Yrityksenne arjessa käsitellään jatkuvasti tietoa, joka kulkee työntekijältä toiselle. Dokumentteja tarkistetaan, päätöksiä hyväksytään, tehtäviä käynnistetään ja määräaikoja seurataan. Näitä tuttuja työnkulkuja voidaan usein automatisoimalla sujuvoittaa Microsoft 365:n avulla. Kun tieto, vastuut ja työvaiheet muodostavat selkeän kokonaisuuden, työntekijöiden aikaa vapautuu olennaiseen ja arvokkaampaan työhön, ja yrityksenne saa enemmän arvoa käytössään olevasta M365-ympäristöstä. Ensimmäinen askel on tunnistaa prosessit, joissa kehittämisen mahdollisuudet ovat suurimmat.
Mikä on tietoprosessi?
Tietoprosessi on toistuva työnkulku, jossa tietoa luodaan, tarkistetaan, täydennetään, hyväksytään, jaetaan tai hyödynnetään sovittujen vaiheiden ja vastuiden mukaisesti.
Prosessista tulee helposti mieleen laaja tuotannon, taloushallinnon tai toimitusketjun kokonaisuus. Tietotyössä prosessi voi kuitenkin olla paljon arkisempi. Esimerkiksi dokumentti laaditaan, tarkistetaan, hyväksytään, julkaistaan ja myöhemmin päivitetään tai arkistoidaan. Tarjous etenee valmistelijalta hyväksyjälle ja edelleen asiakkaalle. Uuden työntekijän aloittaminen puolestaan käynnistää tehtäviä HR:ssä, esihenkilöllä, IT:ssä ja muilla perehdytykseen osallistuvilla henkilöillä.
Tietoprosesseja löytyykin lähes kaikista yrityksen toiminnoista: myynnistä, taloudesta, henkilöstöhallinnosta, laadusta, markkinoinnista ja asiakaspalvelusta. Yhteistä niille on se, että tieto ohjaa työn etenemistä.
Kun työnkulku tunnistetaan yhtenä kokonaisuutena, sitä voidaan kehittää tavoitteellisesti. Samalla voidaan arvioida, missä vaiheissa tarvitaan ihmisen osaamista, vuorovaikutusta ja päätöksentekoa sekä missä teknologia voi tukea työn sujuvaa etenemistä.
Miten valitsette prosessin, jonka kehittämisestä syntyy eniten arvoa?
Yrityksessänne voi olla useita työnkulkuja, joita olisi mahdollista automatisoida. Ensimmäiseksi ei kuitenkaan kannata valita laajinta tai teknisesti kiinnostavinta prosessia, vaan kokonaisuus, jossa liiketoimintahyöty, toteutettavuus ja sopiva rajaus kohtaavat.
Tunnistakaa ensin mahdolliset automatisointikohteet
Automatisoinnin mahdollisuus löytyy usein työnkulusta, jossa toistuvaan tiedon käsittelyyn ja prosessin ohjaamiseen käytetään paljon työaikaa.
Seuraavat tunnusmerkit kertovat usein siitä, että prosessi soveltuu hyvin automatisoitavaksi:
- sama työvaihe toistuu usein
- tietoa kopioidaan järjestelmästä tai sovelluksesta toiseen
- määräaikojen seuraaminen perustuu työntekijöiden omaan muistamiseen
- hyväksynnät hoidetaan pääasiassa sähköpostitse
- työn etenemisen seuranta on vaikeaa
- prosessissa tarvittava tieto sijaitsee useissa eri paikoissa
- prosessiin liittyy paljon manuaalisia muistutuksia tai tarkistuksia.
Mitä useampi tunnusmerkki täyttyy, sitä enemmän prosessin automatisoinnilla voidaan yleensä saavuttaa hyötyjä.
Parasta ensimmäistä kehityskohdetta valittaessa kannattaa arvioida kolmea asiaa:
- Liiketoiminta-arvo: Mitä konkreettista hyötyä prosessin kehittäminen tuottaa yrityksellenne tai asiakkaillenne? Hyöty voi näkyä esimerkiksi työntekijöiden ajan vapautumisena, käsittelyn nopeutumisena tai parempana tilannekuvana. Mitä selvemmin vaikutus liittyy yrityksenne tavoitteisiin, sitä vahvempi peruste kehittämiselle on.
- Soveltuvuus automatisoitavaksi: Pystytäänkö prosessin tavoite, keskeiset vaiheet ja vastuut kuvaamaan ymmärrettävästi? Kaikkien tilanteiden ei tarvitse edetä samalla tavalla, mutta yleisimmälle työnkululle tulisi voida määritellä selkeä toimintamalli.
- Sopiva rajaus: Ensimmäisen toteutuksen kannattaa olla riittävän merkityksellinen tuottaakseen näkyvää hyötyä ja samalla riittävän hallittu toteutettavaksi sujuvasti. Esimerkiksi koko sopimushallinnan uudistamisen sijaan ensimmäinen vaihe voi keskittyä päättyvien sopimusten tunnistamiseen, vastuuttamiseen ja uusimisesta muistuttamiseen.
Kokemuksemme mukaan lupaava kehityskohde löytyy usein prosessista, jonka työntekijät tuntevat hyvin ja jonka sujuvoittamisen hyödyt he tunnistavat omassa työssään. Kun uusi toimintamalli tukee arkea heti käyttöönotosta lähtien, sen omaksuminen on luontevaa.
Valintaa voi lopuksi testata yhdellä kysymyksellä: Jos tämä työnkulku etenisi nykyistä sujuvammin, missä konkreettisessa asiassa yrityksemme tai asiakkaamme huomaisi eron?
Kun vastaus on selkeä, kehittämiselle voidaan asettaa myös käytännöllinen tavoite. Onnistumista voidaan arvioida esimerkiksi sen perusteella, vapautuiko työaikaa, nopeutuiko käsittely, paraniko tilannekuva tai saivatko työntekijät tarvitsemansa tiedon oikeaan aikaan.
Millaisia tietoprosesseja yrityksen arjessa voidaan sujuvoittaa?
Automatisoitavia tietoprosesseja löytyy kaikenkokoisista yrityksistä ja eri liiketoiminnan alueilta. Usein kyse on tutuista työtehtävistä, joihin voidaan tuoda lisää sujuvuutta yhdistämällä tieto, vastuut ja työn eri vaiheet.
Sopimuksen käsittely ja uusiminen
Sopimuksen tietoja, hyväksyntöjä, vastuuhenkilöitä ja tärkeitä päivämääriä voidaan hallita yhtenä prosessina. Automaattiset tehtävät ja muistutukset tukevat oikea-aikaisia tarkistuksia ja tarjoavat ajantasaisen näkymän sopimuskantaan.
Lue, miten Workplace Contracts auttaa sopimusten hallinnassa.
Tarjouksen tai dokumentin hyväksyminen
Tarjous, suunnitelma tai muu dokumentti voidaan ohjata tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi sovitun toimintamallin mukaisesti. Prosessiin osallistuvat näkevät käsittelyn vaiheen ja työskentelevät ajantasaisen sisällön parissa. Tämä tukee sujuvaa yhteistyötä ja auttaa viemään asian hallitusti eteenpäin.
Uuden työntekijän perehdytys
Perehdytys yhdistää esihenkilön, HR:n, IT:n ja muut uuden työntekijän aloitukseen osallistuvat henkilöt. Yhtenäinen prosessi voi ohjata tehtäviä, tarjota tarvittavat materiaalit oikeassa vaiheessa ja auttaa seuraamaan perehdytyksen etenemistä. Näin jokaiselle uudelle työntekijälle voidaan tarjota suunnitelmallinen ja laadukas aloitus.
Ohjeen tai laatudokumentin hallinta
Ohjeet ja laatudokumentit voidaan laatia, tarkistaa, hyväksyä, julkaista ja päivittää hallittuna työnkulkuna. Prosessi tukee sisältöjen ajantasaisuutta ja auttaa tuomaan työntekijöiden käyttöön hyväksytyn tiedon. Samalla tulevat tarkistustarpeet ja dokumentin elinkaaren eri vaiheet ovat ennakoitavissa.
Esimerkit ovat erilaisia, mutta niiden perusrakenne on sama: tieto käynnistää toimintaa, etenee sovittujen vaiheiden kautta ja yhdistää prosessiin osallistuvat ihmiset.
Microsoft 365 yhdistää tiedon, vastuut ja työnkulun
Microsoft 365 tunnetaan laajasti sähköpostista, Teams-kokouksista ja Office-sovelluksista. Sama ympäristö voi toimia myös tietoon perustuvien prosessien alustana ja tarjota yrityksellenne mahdollisuuden hyödyntää M365:tä aiempaa monipuolisemmin.
Prosessin dokumentit ja muu sisältö voidaan hallita SharePointissa. Prosessin dokumentit ja muu sisältö voidaan hallita SharePointissa. Prosessiin liittyvät tiedot, vastuut, määräajat ja käsittelyvaiheet voidaan koota yhteiseen näkymään, josta niitä voidaan seurata ja ylläpitää keskitetysti. Power Automaten avulla voidaan ohjata työnkulkuja ja hyväksyntöjä, käynnistää tehtäviä sekä lähettää ilmoituksia ja muistutuksia. Teams voi puolestaan tarjota yhteisen ympäristön prosessiin liittyvälle yhteistyölle.
Käyttäjälle näiden ei tarvitse näyttäytyä erillisinä työkaluina. Hyvin suunniteltuna ne muodostavat yhden työtä tukevan kokonaisuuden, joka tuo tarvittavan tiedon oikeaan vaiheeseen ja auttaa ohjaamaan tehtävät oikeille henkilöille.
Automatisoinnin suunnittelu kannattaa aloittaa yrityksenne tavoitteista ja työn todellisista tarpeista, ei yksittäisen sovelluksen ominaisuuksista.
Ensin on hyvä selvittää:
- mitä prosessilla halutaan saavuttaa
- mitä tietoa sen eri vaiheissa tarvitaan
- ketkä osallistuvat prosessiin ja mistä he vastaavat
- missä vaiheissa tarvitaan asiantuntemusta tai päätöksentekoa
- mitkä toistuvat vaiheet voidaan ohjata automaattisesti
- millainen näkyvyys prosessin etenemiseen tarvitaan.
Samalla yrityksenne voi tarkastella, millainen toimintamalli palvelee tavoitetta parhaiten. Digitaalisten prosessien kehittäminen tarjoaa mahdollisuuden selkeyttää työvaiheita, vastuita ja tiedon hyödyntämistä ennen automaation rakentamista.
Automaation tehtävänä on tukea ihmistä. Teknologia voi huolehtia ennalta määritellyistä ja toistuvista vaiheista, jolloin työntekijöille jää enemmän aikaa tilanteiden arviointiin, päätöksentekoon, yhteistyöhön ja asiakkaiden palvelemiseen.
Kun tieto on ajantasaista, jäsenneltyä ja hallitusti käytettävissä, yrityksenne rakentaa samalla parempaa perustaa Copilotin ja muiden tekoälyratkaisujen hyödyntämiselle. Tekoälyvalmius vahvistuu näin osana samoja käytäntöjä, joilla parannetaan tämän päivän työn sujuvuutta.
Tunnistetaan yhdessä yrityksenne seuraava kehityskohde
Yrityksenne arjessa voi jo olla tietoprosessi, jonka kehittäminen tuo nopeasti näkyvää arvoa. Autamme tunnistamaan sopivan kehityskohteen ja arvioimaan, miten nykyisen Microsoft 365 -ympäristönne mahdollisuuksia voidaan hyödyntää työnkulun sujuvoittamisessa. Löydetään yhdessä yrityksellenne sopiva tapa saada enemmän hyötyä Microsoft 365 -lisensseistä.
Artikkelin on kirjoittanut Mikko Karmanto, ITS Manager, Konica Minolta Business Solutions Finland Oy
