”Konsultoinnin avulla ketterää tiedonhallintaa”
Nuorten yrittäjyys ja talous NYT (myöhemmin NYT) on valtakunnallisesti toimiva, voittoa tavoittelematon järjestö. Heillä työskentelee 70 täysaikaista ja 150 osa-aikaista työntekijää. NYT kuuluu kansainväliseen kattojärjestöön Junior Achievement -verkostoon, joka edistää lasten ja nuorten yrittäjyys-, työelämä- ja taloustaitoja. NYT tarjoaa toiminnallisia ja elämyksellisiä oppimissisältöjä kouluille ja oppilaitoksille. Heidän toimintansa tavoittaa 200 000 lasta ja nuorta, palvelunsa ovat käytössä 267 kunnassa ja 90 % 6. ja 9. -luokkalaisista osallistuu NYT:n Yrityskylään.
Tarve tiedonhallintaprojektille nousi esille NYT:n henkilöstön työhyvinvointikyselyssä monen työntekijän toimesta, kun tiedon huono löydettävyys koettiin työntekoa haittaavana tekijänä. Microsoft 365 ja Teams on aikaisemmin otettu käyttöön ilman suunnitelmaa ja toimintaohjeita. Tämän vuoksi kukin käyttäjä on tallentanut tietoja eri paikkaan, osa löytyy useammasta paikasta sekä tiimien ja kanavien määrä on kasvanut hallitsemattomasti. Lisäksi käyttöoikeuksien hallinta on muodostunut mahdottomaksi, kun eri työntekijöille on määritelty erilaisia oikeuksia ilman suunnitelmaa. Nämä ovat tehneet tiedon hakemisesta ja löytämisestä vaikeaa ja hidasta, mikä on vaikeuttanut työskentelyä.
NYT halusi löytää avun tiedonhallinnan kehittämiseen, jotta työnteko olisi tehokkaampaa ja tämä vaikuttaisi kehittävästi henkilöstön hyvinvointiin. He ymmärsivät, että kyseessä on tulevaisuuden kannalta jatkuva prosessi, joka ei koskaan ole täydellinen eikä valmis, vaan se vaatii jatkuvaa kehittämistä toimintojen muuttuessa. Heillä ei ollut ymmärrystä ja osaamista lähteä aloittamaan projektia itsenäisesti vaan he halusivat löytää kumppanin, joka tarjoaa ratkaisuehdotuksen lisäksi konsultointia, miten projekti saadaan onnistuneesti toteutettua. He ottivat yhteyttä Konica Minoltaan työntekijänsä suosituksesta. Tavoitteet tiedonhallintaprojektille:
Konica Minoltan asiantuntijat olivat poikkeuksellisen palvelevia ja asiakasta ymmärtäviä. Halusimme edetä Konica Minoltan kanssa, koska kyseessä oli iso projekti ja tehdä yhteistyötä sellaisten ihmisten kanssa, joiden kanssa tuntuu, että homma toimii.
Jenny Holming, HR-päällikkö, Nuorten yrittäjyys ja talous NYT
Projekti aloitettiin kartoitusvaiheella, jonka aikana luotiin ymmärrys nykytilanteesta, toimintaympäristöstä ja toimintatavoista. NYT valitsi toteuttaa kartoituksen itse Konica Minoltan antamien ohjeiden ja työkalujen avulla. He haastattelivat toistakymmentä työntekijää. Tämän prosessin aikana heille syntyi ymmärrys siitä, miten paljon eri asioita työntekijät tarvitsevat työssään ja tietoja haetaan eri paikoista. Kartoituksen pohjalta Konica Minolta teki toteutussuunnitelman, SharePoint Designin, tiedonhallinnan uudistamiseksi. Tätä työstettiin yhdessä, jotta siitä saatiin täysin NYT:lle toimiva kokonaisuus. Konica Minolta valikoitui myös toteuttamaan tehdyn suunnitelman ketterämmästä tiedonhallinnasta. Sittemmin NYT on yhdistynyt toisen järjestön kanssa ja tiedonhallinta kulkee heidän mukanaan arjessa.
Tämä toteutussuunnitelma oli se isoin tuotos, jolla me menemme tästä eteenpäin. Siitä tuli tosi hyvä, ja itse toteutushan meni hirveän nopsaan.
NYT saavutti asettamansa tavoitteet eikä tiedonhallinta nouse enää esille työhyvinvointikyselyssä. Projektin aikana heidän ymmärryksensä kasvoi niin SharePointin ja Teamsin osalta kuin siitä, miten tiedonhallinta vaikuttaa kunkin työntekijän työskentelyyn. He saivat konsultoinnin avulla ratkaisuehdotuksen, miten SharePoint ja Teams rakennettaisiin ja niitä käytettäisiin.
Tuntuu, ettemme olisi parempia tyyppejä voinut saada tähän avuksi, mitä Konica Minoltalta saatiin. Tosi kovia tekijöitä oli kaikki.
Teidän aito välittämisenne työntekijöistä ja sitoutumisenne projektiin mahdollisti onnistuneen lopputuloksen. Oli hienoa saada olla auttamassa teitä tällä matkalla. Teitte upean työn työntekijöiden haastatteluissa ja oli hienoa nähdä, miten niiden anti ja oppi innostivat teitä viemään projektia eteenpäin. Kiitos mutkattomasta ja luotettavasta yhteistyöstä. Olemme iloisia nähdessämme, minkälaisia tuloksia olette saaneet aikaiseksi projektin avulla niin teille yrityksenä kuin teidän työntekijöillenne. Konica Minoltan projektitiimi
Autamme organisaatioita rakentamaan tietoturvallisen digitaalisen työympäristön. Ota meihin yhteyttä, kun suunnittelet ja haluat apua: