Blogi: Johda tiedolla - tehokas tiedonhallinta liiketoiminnan kumppanina

Yrityksessä olevan tiedon pitää olla löydettävissä, talteen otettavissa, jaettavissa ja käsiteltävissä, hallittavissa ja säilytettävissä. Nämä varmistavat, että yrityksen liiketoiminnassa tarvittavat tiedot ovat oikeiden henkilöiden saatavilla, oikeaan aikaan, oikeassa paikassa. Oikeanlaisella tiedonhallinnalla yritys pystyy säilyttämään ja parantamaan kilpailukykyään.

 

Tutustu tästä, millaisia trendejä ja haasteita liittyy tiedonhallintaan.

 

Viisi vaihetta suunnitelmalliseen tiedonhallintaan

Yrityksen tehtyä päätös tiedon paremmasta hallinnasta, on hyvä edetä tiedonhallinnan osalta suunnitelmallisesti. Näissä vaiheissa on huomioitava myös tiedonhallintaan vaikuttavat lait, säädökset ja yrityksen sisäinen politiikka.   
 

1. Löydettävyys

Tuloksekas tiedonhallinta alkaa olemassa olevan tiedon löytämisellä. Olennaista tiedon löydettävyyden varmistamisessa on päättää, mikä tieto organisaatiolle on arvokasta. Organisaatio määrittää tämän jälkeen, millä rakenteella tieto halutaan talteen ottaa ja säilyttää. Talteen otettavan tiedon tulee olla ajantasaista ja eheää, ja sen seulonta on ensimmäisessä tiedonhallinnan vaiheessa tärkeää. Toisin sanoen – ennen talteenottoa eri versiot järjestetään aikajärjestykseen, koska samasta tiedosta on monesti useita eri versioita.  

 
Digitaalisessa muodossa olevaa tietoa on usein monissa eri tietovarastoissa useissa tiedostomuodoissa, minkä vuoksi liiketoiminnan kannalta arvokkaan tiedon löytäminen voi olla haastavaa ja aikaa vievää. Tämän vuoksi organisaatioissa on myös paljon tärkeää tietoa hukassa. Yhtä lailla paperisten asiakirjojen löydettävyys aiheuttaa monesti haasteita. Teknologia voi kuitenkin auttaa sähköisessä muodossa olevan, toiminnan kannalta merkityksellisen tiedon löytämisessä ja koostamisessa.  

Vinkit helppoon tiedon löydettävyyteen:  

• Määritä, mikä olemassa olevasta tiedosta on organisaatiolle tärkeää  
• ​Muuta paperiset organisaatiolle tärkeät dokumentit sähköiseen muotoon 
• ​Lajittele ja validoi sähköisessä muodossa oleva tieto 

Näin olemassa oleva sähköinen tieto saadaan löydettävään muotoon.  
Lue lisää, miten löydät tietosi helposti ja tehokkaasti 
 

2. Talteenotto   

Tiedon talteenotto -vaiheessa otetaan talteen olemassa oleva, liiketoiminnan kannalta arvokas data. Tässä huomioidaan niin relevantti paperidokumentaatio kuin sähköisessä muodossa oleva jäsentelemätön data. Suunnittelussa on olennaista määrittää, miten tieto halutaan jatkossa löytää ja miten tietoa tullaan käsittelemään. Nämä vaikuttavat siihen, miten tieto kannattaa organisoida.  

Tiedon jatkokäsittelyn vuoksi talteenoton yhteydessä päätetään, millaista metadataa pitää ottaa talteen ja millaiseen asiayhteyteen tieto halutaan liittää. Talteenottoon tarvittavia metatietoja valittaessa tulee tunnistaa ne asiakokonaisuudet, joiden ympärillä organisaation tekeminen pyörii, esimerkiksi asiakkaat, toimittajat, tuotteet, projektit ja prosessit. Lisäksi on olennaista tunnistaa keskeisimmät tiedonkäsittelyprosessit, niiden vaiheet ja näissä vaiheissa tarvittavat keskeiset tiedot. Esimerkiksi ostosopimusten elinkaarenhallinnan kannalta olennaisia tietoja ovat toimittajan lisäksi muun muassa sopimuksen alkamispäivä, varsinaisen sopimuskauden pituus sekä irtisanomisehto. Oikeanlaisella talteenotolla varmistetaan, että eri muodossa oleva tieto (sähköpostit, tiedostot ja mediat) on liitettynä oikeisiin asiayhteyksiin ja näin myös helposti hyödynnettävissä. 

Tiedon talteenotto ja löydettävyys kulkevat vahvasti käsikädessä. Lue blogistamme, miten voit löytää tietoa, jota et tiennyt voivasi edes etsiä. 

 

3. Jaettavuus & käsittely 

Olemassa olevan tiedon lisäksi organisaatiot tuottavat ja vastaanottavat jatkuvasti uutta tietoa. Tämän vuoksi tiedon käsittelyä ja jaettavuutta kehitettäessä keskitytään varmistamaan toiminnan kannalta arvokkaan tiedon elinkaari: aina tiedon luomisesta sen turvalliseen hävittämiseen. 

Yksi tapa lähestyä tiedon käsittelyn ja jaettavuuden kehittämistä on tarkastella organisaation kokonaisarkkitehtuuria. Yksinkertaistettuna tämä tarkoittaa, että luodaan ymmärrys organisaation liiketoiminta-, tietojärjestelmä-, teknologia- ja tietoarkkitehtuureista ja niiden keskinäisestä yhteensopivuudesta. Kokonaisarkkitehtuuriin syventyminen auttaa havaitsemaan mahdolliset ongelmakohdat, joita poistamalla tekemisestä tulee sujuvampaa.  

Tiedon jaettavuudessa ja käsittelyssä kiinnitetään huomiota muun muassa käyttöoikeuksiin, versionhallintaan sekä päivittäistä tietojen käsittelyä ohjaaviin työnkulkuihin. Lisäksi tiedon elinkaaren hallitsemisessa hyödynnetään usein työnkulkuja ohjaamaan ja automatisoimaan tiedon käsittelyyn liittyviä prosesseja.  

Tiedon elinkaaren eri vaiheissa käyttöoikeudet vaihtelevat. Esimerkiksi asiakirjan luonnosteluvaiheessa siihen pääsee käsiksi vain sitä työstävät henkilöt ja julkaisun jälkeen koko organisaatio. Käyttöoikeuksilla varmistetaan, että oikeilla henkilöillä on pääsy vain tarvittaviin tietoihin eikä arkaluonteisia tietoja päädy vääriin käsiin. Näin yritys pystyy varmistamaan tietoturvan ja työntekijöiden pääsyn heille tärkeisiin tietoihin. Versionhallinnan avulla organisaatiolla on aina käytettävissä tuorein tieto sekä tarvittaessa myös aikaisemmat versiot ja muutoshistoria.  

Lisääntynyt etätyöskentely ja työntekijöiden liikkuvuus asettavat omat vaatimuksensa tiedon jaettavuudelle ja käsittelylle. Talteenotettua, liiketoiminnan kannalta arvokasta tietoa täytyy pystyä jakamaan tehokkaasti sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille ajasta ja paikasta riippumatta. Samaan aikaan täytyy huolehtia myös siitä, että jaettava tieto on käytettävissä päätelaiteriippumattomasti.  

Tänä päivänä on myös olennaista pystyä työstämään dokumentteja ja sisältöjä yhtäaikaisesti useamman henkilön toimesta. Parhaimmillaan henkilöt näkevät reaaliajassa toistensa tekemät muutokset dokumentissa. Tämä tuo työhön lisää tehokkuutta ja joustavuutta.  

Tärkeää on myös miettiä, miten erilaiset hyväksyntäkierrot ja vaikkapa dokumenttien allekirjoitus hoidetaan, kun henkilökohtainen kanssakäyminen on vähentynyt merkittävästi. Muuttuneessa maailmassa digitaalisten työnkulkujen ja sähköisen allekirjoituksen hyödyntäminen auttavat tekemään työnteosta sujuvaa.  

Tiedon jaettavuuteen ja käsittelyyn saadaan helppoutta ja sujuvuutta automatisoiduilla työnkuluilla, joita ovat esimerkiksi:  

• automaattiset muistutukset sopimusten määräpäivistä   
• dokumenttien sähköiset allekirjoitukset  
• asiakirjojen tarkastusten automaattiset määräaikaismuistutukset  
• työvaiheiden siirto työntekijältä toiselle  
• tiedon hyväksymisprosessin automatisointi ja hyväksyntäkierrokset   

 

4. Hallittavuus 
 

Organisaation kannalta tärkeä tieto on nyt tallessa ja löydettävissä sekä sen käsittelyn ja jakamisen käytänteet on mietitty kuntoon tiedon elinkaaren varmistamiseksi. Organisaatio on miettinyt, miten tietoa käsitellään ja luonut toimintamallit, joiden kautta tieto saadaan liitettyä asiayhteyteensä.  

Miten organisaatiossa käsiteltävästä tiedosta sitten saadaan jalostettua viisautta päätöksenteon ja suunnittelun tueksi? Siihen auttaa, kun lähdetään kehittämään tiedon hallittavuutta. Käytännössä tämä tarkoittaa, että jäsenneltyä tietoa ja metatietojen avulla jäsenneltyyn muotoon tuotua jäsentelemätöntä tietoa yhdistellään ja tulkitaan käytännön ongelmien ratkaisemiseksi. Esimerkiksi asiakkuudenhallintajärjestelmästä saatavaa myyntihankkeisiin liittyvää historiatietoa yhdistetään dokumentinhallintajärjestelmästä saatavaan tietoon, ja näin todellisuuteen pohjautuvaa tietoa voidaan käyttää vaikka myynnin toimenpiteiden suunnitteluun.  

Edellisissä tiedonhallinnan vaiheissa tehty kova työ maksaa nyt itsensä takaisin. Niin yksittäinen työntekijä, tiimit kuin organisaation johtokin pystyy käyttämään tarvitsemaansa tärkeää tietoa kaikessa työssään - arjessa, suunnittelussa ja toteutuksessa.  
 

5. Säilyvyyden varmistaminen 

Tehokas tiedonhallinta vaatii suunnitelmallista tiedon elinkaaren hallintaa, joka on jatkuva prosessi. Tiedon elinkaaren hallinnassa huolehditaan tiedon ja tietovarastojen jatkuvasta ylläpitämisestä. 

Tiedon säilyvyydestä huolehdittaessa on huomioitava olemassa olevat lait, säädökset ja organisaation sisäisen politiikan mukaiset ohjeistukset, jotka määrittävät kauanko mitäkin tietoa saa tai pitää säilyttää. Suunnitelmalliseen tiedonhallintaan kuuluu myös tiedon säilyttämiseen liittyvistä määräajoista huolehtiminen osana tiedon elinkaaren hallintaa. Näiden määräaikojen muistamiseen ja niihin liittyvien tehtävien vastuuttamiseen kannattaa hyödyntää sähköisiä työnkulkuja. Näin varmistutaan siitä, että vanhenevat tiedot tulevat poistettua ajallaan vaatimustenmukaisesti. 

Säilyvyyden kannalta on tärkeää huolehtia myös asianmukaisista varmuuskopioinneista (backup) sekä tiedon palauttamisesta. Näin varmistetaan, että toiminnan kannalta kriittinen tieto on käytettävissä myös poikkeustilanteissa, kuten tietoturvahyökkäyksen tai tietokannan korruptoitumisen jälkeen. 
 
Käyttöoikeuksien hallinta on tiedon säilyvyyden kannalta tärkeässä roolissa. Käyttöoikeuksien avulla varmistetaan, että vain oikeutetuilla henkilöillä on oikeus poistaa tietoja lopullisesti. Oikeanlaiseen käyttöoikeuksien hallintaan kuuluu käyttäjien ajantasaisuuden varmistaminen. 


Tiedon elinkaaren hallinnassa huolehditaan tiedon ja tietovarastojen jatkuvasta ylläpitämisestä. Yllämainittuihin vaiheisiin paneutumalla ja niissä mainitut toimenpiteet toteuttamalla voidaan varmistaa tiedon tehokas hyödyntäminen liiketoiminnassa. Monet organisaatiot ovat kehittäneet tiedonhallintaansa saadakseen liiketoimintansa tuottavammaksi ja työnteon joustavammaksi. Esimerkiksi Coreplast Oy tehosti tiedonhallintaansa laatudokumentaation osalta.