SharePoint on paljon enemmän kuin tiedostojen tallennuspaikka tai intranetin julkaisualusta. Sen avulla voidaan rakentaa organisaation tarpeisiin sopiva tietoarkkitehtuuri, joka ohjaa tiedon järjestämistä, luokittelua, löydettävyyttä ja käyttöä.
Metatiedot ja sisältötyypit kuvaavat, mihin tieto liittyy ja miten sitä käsitellään. Käyttäjän ei tarvitse tietää tiedoston tarkkaa tallennuspaikkaa, jos hän voi rajata haun esimerkiksi asiakkaan, sopimustyypin, omistajan tai käsittelytilan perusteella.
Kaiken tiedon ei tarvitse olla dokumenteissa. SharePoint-listoilla voidaan hallita esimerkiksi vastuita, määräaikoja, havaintoja, tarkastuksia, sopimustietoja ja prosessien tiloja. Dokumentit ja rakenteinen tieto voidaan näin yhdistää samaan toimintaa tukevaan kokonaisuuteen.
Teknologioilla on kokonaisuudessa selkeät tehtävät: SharePointissa rakennetaan tiedon rakenne sekä hallitaan sisältöjen löydettävyyttä ja käyttöoikeuksia. SharePoint-listoissa voidaan hallita rakenteista tietoa, Power Automatella automatisoida työnkulkuja ja Microsoft Purview’n ominaisuuksilla tukea tiedon elinkaaren sekä vaatimustenmukaisuuden hallintaa.
Sopimukset, tarjoukset, suunnitelmat, ohjeet ja laatuasiakirjat muodostavat edelleen merkittävän osan organisaation tietopääomasta. Niiden hallinta ei pääty tallentamiseen, vaan jatkuu luonnista tarkastukseen, hyväksyntään, käyttöön, säilyttämiseen ja lopulta hallittuun poistamiseen.
Microsoft 365 -ympäristössä dokumenttiin voidaan liittää:
- yhteiset metatiedot ja luokittelut
- versiohallinta ja yhteismuokkaus
- omistaja, käyttöoikeudet ja hyväksyntävastuut
- voimassaolo-, tarkastus- ja uusimispäivät
- säilyttämistä ja poistamista ohjaavat käytännöt
- sisällön tunnistaminen ja tietojen poiminta soveltuvissa käyttötapauksissa.
Dokumentti ei tällöin ole vain tiedosto tietyssä kansiossa. Se on hallittu osa sitä asiakasta, sopimusta tai prosessia, jota varten se on luotu.
Tiedonhallinnan arvo kasvaa, kun tietoon liittyvät tehtävät etenevät johdonmukaisesti. Power Automate voi käynnistää hyväksynnän, lähettää muistutuksen, luoda jatkotehtävän ja päivittää käsittelyn tilan sekä dokumenttien että SharePoint-listoilla hallittavan tiedon perusteella.
Sopimusten hallinnassa työnkulku voi lähettää uuden sopimuksen tarkastettavaksi, kirjata hyväksyntäpäätöksen ja muistuttaa vastuuhenkilöä ennen uusimispäivää. Prosessin tilanne näkyy yhteisessä näkymässä, joten etenemistä ei tarvitse selvittää erillisillä sähköpostikyselyillä.
Automaatio vähentää henkilöriippuvuutta ja manuaalista seurantaa. Samalla se tekee käsittelyn etenemisestä läpinäkyvää ja yhdenmukaistaa toimintatapoja eri tiimien välillä.
Hyvä tiedonhallinta tekee tiedosta helposti käytettävää niille, jotka sitä työssään tarvitsevat, ja rajaa sen muilta. Siksi käyttöoikeudet, omistajuus, luottamuksellisuus, säilytysajat ja poistaminen on määritettävä jo ratkaisua suunniteltaessa.
Hallintamallissa sovitaan, kuka vastaa tietokokonaisuudesta, kuka hyväksyy käyttöoikeudet, miten tarpeettomat oikeudet tarkastetaan ja milloin vanhentunut tieto poistetaan. Microsoft Purview voi täydentää SharePointin ominaisuuksia säilytys- ja poistokäytännöillä sekä muilla vaatimustenmukaisuutta tukevilla toiminnoilla.
Sopimusten kohdalla tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että sisältö säilyy määritetyn ajan ja poistuu hallitusti, kun oikeudelliset ja liiketoiminnalliset velvoitteet sen sallivat.
Tekoäly ei poista tiedonhallinnan tarvetta, vaan tekee sisällön laadusta, ajantasaisuudesta ja käyttöoikeuksista entistä tärkeämpiä. Jos ympäristössä on ristiriitaista, vanhentunutta tai tarpeettoman laajasti jaettua sisältöä, myös tekoälyratkaisut voivat hyödyntää sitä käyttäjän oikeuksien rajoissa.
Microsoft 365 Copilot hyödyntää käyttäjän käyttöoikeuksien piirissä olevaa Microsoft 365 -sisältöä. Selkeä rakenne, ajantasainen sisältö ja tarkoituksenmukaiset käyttöoikeudet parantavat edellytyksiä löytää tehtävän kannalta olennaista tietoa ja muodostaa siitä hyödyllisiä vastauksia. Metatiedot tukevat löydettävyyttä ja hallintaa, mutta ne eivät yksin korvaa laadukasta sisältöä tai toimivaa käyttöoikeusmallia.
