Raportoinnin automatisointi ja kehittäminen – 4 askelta pk-yrityksen päättäjälle

Raportoinnin kehittäminen kannattaa aloittaa tunnistamalla, mitkä mittarit ovat yrityksen liiketoiminnan kannalta olennaisimpia. Kaikkea ei tarvitse eikä kannata mitata – tärkeintä on valita ne tunnusluvut, jotka aidosti ohjaavat päätöksentekoa ja kertovat, miten yritys etenee kohti tavoitteitaan.

Esimerkkejä keskeisistä mittareista eri liiketoiminta-alueille:

• Myynti: Kuukausittainen liikevaihto, uusien asiakkaiden määrä, myyntiputken arvo.
• Asiakastyytyväisyys: Asiakaspalautteiden keskiarvo, NPS-luku (Net Promoter Score), reklamaatioiden määrä.
• Projektinhallinta: Projektien valmistumisaste, aikataulussa pysyminen, projektien kannattavuus.
• Talous: Kate, kassavirta, laskutuksen ja maksujen välinen viive, kustannusrakenne.
• Tuotanto: Tuotantolinjan käyttöaste, toimitusvarmuus, laatupoikkeamien määrä.
• Henkilöstö: Henkilöstön vaihtuvuus, sairauspoissaolot, työtyytyväisyyskyselyn tulokset.

Vinkki: Ota mittareiden määrittelyyn mukaan sekä johto että avainhenkilöt eri liiketoiminta-alueilta. Näin varmistat, että raportointi tukee sekä strategista että operatiivista päätöksentekoa.

Valitse mittarit, jotka ovat aidosti liiketoiminnan kehittämisen kannalta merkityksellisiä ja joita voidaan seurata säännöllisesti. Kun mittarit ovat selkeät ja yhteisesti sovitut, raportoinnin kehittäminen on helpompaa ja tulokset näkyvät nopeammin arjen työssä.

Raportoinnin onnistuminen edellyttää, että kaikki tieto on tallennettu luotettavasti ja yhtenäisessä muodossa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yrityksen keskeiset tiedot, kuten esimerkiksi myyntiluvut, projektitiedot tai asiakastiedot – löytyvät yhdestä paikasta ja samassa rakenteessa. Kun data on hajallaan eri tiedostoissa tai järjestelmissä, raportointi muuttuu helposti työlääksi ja virhealttiiksi.

Esimerkkejä tietopohjan rakentamisesta:

• Tallenna myyntitilaukset SharePointin listaan, jolloin kaikki myyntitiedot ovat yhdessä paikassa ja helposti raportoitavissa.
• Yhdistä projektien tuntikirjaukset ja kustannukset samaan tietovarastoon, jotta projektien kannattavuutta voidaan seurata automaattisesti.
• Hyödynnä asiakastietojen keskitettyä rekisteriä, jolloin asiakaspalautteet ja reklamaatiot ovat helposti raportoitavissa ja analysoitavissa.

Panosta jo alussa datan laatuun ja selkeisiin tallennusprosesseihin. Tämä helpottaa raportoinnin automatisointia ja kehittämistä jatkossa.

SharePoint toimii erinomaisena rakenteellisena tietovarastona: sen avulla voit tallentaa tiedot hallitusti listoihin ja määritellä selkeät metatiedot, jolloin kaikki tarvittava tieto löytyy yhdestä paikasta yhtenäisessä muodossa. Tämä helpottaa raportoinnin automatisointia ja integrointia esimerkiksi Power BI -ratkaisuihin.

Kun tietopohja on kunnossa, raportointi on paitsi luotettavaa myös helposti laajennettavissa yrityksen kasvaessa.

Raportoinnin kehittämisessä kannattaa edetä vaiheittain ja keskittyä aluksi yksinkertaisiin, mutta liiketoiminnalle tärkeisiin raportteihin. Valitse ensimmäisiksi automatisoitaviksi raporteiksi esimerkiksi myynnin, projektien tai talouden kuukausikatsaukset, jotka ovat usein helposti toteutettavissa ja tuovat nopeasti hyötyjä arjen päätöksentekoon.

Automatisoinnin hyödyt:

• Raportit päivittyvät automaattisesti, kun taustalla oleva data muuttuu. Esimerkiksi kun uusi myyntitilaus kirjataan SharePointiin, tiedot päivittyvät suoraan Power BI -raportille ilman manuaalista työtä.
• Virheet vähenevät, koska kopiointi ja manuaalinen päivittäminen poistuu.
• Päätöksenteon tukena on aina ajantasainen tieto.

Esimerkkejä automatisoitavista raporteista:

• Luo Power BI:llä automaattisesti päivittyvä myyntiraportti, joka näyttää kuukausittaisen liikevaihdon ja myyntitrendit.
• Rakenna projektiseurantaraportti, joka visualisoi projektien etenemisen ja tunnistaa mahdolliset aikatauluviiveet.
• Toteuta talouden dashboard, joka kokoaa yhteen katteen, kassavirran ja kustannusrakenteen reaaliaikaisesti.

Näin raportoinnista tulee luotettava työkalu, joka tukee päätöksentekoa ja vapauttaa resursseja liiketoiminnan kehittämiseen.

Raportoinnin kehittäminen onnistuu parhaiten, kun käyttäjät otetaan mukaan jo alusta lähtien. Kuuntele raporttien käyttäjien tarpeita ja pyri rakentamaan raportoinnista aidosti hyödyllinen osa arjen työtä. Tee raporteista visuaalisia ja interaktiivisia, jotta ne palvelevat sekä johtoa että operatiivista henkilöstöä. Näin jokainen löytää helposti itselleen olennaisen tiedon ja pystyy hyödyntämään sitä päätöksenteossa.

Käytännön vinkkejä:

• Järjestä työpaja, jossa käyttäjät kertovat, millaista tietoa he tarvitsevat ja miten raportteja olisi helpointa käyttää.
• Rakenna Power BI -raportteihin suodattimia, joiden avulla käyttäjät voivat tarkastella esimerkiksi oman tiiminsä tuloksia tai tietyn asiakasryhmän kehitystä.
• Kerää säännöllisesti palautetta raporttien toimivuudesta ja kehitä niitä käyttäjien ehdotusten pohjalta.

Kun raportointi on helppokäyttöistä ja vastaa käyttäjien tarpeisiin, tiedolla johtamisen kulttuuri juurtuu osaksi yrityksen toimintaa ja raportoinnista tulee arjen luonteva työkalu.