Tekoälyn (AI) vaikutuksesta digitaalinen työympäristö kehittyy kiihtyvällä vauhdilla. Taloudellinen paine, sääntelyn muutokset ja teknologinen kehitys vauhdittavat ulkoistamista, digitalisaatiota ja automaatiota. Tekoälystä on tulossa keskeinen ajuri – älykkäästä dokumenttien talteenotosta ja käsittelystä ennakoivaan kyberturvallisuuteen sekä eettiseen ja säännösten mukaiseen käyttöön EU:n tekoälysäädöksen (EU AI Act) ja yritysvastuuraportointidirektiivin (CSRD) mukaisesti. Tässä Konica Minoltan ennusteet keskeisistä digitaalisen työympäristön trendeistä, jotka määrittävät vuotta 2026.
Trendi 1: Nousevat kustannukset vauhdittavat ulkoistamista, digitalisaatiohankkeita ja tekoälypohjaista automaatiota
Maailmantalouden epävarmuuden keskellä yritykset kohtaavat kasvavaa kustannuspainetta useista suunnista – tullit, inflaatio, toimitusketjujen häiriöt ja geopoliittiset konfliktit lisäävät rasitusta. KPMG:n mukaan protektionistinen kauppapolitiikka ja epävakaat energiamarkkinat pahentavat taloudellista painetta eri toimialoilla. Esimerkiksi tulostuksen ja dokumenttienhallinnan alueella Quocircan tutkimus osoittaa, että kustannukset ovat yritysten suurin haaste. Tiettyjen palvelujen ulkoistaminen sekä tekoälyn mahdollistama automaatio voivat siksi merkittävästi tukea kustannusten alentamista. Näihin kuuluvat esimerkiksi Managed Print Services (MPS) ja pilvipohjaiset tulostuspalvelut, jotka keventävät IT-osastojen kuormaa automaation ja asiantuntijatuen avulla.
MPS-palvelut auttavat vähentämään muun muassa laite-, tarvike- ja käyttökustannuksia, lisäämään kustannusten läpinäkyvyyttä ja hallintaa sekä tunnistamaan säästöpotentiaalia. Pilvipohjaiset ratkaisut puolestaan vähentävät investointeja palvelimiin ja ylläpitoon mahdollistamalla käytön mukaan skaalautuvan hinnoittelumallin. Lisäksi dokumenttien digitalisointi – yhä useammin tekoälypohjaisen talteenoton, luokittelun ja käsittelyn tukemana – auttaa vähentämään piileviä hallinnollisia ja operatiivisia kustannuksia, jotka liittyvät fyysiseen ja manuaaliseen dokumenttien käsittelyyn. Yritykset säästävät paperi-, tulostus- ja postituskuluissa, kun dokumentit luodaan, jaetaan ja arkistoidaan digitaalisesti. Myös tallennus- ja hakukustannukset pienenevät, kun digitaaliset, tekoälyä hyödyntävät järjestelmät tarjoavat nopean pääsyn ilman fyysisiä arkistoja.
Konica Minolta hyödyntää tekoälyä Managed Print Services -palveluissaan ennustaakseen tarvikkeiden ja huollon tarpeita, täyttääkseen varastot automaattisesti, valvoakseen laitteita, havaitakseen mahdolliset ongelmat varhaisessa vaiheessa ja ratkaistakseen ne ennakoivasti – mikä vähentää merkittävästi käyttökustannuksia ja käyttökatkoksia. Cloud Print Services -ratkaisut, kuten Konica Minoltan Workplace Pure ja YSOFT SAFEQ Cloud, tarjoavat keskitetysti hallitun, turvallisen ja kustannustehokkaan tulostus- ja työnkulkuinfrastruktuurin. Konica Minoltan Tietotyö, data ja analytiikka -ratkaisut hyödyntävät tekoälyteknologioita mahdollistaakseen paperittomat prosessit, nopeammat työnkulut ja yhteistyön eri sijaintien ja laitteiden välillä. Ratkaisut varmistavat tietoturvan ja vaatimustenmukaisuuden auditointikelpoisen arkistoinnin avulla sekä parantavat tuottavuutta ja alentavat käyttökustannuksia.
Trendi 2: Paperi säilyy, mutta tekoäly ohjaa dokumenttiprosesseja
Vahvasta digitalisoitumisesta huolimatta paperi on edelleen syvällä monissa liiketoimintaprosesseissa – Quocircan mukaan vain 14 % yrityksistä toimii täysin paperittomassa ympäristössä. Vuonna 2026 organisaatiot tulevat yhä enemmän priorisoimaan älykkään dokumenttien talteenoton digitaalisen transformaation keskeisenä mahdollistajana, tekoälyn vauhdittamana. Quocircan mukaan 76 % organisaatioista aikoo investoida pilvipohjaiseen dokumenttien talteenottoon ja 73 % tähtää älykkääseen dokumenttien käsittelyyn (Intelligent Document Processing, IDP). IDP tarkoittaa tekoälyn hyödyntämistä dokumenttien automaattiseen talteenottoon, luokitteluun, tiedon keruuseen ja organisointiin. Se mahdollistaa myös tekoälypohjaisen tiivistämisen, dokumentteihin liittyvien kysymysten esittämisen, käännökset ja paljon muuta – suurella luotettavuudella ja vähäisellä manuaalisella työllä.
Konica Minoltan tekoälypohjaiset IDP-ratkaisut automatisoivat dokumenttien talteenoton, luokittelun ja haun, vähentävät virheitä, säästävät aikaa ja tarjoavat lisäominaisuuksia, kuten tiivistämisen ja käännökset. Konica Minoltalla on laaja valikoima älykkäitä dokumenttiratkaisuja, kuten M-Files, Document Navigator, Microsoft 365 Copilot ja Workplace Pure. Nämä ratkaisut hyödyntävät tekoälyä, koneoppimista (ML) ja luonnollisen kielen käsittelyä (NLP) sekä rakenteisen että rakenteettoman sisällön käsittelyyn entistä nopeammin, tarkemmin ja yhdenmukaisemmin.
Trendi 3: Tekoälyohjattu ESG-raportointi ratkaisee datahaasteet
Euroopan ESG-kenttää leimaa epävarmuus: Omnibus-paketin myötä raportointikynnykset muuttuvat, ja monet yritykset eivät tiedä, kuuluvatko ne jatkossa CSRD:n piiriin. Tämän seurauksena hankkeita on hidastettu tai keskeytetty. Samaan aikaan markkinapaine kasvaa, sillä 74 % kuluttajista huomioi kestävyyden ostopäätöksissään, mikä pakottaa yritykset panostamaan ESG-toimintaan sääntelyepävarmuudesta huolimatta. Koska vain 5 % yrityksistä on täysin integroinut ESG:n liiketoimintastrategiaansa ja data on usein hajanaista tai puutteellista, luotettavan päätöksenteon perusta puuttuu. Tekoäly voi kuroa tämän kuilun umpeen keräämällä, jäsentämällä ja analysoimalla ESG-dataa automaattisesti ja luomalla ensimmäistä kertaa yhtenäisen ja luotettavan tietopohjan.
Konica Minoltan tekoälypohjainen ESG AI -ratkaisu on kehitetty tukemaan yrityksiä – myös niitä, joihin raportointivelvoitteet eivät vielä ulotu – ESG-työn aloittamisessa. Ratkaisu automatisoi datan keruun, puhdistuksen ja jäsentämisen koko toimitusketjussa ja luo yhtenäisen tietopohjan CO₂-läpinäkyvyydelle ja riskien arvioinnille. ESG AI tekee ESG-raportoinnista ja analyysista saavutettavampaa, vähentää manuaalista työtä ja mahdollistaa esimerkiksi talousjohtajien ja ESG-vastaavien keskittymisen strategisiin toimiin tiedon etsimisen sijaan. Tavoitteena on tehdä kestävyydestä mitattavaa ja tarjota yrityksille realistinen ja kustannustehokas lähtökohta.
Trendi 4: Ennakoiva, tekoälypohjainen kyberturvallisuus
Kun arkaluonteista dataa käsitellään yhä enemmän hybridiympäristöissä, tiedon suojaaminen käytön aikana on tullut välttämättömäksi. Perinteinen kyberturvallisuus perustuu uhkien havaitsemiseen ja torjuntaan niiden jo tapahduttua, mutta tulevaisuudessa painopiste siirtyy ennakoivaan turvallisuuteen, jossa tekoälyn ja orkestroinnin avulla riskit tunnistetaan ja neutraloidaan ennen niiden realisoitumista. CIO:iden on ajateltava lähestymistapansa uudelleen ja siirryttävä reaktiivisesta puolustuksesta kohti mukautuvia ja kestäviä järjestelmiä, jotka pysyvät kehittyvien uhkien edellä.
Konica Minoltan Workplace Intrusion Patrol tarjoaa päätelaitteiden uhkien havaitsemisen ja torjunnan (EDR) sekä laajennetun havaitsemisen ja torjunnan (XDR) kehittyneiden tekoälyalgoritmien avulla. Samalla se tuottaa reaaliaikaista dataa Konica Minoltan analytiikkapalveluun ympärivuorokautista valvontaa, analyysiä ja reagointia varten. Tulostusympäristöissä Shield Guard ja bizhub SECURE tarjoavat pilvipohjaista monitoimilaitteiden tietoturvavalvontaa ja käytäntöjen hallintaa reaaliaikaisilla hälytyksillä.
Trendi 5: Kasvava vastuu AI:n eettisestä ja läpinäkyvästä käytöstä
Kun tekoäly saa vuonna 2026 yhä suuremman roolin yrityksissä, kasvaa myös tarve käyttää näitä teknologioita vastuullisesti. Paine varmistaa tekoälyjärjestelmien täysi vastuullisuus, eettisyys ja tarkoituksenmukaisuus lisääntyy. IDC:n tutkimuksen mukaan lähes 30 % organisaatioista pitää turvallisuutta, tietosuojaa, hallintaa ja vaatimustenmukaisuutta suurimpina haasteina tekoälyn skaalaamisessa. Yli 75 % arvioi läpinäkyvyyden erittäin tai äärimmäisen tärkeäksi, mikä korostaa selitettävyyden ja inhimillisen valvonnan tarvetta. EU:n tekoälysäädös muuttaa merkittävästi tapaa, jolla organisaatiot ottavat tekoälyä käyttöön ja hallinnoivat sitä. Säädös perustuu riskiperusteiseen viitekehykseen ja edellyttää läpinäkyvyyttä, eettisiä suojatoimia ja inhimillistä valvontaa tekoälyjärjestelmille, jotka vaikuttavat EU:n kansalaisiin. Digitaalisen työympäristön johtajille tämä tarkoittaa uusien säädösten syvällistä ymmärtämistä ja sen varmistamista, että kaikki esimerkiksi rekrytoinnissa, suorituskyvyn hallinnassa tai henkilöstön sitouttamisessa käytettävät tekoälytyökalut täyttävät tiukat vaatimustenmukaisuusstandardit. Korkean riskin järjestelmien on oltava auditoitavia, selitettäviä ja rekisteröityjä julkiseen tietokantaan – keskeinen askel kohti luotettavaa ja vastuullista tekoälyä.
Konica Minolta on sitoutunut eettiseen ja läpinäkyvään tekoälyyn, joka noudattaa EU:n tekoälysäädöstä ja edistää samalla innovaatioita. Yritys on kehittänyt tekoälyyn liittyvän riskinarvioinnin hankkeiden arviointiin ja viimeistelee parhaillaan koko Euroopan kattavan digitaalisen transformaation (DX) ja tekoälyn ohjausryhmän perustamista. Tätä tukevat näihin erikoistuneet tiimit sekä sisäiset compliance-toiminnot, jotka varmistavat tekoälyn vastuullisen kehittämisen, käyttöönoton ja operoinnin. Tekoälypohjaiset ratkaisut, kuten Workplace Pure – selainpohjainen pilvialusta, joka tarjoaa lukuisia tekoälyyn perustuvia dokumentinhallintapalveluja – Video Solution Services (VSS), joka yhdistää edistyneen kuvantamisen ja tekoälyanalytiikan turvallisuuden ja tehokkuuden parantamiseksi muun muassa teollisuudessa, turvallisuudessa ja terveydenhuollossa, sekä FORXAI Mirror, joka hyödyntää tekoälyä henkilönsuojainten käytön reaaliaikaiseen valvontaan ja parantaa työturvallisuutta, ovat jo tekoälysäädöksen vaatimusten mukaisia. Pelkän vaatimustenmukaisuuden sijaan Konica Minolta pyrkii ottamaan johtavan roolin vastuullisen tekoälyn saralla. Sisällyttämällä nämä periaatteet kaikkiin kehitysvaiheisiin yritys varmistaa sääntelyn noudattamisen ja tuottaa asiakkailleen todellista lisäarvoa turvallisten, luotettavien ja innovatiivisten tekoälyratkaisujen kautta.
