Suomen Yrittäjäopisto vie Microsoft 365 Copilotin arkeen – tiedonhallinta, tietosuoja ja osaaminen edellä
Suomen Yrittäjäopisto Oy (jäljempänä Suomen Yrittäjäopisto) on valtakunnallinen aikuiskouluttaja ja yrittäjyyden kulttuurin edistäjä. Suomen Yrittäjäopiston missio on toimia Suomen johtavana yrittäjyyskouluttajana ja elinikäisen oppimisen suunnannäyttäjänä. Sen visiona on vahvistaa asemaa ketteränä, valtakunnallisena toimijana, joka luo elinvoimaa yrityksille ja alueille osaamisen kehittämisen kautta. Lähes sadan yrkkäriläisen ja jo melkein kuudenkymmenen toimintavuoden tekemisessä näkyy yrittäjämäinen toimintatapa, ajantasainen osaaminen ja vastuullinen kädenjälki.
Microsoft 365 Copilotin arvo syntyy datasta: lähtökohtana tiedonhallinta, tietosuoja ja osaaminen
Suomen Yrittäjäopiston toimintaympäristö on murroksessa: rahoituspaineet, pienenevät ikäluokat ja kiihtyvä digitalisaatio ovat muuttaneet sekä koulutuksen rahoituslogiikkaa että opetuksen käytäntöjä. Verkko‑opetus ja tekoäly ovat pysyvä osa työtä, joten Copilot päätettiin jalkauttaa suunnitelmallisesti ja turvallisesti – tavalla, joka rakentaa pysyvää kyvykkyyttä.Periaate oli selkeä: Copilot tuodaan arkeen vasta, kun sen hyödyntämä tieto on laadukasta, löydettävää ja suojattua. Erityishuomio kiinnitettiin ylijakamisen poistamiseen eli tilanteisiin, joissa tietoa on jaettu laajemmalle joukolle kuin on tarkoituksenmukaista tai turvallista, sekä rakenteelliseen pääsynhallintaan, jotta vahva haku ei paljasta sisältöjä, joihin ei kuulu olla pääsyä. Samalla varmistettiin henkilöstön oppiminen tekemällä, jotta käyttö juurtuu osaksi arjen työnkulkuja.
Haluttiin tai ei, tekoäly muuttaa oppimista ja työtä. Siksi halusimme varmistaa, että Copilotin arvo syntyy oikeasta, ajantasaisesta tiedosta.
Heikki Syrjälä, Digijohtaja, Suomen Yrittäjäopisto
Suomen Yrittäjäopiston tavoitteet Copilot-käyttöönotolle
FOKUS TIETOON
Varmistetaan, että Copilot käyttää laadukasta, löydettävää ja ajantasaista tietoa: SharePoint‑rakenne selkeäksi, metatiedot kuntoon ja elinkaarisäännöt (arkistointi/poisto) käyttöön.
FOKUS SUOJAAN
Poistetaan ylijakamisen riski, varmistetaan GDPR:n mukainen käsittely ja vahvistetaan rakenteellinen pääsynhallinta: Microsoft Purview ‑luokittelu ja suojaus (henkilötietojen tunnistus), Entra ID identiteeteille ja SAM‑rajaukset Copilot‑hakuun.
FOKUS OPPIMISEEN
Nostetaan henkilöstön Copilot‑osaamista learning by doing ‑mallilla: työpajat, roolikohtaiset käyttötapaukset (Teams, Word) ja selkeä ohjeistus, jotta käyttö juurtuu arkeen.
Ratkaisu pähkinänkuoressa: Copilotin käyttöönotto Konica Minolta kumppanina
Konica Minolta valikoitui kumppaniksi, koska aiempi data warehouse (tietovarasto)– ja Power BI ‑yhteistyö lunasti lupaukset, ja Copilot‑käyttöönottoon esitetty etenemismalli oli selkeä: ensin SharePoint ja pääsynhallinta, sitten Purview, lopuksi hallittu skaalaus.
Vahvalla yhteistyöllä tehtiin ratkaisu, joka sisälsi:
- SharePoint‑tiedonhallinnan selkeytys: rakenne, metatieto, elinkaari, käyttöoikeudet.
- Microsoft Purview: datan luokittelu ja suojaus, GDPR‑herkän tiedon tunnistus ja raportointi.
- Rakenteellinen pääsynhallinta: Entra ID (identiteetti) ja SAM (SharePoint Advanced Management) Copilot‑haun rajaamiseen valittuihin sijainteihin.
- Hallittu Copilot‑pilotti: lisenssit rajatulle avainryhmälle ja rajattuihin sisältösijainteihin (Teams, Word).
- Käyttäjien perehdytys ja tukeminen: työpajat, roolikohtaiset käyttötapaukset, käytännön ohjeistus ja toimintamalli.
- Seuranta ja mittarit: dashboardit käyttöasteelle ja omaksumiselle, valmius eettisyyden valvontaan.
- Skaalauspolku: suunnitelma Copilotin laajentamiseksi useampiin sijainteihin ja käyttäjille.
Konica Minolta esitti täsmällisesti, mitä on luvassa ja millä hinnalla. Aiempi kokemus vahvisti, että heidän tiiminsä tekee sen, minkä lupaa – ja sama toteutui tässä projektissa.
Heikki Syrjälä, Digijohtaja, Suomen Yrittäjäopisto Oy
Ratkaisu ja toteutus: SharePoint-tiedonhallinta, pääsynhallinta ja hallittu pilotti
Suomen Yrittäjäopistolla on laaja-alainen ymmärrys tekoälystä – he tiesivät, ettei Copilotin käyttöönotossa ole kyse vain teknisestä napin painamisesta: kyse on tiedon laadusta, löydettävyydestä ja luottamuksellisuudesta.
Projekti vietiin läpi työpajoina, joissa käytiin läpi taustat, tavoitteet ja Copilotin hallitun käyttöönoton kriittiset tekijät. Konica Minolta fasilitoi ja toteutus tehtiin yhdessä. Näin ymmärrys Suomen Yrittäjäopiston työntekijöillä kasvoi samalla, kun ratkaisu kehittyi.
Ensimmäiseksi selkeytettiin SharePoint-tiedonhallinta: määriteltiin, mitä säilytetään ja missä, miten elinkaari etenee luomisesta arkistointiin ja poistoon sekä miten metatieto yhdenmukaistetaan. Tällä varmistettiin, että tieto on löydettävää ja Copilotin käytettävissä hallitusti. Samalla vahvistettiin käyttöoikeudet, jotta ylijakamisen riski pienenee jo ennen Copilotin laajempaa käyttöä. Tavoitteena oli ”mappien siivouksen” sijaan rakentaa Copilotille luotettava tietoperusta – hakeminen, löydettävyys ja oikeuksien hallinta mukaan lukien.
Toiseksi vahvistettiin tietosuoja ja tietoturva. Microsoft Purview otettiin tiedon luokittelun ja suojauksen selkärangaksi. Tässä vaiheessa määriteltiin luokitukset ja GDPR-herkän tiedon tunnistus ja suojauksen periaatteet. Entra ID:tä käytettiin varmistamaan identiteetit ja kirjautumisen. SharePoint Advanced Management (SAM) -ominaisuuksilla rajoitettiin Copilotin hakua valittuihin sijainteihin. Näin laajentaminen tapahtuu hallitusti.
Kolmanneksi käynnistettiin hallittu Copilot-pilotti rajatulla avainryhmälle rajatuissa sisältösijainneissa. Ensivaiheen käyttökohteet olivat Teams ja Word: kokousten valmistelu ja jälkityö, muistiinpanojen jäsennys, tiivistelmät ja luonnokset. Samalla koottiin käytännön ohjeistus ja toimintamalli: milloin kysytään Copilotilta, milloin hyödynnetään sisäänrakennettuja agentteja, ja milloin palataan perinteiseen hakuun.
Käyttöönoton rinnalla rakennettiin raportointi ja mittarit samaan kokonaisuuteen: Purview-näkymillä tehdään GDPR-luonteisen datan sijainti, ikä ja relevanssi näkyviksi suunnitelmallisia arkistointeja ja poistoja varten. Copilot-dashboardeilla seurataan käyttöastetta, omaksumista ja poikkeamia, mukaan lukien eettisten väärinkäytösten tunnistaminen. Raportointi kytkettiin suoraan toimintamalliin ja skaalauksen kriteereihin: Copilotin pääsyä laajennetaan vaiheittain useampiin sijainteihin ja käyttäjille, kun kontrollit ja käyttökypsyys ovat mittareilla todennettavissa.
Learning by doing -menetelmällä Copilotista luonteva apuri arkeen
Toteutus tehtiin learning by doing -mallilla: asiakkaan tiimi oli mukana jokaisessa vaiheessa, kun SharePoint-tiedonhallintaa selkeytettiin, Microsoft Purview -luokittelua juurrutettiin ja SAM-rajoitukset määriteltiin. Konica Minolta rytmitti etenemisen selkeiksi sprinteiksi, dokumentoi päätökset ja etenemisen (Teams-muistiot ja tallenteet) ja varmisti näin, että kehittäminen pysyi läpinäkyvänä ja ohjeistus, toimintamalli ja osaaminen jäävät Suomen Yrittäjäopistolle. Lopputuloksena Copilotista tuli luonteva työväline – ei irrallinen kokeilu – ja sen tuoma hyöty perustuu hallittuun, ajantasaiseen tietoon.
Learning by doing toimi: viikko kerrallaan syntyi näkyvä parannus, päätökset dokumentoitiin ja osaaminen jäi meille.”
Heikki Syrjälä, Digijohtaja, Suomen Yrittäjäopisto Oy
Suomen Yrittäjäopiston saamat hyödyt Copilot-käyttöönotosta
TIETOTURVA ARJESSA
SharePoint -tiedonhallinnan pelkistäminen ja roolipohjaiset käyttöoikeudet vähensivät ”yllättävän näkyvyyden” riskejä. Asetusten kerrannaisvaikutukset testattiin ennen laajaa rullausta, joten muutokset eivät päässeet aiheuttamaan sivuvaikutuksia.
TIETOSUOJA (GDPR) LÄPINÄKYVÄKSI
Microsoft Purview ‑luokittelun ja raportoinnin avulla Suomen Yrittäjäopisto tunnistaa ja paikantaa henkilötietoja sisältävät dokumentit sekä niiden iän ja relevanssin. Näin heillä on valmius vastata tarkastus- ja auditointipyyntöihin ilman erillisiä, kiireellisiä selvityksiä.
DATAN LUOKITTELU JA ELINKAARI KUNTOON
Yhtenäinen metatieto ja elinkaaripolitiikat poistivat vanhentunutta sisältöä ja nostivat esiin olennaisen. Kun Copilot toimii ajantasaisen, luokitellun datan päällä, sen vastaukset ovat luotettavampia ja hyödyllisempiä.
SIDOSRYHMIEN LUOTTAMUS VAHVISTUI
Organisaatio pystyy osoittamaan, että data käsitellään Microsoft‑ympäristössä EU‑alueella, mikä helpottaa tietosuojaan ja geopoliittisiin riskeihin liittyvää viestintää kumppaneille ja taustavaikuttajille.
KONKRETIAA TUOTTAVUUTEEN
Microsoft 365 Copilot nopeuttaa Teams‑kokousten valmistelua ja jälkityötä, jäsentää muistiinpanoja ja luonnostelee Word‑sisältöjä. Tieto löytyy, yhteenveto syntyy ja päätöksenteko nopeutuu, kun perusta on kunnossa.
OSAAMINEN JÄI TALOON
Learning by doing ‑malli, sprinttiryhmittely ja systemaattinen dokumentointi loivat toistettavan toimintamallin. Skaalaaminen on hallittua eikä käyttöönottokyvykkyys henkilöidy.
Kiitoksemme Suomen Yrittäjäopistolle
Kiitos luottamuksestanne valitessanne meidät kumppaniksenne tekoälymatkallenne.Ymmärryksenne Copilotin käyttöönoton perusteista ja SharePoint-tiedonhallinnan merkityksestä mahdollisti onnistuneen projektin. On hienoa nähdä, miten sitoutatte henkilöstön Copilotin käyttöön ja haluatte luoda toimintamallin, jonka avulla käyttöönottoa voi turvallisesti ja tehokkaasti laajentaa.
Teitte upeaa työtä ja yhteistyö kanssanne on mutkatonta ja tuloksellista. Toivotamme innostavia ja tuottavia hetkiä Copilotin kanssa!
Konica Minoltan projektitiimi
