Blogi: Mitä yhteistä on projektinhallinnalla ja tutkimusmatkailulla? Yllätys!

| 22. heinä 2020

Projektin läpivieminen on kuin tutkimusmatka. Huolellisesta etukäteissuunnittelusta huolimatta matkan aikana ilmenee joka kerta yllätyksiä, joihin on kyettävä mukautumaan nopeasti. Luonnonilmiöiden ja pusikosta hyppäävien petoeläinten sijaan projektipäällikön päänvaivana ovat myöhästyneet tavarantoimitukset, suunnittelijan tekemät viime hetken muutokset tai vaikkapa kriittisen työvälineen hajoaminen.




Olipa kyseessä sitten tutkimusretki tai läpivietävä projekti, yllättävä tilanne asettaa hankkeen johtajan reagointi- ja viestintäkyvyn yhtä lailla koetukselle. Tällaisissa tilanteissa johtajalta vaaditaan johtajuutta: kykyä auttaa tiimiä löytämään vaihtoehtoinen tapa edetä tavoitetta kohti. Sillä miten johtaja onnistuu tehtävässään voi olla hyvinkin kauaskantoiset seuraukset koko hankkeen onnistumisen kannalta. Tämän vuoksi on ensiarvoisen tärkeää heti hankkeen alkumetreillä sopia tarkoin käytettävistä viestintäkäytänteistä sekä viestintä- ja tiedonjakokanavista.  



Myös projektidokumentaation hallinnalla on projektin onnistumisessa iso rooli. Miten projektidokumentaation hallinta sitten voi auttaa näiden hankkeiden johtamista? Projektidokumentaation hallintaan suunnitellut ohjelmistot on luotu mahdollistamaan kitkaton tiedonjakaminen ja viestintä osapuolten välillä. Tämän vuoksi ne ovatkin oivallisia työkaluja tukemaan projektipäällikköä tehtävässään onnistumisessa.  


 

Miksi virheitä sattuu ja mikä on niiden hinta?  


Halusimmepa myöntää tai emme, vielä tänä päivänäkin merkittävä osa projekteissa tehdyistä virheistä ja niiden viivästymisistä johtuu kommunikaatiokatkoksista. Kun viestintä ja tiedonjakaminen eivät toimi kunnolla, syntyy väärinkäsityksiä ja työvaiheita suoritetaan pahimmillaan vanhentuneeseen tietoon perustuen. Nämä puolestaan aiheuttavat ylimääräisiä kustannuksia ja pahimmillaan koko hankkeen viivästymisen. On inhimillistä, että virheitä sattuu ja projekteja viivästyy sen takia. Mutta mitä harvemmin näin tapahtuu sen parempi, vai mitä?  


 

Muistan hyvin, kun erään rakennusliikkeen johtaja totesi keskustelussamme, että työvaiheen uudelleentekemisen kustannukset ovat kymmenkertaiset verrattuna kerralla oikein suoritettuun. Kyseisen yhtiön johtoryhmä oli kiinnostunut vähentämään yksittäisissä projekteissa tehtyjen virheiden määrää paitsi kasvattaakseen toiminnan kannattavuutta myös vaikuttaakseen positiivisesti yritykseen liitettyihin mielikuviin. Tiedän, että vastaavia ajatuksia pyöritellään myös monessa muussa projektiorganisaatiossa.  


 

Tiedonjakamista ja viestintää voidaan tehostaa teknologian avulla 


Projektiviestintään ja tiedon jakamiseen soveltuva projektidokumenttien hallinta tuo helpotusta näihin haasteisiin ja tukee projektien onnistumista. Verkkolevyjen, sähköpostin ja pilvipalveluiden sijaan kaikki projektiin liittyvä tieto voidaan hallita tällä alustalla ja tarjota näin reaaliajassa kaikki informaatio sidosryhmien käyttöön. Tällä tavalla hankkeisiin saadaan tuotua asiakkaiden edellyttämää läpinäkyvyyttä ja samalla vähennettyä projektijohdolta tilannekatsausten pitämiseen ja tiedottamiseen kuluvaa aikaa.  


 

Samaan aikaan alusta auttaa varmistamaan, että ajantasainen tieto on välittömästä kaikkien osapuolten saatavilla. Muutoksista sovittaessa päivitykset voidaan tehdä suoraan dokumentaatioon, jolloin sovitut muutokset ovat heti kaikkien saatavilla. Tieto tehdyistä muutoksista voidaan jakaa automaattisesti asianosaisille, jolloin osapuolet osaavat ottaa muutokset välittömästi huomioon.  


 

Toisaalta järjestelmä tarjoaa kaikille osapuolille selkeän koontinäkymän tuleviin työvaiheisiin, niihin liittyvään dokumentaatioon sekä vastuisiin. Näin kokonaisuuden hahmottaminen on kaikille helpompaa.  


 

Projektidokumenttien hallinta tarjoaa tietoturvallisen alustan, joka on käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta. Tämän ansiosta projektiryhmän jäsenille tiedon löytäminen on helppoa, dokumenttien päivittäminen ja muistiinpanojen tekeminen vaivatonta, sekä tehtyjen muutosten jäljittäminen sujuvaa.  


 

Projektejakin voi ja on hyvä johtaa tiedolla 


Aivan kuten tutkimusmatkalla olevan retkikunnan johtajan, myös projektipäällikön kyky viestiä ja varmistaa ryhmän käytössä olevan tiedon ajantasaisuus ovat keskeisessä roolissa hankkeen onnistuneen läpiviennin kannalta. Vielä tänä päivänäkin monissa projekteissa joudutaan jo tehtyjä työvaiheita tekemään uudestaan, koska tuorein tieto ei ole tavoittanut kaikkia asianosaisia ajoissa. Projektidokumenttien hallintaohjelmistot on suunniteltu tukemaan sujuvampaa viestintää ja tarjoamaan läpinäkyvyyttä projekteissa. Ne mahdollistavat organisaatioille kannattavamman liiketoiminnan, kun yksittäisten hankkeiden kannattavuus kasvaa ja organisaation imago paranee.  

 


Projektidokumentaation hallinta onkin avain pyrittäessä vähentämään kalliiksi käyviä väärinkäsityksiä ja niistä seuraavia virheitä projektin työvaiheissa. Samaan aikaan läpinäkyvyyden lisääntyminen auttaa varmistamaan, että projekti saadaan toteutettua asetettujen tavoitteiden mukaisesti.  


Kirjoittaja: Niko Hiltunen 


Opas onnistuneeseen projektiin


Projektinhallinta on vaativa tehtävä. Meillä on vuosien varrella kertynyt kokemusta lukuisista sisäisistä ja ulkoisista projekteista. Teimme oppaan, jossa annamme viisi vinkkä onnistuneeseen projektiin.

Jätä yhteystietosi, niin pääset lataamaan sen!
 

Huomaathan, että keräämme henkilötietojasi lähettäessäsi tämän lomakkeen. Konica Minolta Business Solutions Finland Oy käsittelee antamiasi tietoja tietosuojakäytäntömme mukaisesti.

Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia

Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings  

ryhmä ihmisiä puhumassa ipadilla

Projektidokumentaation hallinta

Projektidokumentaation hallinta varmistaa tiedon käytettävyyden ja auttaa projektien hallinnassa

Hallittava projektidokumentaatio tuo tehokkuutta projekteihin

Projektidokumentaation hallinta –ratkaisu tukee projekteihin liittyvien toimenpiteiden suunnittelua, aikataulutusta ja vastuuttamista sekä muistuttaa näistä automaattisesti.

Haluatko kuulla lisää? Ota meihin yhteyttä!

Tilaa uutiskirje:*

Huomaathan, että keräämme henkilötietojasi lähettäessäsi tämän lomakkeen. Konica Minolta Business Solutions Finland Oy käsittelee antamiasi tietoja tietosuojakäytäntömme mukaisesti.

Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia

Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings