Tanskalaisen yrityksen kehittämä ratkaisu vähentää paperinkulutusta

Tiedätkö, mitä asiakirjoja yrityksessäsi tulostetaan, kopioidaan ja skannataan? Viime vuosina julkiset ja yksityiset organisaatiot ovat pyrkineet digitalisoimaan prosessejaan sekä samalla vähentämään paperin käyttöä. Tämä johtuu organisaatioiden halusta kehittää liiketoimintaansa ja suojella ilmastoa.
 
Tiedon ja liiketoimintaprosessien asiantuntijat Konica Minolta ja Nextagenda ovat kehittäneet uuden Smart Workflow Services (SWS) –tekoälyratkaisun. Se auttaa organisaatioita ja yrityksiä digitalisoimaan manuaalisia prosessejaan ja vähentämään samalla paperinkulutusta. Algoritmi luokittelee kaikki asiakirjat ja auttaa näin ymmärtämään, mitä tulostetaan, skannataan ja kopioidaan. Tätä tietoa hyödyntämällä voidaan tunnistaa ja digitalisoida tehottomat prosessit ja varmistaa tehokkaammat työnkulut.
 
"Yleisesti voidaan todeta, että monitoimilaitteen läpi meneviin asiakirjoihin liittyy aina prosesseja, jotka voidaan digitalisoida. Ennen kuin prosesseja voidaan kehittää ja digitalisoida pitää tietää, mitä asiakirjoja monitoimilaitteella käsitellään. Tämän tiedon meille kertoo Smart Workflow Services", sanoo Nextagendan teknologiajohtaja Peter Kyvsgaard.
 
”Uraauurtavaa on, että voimme tunnistaa sisällön erittäin tarkasti ja luokitella asiakirjat vain muutaman otoksen pohjalta. Tämän avulla oivallemme ja tunnistamme nopeasti digitoinnin lähtötilanteen sekä lisäksi myös GDPR-haasteet”, kertoo Nextagendan CEO Mads Rørdam.
 
Ratkaisun algoritmit osaavat luokitella useita erilaisia asiakirjoja, kuten esityksiä, sähköposteja ja rakennuspiirustuksia, ja luokittelu voidaan mukauttaa myös yrityksen toimialan ja liiketoiminnan mukaan. ”Ratkaisu osaa lukea jonkin verran tekstiä, mutta luokittelu tapahtuu pikselitasolla. Tämän vuoksi ratkaisu itse asiassa puhuu kaikkia kieliä. Se on auttaa yrityksiä muuttumaan digitaalisemmaksi sekä ympäristöystävällisemmäksi pienentämällä paperinkulutusta”, Peter Kyvsgaard kertoo.

Henkilötietojen hallinta
Useimpien yritysten ja organisaatioiden digitaalisissa asiakirjoissa olevien henkilötietojen käsittely ja yksityisyyden suojan varmistaminen on ollut hyvin hallinnassa, mutta paperisten asiakirjojen osalta tilanne on huonompi. SWS-ratkaisu tunnistaa monitoimilaitteen läpi menevistä asiakirjoista myös henkilötiedot – milloin näitä asiakirjoja on käsitelty sekä kenen toimesta.
 
"Ratkaisu paljastaa mahdolliset puutteet tietosuojassa, sillä algoritmi luokittelee myös kaikki henkilötietoja sisältävät asiakirjat antaen kokonaiskuvan monitoimilaitteen läpi kulkevista henkilötiedoista”, Peter Kyvsgaard selittää.
 
Mitä voidaan digitalisoida?
Smart Workflow Services –ratkaisun avulla syntyy raportti organisaatiossa tulostetuista, skannatuista ja kopioiduista asiakirjaluokista. Tämän pohjalta Konica Minolta voi ehdottaa, miten yritykset voivat digitalisoida manuaalisia prosessejaan yhä enemmän. Konica Minolta tarjoaa konsultointia ja digitaalisia ratkaisuja esimerkiksi hakemus- ja tilauslomakkeiden digitalisointiin ja asiakirjaprosesseihin, kuten sähköiseen allekirjoitukseen.
 
"Digitaalisten asiakirjojen käsittely on turvallisempaa ja tehokkaampaa – samalla vähennetään tulostamista sekä paperin käyttöä", painottaa Peter Kyvsgaard. Ratkaisu asennetaan erilliselle palvelimelle, joka helpottaa asennusta ja käyttöönottoa kaikenkokoisille organisaatioille.

Konica Minolta osti dataan perustuviin ratkaisuihin erikoistuneen Nextagendan 2019. Tanskalaisen yrityksen osto on ollut luonnollinen osa Konica Minoltan strategista painotusta tarjota tieto-ohjautuvia ratkaisuja, jotka auttavat asiakkaita digitalisaatiossa.