Blogi: Laatujohtamista on helppo skaalata yrityksen laajentaessa toimintaa – aina ulkomaille asti

Muutokset liiketoiminnassa laittaa prosessit ja toimintajärjestelmän koetukselle

Liiketoiminnan kasvaessa ja muuttuessa yritys voi kohdata useita haasteita tiedonhallintaan liittyen:

1. Tiedon määrä kasvaa ja tallenteiden kerääminen ja hallinnointi hankaloituu
2. Tieto on hajaantunut useampiin sijainteihin
3. Olemassa olevat prosessit eivät enää tue kasvanutta liiketoimintaa
4. Olemassa olevat toimintajärjestelmän hallintaan käytössä olevat työkalut ja toimintatavat muuttuvat riittämättömiksi ja kasvattavat näin kustannuksia

Tämän kaltaiset haasteet sitovat tehokasta työaikaa tiedon etsimiseen, hallinnointiin ja jakamiseen. Nämä edelleen hidastavat työskentelyä vieden aikaa liiketoiminnan kehittämiseltä ja edelleen vaikeuttaa tuloksekkaan liiketoiminnan tekemistä. Tehokkaasti toimivia prosesseja tukeva sähköinen toimintajärjestelmä takaa sen, että yrityksen liiketoimintaan tarvitsema tieto on saatavilla oikeaan aikaan, oikeassa paikassa, oikeille ihmisille. Sähköinen toimintajärjestelmä tarjoaa yritykselle työkalun, joka tukee kasvuun ja kannattavuuteen liittyvien tavoitteiden saavuttamista.

Sähköinen toimintajärjestelmä tukee yrityksen kasvua

Vakioitu toimintamalli on toimintajärjestelmän ydin. Jotta toimintatavat voivat olla läpi organisaation yhtenäiset, on jokaisen työntekijän ymmärrettävä, miten hänen odotetaan toimivan päivittäisiä työtehtäviä suorittaessaan. Tämä edellyttää tehokasta perehdytystä, yhdenmukaista tiedonjakelua ja jatkuvaa kouluttamista. Sähköinen toimintajärjestelmä tarjoaa yhden keskitetyn sijainnin, jossa toimintadokumentaation päivittäminen on kontrolloitua ja jäljitettävissä. Perehdytyksiä ja koulutuksia silmällä pitäen sähköinen toimintajärjestelmä tarjoaa alustan tiedon ja koulutusmateriaalien jakelulle, edistymisen seuraamiselle sekä koulutustallenteiden hallinnalle. Sähköinen toimintajärjestelmä myös varmistaa, että ajantasaiset toimintaohjeet ovat helposti saatavilla.

Yleistyneiden SaaS-palvelumallien ansiosta sähköiseen toimintajärjestelmään liittyvä tieto on helposti jaettavissa, löydettävissä sekä kirjattavissa paikasta ja ajasta riippumatta. Aiemmin hajautunutta toimintajärjestelmää ylläpitäneiden työntekijöiden aikaa voidaan vapauttaa sähköisen toimintajärjestelmän käyttöönoton jälkeen muihin liiketoiminnan kannalta tärkeisiin tehtäviin ja näin tukea jatkossakin yrityksen kasvua.

Sähköistä toimintajärjestelmää voidaan hyödyntää monipuolisesti

Toimintaan liittyvien tallenteiden järjestelmällinen kerääminen sekä niiden perusteella suoritettavien kehittämistoimenpiteiden toteuttaminen ovat olennaisia toiminnan kehittymisen kannalta. Tyypillisesti henkilöresurssien ollessa rajalliset jatkuva kehittäminen kärsii ensimmäisenä päivittäisten kiireiden ajaessa edelle. Sähköisen laatujärjestelmän avulla kerätyt tallenteet ovat helposti saatavilla, koostettavissa ja niihin mahdollisesti liittyvät toimenpiteet helposti vastuutettavissa sekä seurattavissa. Tämä mahdollistaa välittömän reagoinnin haasteiden ratkaisemiseksi, mutta myös pidemmän aikavälin trendien seuraamisen toiminnan kehittämiseksi.

Asiakkaat ovat jokaisen yrityksen liiketoiminnan jatkuvuuden varmistaja. Yritykset tarvitsevat asiakkaita menestyäkseen, minkä vuoksi niiden on kyettävä varmistamaan korkea asiakastyytyväisyys. Tämän vuoksi asiakkailta saatu palaute on yrityksen kehittymisen kannalta äärimmäisen arvokasta tietoa, jonka perusteella se voi kehittää tuotteitaan ja palveluitaan. Sähköinen toimintajärjestelmä on paitsi oiva tapa kehittää myös varmistaa asiakastyytyväisyyden säilyminen halutulla tasolla, sillä se tukee vaivatonta palautteen antamista, niiden järjestelmällistä käsittelyä sekä katselmointia.

Menestynyt, kannattava ja positiivisen imagon omaava yritys on houkutteleva kumppani myös jälleenmyyjien näkökulmasta katsottuna. Tyypillisesti mitä paremmin yrityksellä menee sitä menestyksekkäämpiä ovat myös sen kanssa yhteistyötä tekevät jälleenmyyjät. Jälleenmyyjät hyötyvät päämieheensä liitetyistä laatumielikuvista ja saavat monesti kattavammin tukea johtuen päämiehen hyvästä taloudellisesta tilanteesta. Sähköinen toimintajärjestelmä mahdollistaakin sujuvan tiedon jakamisen päämiehen ja jälleenmyyjien välillä ja tukee järjestelmällistä toimintaa läpi toimitusketjun.

On selvää, että menestyneet ja moderneilla työskentelytavoilla toimivat yritykset kykenevät sitouttamaan henkilöstöä paremmin kuin kehityksessä takamatkalle jääneet yritykset. Sama pätee myös uusien osaajien rekrytointiin, sillä parhaat osaajat haluavat työskennellä yrityksissä, joissa työajan voi käyttää korkeaa ammattitaitoa vaativiin työtehtäviin rutiininomaisten tehtävien sijaan. Sähköinen toimintajärjestelmä tukee osaamisen hallintaa tehostamalla näiden tehtävien suorittamista.

Tuottavuutta ja kustannustehokkuutta liiketoimintaan

Yhteenvetona voidaan todeta, että yritykset hyötyvät sähköisestä toimintajärjestelmästä monin tavoin. Sähköinen toimintajärjestelmä mahdollistaa kannattavuuden kasvattamisen sekä toimintatapojen tehokkaan jalkauttamisen liiketoiminnan laajentamisen yhteydessä, sillä toimintajärjestelmän dokumentointi, jalkauttaminen sekä kehittäminen kyetään toteuttamaan tehokkaasti vähemmillä resursseilla samalla toiminnassa esiintyvää hukkaa poistaen. Näin olemassa olevat henkilöresurssit voidaan siirtää päivittäisestä toimintajärjestelmän ylläpidosta pitkäjänteiseen, jatkuvaan kehittämiseen. Tämän avulla voidaan hyvinkin lyhyellä aikavälillä saavuttaa parempaa kannattavuutta ja kasvattaa kilpailuetua.

Kirjoittaja on Konica Minolta Business Solutions Oy:n Key Account Manager Niko Hiltunen