Blogi: Vieläkö teillä käsitellään tietoa 1990-luvun välineillä ja käytänteillä?

1990-luvulta 2010-luvulle: elektronisista dokumentinhallintajärjestelmistä tiedonhallintaohjelmistoihin

1990-luvun puolessa välissä dokumentinhallinta- ja työnkulkujärjestelmät alkoivat kasvattaa suosiotaan, erityisesti suuryrityksissä. Ensimmäiset ohjelmistot olivat suhteellisen vaikeita käyttää, minkä vuoksi niiden käyttöä varten koulutettiin yrityksissä erityisasiantuntijoita. Tuossa vaiheessa keskityttiin automatisoimaan osastokohtaisia prosesseja, joissa käsiteltiin suuria määriä sisältöä. Teknologisesti ohjelmistot olivat monimutkaisia ja tyypillisesti räätälöitiin kunkin organisaation tarpeeseen. Tämän seurauksena toteutukset olivat suhteellisen arvokkaita ja niiden hankinnasta vastasivat ammattiostajat.

2000-luvulle siirryttäessä sisällönhallinnassa tapahtui mullistus, kun Microsoft julkaisi Sharepointin vuonna 2001. Tämä johti perinteisten sisällönhallintajärjestelmien tarpeellisuuden kyseenalaistamiseen suuremmissa yrityksissä ja toi sisällönhallintaohjelmistot myös pienten ja keskisuurten yritysten saataville. Sisällönhallinta-alustat tekivät tiedonhallinnasta riittävän helppoa, minkä vuoksi tietotyöläiset kykenivät itse käyttämään näitä ratkaisuja eikä spesialisteja enää tarvittu. Näin sisällönhallinta tuli kaikkien osastojen saataville, jolloin tiedon siiloutumista pystyttiin poistamaan.

2010-luvulle tultaessa teknologian kehittyminen johti siihen, että ohjelmistojen käytettävyydestä muodostui keskeinen tekijä. Tätä kehitystä joudutti kuluttajateknologian vahva kehitys, jonka myötä helppokäyttöinen teknologia on tullut kaikkien saataville. Vuoden 2015 tietämillä liiketoimintaprosessien hallintaohjelmistot ja tiedonhallinnan ratkaisut ovat kaikenkokoisten yritysten saatavilla. Teknologian kehityksen myötä nämä sovellukset ovat suhteellisen vaivattomasti mukautettavissa, integroitavissa sekä mobiilisti saatavilla. Samaan aikaan nämä ratkaisut ovat siirtyneet saataville pilveen.

Tulevaisuuden älykkäät tiedonhallintaohjelmistot

2020-luku lähestyy kovaa vauhtia ja yrityksissä ollaan siirtymässä kohti älykästä informaation hallintaa. Modernit tiedonhallintasovellukset tarjoavat kolme keskeistä kyvykkyyttä:

1. sisältöpalvelut
2. prosessipalvelut
3. analytiikkapalvelut

Sisältöpalveluiden ansiosta tiedonhallintajärjestelmä koostuu moduuleista, jotka ovat joustavasti käyttöönotettavissa ja mahdollistavat sisällön sekä informaation hyödyntämisen ajasta ja paikasta riippumatta. Prosessipalvelut puolestaan tarjoavat kyvykkyyden yhdistää tiedonhallinta-alusta organisaation prosesseihin ja muihin sovelluksiin siten, että kontrolli ja vaatimustenmukaisuus pystytään varmistamaan. Analytiikkapalvelut puolestaan valjastavat teköälyn informaation käsittelyn tueksi.

Yksinkertaisimmillaan analytiikkapalveluita hyödynnetään esimerkiksi automaattisessa tiedon luokittelussa sekä tiedon etsimisessä ja kaappaamisessa. Parhaimmillaan analytiikkapalveluiden hyödyntäminen kykenee tuottamaan organisaation johdolle relevanttia tietämystä päätöksenteon tueksi, eli tukee tiedolla johtamisen kulttuurin syntymistä. Analytiikkapalvelut auttavat niin jäsennellyn kuin jäsentelemättömän liiketoimintatiedon analysoinnissa ja käsittelyssä. Näin sovellettuna voidaan esimerkiksi havaita poikkeavia tapahtumia, sekä havaita säännönmukaisuuksia ja trendejä.

Tiedonhallinta suomalaisissa organisaatioissa

Vaikka älykäs tiedonhallinta on tänä päivänä yhä useamman organisaation ulottuvilla, suhteellisen harva pieni tai keskisuuri organisaatio on ensiaskeleita pidemmällä näiden teknologioiden hyödyntämisessä. Kokemuksemme mukaan näissä organisaatioissa keskitytään edelleen pääasiassa jäsennellyn tiedon hyödyntämiseen ja analysointiin. Valtaosalla pk-yrityksiä onkin käytössä liiketoimintajärjestelmä sekä siihen kytketyt analytiikkapalvelut.

Sen sijaan jäsentelemättömän tiedon hallintaan, käsittelyyn ja analysointiin tehdyt panostukset ovat vielä toistaiseksi vähäisiä. Tästä löytyy valtava potentiaali, sillä jopa 80-90 % kaikesta organisaation käsittelemästä tiedosta on jäsentelemätöntä. Jopa puolet tästä tiedosta on sellaista, jolla olisi arvoa organisaation liiketoiminnalle. Tämä mahdollisuus jää kuitenkin hyödyntämättä, koska jäsentelemättömän tiedon hallitsemiseen ei ole olemassa kunnon työkaluja, joiden avulla tämä tieto pystytään muuttamaan jäsenneltyyn muotoon. Näiden työkalujen puuttuessa:

• Päivittäisessä tiedonkäsittelyssä esiintyy turhaa tehottomuutta tiedon pirstaloitumisen vuoksi.
• Tiedon käsittelyn vaatimuksenmukaisuutta voi olla hankala varmistaa liiketoimintaprosesseissa.
• Jäsentelemätöntä ja jäsenneltyä tietoa ei kyetä hallitsemaan yhtenä kokonaisuutena, minkä vuoksi jäsentelemätön tiedon jalostaminen tietämykseksi ei onnistu analytiikkapalveluiden avulla.

Teknologian kehittymisen tarjoamat mahdollisuudet ovat valtavat. Joko te olette lähteneet liikkeelle digitaalisella polulla vai vieläkö käsittelette tietoa 1990-luvun välinein ja käytäntein?

______________________________________________________________________________________________________________

Kirjoittaja on Konica Minolta Business Solutions Oy:n Key Account Manager Niko Hiltunen