Miksi tiedonhallinnan ratkaisut ja IT-infrastruktuurin uudistaminen on ajankohtaista juuri nyt?

You&WeParas uutinen pitkään aikaan yrityksille on, että useimmat toimiston prosessit VOIDAAN digitalisoida! Digitalisaation edetessä ja muutoksen ulottuessa aivan kaikille alueille liike-elämässä unohdamme usein miten välttämätöntä kehitys on. Ja kuinka hyviä asioita se pitää sisällään.

Lähes jokaisessa yrityksen toimistoprosessissa on tehostettavaa, automatisoitavaa ja mahdollisuus saavuttaa säästöjä. Voimme jopa ajatella, että pidemmän päälle emme mitenkään muuten selviäsi räjähdysmäisen datan määrän ja jäsentymättömän tiedon kasvusta sekä niiden vaatimasta käsittelystä ja hyödyntämisestä työympäristössämme.

studio_tiedonhallinta_2Tiedonhallinnan palvelut

Pelkästään päivittäisten dokumenttien etsimiseen käytämme tietotulvan keskellä yrityksissä nykyisin niin paljon aikaa, että numeroiksi ja euroiksi muutettuna puhutaan pienissäkin työryhmissä helposti tuhansien eurojen säästömahdollisuuksista kuukaudessa. Jos mukaan lasketaan kokonaisten dokumentointiin liittyvien työnkulkujen automatisointi ja optimointi, kuten laskujen käsittely tai vaikkapa sopimusten hallinnointi, puhutaan helposti moninkertaisista säästöistä. On vaikea kuvitella, miten yritykset voisivat tulevaisuudessa pysyä kilpailukykyisinä pidemmällä tähtäimellä huomioimatta näiden hyötyjen merkitystä.

hours wastedDigitalisointi on Konica Minoltan liiketoiminnan ytimessä. Muuttuvat tarpeet toimistossa antavat yrityksellemme mahdollisuuden palvella paremmin asiakkaitamme toimiston prosessien optimoinneissa. Konica Minolta on mukana tässä muutoksessa muuntautumassa yhdestä maailman johtavista tulostuksenhallinnan ratkaisuja tarjoavasta yrityksestä keskeiseksi tiedonhallinnan asiantuntijaksi sekä IT-infrastruktuurin palvelujen toimittajaksi. Eräs ajankohtaisimmista palveluista on EU:n tietoturva-asetukseen (GDPR) liittyvät ratkaisut ja sovellukset. Moni yritys hyödyntää juuri nyt asiantuntijapalveluitamme täyttääkseen jatkossa säännösten mukaisuuden toiminnassaan (lue tästä lisää edellistä kirjoituksestamme).

IT-infrastruktuurin palvelut

Tietosuoja-asetukseen liittyvien prosessien käyttöönotossa moni yritys joutuu huomioimaan samalla IT-infrastruktuurin uudistamisen tarpeen. EU:n tietosuoja-asetuksen vaikutukset ulottuvat tulostavien laitteiden tietoturvallisesta käytöstä tiedonhallinnan välineiden käyttöönottoon sekä yrityksen palvelimien, tietoturvamenetelmien ja henkilöstön tietoturvakäytäntöjen parantamiseen.

Kumppanuus ja IT-infraan liittyvien prosessien ulkoistaminen on kasvava trendi, ja yli puolet yrityksistä odottaa IT-palvelukumppaneiltaan niin säästöjä kuin parempaa tuottavuuden nousua prosessien uudistamisen ohessa.

IT infraYksi keskeisistä tekijöistä IT-infran uudistamiseen ovat arviot erilaisten hyökkäysten ja haittaohjelmien yleistymisestä. Mikään ei viittaa siihen, että nämä olisivat vähenemään päin. Pikemminkin on odotettavissa lisää ja vaarallisempia keinoja aiheuttaa vahinkoja yritysten verkoista tuotantoon asti. Erilaisten katkosten aiheuttamien menetyksien arvo liiketoiminnalle loppuun asti laskettuna voi olla hämmästyttävän suuri verrattuna esimerkiksi laitteiden ja sovelluksien suoriin investointeihin, joten päivitetyn, vakaan ja turvallisen IT-ympäristön tavoitteleminen kannattaa.

internet attacks, virusesKonica Minoltalle on luonnollista laajentaa palvelujaan IT-ympäristöön osana toimiston työympäristön kokonaisuutta. Näillä kustannustehokkailla palveluilla tavoitellaan niin pienille kuin isommille yrityksille säästöjen ja turvallisuuden ohella joustavuutta järjestelmien käytössä.

Pilviratkaisut jyräävät pitkään, joidenkin arvioiden mukaan 73 % yritysten IT-palveluista toimii pilvessä vuoteen 2026 mennessä. Tämän rinnalle on nousemassa merkittävänä trendinä edge devices, ”pilven reunalla” toimivien älykkäiden järjestelmien murros. Nämä keinoälyä hyödyntävät semanttiset järjestelmät ja niihin verkottuneet laitteet viimeistään mullistavat toimistoympäristön sellaisena kuin olemme sen oppineet näkemään. Kurkistamme tähän mielenkiintoiseen tulevaisuuteen seuraavassa kirjoituksessamme.

Tutustu Konica Minoltan tarjoamiin M-Filesin ratkaisuihin ja miten niiden avulla voidaan varmistaa GDPR-vaatimusten mukaisuus.

GDRP M-Files


Tämä blogi on julkaistu myös Kauppalehden kaupallisessa yhteisössä Studiossa 11.12.2017. Kirjoittaja on Konica Minolta Business Solutions Oy:n markkinointipäällikkö Jarno Ahonen.

GDPR ja tiedonhallinta – näillä askelmerkeillä maaliin

You&WeTässä vaiheessa vuotta varmasti sinä lukijana sekä useimmat yritykset ovat kuulleet tulevasta Euroopan Unionin tietosuoja-asetuksesta (GDPR). Jos et ole, niin tutustu oheiseen infograafiin, jossa GDPR on visualisoitu kiteytettynä.

EU:n tietosuoja-asetus astuu voimaan toukokuussa 2018. Valmista tuskin tulee tuolloinkaan, tuosta eteenpäin on odotettavissa lisää päätöksiä ja linjauksia, jotka määrittelevät minkä muodon EU:n tietosuoja-asetus lopulta ottaa. Asetusta voidaan tämän jälkeen vieläpä päivittää yksipuolisesti (EU) jatkossa.

GDPR penaltiesNiinpä monelle yritykselle on hyödyllistä hakea kumppaneita, joiden ammattitaidolla voidaan varmistaa, että tarvittavat toimenpiteet, tiedot ja järjestelmät ovat ajan tasalla ja vastaavat asetuksen linjauksia. Tässä Konica Minolta voi auttaa kokemuksellaan toimiston tulostus-, sovellus- ja tiedonhallinnan ratkaisuillaan. Alla vinkkejä miten esimerkiksi voitte edetä oman GDPR-prosessinne kanssa.

Tilannearvio

Ensimmäinen askel on määrittää nykytilanne. Ajasta jälkeen jäänyt IT- infrastruktuuri voi asettaa haasteita, joten pitää arvioida voidaanko toimenpiteitä rakentaa nykyiseen IT-infrastruktuuriin tai missä määrin uusiin järjestelmiin ja sovelluksiin pitää investoida? Mitä aikaisemmassa vaiheessa tietosuoja-asetus voidaan huomioida hankinnoissa, sen parempi kokonaisuuden kannalta.

Hyvänä muistisääntönä etenemiselle toimii 4S-malli:

  1. ”Selvitä” nykytila, missä yritykselläsi on tietosuojan piirissä olevaa materiaalia
  2. ”Suorita” muutokset tiedon käsittelyn prosesseihin asetuksen noudattamiseksi
  3. ”Seuraa” tietojen oikeanmukaista käsittelyä ja reagoi poikkeamiin (ilmoitusvelvollisuus)
  4. ”Säilytä” asetuksen mukainen tila (Compliance)

GDPR on osa yrityksen tietoturvastrategiaa

Merkittävää GDPR-asetuksessa on, että se oikeastaan kuvaa korkean tason tietoturvatoimenpiteet yritykselle. Siihen sisältyy niin kattavat virustorjunnat kuin järjestelmällisesti toteutetut kirjautumiset sekä tunnistautumiset työnkulkuihin ja järjestelmiin. Yritykset voivat hyödyntää jo käyttöön otettuja tietoturvakäytäntöjä ja sertifiointeja.

Konica Minoltan ratkaisut, kumppanina M-Files!

Konica Minolta tarjoaa laajasti niin tulostusympäristön tietoturvan kuin tiedonhallinnan ratkaisuja sekä asiantuntijapalveluja, joilla voidaan toteuttaa asiakkaille parhaiten soveltuvat keinot tiedonhallinnan tehostamiseen ja GDPR-asetusten täyttämiseen. Ratkaisutarjontaamme on merkittävästi laajentanut pohjoismainen M-Files –kumppanuus, joka mahdollistaa markkinoiden johtavat tiedonhallinnan välineet.

Tutustu M-Filesin ratkaisuihin ja miten niiden avulla voidaan varmistaa GDPR-vaatimusten mukaisuus.

GDPR & M-FilesSeuraavassa artikkelissamme kerromme tarkemmin Konica Minoltan tarjoamista IT-infrastruktuuriin liittyvistä palveluista.

Lue myös Konica Minoltan viimeisimmät Kauppalehden Vieraskynäblogit!


Tämä blogi on julkaistu myös Kauppalehden kaupallisessa yhteisössä Studiossa 4.12.2017. Kirjoittaja on Konica Minolta Business Solutions Oy:n markkinointipäällikkö Jarno Ahonen.

Tärkeintä ei ole missä työskentelet vaan mitä saat aikaiseksi

how2work

Onko nykyinen toimistoympäristö tiensä päässä?

On olemassa yksi toimintaympäristö missä useimmat meistä ovat kokeneita konkareita: Toimisto. Vietämme elämästämme järkyttävän ison osan toimistossa ja merkittävä osa tuosta ajasta menee päivittelyyn siitä, että eikö moni asia voitaisi hoitaa aika paljon fiksummin? Kyllä voidaan ja niin pitääkin, sillä kohta siitä huolen pitävät trendit, jotka ovat vääjäämättömästi realisoitumassa.

Milleniaalit maailmanvalloituksella

Eri sukupolvien vyörystä työpaikoille melskataan muutaman vuoden välein ja näyttäisi siltä, että tällä kertaa valmistautumiselle on katetta. Seuraavat työhön astuvat sukupolvet voivat uskottavasti mullistaa työn tekemisen, välineet, johtamisen ja koko suhtautumisen työhön ja vapaa-aikaan.

Tällä vuosikymmenellä aikuistuneista ”milleniaaleista” ja etenkin seuraavasta ”Y-sukupolvesta” (tämän päivän teinit) näyttäisi tulevan tieto- ja teknologiatulvaan kyllästyneitä tiimipelureita, joille vuorovaikutus ja ryhmätyö on tärkeää. Toisaalta tulevat sukupolvet arvostavat teknologiaa, joka tekee tehokkaan tiimityöskentelyn ja tiedonjaon mahdolliseksi.

Millennials

Tyytymättömyys johtoon suurin syy työpaikan vaihtoon

Arvioiden mukaan jopa 70 % syistä vaihtaa työpaikkaa liittyy tyytymättömyyteen esimiehiin tai johtoon. Managerin työtä ei tule helpottamaan se, että työpaikat tullaan valitsemaan ja niissä pysytään yhä enemmän yrityksen innovatiivisuuden vuoksi, jossa managementilla keskeinen rooli. Töissä motivoituminen ja työympäristön optimoiminen työntekijöiden tehokkuuden ja viihtyvyyden lisäämiseksi muuttuu, koska niitä arvostetaan jatkossa toisin.

Näkemyksiä tulevaisuuden työskentelystä

Jatkossa tärkeintä ei ole missä työskentelet vaan mitä saat aikaiseksi. Joustavuus korostuu, on kyse sitten etätyöskentelystä, toimiston yhteistyötä tukevista työpistejärjestelyistä tai työn ja vapaa-ajan tasapainottamisesta. Kolmannes työntekijöistä näkee jo nyt työskentelevänsä täysin mobiilisti lähitulevaisuudessa.

Lue lisää etätyöskentelystä Job Wizards-blogistamme.

On selvää, että esimiesten rooli muuttuu, johdolta odotetaan varsin erilaista näkemystä uuden sukupolven johtamisesta sekä rohkeutta uusien välineiden hyödyntämiseen. Suuntana on koko toimiston IT-ympäristön muutos tiedonhallinnan välineiden käyttöönotosta ryhmätyöskentelyä ja tiedonjakoa edistävien järjestelmien optimointiin sekä toimiston työnkulkujen automatisointiin. Samalla toimiston on kuljettava mukana missä tahansa työntekijät liikkuvat.

Lue lisää esimiesten uudesta roolista Job Wizards-blogistamme.

Turhautuminen

Tiedonhallinnan ja IT-ympäristön murros

Yrityksiä johdetaan enemmän tiedolla ja tiedon käsittelyn aikakaudelta on siirrytty sen hyödyntämiseen. Jotta selviäisimme paremmin työstämme toimistossa, tarvitsemme teknologiaa, joka osaa suodattaa meille merkityksellisen tiedon kaikesta eksponentiaalisesti kasvavasta jäsentymättömän tiedon tulvasta.

Jo nyt uusilla työkaluilla tiedonhallintaa voidaan tehostaa merkittävästi hyödyntämällä tekoälyn analytiikkaa dokumenttien sisällön luokittelussa tehokkaammin kuin mitä perinteisellä metatiedon lisäämisellä on voitu tehdä. Tällainen dokumenttien älykerros mahdollistaa tiedon löytymisen ja tarkastelun nopeasti riippumatta sen sijainnista ja järjestelmistä.

Lue lisää tekoälystä Job Wizards-blogistamme.

Konica Minoltan laajempi näkemys tulevaisuuden toimistosta näyttäytyy konsepteilla, joita kutsumme nimillä Workplace Hub ja Cognitive Hub. Lähtökohtana on teknologinen alusta, joka tuo vapautta työntekijöiden liikkuvuuteen sekä luo älykkäitä ratkaisuja tiedonhallintaan, ryhmätyöskentelyyn ja toimiston automatisoituihin työnkulkuihin samalla yksinkertaistaen ja tehostaen yrityksen IT-ympäristöä. Joskus hyvältä kuulostava voi olla totta, tutustu ratkaisuumme tarkemmin alla olevasta esityksestä.

Tulevaisuuden toimisto, sitä saa mitä tilaa vai jotain parempaa?

TOIMISTON TULEVAISUUS

Olet suunnittelemassa ratkaisuesitystä tärkeälle asiakkuudelle. Tulevaisuuden toimistoympäristössä älykkäät järjestelmät löytävät ja kokoavat sinulle tarpeelliset dokumentit verkosta ja tarjoavat dokumenteista yhteenvedon ja analyysin.

Ihmiset, järjestelmät ja ympäristö ovat verkottuneet niin, että olemme siirtyneet tiedon kuluttamisesta tiedon hallintaan. Älykkäät ja oppivat järjestelmät auttavat sinua ja tiimiäsi rakentamaan asiakasesityksen ehdottamalla sisältöä, joka voisi olla projektiin liittyvää pohjautuen aiempaan ryhmän työskentelyyn. Myöhemmin järjestelmät auttavat sinua muodostamaan näkemyksen asiakkaan jatkokontaktointiin perustuen aiempaan viestintään ja dokumentointiin.

Järjestelmät varaavat kokoustilat tai virtuaalisen kokousympäristön ihmisten todelliseen sijaintiin perustuen ja tilojen saatavuuteen pohjautuen. Tiimin jäsenet saavat päivitettyä tietoa ennen kokousta ja järjestelmät muokkaavat agendan ja yhteenvedon kokouksen sisällöstä automaattisesti.

Toimiston sensorit ja tunnistimet huolehtivat tiimisi työntekijöiden hyvinvoinnista säätäen valaistusta ja ilmanvaihtoa ja mahdollistavat kulun rakennuksessa ilman kortteja.

Ei pelkästään läppärisi vaan toimistosi koko IT-infra kulkee mukanasi toimistosta lähdettyäsi mihin tahansa ja tarjoavat pääsyn tarpeellisin sovelluksiin.

POIS PILVESTÄ

Etenemmekö kohti tuon kaltaista ympäristöä vai onko futuristista toiveajattelua? Ehkä nykytrendit näyttävät kehitykselle suuntaa.

Arvellaan, että tiedon, sovellusten ja palveluiden räjähdysmäinen kasvu tekee kokonaisuudesta pilvelle mahdottoman hallita kaikkea luoden muutosta siirtyä keskitetyistä pilviarkkitehtuureista hajautettuihin paikallisempiin ratkaisuihin pilven ”reunalla”.

Tätä trendiä tukee myös palvelinympäristöjen hyperkonvergoitumisen murros. Ratkaisua voisi kuvata paikalliseksi vaihtoehdoksi pilvelle, joka on jopa edullisempi ja turvallisempi vaihtoehto kuin julkiset pilvi-infrastruktuurit.

Tietoturvan näkökulmasta yritykset ja organisaatiot pohtivat muutenkin vaihtoehtoja tiedon tallennukselle pilvipalveluihin. Lisäpainetta tälle keskustelulle on antanut ensi vuonna voimaan tuleva Euroopan tietosuoja-asetus (GDPR), joka edellyttää, että yritysten pitää tietää miten ja minne henkilötietoja on tallennettu.

“However, we do not believe the cloud will die. Rather, we predict that it will diverge and split; evolving into a pervasive layer of connectivity between different edge devices and central storage locations.”

Dennis Curry, Konica Minolta BIC, Whitepaper/Future of Work

ARTIFICIAL INTELLIGENCE (AI) VAI INTELLIGENCE AMPLIFICATION (IA)?

Tekoäly on tullut käytännössäkin tutuksi jo monille kuluttajille puhelimien henkilökohtaisena assistenttina. Lähitulevaisuudessa IT-jätit vyöryttävät kuluttajamarkkinaan uusia ratkaisuja, jotka tavoittelevat tekoälylle suurempaa ja arkipäiväisempää roolia purkkina olohuoneidemme pöydällä palvelemassa meitä puheen tunnistavana automaattina pizzan tilauksesta matkajärjestelyihin.

Keinoälyä tehokkaiden algoritmien muodossa on hyödynnetty jo pitkään isojen yritysten Big Datan käsittelyssä sekä vaikkapa automatisoidussa pörssikaupassa. Äskettäin vietettiin 30-vuotispäivää ensimmäisestä pörssinotkahduksesta, joissa robottimaisilla pörssialgoritmeilla oli merkittävä rooli.

Yllättävää on se, kuinka vähän noiden kahden esimerkin välissä on näkynyt esimerkiksi pieniä ja keskisuuria yrityksiä palvelevia ratkaisuja ja kehitystä.

Konica Minoltan näkemys tulevaisuuden toimiston älykkäästä järjestelmästä on Workplace Hubiksi kutsuttu kokonaisuus. Se on suunniteltu yhdistämään ihmiset, tieto, laitteet ja IT-ympäristö yhdeksi alustaksi, jossa tiedonkulku on tehostunut ja jonka IT-infran ja sovellusten hallinta olisi merkittävästi helpompaa. Tällainen ympäristö mahdollistaa myös järjestelmään liitettävän kannettavan toimiston, jota Konica Minolta demonstroi Spoke -konseptillaan.

Cognitive Hub on kehityksen seuraava vaihe, jonka tekoälypohjaisen käyttöjärjestelmän tavoitteena on oppia miten ihmiset keräävät tietoa, hyödyntävät sisältöä sekä tekevät tämän pohjalta päätöksiä. Käytännössä tällainen oppiva järjestelmä voisi tuottaa tarvitsemaamme tietoa pöydällemme yllättäen ja pyytämättä, kuten eräälle ministerille!

Tieteisvivahtavan keinoälyn (AI) sijasta voitaisiinkin puhua termillä IA (Intelligence Amplification), teknologian mahdollistamista keinoista tarjota käyttäjälle tietoähkyn seasta vain oleellista tietoa, joka parantaisi kykyä tekemään oikeita päätöksiä ja tehostaisi työryhmien yhteistyötä.

Futuristisilta kuulostavan kehityksen tavoitteet ovat lopulta hyvin yksinkertaisia ja konkreettisia, pyritään mahdollistamaan työntekijöille sellainen työympäristö, joka auttaa suoriutumaan päivästä paremmin. Sellaiselle on varmaan kaikilla meillä tilausta?

Lähteet ja linkit:


Tämä blogi on julkaistu myös Kauppalehden Vieraskynä-blogissa 15.11.2017. Kirjoittaja on Konica Minolta Business Solutions Oy:n markkinointipäällikkö Jarno Ahonen.

 

Millainen on tehokas tulevaisuuden tiimi?

Ihmiset työskentelevät toimistoissa jatkossa yhä enemmän tiedonhallinnan sekä älykkäiden järjestelmien kanssa. Digitalisaatio on saavuttamassa kaikkien yritysten kulmahuoneet ja johtoryhmät, uusia prosesseja otetaan käyttöön ja toimintatapoja sekä kulttuureja muokataan. Euroopan mitassa puhutaan melkoisista summista ja digitalisaatioon liittyvät hankkeet eivät aina ole riskittömiä investoijien näkökulmasta. Future Office - Tulevaisuuden toimisto

Lähde: https://job-wizards.com/en/the-digital-future-new-responsibility-for-managers/

Asiantuntijoiden mukaan muutoksen keskellä elävät työntekijät ja työryhmät eivät välttämättä ole huolissaan omasta osaamisestaan, vaan että he suorastaan tulevat tarpeettomiksi automaation ja keinoälyn viedessä työpaikat. Monenlaisia kysymyksiä nousee muutoksen keskellä, millä tavalla työntekijät/työryhmät pitäisi huomioida digihankkeissa, kuka osaa laskea todelliset kustannukset? Paineita johdolle tulee myös siitä, kuka yrityksessä ottaa lopulta vastuun IT-hankkeiden onnistumisesta? Koska muutos on niin perinpohjainen monelle yritykselle, keskustelua käydään erityisen CDO:n (Chief Digital Officer) tarpeesta yrityksissä.

Miksi toiset työryhmät pärjäävät paremmin kuin toiset?

Millaiset yritysten työryhmät ovat tulevaisuuteen valmiita? Asiantuntijat puhuvat tiimeistä, joissa oppiminen ja työ yhdistyvät. Muuttuvissa tiimeissä korostuisi uudenlainen sosiaalisuus. Näkemys on, että hyvin tulevaisuuden haasteisiin valmistautuvissa työryhmissä kollegat auttavat toisiaan hankkimaan uusia taitoja ja haluavat kokeilla uutta. Tällaista sosiaalisuutta kehittynyt digitaalinen työympäristö voisi tukea tehokkaasti.

Miten älykkäät järjestelmät voivat auttaa työryhmiä tulevaisuudessa?

Työympäristöissä, joissa yhteistyö on tärkeää, älykkäät järjestelmät voisivat oppia miten käyttäjät keräävät tietoa, miten sisältöä analysoidaan, mitä päätöksiä sen perusteella tehdään ja minkälaisia toimenpiteitä toteutetaan ja siten automatisoida näitä prosesseja. Tällainen saumaton prosessi edellyttäisi tiedon käsittelyä yhdestä käyttöliittymästä, johon olisi integroitu useita sovelluksia ja ohjelmistoja yhdellä alustalla. Helpommin sanottu kuin tehty? Varmasti, mutta ei mahdotonta ollenkaan, ratkaisuja on jo näköpiirissä.

Esimerkiksi Konica Minolta investoi tällaisen kognitiivisen hubin kehittämiseen melkoisesti pelimerkkejä. Keinoälypohjainen järjestelmä palvelisi työryhmiä yhteistyötä edistävillä välineillä ja työnkuluilla ja tarjoamalla sellaista tietoa jota tarvitsemme monimutkaistuvassa digitaalisessa työympäristössä kasvavan jäsentymättömän tiedon keskellä. Tästä lisää seuraavassa blogissa!

Future Office - Tulevaisuuden toimisto

Lähde: http://workplacehub.konicaminolta.eu/en/


Tämä blogi on julkaistu myös Kauppalehden Vieraskynä-blogissa 9.10.2017. Kirjoittaja on Konica Minolta Business Solutions Oy:n markkinointipäällikkö Jarno Ahonen.

Tulevaisuuden toimistoympäristö tekee meidät viisaaksi

Aivot on rakennettu unohtamaan

Rakentaessaan muistijälkiä uusilla neuronien yhteyksillä, aivomme purkavat samalla aktiivisesti vanhoja. Uusimmat tutkimustiedot selittävät tätä siltojen polttamista vanhoihin muistoihin aivojemme tavoitteella suojella itseään ylikuormitukselta. Menneisyyden raahaaminen jatkuvasti mukana olisi yksinkertaisesti liian raskasta. Näyttäisi siis siltä, että aivomme ovat optimoitu muistamaan vain merkityksellistä tietoa, viisautta, joka auttaa meitä elämään hetkessä ja tukemaan välitöntä päätöksentekoamme ja valintojamme. Ei ihme, että arvostamme erityisen hyvämuistisia kavereita ja kollegojamme.

Digitaalinen tulevaisuuden työympäristömme

Työympäristössämme on yhä enemmän vastaavia haasteita löytää oleellinen liiketoimintaa tukeva merkityksellinen sisältö kaiken ympärillämme kasvavan jäsentymättömän tiedon keskellä.

Siksi tulevaisuuden digitaalinen työympäristö perustuu ratkaisuihin, jotka pystyvät hyödyntämään laitteillamme, verkossa ja pilvessä olevaa dataa, analysoimaan ja jalostamaan siitä käyttäjilleen merkitystä sisältävää tietoa ja analyysia. Tällaisen ratkaisun toteuttaman tarpeen painopiste siirtyy teknisestä toteutuksesta enemmän konkreettisiin yrityshyötyihin. Tärkeää eivät ole itse IT-järjestelmän speksit vaan mitä niillä saadaan aikaiseksi? Alkuun voitaisiin automatisoida osa niistä toimiston prosesseista, jotka ovat jokaiselle todellisia aikasyöppöjä, vaikkapa tarvittavan tiedon sekä tiedostojen etsimiseen huvennut aika päivässä. Tähän ei tarvita edes keinoälyä, vain tehokkaampia työnkulkuja ja sovellusten vähän viisaampia algoritmeja.

Miten viisaaksi koneet voivat meidät tehdä?

Keinoälyn merkitys tulevaisuuden työympäristössä kasvaa pidemmällä tähtäimellä.

Ei ole aivan helppo määritellä mitä kaikkea tehokas keinoäly merkitsee tai voisi työympäristössä olla. Joidenkin tutkijoiden mukaan AI (Artificial Intelligence) tarkoittaa yksinkertaisesti järkevää automaatiota, loogista tekemistä, johon liittyy jollain tapaa koneoppimista. Konica Minolta Business Innovation Centren johtaja Dennis Curryn mukaan tulevaisuuden digitaalinen työympäristö määritellään sensorien hyödyntämän esineiden internetin (IoT) ja älykkään laskennan/ tekoälyn sekä työntekijöiden toisiaan täydentämänä yhdistelmänä, jonka tavoitteena on yksinkertaisesi mahdollistaa henkilön tekemään työssään parhaansa. Samalla työntekijöiden luottamuksen säilyminen omiin kykyihin nähdään tärkeänä, ettemme koe tulevaisuudessa itseämme pieniksi tai merkityksettömiksi, vaan että teknologia palvelee ihmistä. Näkemys on, että tämä saattaa jopa ratkaista yritysten menestyksen.

Suomi edelläkävijäksi

Suomessa tehdään resursseihin nähden paljon tekoälyyn liittyvää tutkimusta. Joidenkin asiantuntijoiden mukaan Suomi on Ruotsin ja Yhdysvaltojen lisäksi maita, joissa keinoälyyn ja esineiden internettiin liittyvät ratkaisut otetaan todennäköisesti yrityksissä ensimmäisinä käyttöön. Syynä ovat eurooppalaisittain kehittyneet IT-ympäristöt ja hyvin koulutetut työntekijät. Miksei, olimmehan aikoinaan mobilisoitumisen kärkimaa, jonka mobiilikäyttöaste on edelleen eurooppalaisittain korkea. ’’


Tämä blogi on julkaistu myös Kauppalehden Vieraskynä-blogissa 11.9.2017. Kirjoittaja on Konica Minolta Business Solutions Oy:n markkinointipäällikkö Jarno Ahonen.

Workplace Hub, IoT ja AI

Tutkijat puhuvat “keinoälyn talvesta”, 60-luvulla alkaneesta jaksosta, jota ennen luulimme ajatteluun kykenevien koneiden ja muiden vastaavien futurististen haasteiden olevan pian selätettyjä. Mitään ei siten tapahtunutkaan puoleen vuosisataan. Suurilla visioilla on taipumus hiipua optimismista realiteettien kautta unholaan odottamaan otollisempia ajankohtia. Esimerkkinä uudistumisen hitaudesta parin vuosikymmenen aikana on käytetty myös toimistoympäristöä tyypillisine liiketoiminaprosesseineen. Automaation lisääntymisestä ja jatkuvasta näennäisestä teknologisesta edistymisestä huolimatta mitään todella isoa ei ole tapahtunut sitten internetin yleistymisen.

Kehitys tulee todennäköisesti yllättämään kaikki

Isot edistysaskeleet otetaan, kun useat nopeasti kehittyvät teknologiat kiihdyttävät toisiaan ja yhdistyvät. Aluksi ei näytä tapahtuvan mitään, sitten muuttuu kaikki. Nyt näyttää siltä, että olemme tällaisen murroksen kynnyksellä. Mielenkiinto lisätyn todellisuuden (AR, Augmented Reality) ratkaisuihin ja alkava yleistyminen ovat viimeisiä esimerkkejä tästä. Tällä hetkellä AR-ratkaisut kiinnostavat jo kaikkia, toimialasta riippumatta.

Esineiden internet määrittelee tulevaisuuden työympäristön

Paljon hypetetyt trendit keinotekoinen äly (AI, Artificial Intelligence) yhdistettynä esineiden internettiin (IoT, Internet of Things) odottavat seuraavaksi konkreettisia tapoja tulla yritysten IT-ympäristöihin. Näkemys on, että näihin liittyvät palvelut tunkeutuvat lopulta aivan kaikkialle eri toimialoille.  Ne palveluntarjoajat, jotka kykenevät hyödyntämään näitä ratkaisuja sekä paketoimaan näitä asiakkaille hyödyllisinä palveluina tulevat olemaan vahvassa asemassa tässä siirtymässä.

Keinoälyn todellinen arvo on yhteistyön tehostamisessa

Konica Minoltalla tulevaisuuden työympäristön kehittäminen on keskeisenä fokuksena toteutettuna niin, että ihmiset voivat voivat tehdä parhaansa uuden teknologian palvellessa heidän tarpeitaan. Noin puolet toimistojen työntekijöistä ei usko, että AI tule ikinä kilpailemaan ihmisen kanssa esimerkiksi luovuudessa. Yhtiömme teettämässä tutkimuksessa tosin 37 % haastatelluista yritysten työntekijöistä oli huolissaan keinoälyn sekä automaation vaikutuksesta työllisyyteen lähitulevaisuudessa. Luultavaa kuitenkin on, että AI:n todellinen arvo näyttäytyy enemmän ihmisten välisen yhteistyön mahdollistajana kuin kilpailijana.

Workplace Hub

Konica Minolta kehittää näitä ajatuksia hyödyntävää uudenkaltaista ja useaa sovellusta ja teknologiaa yhdistävää IT-alustaa, jonka tarkoituksena on palvella käyttäjiänsä tehokkaammin tiedon hallinnassa. Kaikki yritysten IT-ratkaisut yhdistävä alusta on melko vallankumouksellinen ajatus ja mahdollistaisi heti suuria säästöjä ylläpidolle ja hallinnoinnille. Tulevaisuuden digitaalisessa työympäristössä kyse olisi kuitenkin enemmän siitä, mitä saadaan aikaiseksi, kuin miltä sen tekninen toteutus näyttää. Tavoitteena on, että kokonaisuus kykenisi keräämään ja hyödyntämään monipuolisesti tietoa verkossa, pilvessä tai esineiden netissä. Käytännössä järjestelmä siis jalostaisi tiedosta käyttäjälle esimerkiksi merkityksellistä analyysia ja näkemyksiä. Loppupeleissä on kysymys yritysten liiketoimintaprosessien tehostamisesta. Kutsumme tätä kokonaisuutta  Workplace Hubiksi. 

hubbi

Yhtiömme suunnitelmissa on jo seuraavaa askel tulevaisuuden digitaalisen työympäristön kehittämiseksi. Tässä visiossa integroimalla kiinteämmin älykästä laskentaa ulottuen AI-ratkaisuihin asti sekä sensorien luoman IoT:n näihin järjestelmiin, Workplace Hub muuntuisi muutamien vuosien kuluttua “Cognitive Hubiksi“. Tämä järjestelmä olisi toimiston tiedonkulun keskus, “nexus”, jonka luomaa “laajennettua tietoa” kuka tahansa toimistoympäristössä pystyisi hyödyntämään helposti. Järjestelmä laajentaisi myös käyttöliittymiä ja kytkeytyisi tulevaisuuden laiteympäristöön, seinänäyttöihin tai vaikka yhtiömme kehittämiin AR-laseihin (KM Wearable communicator). 

Tämä kehitys voi kuulostaa futuristiselta mutta kuten todettu, iso jytky voi olla todellisuutta nopeammin kuin kukaan meistä odottaa.

hubbi_2

Lisätietoa linkeistä:


Kirjoittaja on Konica Minolta Business Solutions Finland Oy:n markkinointipäälliikkö Jarno Ahonen.

Uudet kyberhyökkäykset muuttavat asiakkaiden IT-ympäristöä ja toimialamme palveluja

Petya or Not Petya?

Tietoturvasta tuli jälleen kuuma puheenaihe, kun yritysten verkoissa leviävä haittaohjelma on tällä viikolla tartuttanut viranomaisten ja liike-elämän järjestelmiä Euroopassa, Yhdysvalloissa ja Aasiassa. Kyseessä näyttäisi olevan jo aiemmin tunnettua “Petya”-kiristysohjelmaa (suom. Petja) jäljittelevä haittaohjelma, joka on näppärästi nimetty “NotPetya” -nimellä. Tavoitteena tällä haittaohjelmalla ei siis näyttäisikään olevan lunnasten keruu vaan mahdollisimman laajamittainen tuho.

 

Jotain tämän maailmanlaajuisen kyberhyökkäyksen vakavuudesta kertoo, että vaikutukset alkoivat heijastua eilen sijoittajien epävarmuuden kautta yritysten pörssinoteerauksiin, singoten jopa joidenkin teknologiayritysten arvon laskuun. Uutta on myös realisoitunut uhka tuotannolle. Virusvariantin raportoidaan haitanneen suuresti mm. pankkien, kuljetusyritysten sekä lentoasemien järjestelmiä ja vaikeuttaneen yritysten toimintaa.

 

Tulostamisen toimiala muutoksessa

Perinteiset tulostamisen b to b -toimialalla olevat yritykset ovat siirtymässä yhä enemmän tiedonhallinnan ja it-infran palveluihin ja yleisesti arvioidaan että nämä yritykset tulevat olemaan alalla vahvoja ratkaisutoimijoita. Tulostimet, tiedonhallinta, toimiston työryhmien käytössä olevat ohjelmistot, palvelimet sekä työasemat nähdään yhä enemmän yhtenä kokonaisuutena, johon on luonnollista tarjota kattavia tietoturvapalveluja ja niihin liittyviä kustannustehokkaita etähallintaratkaisuja yrityksille.

 

Tämän kertainen hyökkäys kohdistui erityisesti yrityksiin ja levisi nopeasti sisäisiin tietoverkkoihin ja laitteisiin. Nyt arvioidaan, että suuremmissa yrityksissä tilanteesta selvitään vähemmällä kuin muissa. Ei ole pelkästään kysymys virusten torjunnasta vaan siitä miten yritykset ovat huolehtineet back up-toiminnoista ja varmistusten palautuksista. Nämä saattavat olla paremmassa kuosissa isompien yritysten verkoissa, kun taas monella pienillä yrityksillä on edessä varmasti haasteita.

 

Mitä edessä?

Kahdeksan kymmenestä yritysjohtajasta johtajasta arvioi tietoturvan merkityksen kasvavan korostuvan ja sen prioriteetin kasvavan seuraavan kahden vuoden aikana. Uusia uhkia varmasti nousee. Tietoturvaseminaarien vakiosisältöä ovat esimerkiksi omien mobiililaitteiden yleistyminen työympäristössä ja niiden mukanaan tuomat potentiaaliset haittaohjelmat ja muut uhat yritysten verkoille. Asiantuntijoiden mielestä emme välttämättä osaa vielä edes hahmottaa minkä kokoluokan potentiaalisista verkkokatastrofeista voi tulevaisuudessa olla kysymys.

 

Yleisin riski asiantuntijoiden mukaan lienee kuitenkin ihmisissä ja toiminnassamme, joko annetut tietoturvasäännöt ovat puutteellisia tai niitä ei yksinkertaisesti noudateta tai tietoturvaan ei ole investoitu riittävästi. Ei ole tehty riittäviä päätöksiä tai varmistettu että päätökset menevät käytäntöön, eli jokaiselta managerilta ja johtajalta vaadittavaa perussettiä. Ehkä päätösten tekoa vauhdittaa ajatusleikki, että mitä teidän yrityksellenne maksaisi menetetty tuotantotunti jos Petja-virukset pääsevät juuri nyt saastuttamaan keskeisiä tuotannon palvelimia ja työasemia?

Tutustu IT-palveluihimme

Lataa IMS-esite

Tutustu kampanjasivuumme


Kirjoittaja on Konica Minolta Business Solutions Finland Oy:n markkinointipäälliikkö Jarno Ahonen.

Ratkaisuja GDPR-vaatimusten täyttämiseen

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on tärkein eurooppalaisia tietosuojasäädöksiä koskeva muutos 20 vuoteen. Sen tavoitteena on yksinkertaistaa ja yhdenmukaistaa eurooppalaista tietosuojalainsäädäntöä sekä palauttaa EU-kansalaisille määräysvalta omista henkilötiedoistaan. Uusi asetus astuu voimaan toukokuussa 2018.

Uusi tietosuoja-asetus vaatii yrityksiltä selkeää strategiaa henkilötietojen hyödyntämisessä. Tiukempi sääntely lisää yrityksissä valvontaa ja byrokratiaa, mutta samalla syntyy uusia liiketoimintamahdollisuuksia ja tilaisuus omien prosessien selkiyttämiseen. Liiketoiminnassa henkilöön liittyviä tietoja pyritään hyödyntämään mahdollisimman laaja-alaisesti. Esimerkiksi tietoja voidaan hyödyntää teollisessa internetissä ja erilaisissa kuluttajasovelluksissa evästeiden profiloinnilla ja kohdennetulla markkinoinnilla.

EU:n yhteiset tietoturvasäännöt mahdollistavat sen, että tuotteita ja palveluita voidaan myydä samoilla ehdoilla maasta toiseen, jolloin ovet aukeavat erilaisille digitaalisille EU:n sisämarkkinapalveluille. Henkilötiedot, luottokorttitiedot ja salasanat on tietenkin suojattava hyvin, jotta ne eivät joudu kyberhyökkääjien käsiin.

GDPR-vaatimukset tiedonhallintastrategian pohjaksi

dokoniFIND_search_320Yritysten kannattaa ottaa GDPR-vaatimukset oman tiedonhallintastrategiansa pohjaksi. Tietosuoja-asetuksen vaatimukset tiedonkäsittelyssä ja tietosuojassa tulisi olla osa yrityskäytäntöjä. Kaikki henkilötietoja käsittelevät työntekijät tulee kouluttaa noudattamaan uusia menettelytapoja. Lisäksi pitää huomioida kolmansien osapuolien henkilötietojen käsittely siten, että yritykseen kohdistuvissa auditoinneissa tai mahdollisissa tietoturvarikkomuksissa, kaikki tiedot ja sopimukset ovat helposti saatavilla.

Tietosuoja-asetuksen osoittamisvelvollisuuden mukaan yritysten tulee pystyä selvittämään auditoijille nopeasti dokumentit ja prosessikuvaukset, joista velvoitteiden noudattaminen selviää. Jotta toiminta on jouhevaa, pitää yrityksen sisäinen työnjako ja prosessit olla kunnossa.

Uusi tietosuoja-asetus koskee kaikkea henkilötietojen käsittelyä – tietosisältöä, käsittelyä ja miten asiasta tiedotetaan rekisteröityneelle henkilölle. Asetuksen velvoitteiden rikkomisesta voi saada sakon, joka voi nousta jopa 20 miljoonaan euroon tai neljään prosenttiin tilikauden liikevaihdosta. Puhutaan siis erittäin suurista sanktioista, joten monet yritykset ja organisaatiot ovatkin jo aloittaneet valmistelut täyttääkseen uudet vaatimukset.

Tiedonhallintajärjestelmä varmistaa tietosuojavelvoitteiden täyttämisen

Tietosuoja-asetus velvoittaa nopeat todennettavat selvitykset asetusten noudattamisesta. Esimerkiksi Konica Minoltan tarjoamien M-Filesin tiedonhallintajärjestelmien avulla voit helposti arvioida järjestelmät, prosessit ja sopimukset sekä hallinnoida auditointeja, riskien arviointia, tietoturva-arvioita ja muita kolmannen osapuolen tiedonkäsittelijöihin liittyviä tietoja. Näin saat tilanteesta hyvän kokonaiskuvan, jonka perusteella tietoa on helppo etsiä, analysoida, hallita ja auditoida.

M-Filesin tiedonhallintaratkaisu auttaa yrityksiä hallinnoimaan järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä, käytäntöjä ja prosesseja, joiden avulla varmistutaan vaatimustenmukaisuudesta ja velvoitteiden täyttämisestä. Lisäksi Active Directory -integraation ansiosta organisaatiossa tapahtuvat muutokset roolien ja tehtävien osalta siirtyvät automaattisesti yksittäisten käyttäjien tietoihin.

Konica Minoltalla on tarjolla myös tehokas tiedonhallinnan hakuratkaisu dokoni FIND, joka mukautuu yrityksen tietosuojakäytäntöihin ja varmistaa käyttöoikeuksiin perustuvan pääsyn vain sallittuun tietoon yrityksen verkossa. EU:n tietosuoja-asetuksen kannalta dokoni FIND -hakuratkaisu pystyy löytämään halutun tiedon eri järjestelmistä ilman raskaita tiedonsiirtoja ja migraatioprojekteja. Tehdyt haut tallentuvat tietosuojavaatimusten mukaisesti. Uuden dokoni FIND Reporting -moduulin avulla voidaan luoda helposti raportit tarkistuksia ja auditointeja varten.

 

Lähteitä ja linkkejä:


Otettu Lumia Selfie -sovelluksellaKirjoittaja on Konica Minoltan toimistoratkaisuista vastaava tuotepäällikkö Kennet Westerdahl.

Löydätkö aina etsimäsi tiedon?

Kuinka kauan jaksat etsiä kadonnutta dokumenttia? Kuinka monesta eri järjestelmästä tai kansiosta dokumentteja täytyy hakea? Paljonko aikaa kuluu viikossa tai kuukaudessa dokumenttien hakuun?

Tiesitkö, että se on turhaa?

Tiedot haetaan tietosisällön eikä sijainnin perusteella

Enterprise Search eli yritystason hakupalvelu pystyy hakemaan dokumentin tietosisällön perusteella. Näin tiedonhakijan ei tarvitse tietää minne tiedostot on tallennettu tai mikä versio on viimeisin. Hakuratkaisu löytää oikean tiedon puolestasi. Lisäksi se tarjoaa hakuehtoja lähellä olevia tuloksia, jolloin löydät omaa hakuasi täydentävää tietoa, jonka joku muu yksikkö on yrityksessänne tuottanut. Haku toimii kuin yrityksen sisäinen Googlen hakupalvelu. Tarjolla on myös pikatoiminto, joka tarjoaa nopean pääsyn sinulla juuri työn alla oleviin dokumentteihin. Haut voidaan kohdistaa sähköposteihin, verkkolevyjen kansioihin, eri yritysjärjestelmiin, kuten CRM- ja ERP-järjestelmiin sekä teknisiin dokumentteihin – käytännössä kaikkiin niihin yrityksen kansioihin ja järjestelmiin, joihin käyttäjällä on käyttöoikeus.

Uuden järjestelmän aiheuttaman muutosvastuksen tuska – voiko se olla historiaa?

Työntekijät omaksuvat uuden järjestelmän käytön helposti omasta halustaan, koska tiedon hakeminen on nopeaa, helppoa ja tehokasta. ECM-hakupalvelun käyttö ei vaadi ”Big Bang” -tyyppistä tiedonsiirtoa (datamigraatiota), vaan tiedostot ja tiedot säilyvät olemassa olevissa järjestelmissä ja muutoksia työskentelytapoihin ei tule. Uusi hakupalvelu ei aiheuta muutosvastarintaa ja hakupalvelun käytön omaksuu nopeasti normaalin työn ohessa. Avainsanoja, dokumenttityyppejä, metatietoja, dokumenttien liiketoimintakriittisyyttä ja päivitysjärjestystä priorisointia ei tarvitse miettiä. Työskentelet kuten aiemmin, mutta löydät etsimäsi tiedot hetkessä.


Otettu Lumia Selfie -sovelluksellaKirjoittaja on Konica Minoltan toimistoratkaisuista vastaava tuotepäällikkö Kennet Westerdahl.