Varjokäyttö tarkoittaa työntekijöiden epävirallista ja organisaation ohjeistusten ulkopuolista teknologian hyödyntämistä. Se syntyy yleensä tarpeesta tehdä työ tehokkaammin kuin mihin virallisilla työkaluilla pystytään. Varjokäyttö ei ole uusi ilmiö IT:n historiassa. Aiemmin siihen törmättiin pilvitallennuspalveluiden aikakaudella. Työntekijät tallensivat tiedostojaan henkilökohtaisiin Dropbox- ja Google Drive -tileihin, koska yritys tarjosi vain verkkolevyn, joka ei tukenut joustavaa ja mobiilia työskentelyä.
Nyt sama ilmiö on noussut uudella voimalla tekoälyn kautta. Shadow AI, työntekijöiden epävirallinen tekoälyn käyttö organisaation valvonnan ja ohjeistusten ulkopuolella, on yksi pk‑yritysten ajankohtaisimmista teemoista. Se on samanaikaisesti riski, innovaatiosignaalin mittari ja mahdollisuus toiminnan tehostamiseen.
Mikä on kasvava ilmiö Shadow AI?
Shadow AI tarkoittaa generatiivisen tekoälyn työkalujen käyttöä ilman virallista hyväksyntää tai kontrollia. Tyypillisesti työntekijä löytää hyödyllisen palvelun, testaa sitä omassa työssään, jakaa kollegoille ja ennen pitkää syntyy epävirallinen “varjoprosessi”.
Pk‑yrityksissä ilmiö korostuu: ketterät toimintatavat, kiireinen arki ja rajalliset resurssit johtavat siihen, että uudet työkalut otetaan käyttöön ennen virallisia linjauksia.
“Varjokäyttö syntyy, kun työn tekemisen tarpeet kehittyvät nopeammin kuin organisaation tarjoamat työkalut. Työntekijät paikkaavat kuilun omilla ratkaisuillaan.”
Lue, miksi johdon on tärkeää tehdä päätös tekoälyn käyttöönotosta.
Mitä varjokäyttö voi aiheuttaa?
Shadow AI:n suurimmat riskit liittyvät siihen, että tekoälyä käytetään ilman organisaation tarjoamaa tukea, suojausta ja valvontaa. Tietoturvan näkökulmasta ongelma syntyy heti, kun luottamuksellisia asioita tai henkilötietoa syötetään julkisiin mallipalveluihin. Data voi tallentua palveluntarjoajan järjestelmiin, päätyä myöhempään mallikoulutukseen tai jäädä talteen tavalla, jota yritys ei pysty hallitsemaan.
Konkreettinen esimerkki tästä on tilanne, jossa työntekijä antaa tarjoustekstin tai jopa kokonaisen sopimusluonnoksen ulkoiselle tekoälypalvelulle pyytääkseen selkeytyksiä tai parempaa muotoilua. Samalla hän luovuttaa asiakkaan hinnoittelutiedot, sopimusehdot ja mahdolliset henkilötiedot ulkopuoliselle järjestelmälle ilman minkäänlaista valvontaa tai sopimussuojaa. Tällainen toiminta voi johtaa tahattomiin GDPR‑rikkomuksiin tai asiakassopimusten ehtoihin liittyviin seurauksiin, mikä puolestaan kuluttaa aikaa, rahaa ja pahimmassa tapauksessa luottamusta.
”Kun tekoälyn käyttö tapahtuu varjoissa, organisaatio ei voi arvioida, mitä oikeasti tapahtuu ja juuri se tekee varjokäytöstä riskialtista.”
Miksi Shadow AI on myös mahdollisuus?
Vaikka Shadow AI sisältää riskejä, se paljastaa samalla arvokkaan kehityssignaalin. Työntekijät etsivät aktiivisesti tehokkaampia tapoja tehdä työnsä. Kun joku ottaa tekoälyn käyttöön oma‑aloitteisesti, se kertoo, että viralliset työkalut tai prosessit eivät täysin vastaa arjen tarpeita, aivan kuten pilvitallennuspalveluiden varjokäyttö aikanaan osoitti verkkolevyjen riittämättömyyden.
Organisaatiokulttuurilla on tässä ratkaiseva merkitys. Varjokäyttö ei synny ainoastaan työkalujen puutteesta. Se syntyy usein myös kulttuurista, jossa kokeilua tehdään varoen ja hiljaa, koska ohjeet ovat epäselviä tai pelätään virheitä. Avoin, uteliaisuutta tukeva kulttuuri sen sijaan kannustaa työntekijöitä kertomaan kokeiluistaan. Se siirtää innovaation varjoista näkyviin, juuri sinne missä siitä voi tulla koko organisaation hyöty.
Varjokokeiluissa syntyvät hyödyt ovat usein välittömiä. Tekoäly nopeuttaa rutiineja, parantaa tekstintuottoa, tiivistää dokumentteja ja säästää tuntikausia työtä. Samalla varjokäyttö tekee näkyväksi organisaation innokkaimmat uudistajat. Se paljastaa ne kohdat, joissa automaatio tai paremmat työkalut toisivat eniten arvoa. Kun organisaatio tarttuu näihin signaaleihin ja ohjaa ne hallittuihin pilotteihin, Shadow AI voidaan kääntää mitattavaksi tuottavuushyödyksi ilman, että innovaatiota tukahdutetaan.
“Shadow AI ei ole kapina IT:tä vastaan. Se on merkki aidosta työtehokuuden tarpeesta.”
Näin pk‑yritys ottaa AI:n haltuun
Pk‑yrityksen kannalta tekoälyn hallittu käyttöönotto ei edellytä raskaita prosesseja, vaan selkeää suuntaa ja kevyitä, käytännönläheisiä rakenteita. Ensimmäinen askel on luoda yksinkertainen AI‑ohjeistus, joka määrittelee, mihin tekoälyä saa käyttää ja mitä sisältöä ei koskaan saa syöttää ulkoisiin palveluihin. On tärkeää ymmärtää, että täyskielto ei pysäytä tekoälyn käyttöä, vaan siirtää sen ainoastaan syvemmälle varjoon, jolloin riskit kasvavat ja organisaation näkyvyys heikkenee entisestään. Siksi oikea ratkaisu kieltämisen sijaan on tarjota hallittu malli ja turvalliset, yrityskäyttöön suunnitellut työkalut, jotka mahdollistavat samat hyödyt ilman tietoturvariskejä.
Kun työntekijöille annetaan myös käytännön koulutusta prompttien laatimisesta, tietosuojasta ja hallusinaatioiden tunnistamisesta, tekoälyn käyttö muuttuu nopeasti yksittäisistä kokeiluista systemaattiseksi toimintatavaksi. Lopulta jatkuvat pienet pilotit ja niistä kertyvä oppi auttavat tunnistamaan ne prosessit, joissa automaatio tuottaa eniten arvoa. Ne luovat kulttuurin, jossa AI on osa arkea, läpinäkyvä ja hallittu osa yrityksen kehitystä, ei enää varjoissa tapahtuva sivutoiminto.
Lue artikkelista 6 syytä, miksi Copilot kannattaa ottaa käyttöön pk-yrityksissä.
“Tekoälyn hallinta ei vaadi raskaita malleja. Pienikin yritys voi onnistua, kun suunta on selkeä ja työkalut ovat turvalliset.”
Artikkelin on kirjoittanut Markus Päivärinta, Head of IT Services, Konica Minolta Business Solutions Finland Oy
