Blogi: Johda tiedolla - tehokas tiedonhallinta liiketoiminnan kumppanina

| 4. helmi 2020

Tiedonhallinta on jatkuva prosessi, jossa huolehditaan tiedon elinkaaren hallinnasta. Tietomäärät ovat edelleen kasvussa ja se asettaa yrityksille ja organisaatioille haasteita pitää tieto ajantasaisena, eheänä ja saatavilla.




Yrityksessä olevan tiedon pitää olla löydettävissä, talteen otettavissa, jaettavissa ja käsiteltävissä, hallittavissa ja säilytettävissä. Nämä varmistavat, että yrityksen liiketoiminnassa tarvittavat tiedot ovat oikeiden henkilöiden saatavilla, oikeaan aikaan, oikeassa paikassa. Oikeanlaisella tiedonhallinnalla yritys pystyy säilyttämään ja parantamaan kilpailukykyään.


Tutustu tästä, millaisia trendejä ja haasteita liittyy tiedonhallintaan.


Viisi vaihetta suunnitelmalliseen tiedonhallintaan


Yrityksen tehtyä päätös tiedon paremmasta hallinnasta, on hyvä edetä tiedonhallinnan osalta suunnitelmallisesti. Näissä vaiheissa on huomioitava myös tiedonhallintaan vaikuttavat lait, säädökset ja yrityksen sisäinen politiikka.  


  1. Löydettävyys
    Tuloksekas tiedonhallinta alkaa yrityksessä olevan tiedon löytämisellä ja säilytettävän datan valinnalla. Digitaalisessa muodossa olevaa tietoa on usein monissa tietovarastoissa eri tiedostomuodoissa, jolloin tarvitaan tehokas tiedonhakutyökalu, jonka avulla kaikki olemassa oleva tieto löydetään. Yrityksessä päätetään, mitä tietoa halutaan säilyttää sekä millä rakenteella se halutaan talteenottaa ja säilyttää. Talteen otettavan tiedon pitää olla ajantasaista ja eheää, ja sen seulonta on tässä vaiheessa tärkeää.

  2. Talteenotto
    Tiedon talteenottovaiheessa huomioidaan myös yrityksessä oleva paperidokumentaatio, sen oikeanlainen talteenotto ja mahdollinen digitointi. Talteenotossa mietitään ja ratkaistaan yhdessä asiakkaan kanssa, miten tietoa jatkossa löydetään, käsitellään ja säilötään. Tiedonhallinnan rakenteeseen vaikuttaa, millaista metadataa halutaan ottaa talteen ja millaiseen asiayhteyteen tieto halutaan liittää. Oikeanlaisella talteenotolla varmistetaan, että eri muodossa oleva tieto (sähköpostit, tiedosto ja mediat) ovat tallessa yhdessä paikassa ja liitettynä oikeaan asiayhteyteen. Näin tieto on jatkossa helposti löydettävissä ja käytettävissä.

  3. Jaettavuus ja käsittely
    Valittu tieto on nyt saatu hallintaan ja yrityksen pitää pystyä käsittelemään ja jakamaan sitä tarvittavien yhteistyötahojen kanssa. Tiedon käsiteltävyyteen vaikuttaa muun muassa käyttöoikeudet ja versiohallinta. Versiohallinnan avulla yrityksellä on aina käytettävissä tuorein tieto ja tarvittaessa myös aikaisemmat versiot ja muutostieto.  Käyttöoikeuksien avulla varmistetaan, että oikeilla henkilöillä on pääsy vain tarvittaviin tietoihin eikä arkaluonteisia tietoja päädy vääriin käsiin. Näin yritys huolehtii oikeanlaisesta tietoturvasta. Joustava tiedonhallinta tarjoaa mahdollisuuden käsitellä ja muokata jaettua dokumenttia yhtäaikaisesti useamman henkilön toimesta. Parhaimmillaan henkilöt näkevät reaaliajassa toistensa tekemät muutokset dokumentissa.

  4. Hallittavuus
    Tiedon hallittavuus tehostuu tiedon luomisesta sen turvalliseen hävittämiseen automatisoimalla prosesseja työnkulkujen avulla. Dokumentit ja asiakirjat vaativat lakien, säädösten ja organisaation sisäisen politiikan mukaisen käsittelyn ja hallinnan, joka voidaan varmistaa automatisoiduilla työnkuluilla. Näitä työnkulkuja ovat muun muassa:
    - automaattiset muistutukset sopimusten määräpäivistä
    - dokumenttien sähköiset allekirjoitukset
    - asiakirjojen tarkastusten automaattiset määräaikaismuistutukset
    - työvaiheiden siirto työntekijältä toiselle
    - tiedon hyväksymisprosessin automatisointi ja hyväksyntäkierrokset

    Myös käyttöoikeuksien hallinta liittyy tiedon hallittavuuteen. Asiakirjojen elinkaaren vaiheiden käyttöoikeudet vaihtelevat. Esimerkiksi asiakirjan luonnosvaiheessa siihen pääsee käsiksi vain sitä työstävät henkilöt ja julkaisun jälkeen koko organisaatio.

  5. Säilyvyyden varmistaminen
    Tiedon säilyvyydessä on huomioitava olemassa olevat lait, säädökset ja organisaation sisäisen politiikan mukaiset ohjeistukset, jotka määrittävät kauanko mitäkin tietoa saa tai pitää säilyttää. Tehokas tiedonhallintaratkaisu huolehtii määräajoista ja ilmoittaa, milloin tiedot vanhenevat tai jokin tieto pitää poistaa. Säilyvyyden kannalta on tärkeää myös huolehtia varmuuskopioinneista sekä tiedon palauttamisesta.  

    Käyttöoikeuksien hallinta on tiedon säilyvyyden kannalta tärkeässä roolissa. Käyttöoikeuksien avulla varmistetaan, että vain oikeutetuilla henkilöillä on oikeus poistaa tietoja lopullisesti. Oikeanlaiseen käyttöoikeuksien hallintaan kuuluu käyttäjien ajantasaisuuden varmistaminen.

Tehokas ja tietoturvallinen tiedonhallinta vaatii suunnitelmallista tiedon elinkaaren hallintaa, joka on jatkuva prosessi. Tiedon elinkaaren hallinnassa huolehditaan tiedon ja tietovarastojen jatkuvasta ylläpitämisestä. Yllämainituilla vaiheilla ja niissä mainituilla toimenpiteillä voidaan varmistaa tiedon tehokas hyödyntäminen liiketoiminnassa.


Tutustu, miten tehostimme Coreplast Oy:n tiedonhallintaa laatudokumentaation osalta.

Joukko työntekijöitä istuu digitaalisen postitushuoneen edessä

Tiedonhallinta

Johda tiedolla – varmista organisaation liiketoimintaan tarvittavan tiedon käytettävyys

Tiedon ja tietovarastojen määrä lisääntyy jatkuvasti ja kokonaisvaltaisen tiedonhallinnan merkitys kasvaa. Suunnitelmallisella tiedonhallinnalla varmistetaan, että kaikki yrityksen tärkeä tieto on käytettävissä liiketoiminnassa ajasta ja paikasta riippumatta. Lisäksi kiristyvä sääntely, EU:n tietosuoja-asetus (GDPR, General Data Protection Regulation), lait ja standardit asettavat tiedonhallinnalle omat vaatimukset, jotka yritysten tulee huomioida toiminnassaan.

Sharkmed Oy

Konica Minoltan toimittama laadunhallintajärjestelmä tukee liiketoimintaa ja laatujohtamista.

Tutustu asiakasreferenssiin
Sharkmed Header

Haluatko kuulla lisää? Ota meihin yhteyttä!

Tilaa uutiskirje:

Huomaathan, että keräämme henkilötietojasi lähettäessäsi tämän lomakkeen. Konica Minolta Business Solutions Finland Oy käsittelee antamiasi tietoja tietosuojakäytäntömme mukaisesti.

Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia