen tapahtuu luonnikkaasti. Myös sähköpostilla tapahtuvaan viestintään on vakioidut käytänteet olemassa. Projektin seurantaan liittyvien yhteisten raportointikäytänteiden sopiminen sekä katselmuspalaverien järjestäminen sujuvat muitta mutkitta. Eteen sattuvien yllätysten taklaaminen hoidetaan kokemuksen tuoman varmuuden avulla. Onko näin toimiminen vielä niin tehokasta ja tuloksekasta kuin se voisi olla? 

Vaikka vankka osaaminen auttaa useimmiten varmistamaan projektin onnistumisen tavoitteiden mukaisesti, voitaneen perustellusti kysyä, onko näiden asiantuntijoiden hyödyntäminen rutiininomaisten tehtävien suorittamiseen järkevää liiketoiminnan näkökulmasta. Vai olisiko ennemminkin perusteltua ottaa teknologia tukemaan projektiin liittyvän tiedon hallinnassa ja vapauttamaan projektipäälliköiden aikaa enemmän projektinohjauksellisiin tehtäviin?  

3 syytä projektidokumentaation hallinnan käyttöönottoon 

Jokainen projekti halutaan viedä maaliin annetussa aikataulussa ja sovituilla resursseilla lopputuloksen laadusta tinkimättä. Projektidokumentaation hallintaan suunnitellut järjestelmät voivat tukea projektinhallintaa ja helpottaa projektinohjausta merkittävästi, auttaen täten varmistamaan projektin onnistumisen. Parhaimmillaan tämä tarkoittaa hallitumpaa resurssien käyttöä, parempaa aikataulujen hallintaa sekä laatua, joka ylittää asiakkaan odotukset. Mutta miten nämä alustat käytännössä tukevat projektien onnistunutta läpivientiä? 

1. Dokumenttien hallinnalla ja työnkuluilla helpotusta rutiininomaisiin työtehtäviin 
    
   Näiden järjestelmien avulla dokumenttien käsittelyä voidaan ohjata työnkulkujen avulla, jolloin muun muassa projektidokumentaation laatu, ajantasaisuus, versionhallinta sekä käyttöoikeuksien hallinta pystytään varmistamaan. Jotkut näistä alustoista myös auttavat hallitsemaan projektiin liittyvää tietoa riippumatta siitä, missä tieto on - verkkolevyllä, sähköpostissa, Sharepointissa ja muissa tietovarastoissa. Tällaisen alustan kautta projektiin osallistuvilla tahoilla on roolinsa mukaisesti sujuva pääsy ajantasaiseen tietoon ajasta ja paikasta riippumatta. Tämän lisäksi projektidokumentaation hallintaa tukeva järjestelmä säästää aikaa ja vaivaa projektin päättämisen yhteydessä, koska se helpottaa tiedon koostamista. Tällöin aikaa jää tärkeämpiin tehtäviin, kuten asiakkaiden palvelemiseen tai muihin projekteihin. 
     
2. Parempaa projektiohjausta sujuvan raportoinnin ja seurannan avulla 
    
   Keskitetyn tiedonhallinta-alustan avulla projektin osapuolten suorittama päivittäinen raportointi helpottuu. Usein nämä alustat tarjoavat myös työkalut suoritettujen työvaiheiden ja aikataulujen suunnitteluun sekä seurantaan. Nämä mahdollistavat kokonaisvaltaisen projektin seurannan ja ohjauksen. Projektipäällikön seurantaan käyttämä aika ja vaiva pienenevät, kun kaikki projektiin liittyvä tieto on saatavilla yhdeltä alustalta.  
    
3. Tiedolla johtamisella kannattavampaa liiketoimintaa 
    
   Tyypillisesti projektidokumentaation hallintaan tarkoitetut alustat tarjoavat myös kattavat analytiikkatyökalut, jotka mahdollistavat toiminnan kehittämisen tietoon perustuen. Analytiikkatyökalun avulla toteutettuihin projekteihin liittyvää tietoa voidaan helposti koostaa yhteen tarkempaa analyysia ja toimintojen kehittämistä varten. Järjestelmän tarjoama kyvykkyys tiedon keräämiseen antaa organisaatiolle mahdollisuuden kehittää toimintaansa todelliseen tietoon perustuen.  

Kirjoittaja: Niko Hiltunen