Microsoft 365 on monelle yritykselle jo itsestään selvä osa päivittäistä työtä. Sen avulla pidetään kokouksia, jaetaan tiedostoja, kirjoitetaan dokumentteja, viestitään tiimeissä ja tehdään yhteistyötä asiakkaiden, kumppaneiden ja kollegoiden kanssa. Siksi sen arvoa kannattaa tarkastella aika ajoin myös uudesta näkökulmasta. Hyödynnetäänkö Microsoft 365:tä yrityksessänne vain tuttuina työvälineinä, vai tukeeko se aidosti liiketoimintaa, työn sujuvuutta, tiedonhallintaa ja tulevaisuuden kehittämistä?
Useimmissa yrityksissä Microsoft 365 -lisenssit ovat jo olemassa. Se tarkoittaa, että käytössänne on paljon enemmän kuin sähköposti, Teams-kokoukset ja tiedostojen tallennuspaikka. Microsoft 365 voi toimia yrityksenne työn, tiedon ja yhteistyön perustana, kun sen mahdollisuuksia tarkastellaan arjen tarpeiden ja liiketoiminnan tavoitteiden kautta.
Microsoft 365:n arvo syntyy arjen työssä
Microsoft 365 on usein otettu käyttöön vaiheittain. Ensin käyttöön ovat tulleet sähköposti, kalenteri ja Teams. Sen jälkeen tiedostoja on alettu tallentaa OneDriveen ja SharePointiin, tiimit ovat luoneet omia työtilojaan ja yhteistyö on siirtynyt yhä vahvemmin digitaalisiin kanaviin. Tämä on monelle yritykselle luonteva kehityspolku. Samalla Microsoft 365:n laajempi potentiaali voi jäädä osittain piiloon, jos ympäristöä ei tarkastella kokonaisuutena.
Arvo ei synny pelkästään siitä, että työkalut ovat käytössä. Arvo syntyy siitä, että ne tukevat yrityksenne tavoitteita: työn sujuvuutta, tiedon hallittavuutta, päätöksentekoa, osaamisen kehittämistä, tietoturvaa ja tekoälyvalmiutta.
Yrityksenne kannalta kyse on myös nykyisen investoinnin hyödyntämisestä. Kun Microsoft 365 -lisenssit ovat jo käytössä, on järkevää kysyä, kuinka hyvin ne tukevat yrityksenne toimintaa, kasvua ja työntekijöiden arkea. Tuottaako ympäristö vain välttämättömän perustan päivittäiseen työhön, vai saadaanko siitä irti laajempaa liiketoiminta-arvoa?
Siksi Microsoft 365:tä kannattaa tarkastella myös liiketoiminnan näkökulmasta. Ei vain kysymyksenä siitä, mitä sovelluksia yrityksenne käyttää, vaan mitä hyötyä nykyinen ympäristö tuottaa liiketoiminnalle ja työntekijöiden arkeen.
Missä Microsoft 365:n hyöty näkyy?
Parhaimmillaan Microsoft 365 näkyy työntekijöille selkeytenä. Tarvittava tieto löytyy helpommin. Dokumenteista käytetään oikeita versioita. Tiimien välinen yhteistyö sujuu. Ohjeet, sisällöt ja yhteiset toimintatavat ovat helposti käytettävissä. Tietoa voidaan jakaa hallitusti ja turvallisesti. Yrityksen näkökulmasta kyse on myös paremmasta hallittavuudesta. Kun tieto, työtilat ja toimintatavat eivät kasva sattumanvaraisesti, Microsoft 365 voi tukea paremmin johtamista, laatua, tehokkuutta ja liiketoiminnan jatkuvaa kehittämistä.
Microsoft 365:n arvo voi näkyä esimerkiksi näin:
- Työntekijät käyttävät vähemmän aikaa tiedon etsimiseen.
- Dokumentit, ohjeet ja sisällöt ovat paremmin hallittavissa.
- Yhteistyö toimii sujuvammin tiimien ja toimintojen välillä.
- Nykyisiä Microsoft 365 -lisenssejä hyödynnetään laajemmin.
- Tieto on turvallisemmin ja hallitummin oikeiden ihmisten käytettävissä.
- Yrityksenne rakentaa samalla parempaa pohjaa tekoälyn hyödyntämiselle.
Hyvin rakennettu Microsoft 365 -ympäristö vahvistaa myös tekoälyvalmiutta. Copilotin ja muiden tekoälyratkaisujen hyödyntäminen on mielekkäämpää, kun yrityksen tieto, käyttöoikeudet, rakenteet ja toimintamallit ovat kunnossa. Tekoäly voi tuoda merkittävää lisäarvoa arjen työhön, mutta parhaat hyödyt syntyvät silloin, kun taustalla oleva tieto on hallittua, ajantasaista ja tarkoituksenmukaisesti käytettävissä.
Lue lisää artikkelista "6 syytä, miksi pk-yrityksen kannattaa ottaa Copilot käyttöön nyt".
5 kysymystä Microsoft 365:n arvon arviointiin
Näitä kysymyksiä voitte hyödyntää, kun arvioitte, miten hyvin Microsoft 365 tukee yrityksenne arkea ja tavoitteita:
- Löytävätkö työntekijät tarvitsemansa tiedon helposti ja luotettavasti? Tieto voi olla olemassa, mutta sen arvo syntyy vasta, kun oikeat ihmiset löytävät sen oikealla hetkellä.
- Onko yrityksenne tärkeä tieto hallitusti ja turvallisesti käytettävissä? Käyttöoikeudet, jakamisen käytännöt, versiointi ja tiedon omistajuus vaikuttavat suoraan siihen, miten hyvin tietoa voidaan hyödyntää.
- Tukevatko Teamsin, SharePointin ja OneDriven rakenteet arjen työtä? Selkeät rakenteet helpottavat yhteistyötä, vähentävät turhaa etsimistä ja tekevät tiedon käyttämisestä varmemman osan päivittäistä työtä.
- Saadaanko Microsoft 365 -lisensseistä enemmän hyötyä kuin perustyökalujen käyttö? Nykyinen ympäristö voi tarjota pohjan esimerkiksi tiedonhallinnalle, sisäiselle viestinnälle, osaamisen kehittämiselle, yhteisille toimintamalleille ja liiketoiminnan kannalta tärkeiden sisältöjen hallinnalle.
- Tukeeko Microsoft 365 -ympäristönne tulevaa tekoälyn hyödyntämistä? Kun tieto on hallittua, ajantasaista ja oikeiden käyttöoikeuksien piirissä, myös tekoälyn hyödyntämiselle syntyy vahvempi perusta.
Enemmän arvoa nykyisestä Microsoft 365 -ympäristöstä
Microsoft 365:n kattavampi hyödyntäminen ei tarkoita, että kaikkea pitäisi uudistaa kerralla. Usein tärkeintä on tunnistaa, missä nykyisestä ympäristöstä voidaan saada eniten hyötyä seuraavaksi. Joillekin yrityksille se tarkoittaa tiedon löydettävyyden ja hallittavuuden parantamista. Toisille selkeämpää sisäistä viestintää, yhteisiä työtiloja tai parempaa tapaa hallita dokumentteja, ohjeita, koulutussisältöjä, sopimuksiin liittyvää tietoa tai muita liiketoiminnan kannalta tärkeitä sisältöjä.
Olennaista on katsoa Microsoft 365:tä liiketoiminnan ja työntekijöiden arjen näkökulmasta. Mitä yrityksenne haluaa saada aikaan? Missä tieto liikkuu? Missä yhteistyö tarvitsee enemmän selkeyttä? Missä työntekijöiden aikaa voisi vapautua olennaisempaan? Missä parempi hallittavuus toisi varmuutta päätöksentekoon? Kun näihin kysymyksiin vastataan, Microsoft 365 ei ole enää vain joukko tuttuja sovelluksia. Siitä voi tulla vahvempi perusta sujuvalle työlle, paremmalle tiedonhallinnalle, osaamisen kehittämiselle ja tulevaisuuden tekoälyvalmiudelle.
Microsoft 365 voi olla seuraava kehitysaskel
Yrityksellänne on todennäköisesti jo käytössä merkittävä osa siitä alustasta, jonka varaan työn, tiedon ja yhteistyön kehittämistä voidaan rakentaa. Siksi seuraava askel ei aina ole uuden järjestelmän etsiminen, vaan nykyisen Microsoft 365 -ympäristön katsominen uusin silmin. Mitä siitä voidaan hyödyntää paremmin? Mitkä arjen tarpeet se voisi ratkaista nykyistä sujuvammin? Miten se voisi tukea työntekijöitänne, johtamista ja liiketoiminnan kehittämistä laajemmin?
Moni yritys on jo tehnyt tärkeän ensimmäisen askeleen: Microsoft 365 on käytössä. Seuraava kysymys on, miten nykyisestä ympäristöstä saadaan enemmän hyötyä yrityksenne arkeen, päätöksentekoon ja tulevaan kehittämiseen. Kun Microsoft 365 -lisenssejä tarkastellaan investointina eikä vain välttämättömänä työkalukokonaisuutena, keskustelu muuttuu. Kyse ei ole enää vain siitä, mitä sovelluksia yrityksellänne on käytössä. Kyse on siitä, kuinka paljon arvoa nykyinen ympäristö voi tuottaa nyt ja tulevaisuudessa.
