Blogi: Pimeä tieto heikentää yritysten tuottavuutta

Yksittäisen organisaation tietomäärä keskimäärin kaksinkertaistuu 1,2 vuodessa^[i]. Kasvavan tietomäärän hallitseminen ja tehokas hyödyntäminen on haaste, jonka enemmistö suomalaisten organisaatioiden johtajista on tunnistanut^[ii].

Tyypillisiä tiedonhallinnan haasteita teollisuusyrityksissä

• Data hukkuu. IBM:n mukaan^[iii] jopa 80–90 % organisaatioiden datasta on organisoimatonta ja hajallaan. Toisin sanoen tältä datalta puuttuu konteksti, joka antaa vastauksia kysymyksiin: kuka, mitä, missä ja milloin.
• Käytössä on useita eri järjestelmiä. AIIM:n mukaan tyypillisellä organisaatiolla on käytössään keskimäärin vähintään kolme tiedostojen hallintajärjestelmää, joita hyödynnetään puutteellisesti. Jopa 54 %  organisaatioiden tiedosta on tallennettu jonnekin muualle kuin virallisiin järjestelmiin, jolloin muilla ei ole pääsyä tähän tietoon.^[iv]
• Valtaosa, jopa 80-90% tästä informaatiosta on ei-rakenteellista tietoa, eli tietoa, joka on tallennettuna liiketoimintajärjestelmien (kuten CRM ja ERP) ulkopuolelle. Tämä tieto sijaitsee muun muassa office-dokumenteissa, sähköpostissa, paperidokumenteissa sekä yhteistyöskentelysovelluksissa.^[v]
• Edellä mainittujen tekijöiden seurauksena yrityksissä tuotettua tietoa ei pystytä hyödyntämään täysimääräisesti päätöksenteon tukena. Tiedonhallintayritys Veritaksen^[vi] tutkimus paljastaa, että yli 50 % organisaatioiden datasta on pimeää tietoa eli dataa, jolla voisi olla lisäarvoa organisaatiolle, mutta sitä ei kyetä hyödyntämään liiketoimintapäätösten tukena.
• Tämän lisäksi yrityksillä on haasteita tiedon käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyvien vaatimusten täyttämisessä, koska heillä ei ole tarkkaa tietoa sisältääkö tietovarastoista löytyvä tiedostomassa sääntelyn alaista tietoa. Esimerkiksi murto-osa yrityksistä kokee täyttävänsä GDPR:n vaatimukset^[vii].

Tiedonhallinnan mahdollisuudet teollisuusyrityksille

Kasvavat tietomäärät ja tuottavuuden kehittämiseen tähtäävät ponnistukset ohjaavat organisaatiota etsimään nykyistä parempia ratkaisuja organisaation tuottaman tiedon hallitsemiseen. Toisaalta nykyisessä, jatkuvan muutoksen kohteena olevassa liiketoimintaympäristössä, tiedolla johtamisen merkitys korostuu. Tuotetun informaation hyödyntäminen päätöksenteossa tukee nykyistä nopeampaa reagointia ja tarjoaa mahdollisuuden kilpailuedun rakentamiseen.  

Kokemuksemme mukaan, enemmistö teollisuuden pk-yrityksistä on jättänyt hyödyntämättä tiedonhallinnan tuomat mahdollisuudet liiketoiminnan kehittämisessä ja tietoon liittyvien riskien hallitsemisessa. Autamme teollisuuden yrityksiä saavuttamaan nämä hyödyt toimimalla tiedonhallinnan kehittämisen kumppanina.

Kirjoittaja on Konica Minolta Business Solutions Oy:n Key Account Manager Niko Hiltunen

_______________________________________________________________________________________________________

Lähteet:

^[i] Bernard Marr, BIG Data - 25 Need-to-Know Facts, https://www.slideshare.net/BernardMarr/big-data-25-facts/5-The_total_amountof_data_beingcaptured

^[ii] Teknologiateollisuus 2013, Informaatiosta kilpailuetua teollisuusyrityksiin, https://teknologiateollisuus.fi/sites/default/files/file_attachments/elinkeinopolitiikka_digitalisaatio_teollinen_internet_informaatiosta_kilpailuetua.pdf

^[iii] IBM 2016, The biggest data challenges that you might not even know you have

^[iv] AIIM, Industry Watch 2018

^[v] Webopedia, https://www.webopedia.com/TERM/U/unstructured_data.html

^[vi] Veritas, The Global Databerg Report 2016, https://www.veritas.com/content/dam/Veritas/docs/reports/veritas-strike-global-report_a4-sdc2.pdf

^[vii] Capgemini 2019, Championing Data Protection and Privacy – a Source of Competitive Advantage in the Digital Century, https://www.capgemini.com/wp-content/uploads/2019/09/Report_Championing-Data-Protection-and-Privacy.pdf.