Asokodit / Asuntosäätiön Asumisoikeus Oy

Asokodit / Asuntosäätiön Asumisoikeus Oy

Asokodit / Asuntosäätiön Asumisoikeus Oy

Konica Minolta toteutti Asokodeille dokumentinhallinnan kokonaisratkaisun


Asokodit on Suomen suurin asumisoikeusasasuntojen omistaja. Yhtiön omistaa Asuntosäätiö. Asokotien toiminta-ajatus on omistaa kannattavasti laadukkaita asumisoikeusasuntoja pääkaupunkiseudulla ja kasvukeskuksissa. Yhtiön toiminta perustuu jatkuvaan kehittymiseen sekä hyvien asumispalveluiden tuottamiseen yhdessä huolella valittujen kumppaneiden kanssa. Yrityksen henkilöstömäärä on 43.

quotation marks

Konica Minolta tarjosi ja toteutti dokumentinhallinnan kokonaisratkaisun, johon olemme tyytyväisiä. Yhteistyö oli toimivaa ja vaivatonta.

Tuomas Ursin

järjestelmäasiantuntija, Asokodit

Lähtötilanne


Asokodit on kiinteistöalan ”monialatoimija”, joka tarjoaa asiakkailleen mm. kiinteistöjen hallintaa, asuntojen myyntiä ja vuokrausta sekä isännöintiä. Tyypillisiä yrityksessä käsiteltäviä dokumentteja ovat esimerkiksi sopimukset, työkuvaukset, ohjeistukset, asukastiedotteet ja pöytäkirjat. 


Asokodit Oy:n tavoitteena oli uusia vanha dokumentinhallinnan ohjelmisto, joka oli vähäisessä käytössä ja vanhentunut toiminnoiltaan. Arkistointi tapahtui pitkälti omille työasemille ja verkkolevyille. Tietoa ja tärkeitä dokumentteja oli paljon myös sähköposteissa, ja tähänkin toimintatapaan toivottiin ratkaisua. 


Tavoitteena oli työtä helpottavat työnkulut, jotta arkistointi olisi selkeää, dokumentit helposti löydettävissä mm. sisällön ja indeksitietojen mukaan, sekä mahdollisuus luoda automaattisia skannaustyönkulkuja (ExFlow, Navision, Tampuuri). Tarpeena oli myös ulkopuolisten kumppaneiden dokumenttien tallentaminen/siirtäminen vaivattomasti talon ulkopuolelta omaan dokumenttiarkistoon.



Ratkaisu


Asokotien dokumentinhallinnassa otettiin käyttöön Konica Minoltan dokoni CONTENT- ja dokoni CONNECT –ratkaisut, sekä Document Navigator –ratkaisuun perustuva skannaustyönkulku. Dokumentinhallintaprojektin käyttöönoton aikana Asokodille toteutettiin myös intranet-toteutus.


Konica Minoltan toteuttamat dokumentinhallintaratkaisut ovat osoittautuneet erittäin toimiviksi. Nyt tiedostot on saatu keskitettyä yhdelle palvelimelle, ja niiden jakaminen on helpottunut. Skannaus on mahdollistanut nopeat siirrot paperisista dokumenteista sähköisiksi – myös dokumenttien käyttöoikeudet on saatu helpommin hallittaviksi ja niiden jakelu on hallitumpaa oman talon sidosryhmille. Skannaus taustajärjestelmiin on helpottunut automatisoitujen työnkulkujen ansiosta ja arkistointi on tehostunut ja tiedon löytyminen helpottunut. 


Konica Minolta tarjosi ja toteutti kokonaisratkaisun - Asokodit sai kaikki haluamansa toiminnot yhdeltä toimittajalta. Lähtökohtana oli uusien monitoimilaitteiden hankinta, ja tässä yhteydessä selvisivät myös Konica Minoltan SharePoint-mahdollisuudet, sillä myös dokumenttipankin uusiminen oli ollut Asokodin aikeissa.